IHK Leitfaden

Buchführung & Rechnungswesen kompakt ‎für Einsteiger

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Für alle selbstständigen Unternehmer gilt: Am Ende des Geschäftsjahres möchte das Finanzamt eine Gewinnermittlung sehen, um die Steuern zu bemessen. Für Gründer sind die Anforderungen an Buchführung & Rechnungswesen oft kaum zu durchschauen. Denn welche Vorgaben Sie erfüllen müssen, das hängt stark von der Rechtsform Ihres Unternehmens und den erzielten Umsätzen und Gewinnen ab. Hier erhalten Sie den Durchblick im Dschungel von Buchführung & Rechnungswesen.

Inhalt

Was gehört alles zur Finanzbuchhaltung?

Buchführung & Rechnungswesen oder Buchhaltung – diese Begriffe lassen Gründer verzweifeln. Denn scheinbar meinen sie dasselbe und viele Menschen nutzen die einzelnen Bezeichnungen auch synonym. Dabei gibt es deutliche Unterschiede.

Die folgende Übersicht bringt Licht ins Dunkel:

Betriebliches Rechnungswesen

Das betriebliche Rechnungswesen umfasst das interne und das externe Rechnungswesen. Hier dokumentieren Sie alle Fakten über Einnahmen und Ausgaben, Verbindlichkeiten und Ähnliches, um sowohl für das Unternehmen als auch für externe Dritte wie das Finanzamt, Banken oder Gesellschafter und Investoren die nötigen Informationen über die finanzielle Lage bereitzuhalten. Über das betriebliche Rechnungswesen erhalten Sie die Kontrolle über die Finanzen und nehmen die Planung weiterer Investitionen vor.

Buchführung

Die Buchführung ist ein Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens. Hierzu gehört in erster Linie die Fibu (Finanzbuchführung), die zum externen Rechnungswesen eines Unternehmens gehört. Denn die Aufzeichnungen unterliegen den Regeln der Steuergesetzgebung und sind in einer bestimmten Form zu führen.

Buchhaltung

Buchhaltung ist die Bezeichnung für die Abteilung, in der die Mitarbeiter, also die Buchhalter, die Buchführung vornehmen.

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Warum sind Buchführung & Rechnungswesen so wichtig?

Über Buchführung & Rechnungswesen behalten Unternehmer nicht nur die Einnahmen und Ausgaben im Blick, sie erfüllen auch die Vorgaben des Gesetzgebers. Insgesamt bringen das betriebliche Rechnungswesen und eine saubere Buchführung folgende Pluspunkte:

  • Selbstständige sind dazu verpflichtet, die Bücher jederzeit ordentlich und lückenlos zu führen. Finanzamt, Gerichte und Prüfer müssen bei der Einsichtnahme die Eintragungen nachvollziehen können. Zudem ermitteln Unternehmen über die Buchführung den Gewinn. Geben Sie Einnahmen nicht korrekt an, machen Sie sich der Steuerhinterziehung schuldig, vergessen Sie die Angabe von Ausgaben, tragen Sie eine unnötig hohe Steuerlast.
  • Bankkredite, Fördermittel und Investoren gewinnen Sie nur mit harten Zahlen. Über Buchführung und Rechnungswesen weisen Sie den bisherigen Erfolg Ihres Unternehmens nach. Bei Gründern überzeugen die Ergebnisse der Buchführung der ersten drei oder sechs Monate erheblich mehr als die Annahmen aus dem Businessplan. Bei bereits länger bestehenden Unternehmen geht es ohne konkrete Zahlen, die die Entwicklung aufzeigen, gar nicht.
  • Als Gründer haben Sie einen Finanzplan erstellt. Mittels Buchführung & Rechnungswesen können Sie nun jederzeit überprüfen, ob Ihre Annahmen korrekt waren, übertroffen werden oder zusätzlicher Kapitalbedarf entsteht.
  • Durch die Buchhaltung vollziehen Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens rückblickend genau nach. Das hilft nicht nur, Fehler zu erkennen und die Wiederholung zu vermeiden. Für Startups sind diese Zahlen das beste Argument für die Preisverhandlungen, wenn das Unternehmen in der Exit-Phase verkauft werden soll.

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Welche Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht?

Buchführung & Rechnungswesen sind für alle Unternehmen ein Thema, schließlich erwartet das Finanzamt eine rechtmäßige Gewinnermittlung. Sieht der Gesetzgeber die Buchführungspflicht vor, ist immer die Bilanzierung gemeint.

Für Gründer und Kleinunternehmer genügt in der Regel zu Beginn die einfache Gewinnermittlung (sogenannte Einnahmenüberschussrechnung), um die Finanzen übersichtlich zu gestalten. Immerhin sind am Anfang der Geschäftstätigkeit nicht allzu viele Geschäftsvorfälle zu erwarten. Später kann es sinnvoll sein, freiwillig zu bilanzieren, weil diese mehr Übersicht und Sicherheit bietet.

Ob Sie mit der einfachen Gewinnermittlung arbeiten dürfen oder zur Bilanzierung verpflichtet sind, das hängt von verschiedenen Faktoren ab.

  • Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG haben keine Wahl. Sie sind zur Bilanzierung verpflichtet. Sie müssen am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen und die Geschäftsergebnisse im Bundesanzeiger veröffentlichen.
  • Eingetragene Kaufleute (e.K.) müssen bilanzieren, wenn sie mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen.

Nicht-Kaufleute (also Einzelunternehmen oder eine GbR) sind ebenso zur Bilanzierung verpflichtet, wenn der jährliche Umsatz 600.000 Euro oder der jährliche Gewinn 60.000 Euro übersteigt.

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Für wen gilt die einfache Gewinnermittlung (EÜR)?‎

Welche Pflichten im Bereich Buchführung & Rechnungswesen ein Gründer zu erfüllen hat, erschließt sich nicht unbedingt auf den ersten Blick. Tatsächlich ist es jedoch übersichtlich, sobald Sie das Grundprinzip verstanden haben.

  • Für Kleingewerbetreibende, Kleinunternehmer und eingetragene Kaufleute gibt es Erleichterungen bei Buchführung & Rechnungswesen, sofern der Jahresumsatz 600.000 Euro oder der Jahresgewinn 60.000 Euro nicht übersteigt. Auch sie dürfen die einfache Buchführung mittels EÜR nutzen.

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Wie funktioniert die einfache Gewinnermittlung?‎

Auch die einfache Gewinnermittlung (sogenannte Einnahmenüberschussrechnung) ist an gewisse Regeln gebunden, aber prinzipiell ist es wirklich einfach, Buchführung & Rechnungswesen auf diese Art zu organisieren. Denn im Grunde stellen Sie lediglich Ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Daher sollten Sie Ihre interne Buchführung so gestalten, dass alle relevanten Werte leicht zu ermitteln sind. Sie erstellen die EÜR nach folgendem Muster:

1. Gewinnermittlung

Betriebseinnahmen (netto)

+ vereinnahmte Umsatzsteuer

2. Betriebsausgaben

Absetzung für Abnutzung (AfA)

+ Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen

+ sonstige unbeschränkt absetzbare Betriebsausgaben

+ beschränkt abziehbare Betriebsausgaben

+ Kfz-Kosten und weitere Fahrtkosten

+ enthaltende Vorsteuer

+ bezahlte Umsatzsteuer

Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns oder Verlustes: Summe der Betriebseinnahmen – Summe der Betriebsausgaben

3. Ergänzende Angaben

Stille Reserven und Rücklagen

4. Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen

Entnahmen und Einlagen i. S. d. § 4 Abs. 4a EStG

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Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Gehören Sie zu den Gründern, die der Buchführungspflicht unterliegen (z. B. durch Gründung einer GmbH), müssen Sie selbstverständlich wissen, was es bei der doppelten Buchführung zu beachten gibt.

Welche Kriterien gelten für die doppelte Buchführung?

Jeder Unternehmer – auch Kleingewerbetreibende – kann sich freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden. Allerdings gibt es bestimmte Gruppen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dazu gehören:

  • alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind – z. B. die Rechtsformen OHG, GmbH oder AG
  • eingetragene Kaufleute, deren Umsatz 600.000 Euro oder deren Gewinn 60.000 Euro jährlich übersteigt
  • nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende, deren Umsatz 600.000 Euro oder deren Gewinn 60.000 Euro pro Jahr überschreitet

Unternehmer, die diese Kriterien nicht erfüllen, dürfen die einfachere EÜR erstellen.

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Buchführung und Rechnungswesen: die Bilanzierung

Bei der einfachen Buchführung werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Dagegen erfolgt bei der doppelten Buchführung ein Vergleich zwischen dem Betriebsvermögen zu Beginn und dem Betriebsvermögen am Ende des Geschäftsjahres.

Das funktioniert so:

  • Eröffnungsbilanz: Am Gründungstag des Unternehmens erstellen Sie die sogenannte Eröffnungsbilanz. Dazu erstellen Sie eine Liste des an diesem Stichtag vorhandenen Vermögens und der bestehenden Schulden. Dazu gehört auch eine Inventur.
  • Schlussbilanz: Am Ende des Jahres führen Sie eine erneute Inventur durch und bestimmen die Höhe von Vermögen und Schulden.

Das Betriebsvermögen ermitteln Sie anhand der Formel:

(Anlagevermögen + Umlaufvermögen) – Schulden = Betriebsvermögen

Weiterhin gilt Folgendes:

  • Die Summe des Betriebsvermögens der Schlussbilanz minus der Summe des Betriebsvermögens der Eröffnungsbilanz – vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen – ergibt, wie viel Gewinn oder Verlust das Unternehmen gemacht hat.
  • Die Positionen der Bilanz werden mit den verschiedenen Konten der Buchführung abgeglichen.
  • Den Jahresabschuss bildet die Bilanz zusammen mit der zugehörigen Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).

Für die steuerliche Bilanzierung bei Personengesellschaften gelten Besonderheiten.

Tipp: Viele Unternehmen lassen sich bei der Erstellung des Jahresbeschlusses von einem steuerlichen Berater unterstützen.

Buchführung & Rechnungswesen: die doppelte Buchführung

Die Basis für die Erstellung der Bilanz bildet die doppelte Buchführung. Denn die Bilanz besteht aus verschiedenen Konten. Wie viele und welche Konten erforderlich sind, liegt an der Größe und der Rechtsform des Unternehmens. Diese Faktoren entscheiden, wie die Bilanz aufgebaut wird.

Ein Grundsatz besteht immer:

Jede Buchung wird doppelt ausgeführt, weil sie ebenso auf der Soll-Seite wie auf der Haben-Seite verbucht wird.

Um die Buchungen auf den verschiedenen Konten der Soll- und Haben-Seite richtig durchzuführen, gibt es sogenannte Buchungssätze. Sie sind sozusagen die Anweisungen, wie die Beträge auf den Konten zu verbuchen sind. Vor jeder Buchung wird der Buchungssatz auf dem Beleg vermerkt. Dieses Festlegen des Buchungssatzes heißt Kontierung. In Buchführung & Rechnungswesen ist ein Buchungssatz immer nach dem Prinzip von Soll nach Haben aufgebaut.

Das klingt komplizierter als es ist, einige Beispiele machen das Vorgehen deutlich:

  • Ein Kunde zahlt eine fällige Rechnung über 300 Euro per Überweisung. Der zugehörige Buchungssatz lautet: Bankkonto an Forderungen 300 Euro. Auf der aktiven Seite der Bilanz (dem Bankkonto) erhöhen sich die liquiden Mittel um 300 Euro, dafür schrumpfen auf der anderen Seite die Forderungen um 300 Euro.
  • Ein Kunde bezahlt 200 Euro bar und überweist den Restbetrag von 150 Euro. Der Gesamtbetrag liegt also bei 350 Euro. Der Buchungssatz lautet: Kasse 200 Euro, Bankkonto 150 Euro an Forderungen 350 Euro. Hier wird der nächste Grundsatz deutlich: Summe der Soll-Buchungen = Summe der Haben-Buchungen.

Tipp: Buchführungs-Software speichert die Buchungssätze für bestimmte Vorfälle und führt diese automatisch aus. Das verringert die Fehlerquote.

Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss über alle unternehmerischen Aktivitäten Buch führen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, soll die doppelte Buchführung alle Handelsgeschäfte und alle Vermögensgegenstände aufzeigen. Damit das funktioniert, hat die Buchführung „doppelt“ in zwei Büchern geführt zu werden. Daher kommt auch ursprünglich der Name der doppelten Buchführung. Die Bücher sind folgende:

  • das Grundbuch, auch Journal genannt
  • das Hauptbuch, auch als Sachkonten bezeichnet

Das Grundbuch übernimmt die zeitliche Ordnung der Geschäftsvorfälle. Hier erfolgt die Erfassung aller Vorgänge mit Datum, Nummer, Beleg und Betrag aus dem betreffenden Konto und dem zugehörigen Gegenkonto. Das Kassenbuch, Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge sind typisch für das Grundbuch.

Das Hauptbuch übernimmt die sachliche Ordnung. Aus dem Kontenabschluss des Hauptbuches ergibt sich die Bilanz. Nebenbücher wie ein Warenbuch oder ein Lohn- und Gehaltsbuch können die doppelte Buchführung unterstützen.

Tipp: Belege, Rechnungen und Bilanz müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren. Mehr Infos zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.

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Was fällt alles unter das betriebliche Rechnungswesen?

Buchführung & Rechnungswesen leisten heutzutage viel mehr, als lediglich finanzielle Aspekte wie Einnahmen und Ausgaben zu betrachten. Zwar existiert die doppelte Buchführung in ihren Grundzügen bereits seit dem 16. Jahrhundert, aber die moderne Form von Buchführung & Rechnungswesen gibt Ihnen wichtige Informationen über den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens. Denn seit Beginn der Industrialisierung haben sich die Strukturen und die Aufgaben in Buchführung & Rechnungswesen rasant entwickelt. Zusätzlich zur Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten (Soll und Haben) sammelt und analysiert die moderne Buchführung alle Kennzahlen, die ein Selbstständiger benötigt, um die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens zu beurteilen und für die Zukunft zu planen.

Aufgaben und Strukturen

Buchführung & Rechnungswesen haben die Aufgabe, alle wirtschaftlichen Vorfälle, die sich wert- und mengenmäßig erfassen lassen, aufzuzeichnen und auszuwerten. Das aktuelle betriebliche Rechnungswesen zeichnet sich durch folgende Strukturen aus:

  • Buchführung, insbesondere Finanzbuchführung (Fibu)
  • Kosten- und Leistungsrechnung, auch als Betriebsbuchführung bezeichnet
  • Vergleichsrechnung oder Statistik
  • Planungsrechnung

Aufgaben der Buchführung

Die Buchführung bildet das Herz des betrieblichen Rechnungswesens. Hier bilden Sie planmäßig und ohne Lücken alle Geschäftsvorfälle ab. Damit liefert die Buchhaltung die Basisdaten für alle weiteren Berechnungen im betrieblichen Rechnungswesen.

Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung überwachen Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Die Rohdaten der Buchführung in Verbindung mit den kalkulatorischen Kosten dienen in diesem Bereich dazu, die Selbstkosten zu ermitteln. Dabei gehen Sie getrennt nach Abteilungen und Erzeugnissen vor, um einen genauen Überblick zu erhalten. Zugleich liefert die Kosten- und Leistungsrechnung die nötigen Zahlen für Folgendes:

  • Jahresabschluss
  • Vergleichsrechnung
  • Planungsrechnung

Aufgaben der Vergleichsrechnung

Mit der Vergleichsrechnung (Statistik) werten Sie die in der Buchführung und bei der Kosten- und Leistungsrechnung gewonnen Zahlen aus. Diese Berechnungen bilden die Grundlage für die Planungsrechnung.

Aufgaben der Vergleichsrechnung

Mit der Vergleichsrechnung (Statistik) werten Sie die in der Buchführung und bei der Kosten- und Leistungsrechnung gewonnen Zahlen aus. Diese Berechnungen bilden die Grundlage für die Planungsrechnung.

Aufgaben der Planungsrechnung

Hier fließen alle Erkenntnisse aus der gesamten betrieblichen Buchführung zusammen und werden mit Erkenntnissen über außerbetriebliche Fakten und Entwicklungen angereichert. Damit erhalten Sie die nötigen Fakten, um wirtschaftliche Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

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Rechnungsprogramme ‎für Gründer

Gründer und bereits etablierte selbstständige Unternehmer müssen sich nicht nur mit Buchführung & Rechnungswesen herumschlagen, auch die Rechnungsstellung gehört zu den wichtigen Aufgaben. Rechnungen zu schreiben, ist zwar nicht produktiv, aber ohne Rechnung fehlen die Einnahmen. Elektronische Rechnungsprogramme sind als Offline-Version zur festen Installation auf dem PC und als Online-Version, auf die Sie jederzeit und an jedem Ort zugreifen können, erhältlich. Unabhängig davon, für welche Variante Sie sich entscheiden, genießen Sie folgende Vorteile:

  • erhebliche Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung
  • flexible Programme, die verschiedene Steuersätze oder Auslandsrechnungen verarbeiten, ohne dass jeweils eine neue Vorlage erstellt werden muss
  • automatischer Überblick über gestellte Rechnungen und offene Zahlungen
  • bei Bedarf Mahnungserstellung auf Knopfdruck
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen

Tipp: Viele Rechnungsprogramme lassen sich mit einem Buchführungsprogramm verknüpfen und leiten die entsprechenden Daten automatisch in die Buchführung weiter.

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Welche Buchhaltungsprogramme sind für Gründer ‎geeignet?‎

Eine gute Buchhaltungssoftware kann den Gründern ebenso wie gestandenen Unternehmern die betriebliche Buchführung erleichtern. Existenzgründer haben in der Regel folgenden Anspruch an Buchhaltungsprogramme:

  • kostengünstig
  • einfach zu bedienen
  • umfangreiche Hilfefunktionen
  • Prüfroutinen, die Fehler oder fehlende Angaben erkennen und melden.

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Benötigen Gründer unbedingt einen steuerlichen Berater?‎

Ob Sie für Ihr junges Unternehmen einen steuerlichen Berater benötigen, das hängt stark von der gewählten Rechtsform ab. Es besteht kein Zwang, einen Steuerberater mit der Abschlusserstellung zu beauftragen. Auch Ihre Vorkenntnisse und Ihr Wille (bzw. Ihre Zeit), sich in das Thema einzuarbeiten, haben einen großen Einfluss darauf, ob Sie Hilfe suchen sollten oder nicht. Schließlich ist eine EÜR leichter zu bewältigen als die doppelte Buchführung und Bilanzierung.

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Benötigen Gründer ein Controlling für Buchführung & ‎Rechnungswesen?‎

Die einfache Antwort lautet: „Ja“! Existenzgründer sollten die Finanzen ab dem Gründungstag genau im Auge behalten. Das kostet zwar Zeit und macht meist wenig Spaß, aber es bewahrt Sie davor, plötzlich vor einem finanziellen Desaster zu stehen. Überwachen Sie die Einnahmen und Ausgaben stetig. So bemerken Sie rechtzeitig, wenn bestimmte Posten überhandnehmen und Ihr Unternehmen droht, in Schieflage zu geraten. Nur wer seine Zahlen kennt, kann rechtzeitig gegensteuern.

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Häufige Fragen zu Buchführung und Rechnungswesen

Buchführung & Rechnungswesen: Wie erstelle ich einen Finanzplan?

Sie erstellen eine Rentabilitätsvorschau und eine Liquiditätsplanung. Mit deren Ergebnissen formulieren Sie den Finanzplan.

Was hat das Rechnungswesen mit unternehmerischem Denken zu tun?

Nur wer seine Unternehmensziele kurz-, mittel- und langfristig plant, hat Erfolg. Das Rechnungswesen liefert die Basis für die unternehmerischen Entscheidungen und Planungen.

Wie sollten Existenzgründer das betriebliche Rechnungswesen gestalten?

Zu Beginn sollten Sie Buchführung & Rechnungswesen so einfach wie möglich halten. Sofern Sie nicht der Buchführungspflicht unterliegen, genügt zu Beginn eine EÜR.

Einkünfte aus freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit: Buchhaltung trennen?

Steuerlich werden diese unterschiedlichen Einkünfte getrennt behandelt, daher sollten Sie unbedingt auch eine getrennte Buchführung betreiben und getrennte Geschäftskonten nutzen.

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Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.