Kassenbuchführung: Wer muss es führen?

Wer muss ein Kassenbuch führen? Welche Angaben muss ein Kassenbuch enthalten? Was ist bei elektronischer Kassenführung zu beachten?

In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die mit Bargeld bezahlt wurden, erfasst. Es ist damit eine wichtige Besteuerungsgrundlage bei der Gewinnermittlung. Die Anforderungen an die Führung eines Kassenbuches sind sehr hoch und auftretende Mängel sind bei einer Steuerprüfung oftmals der Anlass für hohe Steuernachzahlungen durch Schätzung. Was zu beachten ist, zeigt das Merkblatt.

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden derzeit häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen durch „Zapper“-Software aufgedeckt haben, stehen zudem Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen (Stichwort: „INSIKA“) im Raum. Inwieweit Kassen dafür hardwaremäßig nachgerüstet werden müssen, ist noch offen. Das Bundesministerium der Finanzen und die Bundesländer diskutieren in diesem Zusammenhang über verschiedene technologieoffene Lösungen.

Ende 2016 läuft die Übergangsfrist zur Nachrüstung von elektronischen Kassen ab. Vom 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen spätestens bis Jahresende auf den geforderten technischen Stand aktualisiert werden.

Zudem gibt es einen Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sowie den Referentenentwurf einer Technischen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Es sind insbesondere folgende Maßnahmen vorgesehen:

  • Technische Sicherheitseinrichtung in einem elektronischen Aufzeichnungssystem: Die elektronischen Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht) und müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.
  • Einführung einer Kassen-Nachschau: Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle soll als neues Instrument eine Kassen-Nachschau eingeführt werden.
  • Sanktionierung von Verstößen.