Lohnsteuer in Zahlen

Arbeitgeber (der Privatwirtschaft) können ihren Mitarbeitern, die sie zeitweise ins Ausland entsenden, zum Ausgleich der höheren Lebenshaltungskosten im Ausland‎ zusätzlich zum Arbeitslohn einen sog. Kaufkraftausgleich zahlen. Dieser ist – unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 64 Satz 3 EStG und bis zu bestimmten Grenzen – beim Arbeitnehmer steuerfrei. Die insofern maßgebenden Kaufkraftzuschläge für die einzelnen Länder werden vierteljährlich als Gesamtübersicht veröffentlicht.

Der Umfang der Steuerfreiheit des Kaufkraftausgleichs bestimmt sich nach den Sätzen des Kaufkraftzuschlags zu den Auslandsdienstbezügen im öffentlichen Dienst. Das Auswärtige Amt setzt diese für einige Dienstorte regelmäßig neu fest. Die entsprechend ergänzte Gesamtübersicht wurde nunmehr vom Bundesfinanzministerium (BMF) mit Stand zum 1. Oktober 2022 bekanntgegeben. Sie umfasst die Zeiträume ab 1. Januar 2020.

Hinweis: In der hier auch alsExcel-Dokument abrufbaren Übersicht sind die Werte für den Zeitraum 2004 bis 2019 ausgeblendet; sie können aber durch Markieren der Zeilen über und unterhalb der ausgeblendeten Zeile über den Menüpunkt "Einblenden" sichtbar gemacht werden.

Die Zuschläge beziehen sich grundsätzlich auf den konsularischen Amtsbezirk der jeweiligen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland, die sich wiederum grundsätzlich aus dem entsprechendenVerzeichnis des Auswärtigen Amtes ergeben (Stand: 5. Juli 2022).

Die Sachbezugswerte (für Verpflegung oder Unterkunftsgestellung) werden jährlich durch eine Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) angepasst. Die Änderung der SvEV wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) mit Zustimmung des Bundesrates erlassen.

Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt durch den Arbeitgeber an Arbeitnehmer abgegeben werden (z. B. bei arbeitstäglichen Kantinenmahlzeiten), sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV zu bewerten. Dies gilt gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Im Übrigen wird auf R 8.1 Absatz 7 und 8 LStR 2015/2021 sowie auf das BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 25. November 2020 hingewiesen (abrufbar unter „Steuerliches Reisekostenrecht“).

Die maßgeblichen Monatswerte für Sachbezüge sollen sich am 1. Januar 2023 für ‎die freie Verpflegung auf 288 EUR sowie für freie Unterkunft oder Miete auf 265 EUR.‎ Der Wert der Unterkunft kann auch mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, wenn der Tabellenwert nach Lage des Einzelfalls unbillig wäre (§ 2 Abs. 3 der SvEV).

Die Tages- bzw. Monatswerte 2022/2023 sowie weitere Einzelheiten ergeben sich aus einem Überblick der IHK für München und Oberbayern sowie ergänzend aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 20. Dezember 2021 zur "lohnsteuerlichen Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten der Arbeitnehmer ab Kalenderjahr 2022" sind abrufbar.

Bei Reisekostenabrechnungen spielen Sachbezugswerte eine Rolle, wenn der Mitarbeiter auswärts eine Mahlzeit vom Arbeitgeber erhält und keine Verpflegungspauschale erhalten kann, weil z. B. die Mindestabwesenheitszeiten des Mitarbeiters nicht erfüllt sind.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer ist auf einer halbtägigen Fortbildungsveranstaltung, die der Arbeitgeber bezahlt und in der ein Mittagessen nach Abschluss des Seminars inkludiert ist. Das Seminar dauert insgesamt fünf Stunden. Mit An- und Abreisezeiten ist der Mitarbeiter vom Büro beziehungsweise seiner Wohnung sechs Stunden abwesend. Die Mindestabwesenheitszeiten von Überstunden für eine Verpflegungspauschale, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen könnte, sind nicht erfüllt. Daher muss die Mahlzeit, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber während des Seminars erhalten hat, mit dem Sachbezugswert (für 2022 von 3,57 Euro) bewertet werden. Der Arbeitgeber hat nunmehr die Entscheidung, ob er den Sachbezugswert als geldwerten Vorteil versteuert oder die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG anwendet. Bemessungsgrundlage ist jeweils der Sachbezugswert (für 2022 von 3,57 Euro). Auch kann der Arbeitgeber den Sachbezugswert von weiteren Reisekosten, die der Arbeitnehmer gelten macht, z. B. Fahrtkosten zum Seminar, verrechnen.

Bietet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Mahlzeiten im Rahmen einer Kantinenbewirtung an, muss jede abgegebene Mahlzeit ebenfalls mit dem Sachbezugswert bewertet werden. Steuerlich ist dies nur relevant, wenn die Arbeitnehmer nicht selbst für die Mahlzeiten mindestens den Wert des geltenden Sachbezugswerts, also für ein Mittagessen im Jahr 2022 3,57 Euro, bezahlen. Hier kann der Arbeitgeber eine Durchschnittsberechnung pro Monat oder Quartal anwenden. In diesen Fällen muss sich der Arbeitgeber nur die ausgegebenen Mahlzeiten vom Kantinenbetreiber und die eingenommenen Gelder mitteilen lassen. Liegt der gezahlte Durchschnittswert vom Arbeitnehmer über 3,57 Euro im Jahr 2022, ist ein steuerrechtlicher Sachverhalt nicht gegeben. Liegt der Durchschnittswert vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt für die Mahlzeiten in der Kantine unter dem Sachbezugswert, muss der Arbeitgeber die Differenz insgesamt pauschal mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG versteuern.

Mit Schreiben vom 24. Februar 2016 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zur steuerlichen Behandlung von arbeitstäglichen Zuschüssen des Arbeitgebers zu Arbeitnehmer-Mahlzeiten Stellung genommen. Es geht um Sachverhalte, in denen der Arbeitgeber statt Papier-Essensmarken beispielsweise auf elektronischem Wege die Berechtigung zu arbeitstäglichen Mahlzeiten gewährt. Dies kann insbesondere durch „Apps“ erfolgen und gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber ‎und dem Unternehmen, das die ‎bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen.

Unter bestimmten weiteren Voraussetzungen ist dann als Arbeitslohn nicht der Zuschussbetrag, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen. So muss vor allem sichergestellt sein, dass

• tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird
• für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden kann
• der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt
• der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
• der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind (mit Verweis auf gesondertes BMF-Schreiben vom 5. Januar 2015).

Weitere Einzelheiten beispielsweise zur Frage, was als Mahlzeit gilt, sind im BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 sowie in den Lohnsteuerrichtlinien zum Begriff der Mahlzeit und zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken enthalten.

Bisher galten diese Grundsätze bereits für traditionelle Essensmarken (bzw. Essensgutscheine oder Restaurantschecks) und auch dann, wenn sie bei anderen Unternehmen (Gaststätten oder vergleichbare Annahmestellen) eingesetzt werden können.

Die Essenmarken dürfen nur einen Verrechnungswert von 3,10 Euro über dem maßgebenden Sachbezugswert haben. Dieser beträgt für das Jahr 2022 3,57 Euro für ein Mittagessen.

Die Bewertung der bezuschussten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert ist in 2022 also nur dann möglich, wenn die Essenmarken jeweils höchstens einen Verrechnungswert von 6,67 Euro haben. Diese dürfen außerdem nur für Arbeitstage und für jeden Tag darf nur 1 Marke ausgegeben werden. Um die Aufzeichnungen zu erleichtern, dürfen je Monat ohne weitere Aufzeichnungen 15 Schecks je Arbeitnehmer ausgegeben werden.

Gibt der Arbeitgeber die Essensmarken verbilligt bzw. kostenlos ab, so muss ein geldwerter Vorteil ermittelt und versteuert werden. Die Versteuerung erfolgt pauschal mit 25 Prozent. Zahlt der Arbeitnehmer dagegen mindestens den jeweils geltenden Sachbezugswert (2022: 3,57 Euro für ein Mittagessen) zum Erhalt der Essenmarken selbst, so muss keine Versteuerung erfolgen.

In jedem Fall müssen die von der Finanzverwaltung festgelegten Voraussetzungen für die Bewertung mit dem Sachbezugswert oder mögliche Nichtsteuerbarkeit vorliegen und vom Arbeitgeber auch nachgewiesen werden (z. B. mit Hilfe der App).

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 23. November 2022 die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland ab 1. Januar 2023 veröffentlicht. Wie in den Vorjahren (hier für 2021 und 2022) sind diese für die einzelnen Länder in einer gesonderten Übersicht zusammengestellt. Die Änderungen zu den Pauschalen des Vorjahres sind im Fettdruck hervorgehoben. Das BMF-Scheiben enthält außerdem Erläuterungen zur steuerlichen Behandlung der entsprechenden Reisekosten und hierzu einzelne Beispiele.

Wie bisher ist bei eintägigen Reisen ins Ausland der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten ist für den Anreisetag ‎der entsprechende Pauschbetrag des Ortes anzusetzen, der vor ‎‎24:00 Uhr Ortszeit erreicht wird, und für den Rückreisetag der des letzten Tätigkeitsortes. Für die Zwischentage ‎(Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes ‎maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht. Auch hier haben sich keine Änderungen ergeben. ‎

Klarstellend weist das BMF darauf hin: Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur ‎Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige ‎Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur ‎eine, nämlich die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.‎

Ist ein Land, in dem der Arbeitnehmer tätig wird, nicht in der Übersicht enthalten, gilt wie bisher die Verpflegungspauschale für Luxemburg.

Anders als bei Inlandsdienstreisen dürfen bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge für Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Eine Geltendmachung dieser Pauschbeträge als Werbungskosten im Rahmen der privaten Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers ist jedoch nicht möglich. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend. Dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug.

Dem Arbeitnehmer entsteht ein geldwerter Vorteil, wenn der Arbeitgeber ihm Wohnraum zu einem Preis unterhalb der ortsüblichen Miete überlässt. Für den Mitarbeiter ‎bedeutet dies, dass die Differenz zwischen ortsüblicher und vergünstigter Miete als zusätzlicher ‎Gehaltsbestandteil gesehen wird und somit der Einkommensteuer unterliegt.‎ Nach dem „Entwurf eines Gesetzes zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur ‎Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ (Stand August 2019) soll ab 2020 ein Bewertungsabschlag ‎für Mitarbeiterwohnungen eingeführt werden. Zukünftig wäre dann kein (lohn-)steuer- und ‎sozialversicherungspflichtiger Vorteil mehr anzusetzen, soweit der Mitarbeiter mindestens zwei Drittel der ‎ortsüblichen Vergleichsmiete zahlt und diese nicht mehr als 25 Euro/ m² beträgt. ‎

In dem IHK-Leitfaden „Mitarbeiter-Wohnen“ sind wichtige Informationen zur Bereitstellung von Wohnraum an Arbeitnehmer zusammengestellt.

Einen Überblick zum Thema Werkswohnungen vor dem Hintergrund der Fachkräftesicherung finden Sie hier.