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Ratgeber

Buchführung & Rechnungswesen kompakt ‎für Einsteiger

Für alle selbstständigen Unternehmer gilt: Am Ende des Geschäftsjahres möchte das Finanzamt eine Gewinnermittlung sehen, um die Steuern zu bemessen. Für Gründer sind die Anforderungen an Buchführung & Rechnungswesen oft kaum zu durchschauen. Denn welche Vorgaben Sie erfüllen müssen, das hängt stark von der Rechtsform Ihres Unternehmens und den erzielten Umsätzen und Gewinnen ab. Hier erhalten Sie den Durchblick im Dschungel von Buchführung & Rechnungswesen.

Inhalt

Was gehört alles zur Finanzbuchhaltung? Warum sind Buchführung & Rechnungswesen so wichtig? Welche Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht? Für wen gilt die einfache Buchführungspflicht (Einnahmenüberschußrechnung)? Buchführung & Rechnungswesen: Wie funktioniert die einfache Buchführung / Einnahmenüberschußrechnung? Kassenbuch führen: Was müssen Sie beachten? Wie funktioniert die doppelte Buchführung? Buchführung und Rechnungswesen: die Bilanzierung Was fällt alles unter das betriebliche Rechnungswesen? Darum ist ein Rechnungsprogramm empfehlenswert für Gründer Benötigen Gründer unbedingt einen steuerlichen Berater Benötigen Gründer ein Controlling für Buchführung & Rechnungswesen? FAQs

Was gehört alles zur Finanzbuchhaltung?

Buchführung & Rechnungswesen oder Buchhaltung – diese Begriffe lassen Gründer verzweifeln. Denn scheinbar meinen sie dasselbe und viele Menschen nutzen die einzelnen Bezeichnungen auch synonym. Dabei gibt es deutliche Unterschiede.

Die folgende Übersicht bringt Licht ins Dunkel:

Betriebliches Rechnungswesen

Das betriebliche Rechnungswesen umfasst das interne und das externe Rechnungswesen. Hier dokumentieren Sie alle Fakten über Einnahmen und Ausgaben, Verbindlichkeiten und Ähnliches, um sowohl für das Unternehmen als auch für externe Dritte wie das Finanzamt, Banken oder Gesellschafter und Investoren die nötigen Informationen über die finanzielle Lage bereitzuhalten. Über das betriebliche Rechnungswesen erhalten Sie die Kontrolle über die Finanzen und nehmen die Planung weiterer Investitionen vor.

Buchführung

Die Buchführung ist ein Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens. Hierzu gehört in erster Linie die Fibu (Finanzbuchführung), die zum externen Rechnungswesen eines Unternehmens gehört. Denn die Aufzeichnungen unterliegen den Regeln der Steuergesetzgebung und sind in einer bestimmten Form zu führen.

Buchhaltung

Buchhaltung ist die Bezeichnung für die Abteilung, in der die Mitarbeiter, also die Buchhalter, die Buchführung vornehmen.

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Warum sind Buchführung & Rechnungswesen so wichtig?

Über Buchführung & Rechnungswesen behalten Unternehmer nicht nur die Einnahmen und Ausgaben im Blick, sie erfüllen auch die Vorgaben des Gesetzgebers. Insgesamt bringen das betriebliche Rechnungswesen und eine saubere Buchführung folgende Pluspunkte:

  • Selbstständige sind dazu verpflichtet, die Bücher jederzeit ordentlich und lückenlos zu führen. Finanzamt, Gerichte und Prüfer müssen bei der Einsichtnahme die Eintragungen nachvollziehen können. Zudem ermitteln Unternehmen über die Buchführung den Gewinn. Geben Sie Einnahmen nicht korrekt an, machen Sie sich der Steuerhinterziehung schuldig, vergessen Sie die Angabe von Ausgaben, tragen Sie eine unnötig hohe Steuerlast.
  • Bankkredite, Fördermittel und Investoren gewinnen Sie nur mit harten Zahlen. Über Buchführung und Rechnungswesen weisen Sie den bisherigen Erfolg Ihres Unternehmens nach. Bei Gründern überzeugen die Ergebnisse der Buchführung der ersten drei oder sechs Monate erheblich mehr als die Annahmen aus dem Businessplan. Bei bereits länger bestehenden Unternehmen geht es ohne konkrete Zahlen, die die Entwicklung aufzeigen, gar nicht.
  • Als Gründer haben Sie einen Finanzplan erstellt. Mittels Buchführung & Rechnungswesen können Sie nun jederzeit überprüfen, ob Ihre Annahmen korrekt waren, übertroffen werden oder zusätzlicher Kapitalbedarf entsteht.
  • Durch die Buchhaltung vollziehen Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens rückblickend genau nach. Das hilft nicht nur, Fehler zu erkennen und die Wiederholung zu vermeiden. Für Startups sind diese Zahlen das beste Argument für die Preisverhandlungen, wenn das Unternehmen in der Exit-Phase verkauft werden soll.

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Welche Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht?

Buchführung & Rechnungswesen sind für alle Unternehmen ein Thema, schließlich erwartet das Finanzamt eine rechtmäßige Gewinnermittlung. Sieht der Gesetzgeber die Buchführungspflicht vor, ist immer die Bilanzierung gemeint.

Für Gründer und Kleinunternehmer genügt in der Regel zu Beginn die einfache Gewinnermittlung (sogenannte Einnahmenüberschussrechnung), um die Finanzen übersichtlich zu gestalten. Immerhin sind am Anfang der Geschäftstätigkeit nicht allzu viele Geschäftsvorfälle zu erwarten. Später kann es sinnvoll sein, freiwillig zu bilanzieren, weil diese mehr Übersicht und Sicherheit bietet.

Ob Sie mit der einfachen Gewinnermittlung arbeiten dürfen oder zur Bilanzierung verpflichtet sind, das hängt von verschiedenen Faktoren ab.

  • Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG haben keine Wahl. Sie sind zur Bilanzierung verpflichtet. Sie müssen am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen und die Geschäftsergebnisse im Bundesanzeiger veröffentlichen.
  • Eingetragene Kaufleute (e.K.) müssen bilanzieren, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen.

Nicht-Kaufleute (also Einzelunternehmen oder eine GbR) sind ebenso zur Bilanzierung verpflichtet, wenn der jährliche Umsatz 600.000 Euro (seit 28.03.2024: 800.000 Euro) oder der jährliche Gewinn 60.000 Euro (seit 28.03.2024: 80.000) übersteigt.

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Für wen gilt die einfache Gewinnermittlung (EÜR)?‎

Welche Pflichten im Bereich Buchführung & Rechnungswesen ein Gründer zu erfüllen hat, erschließt sich nicht unbedingt auf den ersten Blick. Tatsächlich ist es jedoch übersichtlich, sobald Sie das Grundprinzip verstanden haben.

  • Für Kleingewerbetreibende, Kleinunternehmer und eingetragene Kaufleute gibt es Erleichterungen bei Buchführung & Rechnungswesen, sofern der Jahresumsatz 800.000 Euro oder der Jahresgewinn 80.000 Euro nicht übersteigt. Auch sie dürfen die einfache Buchführung mittels EÜR nutzen.

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Wie funktioniert die einfache Gewinnermittlung?‎

Auch die einfache Gewinnermittlung (sogenannte Einnahmenüberschussrechnung) ist an gewisse Regeln gebunden, aber prinzipiell ist es wirklich einfach, Buchführung & Rechnungswesen auf diese Art zu organisieren. Denn im Grunde stellen Sie lediglich Ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Daher sollten Sie Ihre interne Buchführung so gestalten, dass alle relevanten Werte leicht zu ermitteln sind. Sie erstellen die EÜR nach folgendem Muster:

1. Gewinnermittlung

Betriebseinnahmen (netto)

+ vereinnahmte Umsatzsteuer

2. Betriebsausgaben

Absetzung für Abnutzung (AfA)

+ Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen

+ sonstige unbeschränkt absetzbare Betriebsausgaben

+ beschränkt abziehbare Betriebsausgaben

+ Kfz-Kosten und weitere Fahrtkosten

+ enthaltende Vorsteuer

+ bezahlte Umsatzsteuer

Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns oder Verlustes: Summe der Betriebseinnahmen – Summe der Betriebsausgaben

3. Ergänzende Angaben

Stille Reserven und Rücklagen

4. Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen

Entnahmen und Einlagen i. S. d. § 4 Abs. 4a EStG

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Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Gehören Sie zu den Gründern, die der Buchführungspflicht unterliegen (z. B. durch Gründung einer GmbH), müssen Sie selbstverständlich wissen, was es bei der doppelten Buchführung zu beachten gibt.

Welche Kriterien gelten für die doppelte Buchführung?

Jeder Unternehmer – auch Kleingewerbetreibende – kann sich freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden. Allerdings gibt es bestimmte Gruppen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dazu gehören:

  • alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind – z. B. die Rechtsformen OHG, GmbH oder AG
  • eingetragene Kaufleute, deren Umsatz 800.000 Euro oder deren Gewinn 80.000 Euro jährlich übersteigt
  • nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende, deren Umsatz 800.000 Euro oder deren Gewinn 80.000 Euro pro Jahr überschreitet

Unternehmer, die diese Kriterien nicht erfüllen, dürfen die einfachere EÜR erstellen.

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Buchführung und Rechnungswesen: die Bilanzierung

Bei der einfachen Buchführung werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Dagegen erfolgt bei der doppelten Buchführung ein Vergleich zwischen dem Betriebsvermögen zu Beginn und dem Betriebsvermögen am Ende des Geschäftsjahres.

Das funktioniert so:

  • Eröffnungsbilanz: Am Gründungstag des Unternehmens erstellen Sie die sogenannte Eröffnungsbilanz. Dazu erstellen Sie eine Liste des an diesem Stichtag vorhandenen Vermögens und der bestehenden Schulden. Dazu gehört auch eine Inventur.
  • Schlussbilanz: Am Ende des Jahres führen Sie eine erneute Inventur durch und bestimmen die Höhe von Vermögen und Schulden.

Das Betriebsvermögen ermitteln Sie anhand der Formel:

(Anlagevermögen + Umlaufvermögen) – Schulden = Betriebsvermögen

Weiterhin gilt Folgendes:

  • Die Summe des Betriebsvermögens der Schlussbilanz minus der Summe des Betriebsvermögens der Eröffnungsbilanz – vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen – ergibt, wie viel Gewinn oder Verlust das Unternehmen gemacht hat.
  • Die Positionen der Bilanz werden mit den verschiedenen Konten der Buchführung abgeglichen.
  • Den Jahresabschuss bildet die Bilanz zusammen mit der zugehörigen Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).

Für die steuerliche Bilanzierung bei Personengesellschaften gelten Besonderheiten.

Tipp: Viele Unternehmen lassen sich bei der Erstellung des Jahresbeschlusses von einem steuerlichen Berater unterstützen.

Buchführung & Rechnungswesen: die doppelte Buchführung

Die Basis für die Erstellung der Bilanz bildet die doppelte Buchführung. Denn die Bilanz besteht aus verschiedenen Konten. Wie viele und welche Konten erforderlich sind, liegt an der Größe und der Rechtsform des Unternehmens. Diese Faktoren entscheiden, wie die Bilanz aufgebaut wird.

Ein Grundsatz besteht immer:

Jede Buchung wird doppelt ausgeführt, weil sie ebenso auf der Soll-Seite wie auf der Haben-Seite verbucht wird.

Um die Buchungen auf den verschiedenen Konten der Soll- und Haben-Seite richtig durchzuführen, gibt es sogenannte Buchungssätze. Sie sind sozusagen die Anweisungen, wie die Beträge auf den Konten zu verbuchen sind. Vor jeder Buchung wird der Buchungssatz auf dem Beleg vermerkt. Dieses Festlegen des Buchungssatzes heißt Kontierung. In Buchführung & Rechnungswesen ist ein Buchungssatz immer nach dem Prinzip von Soll nach Haben aufgebaut.

Das klingt komplizierter als es ist, einige Beispiele machen das Vorgehen deutlich:

  • Ein Kunde zahlt eine fällige Rechnung über 300 Euro per Überweisung. Der zugehörige Buchungssatz lautet: Bankkonto an Forderungen 300 Euro. Auf der aktiven Seite der Bilanz (dem Bankkonto) erhöhen sich die liquiden Mittel um 300 Euro, dafür schrumpfen auf der anderen Seite die Forderungen um 300 Euro.
  • Ein Kunde bezahlt 200 Euro bar und überweist den Restbetrag von 150 Euro. Der Gesamtbetrag liegt also bei 350 Euro. Der Buchungssatz lautet: Kasse 200 Euro, Bankkonto 150 Euro an Forderungen 350 Euro. Hier wird der nächste Grundsatz deutlich: Summe der Soll-Buchungen = Summe der Haben-Buchungen.

Tipp: Buchführungs-Software speichert die Buchungssätze für bestimmte Vorfälle und führt diese automatisch aus. Das verringert die Fehlerquote.

Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss über alle unternehmerischen Aktivitäten Buch führen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, soll die doppelte Buchführung alle Handelsgeschäfte und alle Vermögensgegenstände aufzeigen. Damit das funktioniert, hat die Buchführung „doppelt“ in zwei Büchern geführt zu werden. Daher kommt auch ursprünglich der Name der doppelten Buchführung. Die Bücher sind folgende:

  • das Grundbuch, auch Journal genannt
  • das Hauptbuch, auch als Sachkonten bezeichnet

Das Grundbuch übernimmt die zeitliche Ordnung der Geschäftsvorfälle. Hier erfolgt die Erfassung aller Vorgänge mit Datum, Nummer, Beleg und Betrag aus dem betreffenden Konto und dem zugehörigen Gegenkonto. Das Kassenbuch, Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge sind typisch für das Grundbuch.

Das Hauptbuch übernimmt die sachliche Ordnung. Aus dem Kontenabschluss des Hauptbuches ergibt sich die Bilanz. Nebenbücher wie ein Warenbuch oder ein Lohn- und Gehaltsbuch können die doppelte Buchführung unterstützen.

Tipp: Belege, Rechnungen und Bilanz müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren. Mehr Infos zu den Fristen finden Sie im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen .

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Was fällt alles unter das betriebliche Rechnungswesen?

Buchführung & Rechnungswesen leisten heutzutage viel mehr, als lediglich finanzielle Aspekte wie Einnahmen und Ausgaben zu betrachten. Zwar existiert die doppelte Buchführung in ihren Grundzügen bereits seit dem 16. Jahrhundert, aber die moderne Form von Buchführung & Rechnungswesen gibt Ihnen wichtige Informationen über den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens. Denn seit Beginn der Industrialisierung haben sich die Strukturen und die Aufgaben in Buchführung & Rechnungswesen rasant entwickelt. Zusätzlich zur Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten (Soll und Haben) sammelt und analysiert die moderne Buchführung alle Kennzahlen, die ein Selbstständiger benötigt, um die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens zu beurteilen und für die Zukunft zu planen.

Aufgaben und Strukturen

Buchführung & Rechnungswesen haben die Aufgabe, alle wirtschaftlichen Vorfälle, die sich wert- und mengenmäßig erfassen lassen, aufzuzeichnen und auszuwerten. Das aktuelle betriebliche Rechnungswesen zeichnet sich durch folgende Strukturen aus:

  • Buchführung, insbesondere Finanzbuchführung (Fibu)
  • Kosten- und Leistungsrechnung, auch als Betriebsbuchführung bezeichnet
  • Vergleichsrechnung oder Statistik
  • Planungsrechnung

Aufgaben der Buchführung

Die Buchführung bildet das Herz des betrieblichen Rechnungswesens. Hier bilden Sie planmäßig und ohne Lücken alle Geschäftsvorfälle ab. Damit liefert die Buchhaltung die Basisdaten für alle weiteren Berechnungen im betrieblichen Rechnungswesen.

Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung überwachen Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Die Rohdaten der Buchführung in Verbindung mit den kalkulatorischen Kosten dienen in diesem Bereich dazu, die Selbstkosten zu ermitteln. Dabei gehen Sie getrennt nach Abteilungen und Erzeugnissen vor, um einen genauen Überblick zu erhalten. Zugleich liefert die Kosten- und Leistungsrechnung die nötigen Zahlen für Folgendes:

  • Jahresabschluss
  • Vergleichsrechnung
  • Planungsrechnung

Aufgaben der Vergleichsrechnung

Mit der Vergleichsrechnung (Statistik) werten Sie die in der Buchführung und bei der Kosten- und Leistungsrechnung gewonnen Zahlen aus. Diese Berechnungen bilden die Grundlage für die Planungsrechnung.

Aufgaben der Planungsrechnung

Hier fließen alle Erkenntnisse aus der gesamten betrieblichen Buchführung zusammen und werden mit Erkenntnissen über außerbetriebliche Fakten und Entwicklungen angereichert. Damit erhalten Sie die nötigen Fakten, um wirtschaftliche Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

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Rechnungsprogramme ‎für Gründer

Gründer und bereits etablierte selbstständige Unternehmer müssen sich nicht nur mit Buchführung & Rechnungswesen herumschlagen, auch die Rechnungsstellung gehört zu den wichtigen Aufgaben. Rechnungen zu schreiben, ist zwar nicht produktiv, aber ohne Rechnung fehlen die Einnahmen. Elektronische Rechnungsprogramme sind als Offline-Version zur festen Installation auf dem PC und als Online-Version, auf die Sie jederzeit und an jedem Ort zugreifen können, erhältlich. Unabhängig davon, für welche Variante Sie sich entscheiden, genießen Sie folgende Vorteile:

  • erhebliche Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung
  • flexible Programme, die verschiedene Steuersätze oder Auslandsrechnungen verarbeiten, ohne dass jeweils eine neue Vorlage erstellt werden muss
  • automatischer Überblick über gestellte Rechnungen und offene Zahlungen
  • bei Bedarf Mahnungserstellung auf Knopfdruck
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen

Tipp: Viele Rechnungsprogramme lassen sich mit einem Buchführungsprogramm verknüpfen und leiten die entsprechenden Daten automatisch in die Buchführung weiter.

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Welche Buchhaltungsprogramme sind für Gründer ‎geeignet?‎

Eine gute Buchhaltungssoftware kann den Gründern ebenso wie gestandenen Unternehmern die betriebliche Buchführung erleichtern. Existenzgründer haben in der Regel folgenden Anspruch an Buchhaltungsprogramme:

  • kostengünstig
  • einfach zu bedienen
  • umfangreiche Hilfefunktionen
  • Prüfroutinen, die Fehler oder fehlende Angaben erkennen und melden.

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Benötigen Gründer unbedingt einen steuerlichen Berater?‎

Ob Sie für Ihr junges Unternehmen einen steuerlichen Berater benötigen, das hängt stark von der gewählten Rechtsform ab. Es besteht kein Zwang, einen Steuerberater mit der Abschlusserstellung zu beauftragen. Auch Ihre Vorkenntnisse und Ihr Wille (bzw. Ihre Zeit), sich in das Thema einzuarbeiten, haben einen großen Einfluss darauf, ob Sie Hilfe suchen sollten oder nicht. Schließlich ist eine EÜR leichter zu bewältigen als die doppelte Buchführung und Bilanzierung.

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Benötigen Gründer ein Controlling für Buchführung & ‎Rechnungswesen?‎

Die einfache Antwort lautet: „Ja“! Existenzgründer sollten die Finanzen ab dem Gründungstag genau im Auge behalten. Das kostet zwar Zeit und macht meist wenig Spaß, aber es bewahrt Sie davor, plötzlich vor einem finanziellen Desaster zu stehen. Überwachen Sie die Einnahmen und Ausgaben stetig. So bemerken Sie rechtzeitig, wenn bestimmte Posten überhandnehmen und Ihr Unternehmen droht, in Schieflage zu geraten. Nur wer seine Zahlen kennt, kann rechtzeitig gegensteuern.

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Häufige Fragen zu Buchführung und Rechnungswesen

Buchführung & Rechnungswesen: Wie erstelle ich einen Finanzplan?

Sie erstellen eine Rentabilitätsvorschau und eine Liquiditätsplanung. Mit deren Ergebnissen formulieren Sie den Finanzplan.

Was hat das Rechnungswesen mit unternehmerischem Denken zu tun?

Nur wer seine Unternehmensziele kurz-, mittel- und langfristig plant, hat Erfolg. Das Rechnungswesen liefert die Basis für die unternehmerischen Entscheidungen und Planungen.

Wie sollten Existenzgründer das betriebliche Rechnungswesen gestalten?

Zu Beginn sollten Sie Buchführung & Rechnungswesen so einfach wie möglich halten. Sofern Sie nicht der Buchführungspflicht unterliegen, genügt zu Beginn eine EÜR.

Einkünfte aus freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit: Buchhaltung trennen?

Steuerlich werden diese unterschiedlichen Einkünfte getrennt behandelt, daher sollten Sie unbedingt auch eine getrennte Buchführung betreiben und getrennte Geschäftskonten nutzen.

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Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.

FAQs Buchführung und Rechnungswesen für gewerbliche Unternehmen

Stand: 8. Juni 2026

Gewerbliche Unternehmer müssen ihre betrieblichen Einnahmen, Ausgaben und Belege so dokumentieren, dass der Gewinn nachvollziehbar ermittelt werden kann. Diese Unterlagen sind Grundlage für die Steuererklärungen und für mögliche Rückfragen oder Prüfungen des Finanzamts.

Nicht jeder Unternehmer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Aber auch Unternehmer, die ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, ermitteln, müssen ihre Geschäftsvorfälle vollständig, geordnet und nachvollziehbar aufzeichnen.

Aufzeichnungen sind die Dokumentation steuerlich relevanter Vorgänge, zum Beispiel Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Kassenbewegungen und Belege.

Buchhaltung wird in der Praxis häufig als Begriff für die laufende Erfassung dieser Geschäftsvorfälle verwendet.

Buchführung im engeren Sinn meint regelmäßig die systematische Erfassung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Wenn von gesetzlicher Buchführungspflicht gesprochen wird, ist damit in der Praxis häufig auch die Pflicht zur Bilanzierung gemeint.

Rechnungswesen ist der Oberbegriff. Es umfasst insbesondere Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling, EÜR oder Jahresabschluss sowie Auswertungen zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens. Man unterscheidet dabei häufig zwischen externem Rechnungswesen (z. B. Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss für Finanzamt und Dritte) und internem Rechnungswesen (z. B. Kostenrechnung und Controlling für Unternehmensentscheidungen).

Nein. Nicht jedes gewerbliche Unternehmen muss doppelte Buchführung machen.

Die EÜR kommt insbesondere in Betracht für:

  • gewerbliche Einzelunternehmen,
  • gewerbliche GbR, soweit der Umfang keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert,
  • kleinere Einzelkaufleute, wenn die Voraussetzungen des § 241a HGB erfüllt sind,

jeweils nur, wenn keine gesetzliche Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung besteht und auch nicht freiwillig Bücher geführt und Abschlüsse gemacht werden.

Für wen ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) typischerweise möglich?

Die EÜR ist typischerweise möglich bei gewerblichen Einzelunternehmen, wenn keine handelsrechtliche oder steuerliche Buchführungspflicht besteht.

Sie ist außerdem möglich bei gewerblichen GbR, wenn das Unternehmen nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und keine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO besteht.

Auch Einzelkaufleute, also e. K., können die EÜR nutzen, wenn sie unter die Befreiung des § 241a HGB fallen und auch steuerlich keine Buchführungspflicht besteht.

Die EÜR ist grundsätzlich nicht möglich für Unternehmen, die handelsrechtlich buchführungs- und bilanzierungspflichtig sind.

Das betrifft insbesondere:

  • GmbH,
  • UG haftungsbeschränkt,
  • AG,
  • eG,
  • OHG,
  • KG,
  • GmbH & Co. KG.

Diese Rechtsformen sind regelmäßig handelsrechtlich buchführungs- und bilanzierungspflichtig. Sie müssen ihren Gewinn grundsätzlich durch Betriebsvermögensvergleich, also durch Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, ermitteln.

Zudem gilt: Gewerbliche Unternehmer, die nicht bereits nach Handelsrecht buchführungspflichtig sind, können nach § 141 AO steuerlich buchführungspflichtig werden, so dass dann eine EÜR ist grundsätzlich nicht möglich ist.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Gewinnermittlungsart ist ferner nicht zulässig im Fall der Ausübung der Körperschaftsteuer-Option (§ 1a KStG).

Gewerbliche Unternehmer, die nicht bereits nach Handelsrecht buchführungspflichtig sind, können nach § 141 AO steuerlich buchführungspflichtig werden.

Das gilt insbesondere, wenn für den einzelnen Betrieb eine der folgenden Grenzen überschritten wird:

  • mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder
  • mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr.

Das Überschreiten einer Grenze reicht aus.

Wichtig: Die Pflicht zur Buchführung beginnt in der Regel nicht sofort. Sie gilt erst ab dem nächsten Geschäftsjahr, nachdem das Finanzamt Sie darüber informiert hat.

Nein. Hier muss unterschieden werden.

Bei nicht im Handelsregister eingetragenen gewerblichen Einzelunternehmen und bei gewerblichen GbR ist vor allem § 141 AO wichtig. Danach kann eine steuerliche Buchführungspflicht entstehen, wenn mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn erzielt werden.

Bei Einzelkaufleuten, also e. K., ist zusätzlich § 241a HGB wichtig. Die handelsrechtliche Befreiung greift nur, wenn an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen beide Werte nicht überschritten werden: nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss. Bei Neugründungen genügt der erste Abschlussstichtag.

Bei Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften wie GmbH, UG, AG, OHG, KG oder GmbH & Co. KG hilft die Unterschreitung dieser Grenzen grundsätzlich nicht. Die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht folgt hier regelmäßig bereits aus der Rechtsform beziehungsweise der Kaufmannseigenschaft.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung.

Vereinfacht gilt:

Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben = Gewinn oder Verlust

Sie ist weniger aufwendig als die doppelte Buchführung. Sie ersetzt aber nicht die Pflicht, Einnahmen, Ausgaben und Belege vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die EÜR folgt grundsätzlich dem Zu- und Abflussprinzip (§ 11 EStG).

Ja, aber nur, wenn keine Buchführungs- und Bilanzierungspflicht besteht.

Wichtig ist die Unterscheidung: Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer. Sie entscheidet nicht automatisch darüber, ob ein Unternehmer seinen Gewinn per EÜR ermitteln darf oder bilanzieren muss.

Ein gewerblicher Kleinunternehmer als Einzelunternehmer oder GbR kann seinen Gewinn grundsätzlich per EÜR ermitteln, wenn keine Buchführungspflicht besteht. Eine GmbH oder UG kann dagegen nicht allein deshalb eine EÜR nutzen, weil sie umsatzsteuerlich Kleinunternehmer sein könnte.

Zum Rechnungswesen gehören insbesondere:

  • Ausgangsrechnungen,
  • Eingangsrechnungen,
  • Bankbewegungen,
  • Kassenaufzeichnungen, soweit Bargeschäfte vorliegen,
  • Belegablage,
  • umsatzsteuerliche Aufzeichnungen,
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung bei nicht bilanzierenden Unternehmen oder der Jahresabschluss bei bilanzierenden Unternehmen.
  • Auswertungen zu Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquidität.

Das Rechnungswesen dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Pflichten. Es hilft Unternehmen auch, die wirtschaftliche Lage des Betriebs zu beurteilen, offene Forderungen zu überwachen und finanzielle Entscheidungen vorzubereiten.

Wer Bargeschäfte hat, muss Bareinnahmen und Barausgaben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Wichtig sind insbesondere:

  • vollständige Erfassung aller Bareinnahmen und Barausgaben,
  • tägliche Kassenaufzeichnungen,
  • nachvollziehbarer Kassenbestand,
  • keine rechnerischen Kassenminusbestände,
  • geordnete Belege,
  • keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung.

Wer keine Bargeschäfte hat, benötigt in der Regel auch kein Kassenbuch.

Nein. Ein Kassenbuch ist vor allem relevant, wenn im Unternehmen Bargeschäfte vorkommen.

Bei bilanzierenden Unternehmen mit Barkasse ist regelmäßig ein Kassenbuch zu führen. Bei EÜR-Unternehmen gibt es nicht in jedem Fall ein klassisches Kassenkonto wie in der doppelten Buchführung. Trotzdem müssen auch EÜR-Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben so dokumentieren, dass sie vollständig und nachvollziehbar sind. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Nach derzeit geltender Rechtslage gibt es keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Wer aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss die besonderen Kassenanforderungen beachten. Dazu gehören insbesondere die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, und die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme.

Beachte (ab 1.1.2027): Es gibt Planungen der Bundesregierung, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro eine Registrierkassenpflicht einzuführen. Die genaue Ausgestaltung bleibt abzuwarten.

Eine Buchhaltungssoftware ist nicht generell gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist aber in der Praxis häufig sinnvoll, weil sie hilft, Rechnungen, Belege, Zahlungen und Auswertungen geordnet zu erfassen.

Wichtig ist: Wenn steuerlich relevante Unterlagen elektronisch erstellt, empfangen, verarbeitet oder aufbewahrt werden, müssen die Anforderungen an Ordnung, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung beachtet werden. Das betrifft insbesondere digitale Belege, E-Rechnungen, elektronische Kassen, Buchhaltungsprogramme und digitale Archivierung.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums und stellen die Sicht der Finanzverwaltung zu Fragen der revisionssicheren Buchführung und Archivierung dar. Die GoBD sind, da kein Gesetz, für Steuerpflichtige zwar nicht verpflichtend, jedoch sollten Steuerpflichtige die GoBD-Vorgaben kennen und sich darüber bewusst sein, dass sie, wenn sie diese Vorgaben nicht beachten, dies zu Streitigkeiten und Problemen mit der Finanzverwaltung führen kann. Wer die GoBD beachtet, erspart sich also viel Ärger bei einer Steuerprüfung.

Die GoBD sind relevant, wenn steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen oder Unterlagen elektronisch geführt oder aufbewahrt werden. Das betrifft auch kleine gewerbliche Unternehmen.

Die GoBD betreffen insbesondere folgende Aspekte:

  • Nachvollziehbarkeit,
  • Vollständigkeit,
  • Richtigkeit,
  • zeitgerechte Erfassung,
  • Ordnung,
  • Unveränderbarkeit,
  • Aufbewahrung,
  • maschinelle Auswertbarkeit,
  • Datenzugriff der Finanzverwaltung.

Bei E-Rechnungen ist insbesondere darauf zu achten, dass der strukturierte Datenteil ordnungsgemäß aufbewahrt wird.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Unterlagen im Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.

Sie ist besonders wichtig bei:

  • digitaler Belegablage,
  • Buchhaltungssoftware,
  • elektronischen Rechnungen,
  • elektronischen Kassensystemen,
  • ersetzendem Scannen,
  • digitalen Zahlungs- und Archivierungsprozessen.

Für kleine Unternehmen muss die Verfahrensdokumentation nicht unnötig kompliziert sein. Sie sollte aber nachvollziehbar erklären, welche Abläufe und Systeme genutzt werden, wer zuständig ist und wie Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sichergestellt werden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer im B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, soweit ein inländischer B2B-Umsatz betroffen ist und keine Ausnahme greift.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und elektronisch verarbeitet werden können.

Für die Buchhaltung ist wichtig: Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine bloße Formatumwandlung verloren gehen. Bei hybriden Formaten, zum Beispiel ZUGFeRD, ist insbesondere der strukturierte Teil steuerlich maßgeblich aufzubewahren.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für alle inländischen Unternehmer im Bereich inländischer B2B-Umsätze.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite: Elektronische Rechnung.

Aufzubewahren sind insbesondere steuerlich relevante Unterlagen, zum Beispiel:

  • Eingangsrechnungen,
  • Ausgangsrechnungen,
  • Buchungsbelege,
  • Kontoauszüge,
  • Kassenunterlagen,
  • Verträge mit steuerlicher Bedeutung,
  • Jahresabschlüsse oder EÜR-Unterlagen,
  • Inventare, soweit erforderlich,
  • Organisations- und Verfahrensdokumentationen,
  • elektronische Rechnungen im maßgeblichen Format.

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich nach Art der Unterlage. Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für andere Unterlagen können weiterhin sechs oder zehn Jahre gelten.

Buchungsbelege: grundsätzlich 8 Jahre (neu)

Andere (z. B. Handelsbriefe): 6 Jahre

Jahresabschlüsse: 10 Jahre

Das kann möglich sein, wenn die Anforderungen an eine ordnungsgemäße digitale Aufbewahrung erfüllt werden. Entscheidend sind insbesondere Vollständigkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Wenn Papierbelege ersetzend gescannt und danach vernichtet werden sollen, sollte der Prozess sorgfältig dokumentiert werden. In der Praxis ist dafür eine Verfahrensdokumentation wichtig.

Elektronisch empfangene Unterlagen sollten grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datenteil aufzubewahren.

Ja. Eine klare Trennung privater und betrieblicher Zahlungen ist dringend empfehlenswert.

Für gewerbliche Einzelunternehmen ist ein separates Geschäftskonto nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben. Aus praktischer Sicht ist es aber sinnvoll, weil die Buchhaltung einfacher wird, private Vorgänge nicht unnötig offengelegt werden und betriebliche Einnahmen und Ausgaben leichter nachvollzogen werden können.

Bei Kapitalgesellschaften ist wegen der rechtlichen Selbstständigkeit der Gesellschaft eine klare Trennung zwischen betrieblichen und privaten Zahlungen geboten.

Ein Steuerberater ist nicht generell gesetzlich vorgeschrieben.

Ein Steuerberater kann aber besonders sinnvoll sein, wenn:

  • das Unternehmen wächst,
  • Mitarbeitende beschäftigt werden,
  • Auslandssachverhalte hinzukommen,
  • steuerliche Fragen, wie z.B. Umsatzsteuerthemen, komplexer werden,
  • eine elektronische Kasse genutzt wird,
  • eine Bilanzierungspflicht entsteht,
  • eine GmbH, UG, OHG, KG oder GmbH & Co. KG geführt wird.

Ob und in welchem Umfang steuerliche Beratung erforderlich ist, hängt vom Einzelfall ab.

Häufige Fehler sind:

  • fehlende oder unvollständige Belege,
  • verspätete Aufzeichnungen,
  • Vermischung privater und betrieblicher Ausgaben,
  • unklare Bareinnahmen,
  • Kassenminusbestände,
  • fehlende tägliche Kassenaufzeichnungen bei Bargeschäften,
  • falsche Einschätzung, ob EÜR oder Bilanzierung erforderlich ist,
  • Nutzung der EÜR trotz Buchführungspflicht,
  • nicht ordnungsgemäße digitale Belegablage,
  • fehlende Verfahrensdokumentation,
  • E-Rechnungen werden nur als PDF abgelegt, obwohl der strukturierte Datenteil aufbewahrt werden muss,
  • elektronische Kassensysteme werden nicht ordnungsgemäß gemeldet.

Solche Fehler können zu Rückfragen des Finanzamts, Hinzuschätzungen, Steuernachzahlungen oder Problemen bei einer Betriebsprüfung führen.

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