Einstellen von Arbeitnehmern

• Einleitung
• Der Arbeitsvertrag
• Meldepflichten und Sozialabgaben
• Was ist alles zu beachten bei Befristung von Arbeitsverhältnissen?‎
• Wie funktionieren Minijobs?
• Was ist beim Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten?
• Welche Fördermittel gibt es bei der Einstellung von Arbeitnehmern?‎
• Was ist zu beachten bei der Einstellung von schwerbehinderten ‎Arbeitnehmern?‎
• Selbstständige und Kleinunternehmen: Was gilt für Selbstständige und ‎Kleinunternehmen?‎
• Häufige Fragen
• Zusammenfassung

Die Einstellung von neuen Mitarbeitern bedeutet in der Regel den Zugewinn an Expertise für das Unternehmen oder unternehmerisches Wachstum durch Expansion. Dabei herrscht sowohl für den Arbeitnehmer wie auch den Arbeitgeber grundsätzlich Vertragsfreiheit. Allerdings kennt diese Vertragsfreiheit insbesondere auf Arbeitgeberseite einige Einschränkungen.

Einstellen von Arbeitnehmern

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kennzeichnet den Beginn des Arbeitsverhältnisses. Juristisch gesprochen wird der Arbeitnehmer gemäß § 611 a Abs. 1 BGB durch den Arbeitsvertrag im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet. Entsprechend dieser Definition gestaltet sich auch die Abgrenzung von Arbeitnehmern und freien Mitarbeitern, die selbstständig unternehmerisch tätig sind. Wichtig ist, dass es zur Unterscheidung nicht auf die Bezeichnung im Vertrag ankommt, sondern auf die Differenzierungsmerkmale in der tatsächlichen Vertragsdurchführung – insbesondere die Fremdbestimmtheit bei Arbeitnehmern und die Selbstbestimmtheit bei freien Mitarbeitern.

Vor der Einstellung steht das Bewerbungsverfahren: Sowohl bei der Stellenausschreibung als auch beim Bewerbungsgespräch sowie im Auswahlverfahren ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten. Danach darf kein Bewerber aufgrund seiner Rasse, ethnischen Herkunft, Religion, Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität mittel- oder unmittelbar benachteiligt werden.

Weiterhin muss ein Arbeitsplatz, wann immer möglich, auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden. Laut Betriebsverfassungsgesetz muss bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ein bestehender Betriebsrat mit einbezogen werden.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates

In Unternehmen mit einem Betriebsrat bestimmt dieser gemäß § 99 BetrVG bei allen personellen Einzelmaßnahmen und damit auch bei Einstellungen mit. Vor der Einstellung eines Arbeitnehmers muss die Zustimmung des Betriebsrates eingeholt werden. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Einstellung unterrichten, indem er ihm alle erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorlegt und Auskunft über die Person der Beteiligten gibt. Zu den personellen Maßnahmen, zu denen der Betriebsrat seine Zustimmung geben muss, zählen:

• Einstellung eines Arbeitnehmers – sowohl befristet als auch unbefristet
• Verlängerung eines befristeten Arbeitsverhältnisses
• Umwandlung eines befristeten in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Versetzung von einem in einen anderen Betrieb
• Einstellung eines Auszubildenden
• Übernahme in ein Arbeitsverhältnis nach Abschluss einer Ausbildung
• Arbeitsaufnahme von Leiharbeitern

Der Betriebsrat kann seine Zustimmung nur aus bestimmten, in § 99 Abs. 2 BetrVG genannten Gründen verweigern. Gründe für die Verweigerung der Zustimmung sind:

• Verstöße gegen Rechtsvorschriften (Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge etc.)
• Verstöße gegen Auswahlrichtlinien
• Benachteiligung von bereits beschäftigten Arbeitnehmern oder des Bewerbers ohne Rechtfertigung durch betriebliche oder persönliche Gründe
• Fehlen einer erforderlichen Stellenausschreibung
• Gefahr der Störung des Betriebsfriedens durch den neu einzustellenden Arbeitnehmer

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Durch den Arbeitsvertrag wird die Einstellung besiegelt. Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich sowohl mündlich als auch schriftlich geschlossen werden. Es empfiehlt sich allerdings stets, einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen, um alle Einzelheiten der Vereinbarung klar und nachweisbar zu dokumentieren.

Im Falle eines mündlichen Arbeitsvertrages ist der Arbeitgeber aber nach dem Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn in schriftlicher Form auszuhändigen. In die Niederschrift sind aufzunehmen:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen die Dauer
• Arbeitsort
• Kurzbeschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes
• Arbeitszeit
• Jahresurlaub
• Kündigungsfristen
• Hinweis auf anzuwendende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Optional können weitere Punkte aufgenommen werden

Sonderformen von Arbeitsverträgen

• Teilzeitvertrag: Der Teilzeitarbeitsvertrag unterscheidet sich von dem „normalen“ Arbeitsvertrag lediglich in Bezug auf den Stundenumfang. Befristeter Arbeitsvertrag: Ein Arbeitsvertrag darf nur dann befristet werden, wenn ein Sachgrund für die Befristung oder die Voraussetzung für eine kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund entsprechend dem TzBfG vorliegt. Die Befristung muss zudem stets vor Vertragsbeginn und schriftlich erfolgen.

Wichtig: Das Mindestlohngesetz gilt für alle Formen der o. g. Arbeitsverträge.

Benötigte Unterlagen

Folgende Unterlagen sind zwingend erforderlich, um die Meldepflichten bei einer Einstellung ordnungsgemäß zu erfüllen:

• Betriebsnummer (über Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit), https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service
• Sozialversicherungsausweis/Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers: Mit Hilfe dieser Daten erhält der Arbeitgeber die ElStAM (=Elektronische Lohnsteuermerkmale) vom Finanzamt, die die bisherige Lohnsteuerkarte ersetzen.
• Wichtig: Sonderregeln für ausländische Arbeitnehmer

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Meldepflichten

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, den neuen Arbeitnehmer bei mehreren Stellen anzumelden:

• Ggf. spezifische branchenbezogene Meldepflichten
• Elektronische Meldung an an die Krankenkasse als zentrale Einzugsstelle der SozialversicherungenMinijobber: Minijobzentrale
• Berufsgenossenschaft
• Finanzamt

Sozialabgaben

Der Arbeitgeber muss den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Arbeitgeber- und Arbeinehmeranteil) zur

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

insgesamt an die Krankenversicherung des Arbeitnehmers als zentrale Einzugsstelle zahlen. Hinzu kommt die

• Unfallversicherung (zu 100 % über Arbeitgeber)
• Für Minijobber gelten Sonderregeln.

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Was es bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen zu beachten gilt, ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt. Danach ist die Befristung eines Arbeitsverhältnisses nur dann wirksam, wenn

• ein sachlicher Grund vorliegt oder
• die Voraussetzungen für eine kalendarische Befristung ohne Sachgrund gegeben sind.

Schriftformerfordernis

Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses muss schriftlich vor der Arbeitsaufnahme vereinbart werden. Sonst gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.

Kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund

Eine kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund darf gemäß § 14 Abs. 2 TzBfG höchstens für die Dauer von zwei Jahren erfolgen und nur dann, wenn nicht schon zuvor ein Arbeitsverhältnis zwischen den Arbeitsparteien bestanden hat. Die zwischenzeitlich vom Bundesarbeitsgericht vertretene Auffassung, dass eine erneute sachgrundlose Befristung auch bei einer Vorbschäftigung möglich sein soll, wenn seit dem Ende des letzten Arbeitsverhältnisses mindestens 3 Jahre vergangen sind, ist inzwischen vom Bundesverfassungsgericht gekippt worden. Demzufolge sind sachgrundlose Befristungen ausgeschlossen, wenn überhaupt irgendwann zuvor einmal ein Arbeitsverhältnis zwischen den gleichen Vertragspartnern bestanden hat, mag dieses auch viele Jahre zurückliegen. Ein sachgrundlos befristeter Arbeitsvertrag kann bis zu dreimal verlängert werden, wenn die Gesamtdauer nicht die Dauer von zwei Jahren überschreitet.

Sonderfall junge Unternehmen: In den ersten vier Jahren nach Unternehmensgründung ist die kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund bis zu einer Dauer von vier Jahren möglich.

Sonderfall ältere Mitarbeiter: Unter bestimmten Voraussetzungen können ältere Mitarbeiter (ab Vollendung des 52. Lebensjahres nach einer mindestens viermonatigen Arbeitslosigkeit)gemäß § 14 Abs. 3 TzBfG bis zu fünf Jahre befristet eingestellt werden.

Befristung mit sachlichem Grund

Ein Arbeitsverhältnis kann gemäß § 14 Abs. 1 TzBfG auch aus einem sachlichen Grund wirksam zeitlich befristet werden. Zu diesen Gründen zählen unter anderem:

• Für eine Arbeitsleistung bestehtnur ein vorübergehender betrieblicher Bedarf (z. B. nur für ein bestimmtes, zeitlich begrenztes Projekt)
• Krankheitsvertretung
• Vertretung von Arbeitnehmern in Mutterschutz oder Elternzeit (§ 21 BEEG)
• Eigenart der Arbeitsleistung (z. B. Schauspieler)

Dabei kann die Befristung entweder auf ein bestimmtes Datum festgelegt werden, oder das genaue Datum kann offen bleiben, wenn eine sogenannte Zweckbefristung erfolgt, das Arbeitsverhältnis also automatisch mit einem bestimmten Ereignis enden soll (z. B. Befristung bis zur Abnahme des Rohbaus durch den Bauherrn). Ist kein konkretes Datum festgelegt, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer allerdings mindestens zwei Wochen zuvor schriftlich über die bevorstehende Zweckerreichung unterrichten.

Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages

Es gibt folgende Möglichkeiten für die Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages:

• Ablauf der vereinbarten Zeit
• Erreichen des vereinbarten Zwecks (z. B. Rückkehr des Vertretenen oder Abschluss des Projekts nach einer entsprechenden schriftlichen UnterrichtungOrdentliche Kündigung, wenn diese Möglichkeit vertraglich vereinbart wurde
• Außerordentliche Kündigung.

Mehr Infos zu befristeten Arbeitsverhältnissen

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Es gibt unterschiedliche Arten von geringfügiger Beschäftigung:

• Sogenannte 520-Euro-Jobs/geringfügig entlohnte Jobs (Ab 2024 538 Euro): Hier darf das regelmäßige monatliche Einkommen 520 Euro (2024: 538 Euro) nicht übersteigen, was einer Jahresverdienstgrenze von 6.456 Euro im Jahr 2024 Euro entspricht. Neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung kann nur ein 538-Euro-Minijob ausgeübt werden. Der Arbeitgeber führt Sozialversicherungsbeiträge und Steuern in pauschalierter Höhe ab, außerdem muss er die üblichen Umlagen und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung tragen. Der Arbeitnehmer zahlt lediglich einen Beitrag von 3,6 % zur Rentenversicherung, wenn er sich von dieser Verpflichtung nicht hat befreien lassen.
• Kurzfristige Minijobs/kurzfristige Beschäftigung: Sie liegt vor, wenn die Beschäftigungsdauer von Vornherein auf nicht nicht mehr als drei Monate/70 Tage , nach ihrer Eigenart oder vertraglich begrenzt ist und die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Für kurzfristige Minijobs fallen weder für den Arbeitgeber noch füpr den Arbeitenhmer Sozialversicherungsbeiträge an. Allerdings sind Umlagen sowie die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu zahlen.

Für geringfügig entlohnte oder kurzfristige Minijobs in Privathaushalten: gelten einige Besonderheiten. Meldepflicht

Meldepflichten für Minijobs:

• Anmeldung bei der Minijob-Zentrale
• Anmeldung beim zuständigen Unfallversicherungsträger
• Sofortmeldepflicht in ausgewählten Wirtschaftszweigen: Datenstelle der Träger der Rentenversicherung

Anwendung arbeitsrechtlicher Vorschriften

Auch Minijobber sind Arbeitnehmer, so dass arbeitsrechtliche Vorschriften auch bei Minijobbern zu beachten sind. Minijobber haben somit wie andere Arbeitnehmer unter anderem Anspruch auf:

• Einhaltung des Mindestlohnes
• Schriftlicher Arbeitsvertrag
• Gleichbehandlungsgrundsatz
• Erholungsurlaub
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Kündigungsfristen/Kündigungsschutz

Mehr Informationen zu Minijobs

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Bei dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz handelt es sich um die Umsetzung europäischer Antidiskriminierungsrichtlinien. Gemäß § 6 AGG gilt das AGG für alle Beschäftigten – und zwar vom Einstellungsverfahren über die Durchführung des Arbeitsverhältnisses bis zur Beendigung. Der Beschäftigten-Begriff ist hierbei sehr weit gefasst. Darunter fallen:

• Arbeitnehmer
• Auszubildende
• Arbeitnehmerähnliche Personen
• Stellenbewerber um ein Beschäftigungsverhältnis
• Ehemalige Beschäftigte
• Selbstständige und Organmitglieder in Bezug auf den Zugang zur Erwerbstätigkeit und den beruflichen Aufstieg

Eine Benachteiligung darf sich insbesondere nicht aus folgenden Gründen ergeben:

• Rasse oder ethnische Herkunft
• Geschlecht
• Religion und Weltanschauung
• Behinderung
• Alter (junges oder hohes Alter)
• Sexuelle Identität

In § 3 AGG ist geregelt, welche Verhaltensweisen als Diskriminierung zu werten und damit verboten sind, wenn die Ungleichbehandlung nicht durch ein legitimes Ziel sachlich gerechtfertigt ist:

• Unmittelbare Benachteiligung: Diese liegt vor, wenn eine Person aufgrund eines Benachteiligungsmerkmals eine weniger günstige Behandlung erfährt als eine andere Person in vergleichbarer Situation (Beispiel: Frau wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft).

Mittelbare Benachteiligung: Benachteiligung durch Vorschriften, Kriterien oder Verfahren, die dem Anschein nach neutral sind, aber bei denen ein Benachteiligungsmerkmal gegeben ist, wodurch eine Person gegenüber einer anderen Person in besonderer Weise benachteiligt wird. Tipps für die Praxis:

• Überprüfung sämtlicher Abläufe in der Personalarbeit
• Schulung von Personalverantwortlichen und Führungskräften
• Beschwerdemanagement einrichten
• Beachtung des AGG bei der Formulierung von Stellenausschreibungen

Wichtig: Ein Verstoß gegen das AGG kann weitreichende Rechtsfolgen für den Arbeitgeber haben. Diese umfassen insbesondere:

• Schadensersatz
• Entschädigung.

Mehr Infos zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz AGG.

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Die Schaffung neuer Arbeitsplätze ist in Deutschland ein politisches Ziel. Daher gibt es Fördermittel als Anreiz zur Schaffung neuer Arbeitsplätze. Die unterschiedlichen Fördermöglichkeiten beinhalten:

• Förderung der Ausbildung
• Förderung der Weiterbildung
• Förderung der Arbeitsaufnahme
• Förderung von Menschen mit Behinderung
• Förderung der Beschäftigung von geflüchteten Menschen .

Weitere Informationen erhalten Sie über die Bundesagentur für Arbeit unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanzielle-hilfen-und-unterstuetzung

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Menschen mit einer anerkannten Behinderung von mindestens 50 % (Schwerbehinderte) sowie ihnen Gleichgestellte genießen im Arbeitsrecht nach dem Sozialgesetzbuch IX einen besonderen Schutz. Der Nachweis der Schwerbehinderung erfolgt über den Schwerbehindertenausweis. Zu den arbeitsrechtlichen Besonderheiten zählen vor allem folgende Besonderheiten:

• Unternehmen mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, auf wenigstens 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Arbeitnehmer zu beschäftigen (§ 154 Abs. 1 SGB IX). Andernfalls muss pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz eine Ausgleichsabgabe gezahlt werden.
• Sonderkündigungsschutz für schwerbehinderte Arbeitnehmer
• Sonderregelungen in Bezug auf Urlaubsanspruch
• Spezielle Fördermittel als Anreiz, Menschen mit Behinderung einzustellen.
• Recht zur Gründung einer Schwerbehindertenvertretung im Unternehmen, wenn mindestens fünf schwerbehinderte Menschen nicht nur vorübergehend beschäftigt werden.

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Selbstständige und Kleinunternehmer befinden sich oftmals in einem Dilemma: Um wachsen zu können, benötigen sie Mitarbeiter. Andererseits bedeutet die Einstellung von Mitarbeitern eine große Verantwortung, einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand und auch eine finanzielle Belastung. Daher gibt es gerade für Kleinunternehmer und Existenzgründer eine Reihe von Sonderregeln, die die Einstellung eines Arbeitnehmers erleichtern.

Folgende Fragen und Aspekte sollten potenzielle Neu-Arbeitgeber vor der Einstellung eines Arbeitnehmers bedenken:

• Welche Form der Beschäftigung ist die geeignete?
• Wie hoch sind die Lohnnebenkosten und können diese ebenfalls gedeckt werden?
• Wie hoch kann/muss das Gehalt sein?
• Welche sonstigen Arbeitgeberpflichten gibt es neben der Pflicht zur Zahlung von Lohn und Lohnnebenkosten?
• Soll die Lohnabrechnung inkl. der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge inhouse oder über einen externen Dienstleister vorgenommen werden?

Wahl der richtigen Vertragsform

Es steht jedem Unternehmer offen, sich für eine der zahlreichen Vertragsformen zur Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter zu entscheiden. Gerade für Existenzgründer oder Kleinunternehmer ist diese Entscheidung jedoch besonders wichtig, da die rechtlichen und finanziellen Anforderungen sich zum Teil stark unterscheiden:

• Vollzeitarbeitsvertrag
• Teilzeitarbeitsvertrag: Rechtlich identisch zum Vollzeitarbeitsvertrag – aber in geringerem Stundenumfang und daher mit geringeren Kosten verbunden.
• Befristeter Arbeitsvertrag: Vertrag läuft nur bis zum Ablauf der gesetzten Frist oder zum Erreichen eines Ziels.
• Minijob: Bringt Erleichterungen bei den Lohnnebenkosten mit und hat nur einen geringen zeitlichen und damit auch finanziellen Umfang.
• Werk- oder Dienstleistungsvertrag mit einem Soloselbstständigen (Kleinunternehmer/Freelancer): Arbeitsrecht findet keine Anwendung. Aber Achtung: : Es besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit[kam1] .
• Beschäftigung von Arbeitnehmern eines anderen Unternehmens (: Hier ist abzugrenzen, ob ein Werkvertrag oder eine Arbeitnehmerüberlassung vorliegt[kam2] .

Vorteile für Existenzgründer

Existenzgründer genießen gegenüber etablierten Unternehmen in einigen Bereichen in arbeitsrechtlicher Hinsicht Vorteile. Diese haben den Zweck, die Schaffung neuer Arbeitsplätze zu fördern und die Anfangsphase der Gründung so zu begleiten, dass sich aus Existenzgründern solide Unternehmen entwickeln.

• Einstellungszuschuss
• Existenzgründer können unter bestimmten Voraussetzungen einen Einstellungszuschuss von der Arbeitsagentur für einen neuen Mitarbeiter erhalten. Sonderregeln bei befristeten Arbeitsverhältnissen

Arbeitsverhältnisse können aus einem sachlichen Grund befristet werden oder aber ohne Sachgrund zeitlich befristet abgeschlossen werden. Bei der zeitlichen Befristung ohne Sachgrund gilt grundsätzlich eine Obergrenze von zwei Jahren. Existenzgründer dürfen sachgrundlos befristete Verträge aber bis zur Dauer von vier Jahren abschließen. Man geht davon aus, dass sich die Geschicke des Unternehmens in den ersten vier Jahren entscheiden. In dieser Zeit genießt der Existenzgründer jedoch eine besondere Schutzbedürftigkeit und daher Vorzüge auch im Bereich des Arbeitsrechtes.

• Sonderregelungen bei der Beschäftigung von studentischen Aushilfen (Werkstudenten)

Für Studenten, die neben dem Studium (also ausschließlich in den Semesterferien oder in der Regel maximal 20 Stunden pro Woche) arbeiten, sind keine Sozialversicherungsbeiträge in die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu zahlen. Wichtig: Eine Rentenversicherungspflicht besteht trotzdem.

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Bei der Einstellung neuer Arbeitnehmer gilt es zahlreiche Aspekte zu beachten. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Personalplanung – Erstellung einer Stellenausschreibung
• Vorbereitung der Einstellung
• Beteiligung des Betriebsrates
• Arten der Beschäftigungsverhältnisse – Abgrenzungen zu anderen Formen der Beschäftigung mit Mitarbeitern
• Arbeitsentgelt - Mindestlohn
• Abschluss des Arbeitsvertrages
• Arbeitspapiere und Anmeldung
• Sonderregelungen für Existenzgründer

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