Digitale Steuerprüfung
Was kommt bei einer Steuerprüfung auf Sie zu? Wie können Sie sich optimal auf den elektronischen Zugriff des Finanzamtes vorbereiten? Welche Maßnahmen werden eingeführt, um Betriebsprüfungen zu modernisieren? Die Antworten finden Sie hier.
Inhalt
Überblick und Rechtsgrundlagen
Was dürfen die Finanzbehörden?
Bei Betriebsprüfungen können Finanzbehörden
- am Firmenrechner in den Räumlichkeiten der Unternehmen selbst recherchieren,
- eine Auswertung der Daten durch das Unternehmen verlangen
- oder eine Kopie der Daten einholen und diese im Amt begutachten.
Grundlage bilden die §§ 146, 147 ff. der Abgabenordnung (AO). Die Finanzverwaltung konkretisierte die Anwendung der obigen Rechtsgrundlagen in Form eines BMF-Schreibens vom 28. November 2019 "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)". Das BMF-Schreiben stellt zwar keine verbindliche Rechtsgrundlage für den Steuerpflichtigen dar; es empfiehlt sich jedoch dieses zu beachten, um Konflikte während der Steuerprüfung zu vermeiden.
Welche Arten von Steuerprüfungen gibt es?
Allgemeine Steuerprüfung
Die digitale Steuerprüfung beinhaltet neben der regulären (turnusmäßigen) Außenprüfung in den Bereichen Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Lohnsteuer (vereinfacht Betriebsprüfung), unter anderem auch Sonderprüfungen.
Während die Betriebsprüfung im Regelfall nach einer Ankündigung stattfindet, werden Sonderprüfungen (in den Bereichen Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Kasse) meist unangemeldet durchgeführt.
Sonderprüfungen
- Die sogenannte Umsatzsteuer-Nachschau (geregelt in § 27b UStG) ist ohne Vorankündigung für Teile eines Besteuerungszeitraums oder abgegrenzte Sachverhalte (wie beispielsweise Vorsteuererstattungen oder umsatzsteuerfreie Leistungen) möglich.
- Es besteht die Möglichkeit einer unangemeldeten Lohnsteuerprüfung (sogenannte Lohnsteuer-Nachschau gem. § 42 g EStG), die sich mit der korrekten Abführung der Lohnsteuer befasst (beispielsweise zur Überprüfung von Minijobs, Reisekosten oder Sachbezüge).
- Die Kassen-Nachschau kann ebenfalls ohne Vorankündigung zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung durchgeführt werden.
Bei sämtlichen Außenprüfungen und Nachschauen darf die Finanzbehörde auf Ihre digitalen Daten zugreifen. Gerade im Bereich der Kassen-Nachschau sowie der Lohnsteuerprüfung sind definierte Schnittstellen einzurichten, um dem Prüfer den Datenexport zu ermöglichen.
Für weitere Informationen zu Schnittstellen im Lohnbereich, zur Kassen-Nachschau, zur Umsatzsteuer-Nachschau sowie für Außenprüfungen mit Bezug zu anderen Staaten verweisen wir auf die entsprechenden Verlinkungen im Downloadbereich.
Zugriff und Vorbereitungshandlungen
Der Betriebsprüfer gelangt an die Daten entweder selbst mittels digitalem Zugriff auf die EDV-Systeme des Unternehmens bzw. lässt diese durch einen Mitarbeiter aus dem System generieren oder mittels Überlassung eines Datenträgers durch das Unternehmen. Zur Übertragung von Massendaten können in Ausnahmefällen auch Steuer-Clouds zum Einsatz kommen.
Wichtig: Schnittstellen
Hierfür bietet es sich an, vor einer anstehenden Außenprüfung seine steuerlich relevanten Daten und Prozesse zu identifizieren und typische Problemfelder zu beseitigen. Vorgaben hinsichtlich einheitlicher digitaler Schnittstellen z.B. im Bereich Lohnsteuer und Kassenführung sind zwingend zu beachten und anzuwenden, da nach neuester Gesetzeslage Schnittstellenmängel in der Datenbereitstellung die Buchführung im Ganzen in Frage stellen.
Lassen sich in einer anschließenden Analyse gravierende Mängel entweder inhaltlicher oder formeller Art (Buchungsfehler, fehlende Nachvollziehbarkeit der Daten etc.) feststellen, sollten diese alsbald beseitigt werden, da andernfalls die Gefahr besteht, dass der Betriebsprüfer die Buchführung wegen gravierender Fehler in Ausnahmefällen verwirft und zur Schätzung des Unternehmensergebnisses übergeht.
Die Finanzbehörde erlangt die zu prüfenden Daten auch im Austausch aufgrund von Meldepflichten (beispielsweise die E-Bilanz). Seit 1. Januar 2023 wurde mit dem Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG) eine weitere Mitteilungsverpflichtung geschaffen, nach der Transaktionen, die über eine digitale Plattform ausgeführt werden, durch den Plattformbetreiber an das Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden müssen. Über diese Meldung liegen der Finanzverwaltung Daten von Steuerpflichtigen vor, die ein Abgleich zur Buchhaltung möglich machen.
Weitergehende Ausführungen zum Thema Außenprüfung, insbesondere die Zugriffsarten sowie den Umfang des Zugriffs der Finanzverwaltung samt Hinweisen und Beispielen, können Sie unserem Merkblatt "Digitale Steuerprüfung" entnehmen
Maßnahmen zur Modernisierung von Steuerprüfungen seit 2023
Zahlreiche Neuerungen Ende des Jahres 2022 sollen zur Modernisierung der Außenprüfung beitragen. Diese Maßnahmen streben an, mit den neuen Pflichten für den Betriebsprüfer und den Steuerpflichtigen die Kooperation zwischen Finanzverwaltung und Unternehmer zu stärken. Dem pflichtgemäßen Mitwirken des Steuerpflichtigen auf der einen Seite soll mehr Rechtssicherheit durch bindende Teilabschlussbescheide auf der anderen Seite gegenüberstehen. Die Bekanntgabe von Prüfungsschwerpunkten soll dem Steuerpflichtigen die Vorbereitung auf die Außenprüfung erleichtern.
Insgesamt verfolgen die neuen Regelungen ein Ziel: die Außenprüfung zu beschleunigen sowie die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Finanzamt voranzubringen.
Seit dem 1. Januar 2023 gelten folgende Neuerungen:
- Es besteht die Möglichkeit Verhandlungen und Besprechungen zwischen dem Unternehmen und dem Finanzamt virtuell durchzuführen. Nach Abstimmung gilt dies auch für Zwischengespräche sowie die Schlussbesprechung.
- Im Rahmen einer Erprobung besteht seit dem 1. Januar 2023 befristet bis 1. Januar 2030 für Steuerpflichtige mit einem Steuerkontrollsystem (Tax-CMS) die Möglichkeit den Umfang der Außenprüfung einzuschränken. Sofern die Wirksamkeit des Tax-CMS gewährleistet ist, kann das Finanzamt auf Antrag des Steuerpflichtigen Beschränkungen bei der Steuerprüfung verbindlich zusagen.
Für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, gelten folgende Neuerungen:
- Die Dauer der Betriebsprüfung wird auf fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, indem die Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde, verkürzt. Ausnahmen wie eine Unterbrechung oder eine Mitwirkungsverzögerung können zu Abweichungen führen.
- Das Finanzamt kann eine Betriebsprüfung anhand von Prüfungsschwerpunkten durchführen. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber nicht, dass dadurch der Umfang der Prüfung eingeschränkt wird.
- Es gibt die Möglichkeit aufgrund von bindenden Teilabschlussbescheiden mehr Rechtssicherheit zu erlangen. Dies gilt für abgrenzbare Besteuerungsgrundlagen sowohl auf Antrag des Steuerpflichtigen als auch durch die Finanzverwaltung.
Hinweis
Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.