Reisekosten seit 2014

Steuerliches Reisekostenrecht

Seit dem 1. Januar 2014 gelten neue gesetzliche Regelungen zur steuerlichen Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer. Dies wirkt sich auch auf die Erfassung von Reisekosten in den Unternehmen aus.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) ‎hat hierzu ein Anwendungsschreiben veröffentlicht‎, das zwischenzeitlich in einer ergänzten ‎Fassung vom 24. Oktober 2014 vorliegt‎. Das BMF-Schreiben enthält zahlreiche Anwendungsbeispiele sowie viele Erläuterungen und vereinfachende Regelungen, die von Seiten der Praktiker, insbesondere der IHK-Organisation, angeregt wurden, so z. B.:

  • Präzisierungen zum neu eingeführten Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“
  • Vereinfachung bei der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte anhand der zeitlichen Kriterien
  • Klarstellung, dass es auch Arbeitnehmer geben kann, die keine erste Tätigkeitsstätte haben
  • Klarstellungen bei den Dokumentationspflichten
  • Erläuterungen zum Vollzeitstudium außerhalb des Dienstverhältnisses
  • Klarstellungen bei der Mahlzeitengestellung und zur Anwendung der Verpflegungspauschale
  • Vereinfachung beim Beginn der Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen
  • Anerkennung der Kleinbetragsrechnung für die Mahlzeitengestellung
  • Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens der Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung sowie
  • Ergänzung und Klarstellung von und bei einigen Beispielen.

In dem ergänzten Anwendungsschreiben vom 24. Oktober 2014 wird darauf hingewiesen, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Entscheidend dabei sei, ob der entsprechende Imbiss eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ersetzen würde. Ob die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wird oder wie hoch die entsprechenden Aufwendungen sind, soll dabei unbeachtlich sein. Bloße Knabbereien, wie Chips oder Salzgebäck auf ‎Kurzstreckenflügen, sind nach Auskunft der Finanzverwaltung jedoch nicht als Mahlzeiten zu behandeln. Mahlzeiten, die von Dritten bezahlt werden, sollen ‎weiterhin grundsätzlich keine arbeitgeberveranlassten ‎Mahlzeiten darstellen.

Im Hinblick auf die zu berücksichtigende Verpflegungspauschale wurde nun außerdem klargestellt, wie Fälle zu behandeln ‎sind, bei denen das Ende und der Beginn einer ‎Dienstreise auf einen Tag fallen.‎ Nur wenn der Arbeitnehmer ‎an einem solchen Tag durchgehend 24 Stunden von seiner Wohnung und ‎seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, beträgt die Verpflegungspauschale 24 Euro. Sucht er dagegen noch – wenn auch nur kurz – seine Wohnung bzw. erste Tä‎tigkeitsstätte auf, um dort z. B. die Unter‎lagen und Kleidung zu tauschen, darf die 12-Euro-Pauschale an diesem Tag nicht zweimal (d. h. jeweils für An- und Abreise), sondern nur einmal berücksichtigt werden. Die Verpflegungspauschale wird insofern kalendertagsbezogen angewendet.

Durch die Lohnsteuer-‎Änderungsrichtlinien 2015 (LStÄR 2015) wurden die bisherigen Erläuterungen zum ‎Thema Reisekosten in den Lohnsteuer-Richtlinien gestrichen, soweit sie den Ausführungen in ‎dem gesonderten ‎Anwendungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts‎‎ ‎widersprachen.‎ Insofern ist hier dieses BMF-Schreiben vorrangig anzuwenden.

Für die Bescheinigung des Großbuchstabens "M" wurde die Übergangsregelung der Rz. 92 des Anwendungsschreibens vom 24. Oktober 2014 um zwei Jahre, d. h. bis zum 31. Dezember 2017, verlängert. Die Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft hatten am 13. Mai 2015 eine entsprechende Eingabe an das BMF gerichtet. Zusätzlich hat das BMF mit Schreiben vom 23. Dezember 2014 zur Anwendung des reformierten steuerlichen ‎Reisekostenrechts bei der ‎Gewinnermittlung Stellung genommen. Danach will die Finanzverwaltung die für Arbeitnehmer geltenden Grundsätze weitgehend auch auf Unternehmer anwenden. So soll bei mehreren Betriebsstätten des Unternehmers dessen sog. erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale bestimmt werden. Der Begriff entspricht insofern dem der ersten Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern. Außerdem seien die lohnsteuerlichen Regelungen zu den einzelnen Reisekosten sowie zu den Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung ‎bei der ‎Gewinnermittlung sinngemäß anzuwenden. ‎Anders als bei Arbeitnehmern wird jedoch die Verpflegungspauschale nicht gekürzt, wenn von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden oder wenn der Steuerpflichtige anlässlich einer betrieblich veranlassten Reise ertragsteuerlich beschränkt abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen trägt. Die Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft haben dieses BMF-Schreiben grundsätzlich begrüßt.

Eine wesentliche Änderung durch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts‎ zum 1. Januar 2014 ist die Reduzierung der bisher drei Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen auf nur noch zwei. Einzelheiten werden in dem ergänzten Anwendungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ‎‎erläutert.

Seit 2014 gibt es bei Auswärtstätigkeiten im Inland nur noch

  • eine 12-Euro-Pauschale bei Abwesenheiten über acht Stunden (ohne Übernachtung) bzw. für den An- und Abreisetag bei Dienstreisen mit Übernachtung (Rz. 46 bzw. 48 des BMF-Schreibens) sowie
  • eine 24-Euro-Pauschale bei Abwesenheit über 24 Stunden (Rz. 47 des BMF-Schreibens).

Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte gelten die Pauschalen weiterhin für maximal drei Monate (Rz. 52 ff. des BMF-Schreibens).

Bei einer Tätigkeit im Ausland gibt es seit 2014 insofern ebenfalls nur noch zwei Pauschalen. An die Stelle der vorgenannten Pauschbeträge treten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge in Höhe von 80 % sowie 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. Wie in Rz. 50 des Anwendungsschreibens angekündigt, werden die entsprechenden Beträge durch ein gesondertes BMF-Schreiben bekanntgegeben. Für Reisekostenvergütungen ab 1. Januar 2016 erfolgte dies mit BMF-Schreiben vom ‎‎9. Dezember 2015 (für 2015 mit BMF-Schreiben vom 19. Dezember 2014). ‎Für die darin nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung für diesen Tag nur eine, nämlich die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind lediglich im Rahmen einer (steuerfreien) Arbeitgebererstattung anzuwenden. Für den Werbungskosten- sowie den Betriebsausgabenabzug können unverändert nur die tatsächlichen Übernachtungskosten berücksichtigt werden.

Die steuerliche Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit bleibt im Wesentlichen unverändert. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Nach dem neuen steuerlichen Reisekostenrecht gibt es jedoch nur eine 0,30-Euro-Pauschale für Kraftwagen (Pkw) und eine 0,20 Euro-Pauschale für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge (Mofa, Motorrad). Unter Letztere würden auch Elektrobikes fallen, die mindestens 25 km/h schnell sind. Somit kann auch der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, der bei Dienst- und Geschäftsfahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten nur noch die pauschalen Kilometersätze für diese Kraftfahrzeuge steuerfrei erstatten. Weitere Kilometerpauschalen gibt es seit 2014 nicht mehr.

Grundlage für die obigen Änderung war das das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrecht.