Lohnsteuer in Zahlen

Das Bundesfinanzministerium hat in einer tabellarischen Übersicht die wichtigsten seit 1. Januar 2023 geltenden Pausch- und Freibeträge sowie Bemessungsgrenzen zum Lohnsteuer-Verfahren zusammengestellt. Die Tabelle enthält z. B. Informationen zu Steuerbefreiungen, wie dem Freibetrag für Gesundheitsförderung oder der monatlichen 50-EUR-Sachbezugsfreigrenze, sowie zu den aktuell geltenden Sachbezugswerten und Reisekostenpauschalen. Berücksichtigt werden zudem die Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschläge sowie die Heimarbeitszuschläge.

Das Bundesfinanzministerium stellt die Werte jährlich abrufbar für 2021, 2022 bzw. 2023 zusammen.

Arbeitgeber (der Privatwirtschaft) können ihren Mitarbeitern, die sie zeitweise ins Ausland entsenden, zum Ausgleich der höheren Lebenshaltungskosten im Ausland‎ zusätzlich zum Arbeitslohn einen sog. Kaufkraftausgleich zahlen. Dieser ist – unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 64 Satz 3 EStG und bis zu bestimmten Grenzen – beim Arbeitnehmer steuerfrei. Die insofern maßgebenden Kaufkraftzuschläge für die einzelnen Länder werden vierteljährlich als Gesamtübersicht veröffentlicht.

Der Umfang der Steuerfreiheit des Kaufkraftausgleichs bestimmt sich nach den Sätzen des Kaufkraftzuschlags zu den Auslandsdienstbezügen im öffentlichen Dienst. Das Auswärtige Amt setzt diese für einige Dienstorte regelmäßig neu fest. Die entsprechend ergänzte Gesamtübersicht wurde nunmehr vom Bundesfinanzministerium (BMF) mit Stand zum 1. Oktober 2023 bekanntgegeben. Sie umfasst die Zeiträume ab 1. Januar 2020.

Die Zuschläge beziehen sich grundsätzlich auf den konsularischen Amtsbezirk der jeweiligen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland, die sich wiederum grundsätzlich aus dem entsprechendenVerzeichnis des Auswärtigen Amtes ergeben (Stand: 20. Oktober 2023).

Die Sachbezugswerte (für Verpflegung oder Unterkunftsgestellung) werden jährlich durch eine Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) angepasst.

Sachbezugswerte kommen unter anderem in den folgenden Bereichen zur Anwendung:

• Private Nutzung eines betrieblichen KFZ
• Unentgeltliche / verbilligte Mahlzeiten
• Unentgeltliche / verbilligte Wohnung

Private KFZ-Nutzung

Für die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs ist gem. § 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 5 EstG ein geldwerter Vorteil zu ermitteln. Dabei kann zwischen der 1%-Regelung und der Führung eines Fahrtenbuchs gewählt werden. Die Aufwendungen, die auf die privaten Fahrten entfallen, stellen ein Sachbezug dar.

Zur privaten Nutzung von Dienstwagen durch Arbeitnehmer klicken Sie hier.

Unentgeltliche / verbilligte Mahlzeiten

Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt durch den Arbeitgeber an Arbeitnehmer abgegeben werden (z. B. bei arbeitstäglichen Kantinenmahlzeiten), sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV zu bewerten. Dies gilt gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Im Übrigen wird auf R 8.1 Absatz 7 und 8 LStR 2023 sowie auf das BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 25. November 2020 hingewiesen.

Der maßgebliche Monatswert für Sachbezüge für ‎die freie Verpflegung beträgt ab 1. Januar 2023 288 Euro.

Für die einzelnen Mahlzeiten ergeben sich folgende monatliche bzw. tägliche amtliche Sachbezugswerte:

• Frühstück: monatlich 60 Euro bzw. täglich 2 Euro
• Mittag- und Abendessen: monatlich 114 Euro bzw. täglich 3,80 Euro

Die Tages- bzw. Monatswerte 2023 ergeben sich aus dem BMF Schreiben vom 23. Dezember 2022 zur "lohnsteuerlichen Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten der Arbeitnehmer ab dem Kalenderjahr 2023".

Bei Reisekostenabrechnungen spielen Sachbezugswerte eine Rolle, wenn der Mitarbeiter auswärts eine Mahlzeit vom Arbeitgeber erhält und keine Verpflegungspauschale erhalten kann, weil z. B. die Mindestabwesenheitszeiten des Mitarbeiters nicht erfüllt sind.

Beispiele:

Der Arbeitnehmer ist auf einer halbtägigen Fortbildungsveranstaltung, die der Arbeitgeber bezahlt und in der ein Mittagessen nach Abschluss des Seminars inkludiert ist. Das Seminar dauert insgesamt fünf Stunden. Mit An- und Abreisezeiten ist der Mitarbeiter vom Büro beziehungsweise seiner Wohnung sechs Stunden abwesend. Die Mindestabwesenheitszeiten von Überstunden für eine Verpflegungspauschale, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen könnte, sind nicht erfüllt. Daher muss die Mahlzeit, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber während des Seminars erhalten hat, mit dem Sachbezugswert (für 2023 von 3,80 Euro) bewertet werden. Der Arbeitgeber hat nunmehr die Entscheidung, ob er den Sachbezugswert als geldwerten Vorteil versteuert oder die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG anwendet. Bemessungsgrundlage ist jeweils der Sachbezugswert. Auch kann der Arbeitgeber den Sachbezugswert von weiteren Reisekosten, die der Arbeitnehmer gelten macht, z. B. Fahrtkosten zum Seminar, verrechnen.

Bietet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Mahlzeiten im Rahmen einer Kantinenbewirtung an, muss jede abgegebene Mahlzeit ebenfalls mit dem Sachbezugswert bewertet werden. Steuerlich ist dies nur relevant, wenn die Arbeitnehmer nicht selbst für die Mahlzeiten mindestens den Wert des geltenden Sachbezugswerts, also für ein Mittagessen im Jahr 2023 3,80 Euro, bezahlen. Hier kann der Arbeitgeber eine Durchschnittsberechnung pro Monat oder Quartal anwenden. In diesen Fällen muss sich der Arbeitgeber nur die ausgegebenen Mahlzeiten vom Kantinenbetreiber und die eingenommenen Gelder mitteilen lassen. Liegt der gezahlte Durchschnittswert vom Arbeitnehmer über 3,80 Euro im Jahr 2023, ist ein steuerrechtlicher Sachverhalt nicht gegeben. Liegt der Durchschnittswert vom Arbeitnehmer des gezahlten Entgelts für die Mahlzeiten in der Kantine unter dem Sachbezugswert, muss der Arbeitgeber die Differenz insgesamt pauschal mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG versteuern.

Exkurs: Sachbezugswerte für Mahlzeiten-Zuschüsse

Mit Schreiben vom 18. Januar 2019 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zur steuerlichen Behandlung von arbeitstäglichen Zuschüssen des Arbeitgebers zu Arbeitnehmer-Mahlzeiten gem. R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) Stellung genommen. Es geht um Sachverhalte, in denen der Arbeitgeber Papier-Essensmarken bzw. auf elektronischem Wege die Berechtigung zu arbeitstäglichen Mahlzeiten gewährt. Dies kann insbesondere durch „Apps“ erfolgen und gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber ‎und dem Unternehmen, das die ‎bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen.

Unter bestimmten weiteren Voraussetzungen ist dann als Arbeitslohn nicht der Zuschussbetrag, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen. Die Essenmarken dürfen nur einen Verrechnungswert von 3,10 Euro über dem maßgebenden Sachbezugswert haben. Dieser beträgt für das Jahr 2023 3,80 Euro für ein Mittagessen. Die Bewertung der bezuschussten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert ist in 2023 also nur dann möglich, wenn die Essenmarken jeweils höchstens einen Verrechnungswert von 6,90 Euro haben. Diese dürfen nur für Arbeitstage und für jeden Tag darf nur 1 Marke ausgegeben werden. Um die Aufzeichnungen zu erleichtern, dürfen je Monat ohne weitere Aufzeichnungen 15 Schecks je Arbeitnehmer ausgegeben werden.

Gibt der Arbeitgeber die Essensmarken verbilligt bzw. kostenlos ab, so muss ein geldwerter Vorteil ermittelt und versteuert werden. Die Versteuerung erfolgt pauschal mit 25 Prozent. Zahlt der Arbeitnehmer dagegen mindestens den jeweils geltenden Sachbezugswert (2023: 3,80 Euro für ein Mittagessen) zum Erhalt der Essenmarken selbst, so muss keine Versteuerung erfolgen.

Detailliertere Informationen sind im oben genannten BMF Schreiben sowie den Lohnsteuerrichtlinien zum Stichwort "Begriff der Mahlzeit" und "Kantinenmahlzeiten" zu finden.

Unentgeltliche / verbilligte Wohnung

Dem Arbeitnehmer entsteht ein geldwerter Vorteil gemäß § 8 EStG, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Wohnraum zu einem Preis unterhalb der ortsüblichen Miete überlässt. Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass die Differenz zwischen ortsüblicher und vergünstigter Miete als zusätzlicher Gehaltsbestandteil gesehen wird und somit der Einkommensteuer unterliegt. Zur Berechnung der ortsüblichen Miete werden regelmäßig Mietspiegel, Gutachten oder Vergleichswohnungen herangezogen.

Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil bei der verbilligten Überlassung von Mitarbeiterwohnungen durch den Arbeitgeber zu vermeiden bzw. zu verringern. Gem. § 8 Abs. 2 Satz 12 EStG entfällt ein (lohn-)steuerpflichtiger Vorteil (geldwerter Vorteil), soweit der Arbeitnehmer mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete zahlt und diese nicht mehr als 25 €/m² (exklusive umlagefähige Kosten gemäß BetrKV) beträgt.

Alternativ kann der geldwerte Vorteil um einen Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 € jährlich verringert werden (§ 8 Abs. 3 EStG); dies trifft jedoch nur auf Unternehmen zu, die mindestens in gleichem Umfang Wohnungen an fremde Dritte vermieten.

Wichtig: Die gleichzeitige Anwendung beider Möglichkeiten ist nicht zulässig.

Einen Überblick zum Thema Werkswohnungen vor dem Hintergrund der Fachkräftesicherung finden Sie hier.

Neben der Unterbringung eines Mitarbeiters in einer Werkswohnung besteht auch die Möglichkeit der Unterbringung in einer freien Unterkunft. Eine Wohnung ermöglicht nach den Raumverhältnissen eine selbständige Haushaltsführung, während ein Wohnraum bei Mitbenutzung von Bad, Toilette und Küche eine Unterkunft darstellt.

Der maßgebliche monatliche Sachbezugswert bei einer Unterkunft beträgt 265 Euro.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 23. November 2022 die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland ab 1. Januar 2023 veröffentlicht. Wie in den Vorjahren (hier für 2021 und 2022) sind diese für die einzelnen Länder in einer gesonderten Übersicht zusammengestellt. Die Änderungen zu den Pauschalen des Vorjahres sind im Fettdruck hervorgehoben. Das BMF-Scheiben enthält außerdem Erläuterungen zur steuerlichen Behandlung der entsprechenden Reisekosten und hierzu einzelne Beispiele.

Wie bisher ist bei eintägigen Reisen ins Ausland der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten ist für den Anreisetag ‎der entsprechende Pauschbetrag des Ortes anzusetzen, der vor ‎‎24:00 Uhr Ortszeit erreicht wird, und für den Rückreisetag der des letzten Tätigkeitsortes. Für die Zwischentage ‎(Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes ‎maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht. Auch hier haben sich keine Änderungen ergeben. ‎

Klarstellend weist das BMF darauf hin: Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur ‎Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige ‎Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur ‎eine, nämlich die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.‎

Ist ein Land, in dem der Arbeitnehmer tätig wird, nicht in der Übersicht enthalten, gilt wie bisher die Verpflegungspauschale für Luxemburg.

Anders als bei Inlandsdienstreisen dürfen bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge für Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Eine Geltendmachung dieser Pauschbeträge als Werbungskosten im Rahmen der privaten Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers ist jedoch nicht möglich. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend. Dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug.

Weitere Informationen zu Reisekosten finden Sie auch hier.

Allgemeine Zuschläge

Steuerfrei sind Zuschläge, die zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden und soweit sie einen bestimmten Prozentsatz des (Stunden-)Grundlohns nicht überschreiten. Für die Berechnung der Steuerfreiheit ist der maßgebende Stundengrundlohn außerdem auf 50 Euro begrenzt, d. h. die entsprechenden Prozentsätze sind auf einen Stundengrundlohn von maximal 50 Euro anzuwenden. Eine verbleibende Differenz ist steuerpflichtig.

Für Zeiten, an denen grundsätzlich ein Beschäftigungsverbot besteht (Sonntage, Feiertage, Nacht), Ausnahmen aber im Arbeitszeitgesetz zugelassen sind, erhalten Arbeitnehmer unter den Voraussetzungen des § 3b EStG steuerfreie Zuschläge:

• Für Nachtarbeit gilt ein steuerfreier Zuschlag von 25 % bzw. 40% des Grundlohns;
• für Sonntagsarbeit gilt ein steuerfreier Zuschlag von 50 % des Grundlohns;
• für Feiertage gilt ein steuerfreier Zuschlag von 125 % des Grundlohns.

Zuschläge um den Jahreswechsel

Für die Zeit um Weihnachten existieren steuerlich besondere Zuschläge:

Der 1. Weihnachtsfeiertag und der 2. Weihnachtsfeiertag sind gesetzliche Feiertage. Für sie gelten allerdings nicht die Regeln für allgemeine Feiertage, sondern es gibt spezielle Regelungen für genau diese Tage.

Der Heiligabend und Silvester sind keine Feiertage. Für Arbeit an Heiligabend und Silvester jeweils nach 14 Uhr gibt es aber spezielle Regelungen.

Neujahr ist demgegenüber ein Feiertag. Hier gelten die Regeln für Feiertage.