IHK Leitfaden

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Closeup of a businesswoman doing finances in the office
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Unternehmen ist freigestellt, welche Steuernummer sie auf Ausgangsrechnungen angeben: die vom Finanzamt vergebene oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die das Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Wo sind die Unterschiede, und was ist zu beachten?

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Hinweis vorab

Auf dieser Seite werden im Überblick ausgewählte umsatzsteuerliche Aspekte für Unternehmen dargestellt. Obwohl die Hinweise mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Die Ausführungen sind nicht abschließend und können eine auf den individuellen Sachverhalt abgestimmte Beratung (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater etc.) nicht ersetzen.

Einleitung: Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?

Unternehmen sind auf ihren Rechnungen zu bestimmten Angaben verpflichtet und müssen grundsätzlich bei Geschäften innerhalb Deutschlands wahlweise die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) angeben. Die Steuernummer vergibt das zuständige Finanzamt, die zusätzlich zu beantragende USt-ID das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro) können ohne Angabe einer Steuernummer oder USt-ID ausgestellt werden.

Für die Rechnungsstellung bei Geschäften mit Unternehmen in anderen Ländern der Europäischen Union (EU) ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wichtig. Sie dient in der EU zur Abwicklung und Vereinfachung des innergemeinschaftlichen Dienstleistungs- und Warenverkehrs. Bei Lieferung in ein anderes EU-Land ist sie Voraussetzung für eine Umsatzsteuerbefreiung. Bei Leistungen wie Dienstleistungen spielt die USt- ID bei der Bestimmung des Leistungsortes eine Rolle.

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Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – Was ist die USt-ID?

In der Europäischen Union dient die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der eindeutigen Kennzeichnung von Unternehmen und der Abwicklung von Geschäften zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern. Die Nummer ist besonders für die Rechnungsstellung, Steuerbefreiung und Ortsbestimmung wichtig. Innerhalb Europas gilt es die folgenden Steuerkennzeichnungen zu unterscheiden:

Jeder steuerpflichtigen natürlichen oder juristischen Person wird vom Finanzamt eine Steuernummer zugeteilt, seit 2008 für natürliche Personen zusätzlich eine Steuer-Identifikationsnummer. Die Nummern dienen in Deutschland der Kennzeichnung einer Privatperson oder eines Unternehmens. Die Steuer-Identifikationsnummer bleibt dauerhaft gültig. Unabhängig von Umzügen, Namensänderungen oder auch Umstrukturierungen in den Finanzämtern können steuerliche Daten immer der richtigen natürlichen Person zugeordnet werden, und das bereits von Geburt an.

Zusätzlich ist für Unternehmer eine Umsatzsteuer-ID erforderlich, wenn sie Geschäfte außerhalb Deutschlands tätigen. Die Vergabe ist nur an Unternehmen möglich und dient der Kennzeichnung innerhalb der EU. Mit der USt-ID lässt sich z. B. die Unternehmereigenschaft des Empfängers prüfen. Die Überprüfung kann über das MwSt-Informationsaustauschsystem der EU (MIAS genannt) oder das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) im Rahmen einer sogenannten „qualifizierten Anfrage“ erfolgen. Die Beantragung der USt-ID erfolgt beim Bundeszentralamt für Steuern, ein Online-Antragsformular ist verfügbar. Für den Antrag benötigen Sie unter anderem Ihre Steuernummer und Kontaktdaten des zuständigen Finanzamts.

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Wer benötigt eine Umsatzsteuer-ID (USt-ID)?

Für Rechnungen innerhalb Deutschlands genügt im Geschäftsverkehr die Angabe der Steuernummer. Eine zusätzliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nötig, wenn ein umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer mit einem anderen Regelunternehmer eines anderen EU-Lands Geschäftsbeziehungen (B2B) unterhält. Zur Erklärung: Als umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer gilt ein Unternehmer, der Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt. Die USt-ID ermöglicht bei Geschäften von Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern die korrekte Abwicklung der Umsatzbesteuerung. Bei B2B-Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Ländern kann es sich z. B. um sogenannte steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen oder um grenzüberschreitende Leistungen handeln.

Im Rahmen einer innergemeinschaftlichen Lieferung liefert ein Regelunternehmer Waren an einen anderen Regelunternehmer innerhalb der EU. Die Lieferung ist für das leistende Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. In der Folge weist das leistende Unternehmen auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus, denn den Erwerb versteuert das empfangende Unternehmen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Unternehmen müssen zwingend auf der Rechnung angeführt sein.

Bei einer grenzüberschreitenden Leistung handelt es sich meist um Dienstleistungen. Hier sollte zuerst immer der Leistungsort bestimmt werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Leistungsempfänger Steuerschuldner werden und nicht der Leistungserbringer (§ 13b Umsatzsteuergesetz (UStG)). Im Sinne dieses sogenannten „Reverse Charge-Verfahrens“ muss dann der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer abführen. Auch hier gehört die USt-ID beider Unternehmen auf die Rechnung.

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Welchen Unterschied gibt es zwischen einer Steuernummer und einer Umsatzsteuer-ID?

  • Die Steuernummer steht auf Rechnungen und führt alle steuerlichen Belange einer Person zusammen. Hiervon abzugrenzen ist die Steuer-Identifikationsnummer, die nicht auf Rechnungen angebracht werden sollte sondern bei den persönlichen Unterlagen des Steuerpflichtigen verbleibt.
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient hingegen der unverwechselbaren Kennzeichnung umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen und juristischer Personen innerhalb der Europäischen Union. Sie dient der Abwicklung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs für Zwecke der Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuer-ID ist immer dann nötig, wenn ein Unternehmer innerhalb der EU am Waren- und Dienstleistungsverkehr teilnimmt. Bei Geschäften mit ausländischen Unternehmen in der EU müssen Unternehmer deren USt-ID erfragen und im Rahmen einer „qualifizierten Anfrage“ auf Korrektheit überprüfen. Die eigene USt-ID und die des Geschäftspartners gehören auf die Rechnung. Grenzüberschreitende Warenlieferungen sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Der liefernde Unternehmer muss für die Umsatzsteuerbefreiung entsprechende Buch- und Belegnachweise erbringen.

Unternehmen können sich Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Namen und Adressen ausländischer Unternehmen bestätigen lassen und dafür die Online-Bestätigungsanfrage nutzen. Der Internet-Bestätigungsservice ist täglich von 5.00 bis 23.00 Uhr erreichbar. Wichtig: Aus Sicht der Finanzverwaltung ist die Nachweispflicht nur erfüllt, falls eine sogenannte „qualifizierte Abfrage“ der USt-ID stattfindet. Unternehmen müssen neben der Gültigkeit der USt-ID auch Namen und Adresse ausländischer Unternehmen erfragen und bestätigen lassen. Die Bestätigung sollten Unternehmer schriftlich vom Bundeszentralamt für Steuern einholen! Abweichend vom Grundsatz der amtlichen Bestätigungsmitteilung kann der Nachweis der durchgeführten qualifizierten Bestätigungsabfrage bei einzelnen Anfragen durch die Übernahme des Screenshots erfolgen, auf dem das vom BZSt übermittelte Ergebnis angezeigt wird.
Hinweis: Das BZSt warnt zudem vor irreführenden Angeboten und amtlich aussehenden Schreiben, in denen eine kostenpflichtige Registrierung angeboten wird. Die Vergabe der USt-ID durch das Bundeszentralamt für Steuern ist immer kostenfrei.

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Der unterschiedliche Aufbau der USt-ID und Steuernummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beginnt mit zwei Großbuchstaben, meist bestehend aus dem zweistelligen Ländercode des Landes – in Deutschland startet die Nummer mit „DE“. Ausnahme ist hier Griechenland, dessen Präfix ist „EL“. Den beiden Großbuchstaben folgen neun Ziffern, also zum Beispiel „DE124356789“. Die Gültigkeit wird unter Verwendung von Prüfzifferverfahren oder anderer Fehlererkennungsverfahren sichergestellt. Hier finden Sie weitere Angaben zum EU-weiten Aufbau. Eine Plausibilitätsprüfung können Sie auf der Internetseite der Europäischen Kommission durchführen.

Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer haben hingegen in der Regel keine Buchstaben und mehr Stellen (je nach Bundesland 10 bis 13 Ziffern). In vielen Fällen sind auch Schrägstriche enthalten, wie beispielsweise „012/345/6789.

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Wo muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden?

Die USt-ID ersetzt auf Rechnungen die Steuernummer und dient der eindeutigen Kennzeichnung von Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. Bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Leistungen und innergemeinschaftliche Lieferungen ist diese immer auf der Rechnung anzugeben. Zusätzlich gehört die USt-ID des Geschäftspartners (wenn dieser ein umsatzsteuerlicher Regelunternehmer ist) mit auf die Rechnung, die bei diesem erfragt und anschließend auf Korrektheit überprüft wird. Auf solchen Rechnungen müssen immer die USt-IDs beider Unternehmen vorhanden sein.

Hinweis: Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass handelt es sich bei einer im Briefkopf eingedruckten USt-ID nicht um die Verwendung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Unternehmen müssen die USt-ID vielmehr explizit auf ihren Rechnungen aufführen.

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Im Impressum ist Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Pflicht

Nach § 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG muss die USt-ID auf der Website des Unternehmens im Impressum stehen, wenn eine solche zugeteilt worden ist. Wird der Verpflichtung nicht nachgekommen, stellt dies einen abmahnbaren Wettbewerbsverstoß dar. Es kommt immer wieder zu Abmahnungen, weil Unternehmer die USt-ID z. B. mit der Steuernummer oder Steuer-Identifikationsnummer verwechseln.

Hinweis: Die Steuernummer sollte nicht im Impressum angegeben werden, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Der Grund: Mithilfe der Steuernummer können Unberechtigte bei Finanzämtern versuchen, sensible Informationen zum Unternehmen zu erfragen. Gleiches gilt für die Steuer-Identifikationsnummer, die ebenfalls nicht im Impressum auftauchen sollte.

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Was wird bei Websites konkret abgemahnt?

Die Abmahnung erfolgt meist aus einem von zwei Gründen: Ein Grund ist, wenn Händlern zwar eine USt-ID zugeteilt wurde, sie diese jedoch nicht in ihrem Impressum angeben. Ein anderer Grund ist, dass Unternehmer häufig eine falsche Nummer angeben und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit der Steuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer verwechseln. Zur Erinnerung: USt-IDs beginnen in Deutschland immer mit „DE“.

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Was gilt für Kleinunternehmer gem. § 19 UStG ?

Wenn Kleinunternehmer mit Partnern in anderen Ländern der Europäischen Union Geschäfte (Lieferungen, Dienstleistungen) machen, können sie eine USt-ID beantragen, diese ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Wird die USt-ID vom Kleinunternehmer jedoch aktiv verwendet, muss er auch die steuerlichen Konsequenzen, die damit miteinhergehen, tragen. Dies könnte z. B. dazu führen, dass dann auch für ihn die Erwerbsbesteuerung oder das Reverse-Charge-Verfahren gilt.

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Häufige Fragen zur Umsatzsteuer-‎Identifikationsnummer

Zusammenfassung

Auf den Rechnungen ist entweder die USt-ID oder die Steuernummer anzugeben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchen Unternehmen aber für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen an Geschäftspartner (falls dieser ein umsatzsteuerlicher Regelunternehmer ist) innerhalb der Europäischen Union. Vor Beginn einer Geschäftsbeziehung müssen Unternehmen die Nummer von ihrem Geschäftspartner erfragen und diese auf Korrektheit überprüfen. Zur Prüfung können sich Unternehmer an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Wenn ein Unternehmen über eine Umsatzsteuer-ID verfügt, ist diese im Impressum der Unternehmens-Website anzugeben – andernfalls droht eine Abmahnung.