Kassenbuch: Wer muss es führen?

Wer muss ein Kassenbuch führen? Welche Angaben muss ein Kassenbuch enthalten? Was ist bei elektronischer Kassenführung zu beachten?

Wer muss ein Kassenbuch führen? Welche Angaben muss ein Kassenbuch enthalten? Was ist bei elektronischer Kassenführung zu beachten? In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die mit Bargeld bezahlt wurden, erfasst. Es ist damit eine wichtige Besteuerungsgrundlage bei der Gewinnermittlung. Die Anforderungen an die Führung eines Kassenbuches sind sehr hoch und auftretende Mängel sind bei einer Steuerprüfung oftmals der Anlass für hohe Steuernachzahlungen durch Schätzung. Was zu beachten ist, zeigt das Merkblatt.

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden derzeit häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Beachte: Die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (sog. Kassenrichtlinie) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften lief zum 31. Dezember 2016 aus. Vom 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen auf dem geforderten technischen Stand sein. Das Auslaufen dieser Übergangsregelung gilt unabhängig von den – nachfolgend erläuterten – Neuregelungen zum Manipulationsschutz, die das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 vorsieht. Dieses wurde am 28.12.2016 im Bundesgesetzblatt Teil I, S. 3152, veröffentlicht und ist damit am 29.12.2016 in Kraft getreten.

Während des Gesetzgebungsverfahrens war zwischen den Koalitionspartnern noch heftig umstritten, ob zusätzlich eine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland eingeführt werden sollte. Nicht zuletzt auf Intervention der IHK-Organisation konnte diese abgewendet werden, so dass es auch in Zukunft möglich bleibt, offene Ladenkassen zu verwenden.
Durch die Neuregelungen soll gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, und dadurch ausgelösten Steuerbetrug wirksamer vorgegangen werden.

Wichtige Eckpunkte der Neuregelungen im Überblick:

  • Umstellung von elektronischen Registrierkassen: Ab 2020 sind die Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). ·
  • Eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an die Kunden wird ab 2020 eingeführt. Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können die Finanzbehörden aber aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien.
  • Unangekündigte Kassenprüfungen: In Ergänzung zu bereits existierenden Formen der Steuerprüfung haben den Finanzbehörden bereits ab 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (sog. Kassen-Nachschau). Falls bei der Kassen-Nachschau Mängel festgestellt werden, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
  • Bußgelder können ab 2020 nicht nur gegen den Unternehmer erhoben werden, der ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem führt, sondern auch gegen Vertreiber derartiger Systeme bzw. Manipulationssoftware. Die Höhe der Bußgelder wurde auf bis zu 25.000 Euro angehoben. Unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht, kann ein Bußgeld bei Verstoß verhängt werden.
  • Übergangsfristen: Die Wirtschaft muss ihre elektronischen Kassensysteme bis Ende 2019 entsprechend umrüsten. Für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden, und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie entsprechen, gilt ausnahmsweise Folgendes: Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen, dürfen sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.

Die IHK-Organisation hat von Beginn an für eine zielgenaue und damit verhältnismäßige Regelung plädiert und sich im Gesetzgebungsverfahren für verschiedene Erleichterungen und Konkretisierungen eingesetzt. Die von der IHK-Organisation geforderte Härtefallregelung wurde vom Gesetzgeber teilweise umgesetzt: Danach dürfen ab November 2010 erworbene Kassensysteme, die den Vorgaben der Kassenrichtlinie entsprechen, bauartbedingt jedoch nicht bis Ende 2019 auf die Anforderungen des neuen Gesetzes umgerüstet werden können, bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Auch wurde eine wichtige Forderung seitens der IHK-Organisation zuletzt noch in das Gesetz aufgenommen: Hiernach kann die Rechtsverordnung, die Gegenstand und Umfang der Manipulationssicherheit regelt, nur mit Zustimmung des Bundestages erlassen werden. Zudem wurden - wie von der IHK Organisation gefordert - gesetzliche Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht geregelt.