Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

Die Ampel-Regierung will im Rahmen des Entwurfs des Wachstumschancengesetzes die Grundlage für die Einführung einer Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke bereits ab 1. Januar 2025 schaffen.

• Einführung
• Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
• Steuerliche Rahmenbedingungen der E-Rechnung
• Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
• XRechnung und ZUGFeRD
• Einführung einer elektronischen Rechnungsverpflichtung
• Zusammenfassung

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt immer mehr an Bedeutung im Geschäftsverkehr, auch weil die steuerlichen Anforderungen einfacher geworden sind. Wer seine Belegverarbeitung digitalisiert, kann seine Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Gerade bei mittelständischen und kleineren Unternehmen gibt es jedoch noch viel Unsicherheit und großen Nachholbedarf.

Hinzu kommen bereits erfolgte Neuerungen für Auftragnehmer der öffentlichen Hand. Diese haben auf digitale Rechnungen umgestellt.

Zudem sind aktuelle Entwicklungen zu beachten: Die EU-Kommission schlägt für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vor. Zudem sieht der Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes die Einführung einer E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze vor. Welche praktischen und steuerlichen Anforderungen sind zu beachten? Wie wirkt sich die Verpflichtung zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung konkret aus? Nachfolgend soll hierzu ein erster Überblick gegeben werden.

Im allgemeinen Sprachgebrauch, technisch und auch je nach Rechtsgebiet besteht ein unterschiedliches Verständnis dazu, was eine E-Rechnung ist. So sind im Kontext der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) und dem Steuerrecht unterschiedliche Definitionen zu beachten.

Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Der strukturierte Datensatz ist von zentraler Bedeutung. Hierdurch soll eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung und Interoperabilität von Rechnungen ermöglicht werden. Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung umgesetzt. Auf der Landesebene erfolgte die Umsetzung durch das Bayerisches E-Government-Gesetz und durch die Bayerische E-Government-Verordnung. Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Hingegen ist für steuerliche Zwecke, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer, der Begriff „elektronische Rechnung“ weiter gefasst. Elektronische Rechnungen in Sinne des Umsatzsteuerrechts sind solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Für den Vorsteuerabzug ist zwingend der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich. Somit gilt dies auch bei der elektronischen Rech‎nungsübermittlung. Weder das Umsatzsteuergesetz noch die Finanzverwaltung schrieben bisher eine technische Umsetzung vor. Hiernach kann immer noch eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) den steuerlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung genügen.

Wichtiger Hinweis: Im Rahmen des aktuellen Regierungsentwurfs eines Wachstumschancengesetzes ist – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der elektronischen Rechnung vorgesehen. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Im Geschäftsverkehr – egal ob bei Dienstleistungen oder Lieferungen – kommt einer Rechnung besondere Bedeutung zu. Für alle Unternehmen ist die Ausstellung einer Rechnung grundsätzlich unverzichtbar. Sie dient der Sicherung und der Dokumentation steuerlicher und zivilrechtlicher Ansprüche, sowohl B2B, aber auch B2C und B2G.

Wenn Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und (in Teilen) automatisieren, können sie hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen eröffnet hier erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Wesentlich ist dabei die Nutzung von strukturierten Datensätzen. Praktische Vorteile können vor allem sein: medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig), kürzere Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch, Wegfall von Portokosten und Transportwegen. In Abhängigkeit vom Grad der Automatisierung in den Betrieben können E-Rechnungen elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Definition und Voraussetzungen einer elektronischen Rechnung im Steuerrecht

Eine elektronische Rechnung ist eine ‎Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt ‎und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG). Rechnungen ‎müssen nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG ‎(1)‎ die Echtheit der Herkunft der Rechnung,‎ ‎(2)‎ die Unversehrtheit des Inhalts und (3)‎ ihre Lesbarkeit gewährleisten. Dies gilt sowohl für papierhafte als auch für ‎elektronische Rechnungen. ‎

Echtheit der Herkunft: Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Unversehrtheit des Inhalts: Die Unversehrtheit des ‎Inhalts umfasst den Nachweis, dass ‎die nach den §§ 14 und 14a UStG erforderlichen ‎Rechnungsangaben nicht geändert wurden. ‎

Lesbarkeit: Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn ‎sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten, die mit strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Nach § 14 Abs. 1 S. 2 ‎UStG muss die Lesbarkeit während des Aufbewahrungszeitraums für steuerlich relevante Rechnungen ‎‎(zehn Jahre gern. § 147 AO) gewährleistet werden. Dies ‎ist vor allem bei Systemänderungen,‎ ‎-umstellungen etc. zu berücksichtigen. Insbesondere bei ‎Umfirmierungen, Verschmelzungen, Abspaltungen sollte ‎bedacht werden, dass die IT-/Systemlandschaft diesen Zehn-‎Jahreszeitraum berücksichtigen und die absolute ‎Notwendigkeit, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit ‎sicherzustellen gewährleisten muss.‎ ‎

Dabei legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet wird (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG). Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG). Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die der Unternehmer verwenden muss. Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dieser Prüfpfad kann z.B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.

Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Wichtiger Hinweis: Im Rahmen des aktuellen Regierungsentwurfs eines Wachstumschancengesetzes ist – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung vorgesehen. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Steuerliche Pflichtangaben bei elektronischen Rechnungen

Jede geschäftliche Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das Geschäftskunden ebenso für ihre Umsatzsteuererklärung benötigen wie der Lieferant selbst. Als Beleg für den Vorsteuerabzug des Kunden müssen Rechnungen von Unternehmen bestimmte Angaben enthalten, um den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen.

Fehlen wichtige Inhalte, kann das für den Rechnungsempfänger zuständige Finanzamt die Rechnung für Umsatzsteuerzwecke unter Umständen nicht anerkennen. Für Kunden ist das ärgerlich, weil sie dadurch die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer ansetzen können. Entsprechend muss der ‎Rechnungsempfänger sicherstellen, dass das empfangene ‎elektronische Rechnungsdokument den Anforderungen des ‎Umsatzsteuerrechts entspricht und er dieses ‎Rechnungsdokument nach den allgemeinen Vorschriften ‎aufbewahrt, da er die Feststellungslast ‎für den Vorsteuerabzug hat.‎

Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Notwendige Inhalte betreffen beispielsweise die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie weitere Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen sowie für andere spezielle Fälle sind Sonderregelungen zu beachten. Weiterführende Informationen zu den notwendigen Rechnungsangaben finden Sie hier.

Wichtiger Hinweis: Im Rahmen des aktuellen Regierungsentwurfs eines Wachstumschancengesetzes ist – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung vorgesehen.

‎Elektronische Archivierung

Erhöhte Aufmerksamkeit gilt der Archivierung der ‎elektronischen Unterlagen. Dies ist aber keine Neuheit ‎der elektronischen Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, welche steuerlich relevante Daten ‎und Dokumente aufbewahren.‎ Nach § 14b ‎UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Na‎men und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen ‎müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen ‎des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG (Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit) erfüllen. Neben den zu beachtenden Vorschriften des ‎Umsatzsteuergesetzes und der ‎Abgabenordnung (§§ 146, 147, 200 AO) ‎sollten Steuerpflichtigen auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Blick haben.

Der Originalzustand ‎der übermittelten Daten muss ‎erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche ‎Änderungen der archivierten Dokumente müssen ‎ausgeschlossen sein. Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung und zum ‎Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zu ‎beachten ist aber, dass der Originalzustand erhalten ‎bleibt. Zugleich muss nach den GoBD die formelle und ‎sachliche Richtigkeit prüfbar sein.

Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Demzufolge sind die notwendigen Programme vorzuhalten. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür sind die Verwaltungsvorschriften zu beachten (GoBD).

Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt.

Überblick

Die elektronische Rechnungsstellung soll nach Überlegungen der Europäischen Kommission ‎zur führenden Rechnungsstellungsmethode in Europa ‎werden.
Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) und deren nationale Umsetzung werden öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies galt zunächst ab 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und gilt ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung. Für Bundesländer und Kommunen galt eine längere Frist; sie mussten bis spätestens 18. April 2020 nachziehen.

Hinzu kommt: Unternehmen, die Aufträge für Stellen des Bundes durchführen, sind seit dem 27. November 2020 grundsätzlich verpflichtet, ihre Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben elektronisch einzureichen.

Beachte: Für öffentliche Auftraggeber auf Ebene der Bundesländer (z.B. Landesbehörden, Kommunen) richten sich die im Einzelnen anzuwendenden Regeln nach der Umsetzung der EU-Richtlinie im jeweiligen Bundesland. Es sind Abweichungen von den Regeln im Bund oder auch im Vergleich zu den Regeln in anderen Bundesländern möglich.

Umsetzung im Bund

Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) umgesetzt.

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung finden Sie Infomaterial für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden.

Beachte: Abweichend von der EU-Richtlinie, die ausschließlich Rechnungen aus sog. oberschwelligen Vergaben regelt, ist die Umsetzung im E-Rechnungs-Gesetz betragsunabhängig, so dass somit grundsätzlich auch Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben erfasst sind.

Achtung: Zudem sind seit dem 27. November 2020 Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet.

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard, der auch vom Format ZUGFeRD verwendet wird. Das Format XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.

Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen, z. B. ZUGFeRD. Allerdings müssen E-Rechnungen auch die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes und später ggf. auch der Länder erfüllen.

Worauf geht die gesetzliche Verpflichtung für Lieferanten zurück, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund) ab November 2020 nur noch elektronisch zu versenden?

Die Einführung der E-Rechnung stellt für die öffentliche Verwaltung der Bundesrepublik Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Neben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten soll die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung und Teilautomatisierung von Prozessen ermöglichen. Und das trägt zu Bürokratieabbau und einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Durch eine EU-Richtlinie und deren nationale Umsetzung in der E-Rechnungsverordnung des Bundes werden öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies galt zunächst ab 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und gilt ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung. Bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung stehen die Lieferanten seit dem 27. November 2020 an in der Pflicht.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (Bund) in Zukunft ihre Rechnungen als E-Rechnungen stellen. Ausnahmen gibt es insbesondere bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe (§ 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Diese Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes beschrieben.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?

Im Sinne der E-Rechnungsverordnung ist eine Rechnung gemeint, die als Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Für den Datensatz wurden europaweit Standards festgelegt hinsichtlich der Informationen, die er enthalten, und der technologischen Formate, in denen er erstellt werden muss. Eine Umsetzung des europäischen Standards für die öffentliche Verwaltung heißt in Deutschland XRechnung. Weitere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Standards sind zulässig. Zudem ist zu beachten, dass E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Denn Ziel ist es, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren. Und dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann.

Auf welchen Wegen können Rechnungen elektronisch an Bundesbehörden übermittelt werden?

Den Lieferanten stehen verschiedene Wege offen. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes einreicht. Für Bundesministerien, für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. An der ZRE gehen über verschiedene Kanäle Rechnungen ein, werden dort geprüft und anschließend systematisch an die jeweiligen Empfänger zugestellt. Als Übertragungskanäle stehen Lieferanten neben E-Mail, auch De-Mail und Webservices (via PEPPOL) zur Verfügung, sodass direkt aus dem IT-System des Rechnungsstellers an die ZRE gesendet werden kann. Daneben können sich Lieferanten auch entscheiden, eine XRechnung bzw. eine elektronische Rechnung in einem der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden Standard direkt auf der Webseite der ZRE hochzuladen. Diese E-Rechnungen müssen zudem der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen. Lieferanten, die keine Software zur Erstellung von XRechnungen haben, können die Rechnungsdaten direkt auf der Webseite der ZRE eingeben (https://xrechnung.bund.de).

Was ist PEPPOL?

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Es handelt sich bei diesem Netzwerk um eine Infrastruktur zur Übertragung von E-Rechnungen direkt aus den rechnungsstellenden Systemen an ein Verwaltungsportal des Bundes. Der Bund stellt dazu einen kostenlosen Webservice zur Verfügung.

Was müssen Rechnungssteller konkret tun, um E-Rechnungen erstellen und versenden zu können?

Die Einführung der E-Rechnung hat mehrere Seiten. Einerseits geht es darum, den Einbringungsweg von Rechnungen vom IT-System der Lieferanten beispielsweise an die ZRE zu realisieren. Dabei empfiehlt es sich, die von dieser Software unterstützten Arbeitsprozesse im Rechnungswesen gleich mit zu optimieren. Bei einigen Lieferanten geht es vielleicht auch grundsätzlich um die erstmalige Einführung einer solchen Software. Das ist die technische Seite der Digitalisierung. Andererseits darf die organisatorische Seite nicht vergessen werden: Es gilt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die neue Software und neue Prozesse frühzeitig mitzuteilen und verständlich zu machen. Das Thema revisionssichere Archivierung sollte bedacht werden, denn beispielsweise muss eine XRechnung als solche – also als Datei im gesendeten Format XRechnung – abgelegt werden. Ausdrucke sind nicht zulässig. Schließlich können auch Trainings und Schulungen sinnvoll sein, um die Vorteile der E-Rechnung schnell zu nutzen.

Umsetzung in den Bundesländern, hier: Bayern

Wegen der föderalen Struktur kann es in den einzelnen Bundesländern zu Abweichungen im Vergleich zur Umsetzung der EU-Vorgaben im Bund kommen. Dies kann beispielsweise die Regeln zum Übertragungsweg, der Behandlung von Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben, der Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung und der zulässigen Rechnungsformate betreffen.

Unternehmen, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind, sollten sich deshalb möglichst bald mit diesem Thema befassen und prüfen, welche Regeln in Bezug auf ihren jeweiligen Kunden greifen.

Die EU-Richtlinie betrifft nur den oberschwelligen Bereich, also Aufträge, die öffentliche Auftraggeber grundsätzlich europaweit ausschreiben müssen. Diese Pflicht zur Entgegennahme digitaler Rechnungen musste für Bundesländer und Kommunen spätestens seit dem 18. April 2020 umgesetzt worden sein.

Bayern hat den Geltungsbereich auch auf Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben erweitert.

Die E-Rechnungs-Richtlinie wird in Bayern insbesondere durch Art. 5 Abs. 2 Bayerisches E-Government-Gesetz (Art. 5 Abs. 2 BayEGovG) umgesetzt. Das Gesetz regelt eine Verordnungsberechtigung zur detaillierten Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU.

Von dieser Berechtigung hat die Staatsregierung mit der Bayerischen E-Government-Verordnung Gebrauch gemacht. Die Verordnung wurde am 28. Februar 2020 verkündet und gilt seit dem 18. April 2020.

Die Verordnung setzt die europarechtlichen Vorgaben verbindlich um.

Im Wesentlichen wird die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden), wie folgt definiert:

• Seit dem 18. April 2020 sind staatliche Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen ab 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) im Ober- und Unterschwellenbereich elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.
• Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehende juristische Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18. April 2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18. April 2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € ohne Umsatzsteuer).
• Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des §103 Abs.3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich ab 18. April 2023.

Beachte: Für die öffentliche Verwaltung in Bayern ist – anders als im Bund und zum Teil auch in anderen Bundesländern – eine rechtliche Verpflichtung der Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung derzeit nicht vorgesehen. Aber öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form anzunehmen und zu bearbeiten.

Was versteht man unter XRECHNUNG?‎

Die XRechnung ist die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie. Im Auftrag des IT ‎Planungsrates von Bund und Ländern wurde das Format XRechnung von der KoSIT (Koordinierungsstelle ‎für IT-Standards) entwickelt. Die KoSIT soll sicherstellen, dass es einen Standard für die elektronische ‎Rechnung gibt, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, allgemein verfügbar ist und dauerhaft auf ‎dem aktuellen Stand gehalten wird.‎

XRechnung gilt als verbindlicher nationaler Standard (sog. Core Invoice Usage Spezifikation [CIUS]) für die gesamte Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (Begründung zur E-RechV, S. 8), der innerhalb des von der europäischen Norm eingeräumten Gestaltungsrahmens für nationale Regelungen zur Optimierung insbesondere von verwaltungsinternen Prozessabläufen im Vergleich zur CEN-Norm präzisiert wurde.

Gleichwohl ist es nach dieser Regelung durchaus möglich, auch andere Datenaustauschformate zu nutzen, sofern sie die CIUS abbilden. Somit ist gewährleistet, dass bereits in der Wirtschaft eingesetzte Datenformate wie ZUGFeRD auch für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung kompatibel sind und nicht durch die E-RechV behindert werden (Begründung zur E-RechV, S. 9).

Die X-Rechnung ist eines der Formate, das die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, aber nicht das ‎einzige Format. In anderen EU-Ländern gibt es bereits andere etablierte E-Rechnung-Standards (z.B. FatturaPA in Italien, ‎Factur-X in Frankreich, FacturaE in Spanien).‎

Was bedeutet ZUGFERD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Das Datenmodell in der Version 2.1.1 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist. Da einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber (z. B. Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) lediglich nur rein strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren, ermöglicht ZUGFeRD auch die Erstellung einer Rechnung ohne die begleitende PDF-Datei. ZUGFeRD ermöglicht den Unternehmen eine rein strukturierte XML-Rechnung bei den Portalen einzureichen.
ZUGFeRD ermöglicht die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Voraussetzung ist hiernach, dass die vorhandenen Informationen während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben und nicht durch Dateiumwandlungen verringert werden.

Nicht nur der mit den Augen lesbare Teil der PDF-Datei, sondern auch die tatsächlich vorhandenen XML-Daten müssen erhalten bleiben. Zu Einzelheiten wird auf die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verwiesen (dort Rz. 125).

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) in ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.

Überblick:

Die Europäische Kommission hat in ihrem Richtlinienentwurf "VAT in the Digital Age" (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug unter anderem für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter: VAT in the Digital Age (ViDA)

Deutschland plant die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für inländische B2B-Umsätze. Zu einem späteren Zeitpunkt soll dann ein Meldesystem hinzugefügt werden. Um die Einführung der deutschen E-Rechnungspflicht vor den EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, ist eine ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates erforderlich. Diese wurde am 25. Juli 2023 erteilt.

Die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen in Deutschland war zunächst in einem Diskussionsentwurf des Bundesfinanzministeriums (BMF) aus April 2023 vorgesehen und wurde zwischenzeitlich in den Referentenentwurf und später in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes aufgenommen.

Wesentliche Kernpunkte der im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes vorgesehenen Neuregelungen sind:

• Es wird eine gesetzliche Regelung zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Bereich eingeführt.
• Die E-Rechnung wird – angelehnt an den ViDA-Rechtssetzungsvorschlag – neu definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird; dabei sind die Vorgaben der Norm CEN 16931 (RL 2014/55/EU) zu erfüllen.
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung erfüllen (z.B. PDF-Rechnungen) werden unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst.
• Verschiedene zeitlich gestaffelte Anwendungsregeln (beginnend ab 1. Januar 2025) sind zu beachten.

Wann soll die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen wirksam werden?

Nach dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes soll ab dem 1. Januar 2025 die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen bestehen. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Hierbei ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden:

• Bis Ende des Jahrs 2025 ist es laut Regierungsentwurf gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen; allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR soll sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein weiteres Jahr verlängern, das heißt bis Ende 2026. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
• Bis Ende 2027 soll es gestattet sein, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.

Ab dem Jahr 2028 müssen nach dem Regierungsentwurf die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden. Demnach würde die Verwendung von bestimmten etablierten Verfahren wie z.B. EDI dann nicht mehr möglich sein.

Beachte: Alle inländischen Unternehmen müssen nach dem aktuellen Entwurf des Wachstumschancengesetzes bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) soll nach den Gesetzesplänen nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich sein.

Die IHK-Organisation und andere Verbände setzen sich in verschiedenen Stellungnahmen für eine praxisnahe und effektive Umsetzung der vorgesehenen Neuerungen ein. Zu den Forderungen gehört unter anderem auch, dass bewährte Verfahren wie der elektronische Datenaustausch (EDI) über den 31.12.2027 hinaus weiterhin genutzt werden können.

Das BMF hat mit dem Antwortschreiben vom 2. Oktober 2023 als Reaktion auf eine Anfrage der Verbände Stellung genommen. In diesem Schreiben wurde mitgeteilt, dass an Lösungen gearbeitet wird, um die Nutzung von EDI-Verfahren innerhalb des zukünftigen Rechtsrahmens sicherzustellen und diesen Umstellungsaufwand im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendige zu begrenzen. Das BMF äußert sich in dem Schreiben auch zu Fragen der Zulässigkeit der Formate XRechnung und ZUGFeRD bei Einführung der obligatorischen E-Rechnung.

Das Gesetzgebungsverfahren zum Wachstumschancengesetz soll bis Ende des Jahres 2023 abgeschlossen sein. Es bleibt abzuwarten, ob und inwieweit im Rahmen des weiteren Gesetzgebungsverfahrens die vorgesehenen Neuregelungen zur E-Rechnung noch Änderungen erfahren. Unternehmen sollten aber aktuell davon ausgehen, dass eine E-Rechnungspflicht in näherer Zukunft kommen wird und beginnen, sich alsbald mit der Grundthematik befassen.

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Durch die Digitalisierung der Belegverarbeitung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Dennoch bestehen insbesondere bei mittelständischen und kleineren Unternehmen noch Unsicherheiten und Nachholbedarf. Die Nutzung von E-Rechnungen ermöglicht medienbruchfreie Verarbeitung, verkürzte Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und geringere Kosten. Wesentlich hierbei ist die Nutzung von strukturierten Datensätzen.

Im Zusammenhang mit elektronischen – wie auch papierbasierten – Rechnungen sind die steuerlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Dies betrifft insbesondere die zu beachtenden Anforderungen an die elektronische Rechnung sowie die Regeln zur notwendigen Aufbewahrung.

Zu beachten sind wichtige aktuelle Entwicklungen: Die EU-Kommission schlägt für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vor. Zudem sieht der Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes die Einführung einer E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze bereits ab 2025 vor. Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit Fragestellungen rund um die E-Rechnung befasst haben, sollten hiermit alsbald beginnen.

Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.