Datensicherung: Grundsätzliche Tipps

Das Wichtigste in aller Kürze:

• Sichern Sie regelmäßig alle wichtigen Daten: Um welche Daten geht es?
• Überlegen sie sich, wo und wie Sie Datensicherungen durchführen.
• Isolieren Sie Datensicherungen vom gesicherten System: Leider wird gerade dieser Punkt häufig nicht beachtet und Angreifer können Datensicherungen wertlos machen.
• Bewahren Sie mehrere Sicherungsstände über einen angemessenen Zeitraum auf.
• Schützen Sie Ihre Datensicherungen z. B. durch Verschlüsselung vor unbefugten Zugriffen
• Testen Sie die Datensicherungen regelmäßig

Um was geht es?

Die Datensicherung ist ein wesentlicher Bestandteil der Betriebssicherheit und erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung.

Denn: Die Nutzung eines PCs, Tablets oder Smartphones ist immer mit der Nutzung von Software und Daten auf Datenträgern verbunden.

• Ein Betriebssystem (Windows, iOS, macOS, Linux, Android,...) stellt die grundsätzlichen Funktionen bereit,
• Anwendungsprogramme ermöglichen die Arbeit mit dem Rechner und
• das Ergebnis der Arbeit wird in Dateien (Text, Word, Excel...) gespeichert.

Diese Kombination kann durch Ausfälle der Hardware (z.B. Festplatte), fehlende Onlineverbindung (z.B. zur Cloud) oder unsachgemäße Handhabung gestört oder zerstört werden. Kann im Problemfall auf eine Sicherungskopie zurückgegriffen werden, ist eine Schadensbegrenzung über die Rekonstruktion der Informationen möglich. Voraussetzung ist aber eine aktuelle und verwertbare Sicherungskopie.

Warum ist das Sichern von Daten so wichtig?

Die Sicherung von Daten ist eine essentielle Praxis, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und einen soliden Ruf in Sachen Datensicherheit und Datenschutz zu wahren.

Ein Backup ist erst dann wirklich brauchbar, wenn sich die benötigten Daten und Systeme daraus innerhalb der erforderlichen Zeit wiederherstellen lassen.

Im Detail:

• Schutz vor Datenverlust:
  Datenverlust kann aus verschiedenen Gründen wie Hardwarefehlern, Softwareproblemen, Virenbefall, menschlichem Versagen oder sogar Naturkatastrophen auftreten. Ein regelmäßiges Backup stellt sicher, dass wichtige Daten nicht unwiederbringlich verloren gehen. Wenn ein solches Ereignis eintritt, können die Daten aus dem Backup wiederhergestellt werden.
• Wiederherstellung nach Systemausfällen:
  Systemausfälle können dazu führen, dass das Betriebssystem oder Anwendungen nicht mehr funktionieren. Ohne ein Backup kann es sehr zeitaufwendig und kostspielig sein, das System neu zu installieren und alle Daten wiederherzustellen. Mit einem aktuellen Backup kann das System schnell und effizient wiederhergestellt werden.
• Schutz vor Ransomware und Cyberangriffen:
  In der heutigen Zeit sind Ransomware-Angriffe und andere Arten von Cyberbedrohungen weit verbreitet. Regelmäßige und gegen Manipulation geschützte Backups können die Folgen eines Ransomware-Angriffs erheblich begrenzen und die Wiederherstellung ermöglichen.
  Werden Daten durch einen Angriff verschlüsselt oder beschädigt, lassen sie sich im Idealfall aus einem Backup wiederherstellen. Doch auch Ransomware-Angreifer wissen um die Bedeutung von Datensicherungen und nehmen diese gezielt ins Visier. Entscheidend ist deshalb, dass Backups ausreichend weit zurückreichen und so isoliert aufbewahrt werden, dass Angreifer nicht darauf zugreifen können.
  

Insgesamt sind Backups ein unverzichtbarer Bestandteil der Datenverwaltung. Sie bieten Schutz vor Datenverlust, Systemausfällen, Cyberangriffen und anderen unvorhergesehenen Ereignissen. Indem regelmäßig Backups erstellt und überprüft werden, können die Daten und Informationen sicher aufbewahrt und im Bedarfsfall wiederhergestellt werden.

Allerdings sollte man bei Datensicherungen folgende Punkte beachten, sonst könnte es sein, dass man im Notfall nur ein wertloses Backup hat.

Um welche Daten geht es?

Daten enthalten unterschiedliche Informationen und werden auf unterschiedlichste Art gespeichert und verwendet.

Beispielsweise skizziert für einen normalen Computer:

• Ein neuer Computer wird üblicherweise mit einem Betriebssystem (Windows, macOS, iOS, Linux...) und einigen Anwendungsprogrammen ausgeliefert. Oft sind auf den Festplatten versteckte "Recovery Partitionen" vorhanden, die im Notfall helfen können. Üblicherwiese ist in den Handbüchern zu den Computern beschrieben, wie auf diese Sicherung zurückgegriffen werden kann.
• Bei der Inbetriebnahme des Computers schließen Sie diesen z. B. an ein Netz (WLAN, Kabel) an und installieren die eine oder andere Software wie weitere Anwendungsprogrammen oder Treiber für Geräte wie Drucker, Kameras etc..
  
• Praxis-Tipps:
  - Damit Sie im Notfall aus dem Internet geladene Anwendungsprogramme griffbereit haben: Legen Sie für solche Programme einen eigenen Ordner an (z. B. Downloads), den Sie in ihr Datensicherungskonzept einbeziehen.
  
  - Falls Sie Software direkt aus dem Internet gekauft haben und die Seriennummer per E-Mail erhalten haben: Kopieren Sie den Inhalt dieser E-Mails in eine Datei oder in einem Passwortsafe wie Keepass und sichern auch diese Daten.
  
  - Anwendungsprogramme können auf Ihre Bedürfnisse hin konfiguriert werden. Dabei fügen Sie ggf. den Programmen oft Information hinzu (z.B. Lesezeichen bei Browsern). Auch diese Informationen kann man in eine Datensicherung einbeziehen. Wo die Anwendungsprogramme diese Informationen sichern ist sehr unterschiedlich und im Einzelfall zu recherchieren: Manche Programme bieten in den Menüs die Optionen wie Exportieren an oder bieten eigene Sicherungen in Clouds
  
• Netzwerk - Mehrere Computer im Unternehmen:
  Sollten Sie mehrere Rechner in einem Netzwerk betreiben, empfiehlt sich der Einsatz von Netzwerklaufwerken (=ein eigens dafür vorgesehener Rechner oder Cloudspeicher) oder Datenaustauschplattformen (z. B. Wikis), auf denen alle Mitarbeiter Daten ablegen können.
  Dieses "Netzwerklaufwerk" kann dann zentral gesichert werden. Allerdings müssen Sie dafür sorgen, dass die Zugriffsrechte für die Mitarbeiter geregelt sind und die Kapazität des Netzwerklaufwerkes ausreicht bzw. pro Mitarbeiter begrenzt wird.
  Noch konsequenter in der zentralen Datenhaltung sind Terminal-Netzwerke mit virtuellen Maschinen: Dort dient der Rechner am Arbeitsplatz nur noch der Bildschirmanzeige. Die Programme laufen auf einem Zentralrechner, die Tastaturanschläge werden diesem sofort übermittelt. Neben der damit möglichen zentralen Sicherung ist ein weiterer Vorteil die Zugriffsmöglichkeit darauf: Über gesicherte Internet-Verbindungen können Außendienstmitarbeiter so weltweit auf das Firmennetzwerk zugreifen und Baupläne, Kundendaten, Telefonnummer etc. nutzen.

Unterschiedliche Arten der Datensicherung

Bei der Sicherung kann man immer wieder alles komplett kopieren oder nur die Änderungen sichern:

• Vollständige Sicherung:
  Alle Daten werden zu einem bestimmten Zeitpunkt gesichert. - Vorteil: Alles schnell wieder verfügbar, da eine vollständige Wiederherstellung einfach möglich ist
  - Nachteil: Zeitaufwändig, viel Speicherplatz nötig
  - Empfehlung: Regelmäßig Volldatensicherung durchführen, insbesondere wenn neue Programme oder Programmversionen eingespielt wurden
• Partielle Sicherung:
  Nur die als wichtig erachteten Daten werden gesichert. Programmdateien oder temporäre Dateien werden zum Beispiel nicht gesichert. Hier kann man nach Dateityp die Häufigkeit der Speicherung differenzieren. Systemdateien und Programmdateien ändern sich nur nach Änderungen im System oder in Programmen, wogegen bei einer Datenpartition (Trennung der Benutzerdaten von den Systemdaten) die tägliche Speicherung der Daten notwendig ist.
  - Vorteil: Zeitersparnis, weniger Speicherbedarf
  - Nachteil: Etwas mehr Verwaltungsaufwand als bei der Vollsicherung
• Inkrementelle Datensicherung:
  Die Änderungen seit der letzten Vollsicherung bzw. inkrementellen Sicherung werden gesichert.
  - Vorteil: Schnell, wenig Speicherplatz nötig
  - Nachteil: Wiederherstellung der Daten aufwändig
• Differentielle Datensicherung:
  Nur die Änderungen seit der letzten Vollsicherung werden gesichert.
  - Vorteil: Weniger Zeit & Speicherplatz als bei Volldatensicherung nötig
  - Nachteil: Mehr Zeit & Speicherplatz als bei inkrementeller Sicherung nötig
• Inkrementelle oder differentielle Datensicherung?
  Die Wahl zwischen inkrementeller und differentieller Datensicherung hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der verfügbaren Speicherkapazität, der Zeit, die für die Durchführung der Sicherung und Wiederherstellung benötigt wird, sowie der Anforderungen an die Datenwiederherstellungsgeschwindigkeit.

Hardware: Worauf kann man sichern?

Es gibt mehrere Medien und Dienste, auf denen Unternehmen ihre Daten sichern können. Welche Methode am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Menge der zu sichernden Daten, der erforderlichen Wiederherstellungsgeschwindigkeit und dem Budget. Hier sind einige der üblichen Optionen:

Offline-Speichermedien "vor Ort": Ein Weg, Informationen zu sichern, ist physikalisch vor Ort befindliche Speichermedien zu nutzen. Die Herausforderungen dabei:

• Speichermedien muss man regelmäßig kontrollieren und testen, ggf. müssen die Daten von einem alten auf ein neues Speichermedium überspielt werden.-
• Die Beschriftung der Speichermedien ist empfehlenswert. Schließlich wollen Sie das Sicherungsmedium nicht irrtümlicherweise entsorgen oder Unbefugten aushändigen.

Als physikalische Speichermedien gibt es:

• DVD: Wenige Gigabyte (GB) sind damit sicherbar, Software wird manchmal noch auf DVD ausgeleifert. Allerdings verfügen moderne Geräte nicht mehr über DVD-Laufwerke.
• USB-Stick: Ein USB-Stick (mehrere hundert GB möglich,) ist klein, handlich und schnell an einen Rechner angeschlossen. Daher ist besondere Sorgfalt gefragt bei der Aufbewahrung (sicher lagern) und Absicherung (Passwort- und Fingerabdruckschutz möglich).

Für vereinzelte Sicherungen und für Auslandseinsätze ggf. geeignet

• Externe Festplatten: Am USB-Anschluss sind externe Festplatten mit einigen tausend GB anschließbar. Die Lagerung und die Sicherung der Festplatte ist hier besonders wichtig. USB 3.0. Festplatten vergrößern die Datenübertragungsgeschwindigkeit stark.
• RAID-Festplatten ersetzen kein Backup. Ein RAID-System kann die Verfügbarkeit bei einem Ausfall einzelner Festplatten erhöhen. Werden Daten jedoch gelöscht, überschrieben oder durch Schadsoftware verschlüsselt, betrifft dies in der Regel auch die gespiegelten Daten. Für eine Datensicherung ist deshalb eine zusätzliche, getrennte Sicherung erforderlich.
• Bandlaufwerke (Tape Backup): Daten werden auf Kassetten gesichert, die mehrere TB schnell aufnehmen können. Bandsicherungen bieten eine hohe Speicherkapazität zu relativ niedrigen Kosten, haben jedoch längere Wiederherstellungszeiten im Vergleich zu anderen Methoden.

Wichtig: Die Speichermedien müssen an einem anderen Ort als das gesicherte System sicher verwahrt (z. B. bzgl. Diebstahl) bleiben.

• Was tun wenn das Speichermedium kaputt ist?
  Ist die Festplatte oder das Bandlaufwerk kaputt, ist professionelle Hilfe nötig.
  - Kriterien für Anbieter von Datenrettung
  - Test von Datenrettungsangeboten: Stiftung Warentest

Cloud-Sicherung:

• Eine Cloud-Datensicherung, auch als Cloud-Backup bezeichnet, ist ein Prozess, bei dem Daten über das Internet an einen externen Server übertragen und gespeichert werden. Dieser Server wird in der Regel von einem Dienstleister betrieben, der eine Gebühr auf der Grundlage der Kapazität, der Bandbreite oder der Anzahl der Benutzer, die den Dienst nutzen, berechnet.
  Die Cloud-Datensicherung bietet eine effiziente Möglichkeit zur Datensicherung, da sie es ermöglicht, Daten von jedem Ort aus zu speichern und wiederherzustellen, vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung.
  Bei der Cloud-Datensicherung sollten verschiedene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sein, um die Sicherheit und Privatsphäre der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Authentifizierung und andere Maßnahmen.
  Vorteile der Cloud-Datensicherung:
  - Einfachheit: Daten können einfach und automatisch gesichert werden.
  - Skalierbarkeit: Benutzer können ihre Speicherbedürfnisse erhöhen oder verringern, je nach Bedarf.
  - Kostenersparnis: Es werden keine zusätzlichen Hardware- oder Wartungskosten verursacht, die mit traditionellen Backup-Methoden verbunden sind.
  - Zugänglichkeit: Daten können von überall und von verschiedenen Geräten aus abgerufen werden.
  - Sicherheit: Die meisten Cloud-Backup-Anbieter bieten robuste Sicherheitsfunktionen wie z. B. Verschlüsselung, um Daten zu schützen.
  
  Trotz dieser Vorteile gibt es auch einige Nachteile zu beachten:
  - Risiko von Datenverlusten durch Sicherheitsverletzungen
  - Abhängigkeit von der Internetverbindung für den Zugriff auf die Daten
  - Kosten, wenn große Datenmengen gesichert werden müssen
  - Abhängigkeit vom Cloud-Dienstleister
  
  Zudem sollte genau geprüft werden, wie die Daten in der Cloud gelagert werden: Das betrifft z. B. den Datenschutz (werden personenbezogene Daten außerhalb der EU gelagert?).
  
  Daher sollten die spezifischen Bedürfnisse und Umstände peprüft werden, bevor man sich für eine Cloud-Datensicherungslösung entscheidet.
  
• Praxis-Tipp für Kleinstunternehmen:
  Mit einer externen Festplatte erhalten Sie für relativ wenig Geld ein einfach zu bedienendes lokales Speichermedium. Ergänzt um verschlüsselt abgelegte Onlinesicherungen. s.a. BSI Datensicherungskonzept

Software: Daten-Übertragung zum Speicherort und zurück

Um die Daten an den Speicherort zu bringen wird eine Datensicherungssoftware benötigt:

Diese Software automatisiert den Prozess der Datensicherung und bietet Funktionen wie die Planung von Sicherungen, die Verschlüsselung von Daten, die Wiederherstellung von Daten und die Überwachung des Sicherungsstatus. Es gibt viele verschiedene Datensicherungssoftwares auf dem Markt, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige, für verschiedene Bedürfnisse und Anforderungen. Mitunter wird in Betriebssystemen bereits eine Datensicherungssoftware mitgeliefert.

• Allgemeine Übersicht von Software zu Datensicherung, Datenschutz

Hier sind einige gängige Wege der Datensicherung:

• Windows-Sicherung auf externen Festplatten ohne zusätzliche Software
• Windows: Daten spiegeln und sichern mit OneDrive
• Tests von zusätzlicher Software für die Datensicherung:
  - Stiftung Warentest
  - Computerbild
  - heise Verlag
• Verschlüsselungsprogramme:
  Um die Daten zusätzlich vor unberechtigtem Zugriff zu sichern, ist die Verschlüsselung der Daten möglich. Insbesondere bei USB-Sticks aber auch für die Cloud kann das sinnvoll sein.
  Übersicht von Verschlüsselungsprogrammen
  
• Virtuelle Datenräume:
  Neben der simplen Aufbewahrung von Daten kann man Online-Plattformen auch zum gegenseitigen Austausch von Daten und Informationen nutzen. Als Nebeneffekt werden vertrauliche Daten gesichert. Übersicht von Anbietern von Datenräumen

Datensicherung: Wie oft und wie lange?

Die Frequenz der Datensicherung, die Zahl der verfügbaren Backups und deren Aufbewahrungsdauer hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, einschließlich der Art der Daten, der Geschwindigkeit, mit der sie sich ändern, und den spezifischen Geschäftsanforderungen:.

Überlegen Sie vor der Festlegung der Sicherungsintervalle, wie viel Datenverlust Sie maximal verkraften können. Können beispielsweise höchstens die Daten eines Arbeitstags verloren gehen, muss mindestens täglich gesichert werden. Überlegen Sie außerdem, wie schnell wichtige Systeme nach einem Ausfall wieder zur Verfügung stehen müssen.

• Unternehmensdaten:
  • Frequenz: Viele Unternehmen führen tägliche Backups der eigenen IT durch, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Daten gesichert werden. In einigen Fällen, insbesondere wenn Daten sich schnell ändern oder sehr kritisch sind, kann es sinnvoll sein, mehrmals täglich oder sogar stündlich Sicherungen durchzuführen.
  • Aufbewahrungsdauer: Unternehmen müssen oft Backups für eine bestimmte Zeit aufbewahren, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Dies variiert je nach Branche und Rechtsraum, kann aber oft von einigen Monaten bis zu mehreren Jahren reichen. Zudem ist es oft hilfreich, Backups für eine gewisse Zeit aufzubewahren, um ältere Daten wiederherstellen zu können, falls dies benötigt wird.

• Datenbanken:
  • Frequenz: Datenbanken, die ständig aktualisiert werden, erfordern möglicherweise häufigere Sicherungen. Oftmals werden inkrementelle oder differentielle Backups durchgeführt, die nur die Änderungen seit der letzten vollständigen Sicherung erfassen, um die Effizienz zu erhöhen.
  • Aufbewahrungsdauer: Für Datenbanken, die ständig aktualisiert werden, kann es sinnvoll sein, Backups für eine längere Zeit aufzubewahren, um die Möglichkeit zu haben, auf ältere Daten zuzugreifen.
• Websites:
  • Frequenz: Für Websites kann es sinnvoll sein, nach jeder größeren Änderung eine Sicherung durchzuführen. Für Blogs oder Newsseiten, die regelmäßig aktualisiert werden, könnten tägliche Backups angemessen sein.
  • Aufbewahrungsdauer: ebsite-Backups sollten für eine ausreichende Zeit aufbewahrt werden, um im Falle von Problemen auf eine funktionierende Version der Website zurückgreifen zu können. Die genaue Dauer hängt von der Frequenz der Updates und der Art der Website ab.

3-2-1 Regel: Wieviele Datensicherungen?

Wieviele Datensicherungen man aufbewahren sollte, kann je nach Situation und Bedarf variieren. Eine häufig verwendete Regel ist die 3-2-1-Regel, die wie folgt lautet:

• 3 Kopien Ihrer Daten:
  Halten Sie immer mindestens drei Kopien Ihrer Daten vor. Dies umfasst die originale Arbeitskopie und mindestens zwei Backups.
• 2 verschiedene Speichermedien:
  Verwenden Sie mindestens zwei verschiedene Arten von Speichermedien für Ihre Backups, wie beispielsweise interne Festplatten, externe Festplatten, Bandlaufwerke, oder Cloud-Speicher. Dies reduziert das Risiko eines Datenverlusts, wenn ein bestimmter Speichertyp ausfällt.
• 1 Kopie isoliert:
  Bewahren Sie mindestens eine Kopie Ihrer Backups an einem anderen Ort auf, um sich gegen lokale Katastrophen wie Feuer, Überschwemmungen oder Diebstahl zu schützen. Dies kann durch die Speicherung in der Cloud oder durch die Lagerung physischer Medien an einem anderen Ort erreicht werden.
  

Darüber hinaus ist es oft sinnvoll, mehrere Generationen von Backups aufzubewahren. Dies ermöglicht es Ihnen, auf ältere Versionen von Dateien zuzugreifen, falls Sie beispielsweise einen Fehler oder Cyberangriff erst einige Zeit nach seiner Entstehung bemerken. Eine gängige Methode ist die Großvater-Vater-Sohn-Rotation, bei der tägliche (Sohn), wöchentliche (Vater) und monatliche (Großvater) Backups aufbewahrt werden.

Datensicherung testen und überprüfen

Das Testen und Überprüfen von Backups ist ein kritischer Schritt im Datensicherungsprozess, um sicherzustellen, dass die Daten im Falle eines Datenverlusts effektiv wiederhergestellt werden können.

So kann man Backups testen und überprüfen:

• Wiederherstellungsprüfung:
  Versuchen Sie, Daten aus dem Backup wiederherzustellen, um zu überprüfen, ob der Wiederherstellungsprozess funktioniert und ob die wiederhergestellten Daten intakt und nutzbar sind. Dies kann entweder vollständig (d.h., das gesamte Backup wird wiederhergestellt) oder teilweise (nur ausgewählte Daten werden wiederhergestellt) durchgeführt werden. Diese Prüfung kann auf eine Notfallwiederherstellungsübung ausgeweitet werden.
  
• Überprüfung der Sicherungsprotokolle:
  Datensicherungssoftware bietet üblicherweise genaue Protokolle über jede durchgeführte Sicherung. Diese Protokolle können Informationen darüber enthalten, ob die Sicherung erfolgreich war, wie viele Daten gesichert wurden, ob es während der Sicherung Fehler gab, usw. Sie sollten regelmäßig überprüft werden, um mögliche Probleme schnell zu identifizieren.
  
• Automatisierte Überprüfungen:
  Manche Backup-Software-Programme bieten automatisierte Überprüfungsfunktionen, die die Backups auf häufige Probleme überprüfen. Diese Funktion kann dazu beitragen, Probleme wie Datenkorruption zu erkennen. und bei Bedarf Warnmeldungen ausgeben.