Digitalisierung der Verwaltung

Wozu brauche ich De-Mail, wenn ich E-Mail habe und vertrauliche Briefe per Post verschicken kann? Ganz einfach, weil ich, ähnlich der E-Mail-Funktion, die ich bereits nutze, mit De-Mail vertrauliche und rechtsverbindliche Nachrichten und Briefe versenden kann. Normalerweise muss man diese ausdrucken, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen.

Mit De-Mail entfallen nicht nur die Kosten für Druck, Kuvert, Versand und der Weg zur Post – die Übertragungsgeschwindigkeit nimmt rapide zu. Soll ein herkömmlicher Brief noch am gleichen Tag beim Empfänger sein, bleibt oft nichts anderes übrig als teurer Kurierversand. Mit De-Mail erfolgt die Übertragung innerhalb von Sekunden, und das bei niedrigen Kosten von 0,30 – 0,40 Euro pro Standardversand je nach Dienstanbieter und Versandvolumen. Einige De-Mail-Anbieter ermöglichen momentan bereits den kostenlosen Versand für Privatanwender.

Das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) bestätigt De-Mail als sicheres Verfahren zur elektronischen Kommunikation. De-Mail wird der verwaltungsrechtlichen Schriftformerfordernis gerecht und kann ohne weitere Signatur zur juristisch sicheren Kommunikation genutzt werden. Neben De-Mail werden im Gesetz auch sonstige sichere Verfahren aufgeführt, die durch Bundesverordnung noch näher zu bestimmen sind.

Was ist De-Mail?

De-Mail ermöglicht das verbindliche und rechtssichere Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet. Das EGovG bestätigt, dass De-Mail die Schriftformerfordernis in der Kommunikation mit der Verwaltung erfüllt.

Die Identität der Kommunikationspartner sowie die Zustellung und Integrität, d.h. ein unveränderter Inhalt, können nachgewiesen werden. Ähnlich dem klassischen Einschreiben sind Zusätze wie Sende- und Empfangsbestätigungen und Vermerke wie „Persönlich“ oder „Vertraulich“ möglich. Auch dadurch unterscheidet sich De-Mail grundlegend von herkömmlichen E-Mails, deren Inhalt und Absender sowie Empfänger mit einfachen Mitteln verändert werden können. Eine klassische E-Mail ist so sicher wie eine Postkarte und daher für vertrauliche Firmen- und Behördenkommunikation ungeeignet.

Damit erhöht De-Mail die Sicherheit der elektronischen Kommunikation, ohne deren Komfort einzuschränken.

Welche Vorzüge hat De-Mail für Unternehmen?

Zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen werden vertrauliche Unterlagen zwischen Unternehmen sowie zwischen Verwaltungen und Unternehmen bisher meistens per Post ausgetauscht.

De-Mail umfasst einen rechtssicheren Übertragungsweg, der eine vollständige elektronische Bearbeitung bei juristisch relevanten Arbeitsschritten ermöglicht. Das betrifft die Übersendung von Unterlagen, den Zustellungsnachweis und die Identifizierung von Absender und Empfänger.

Unternehmen sparen so Zeit und Geld. Der Bearbeitungsaufwand sinkt durch den Wegfall von Druck-, Kuvertier-, Frankier- und Zustellarbeiten erheblich. Zudem kann medienbruchfrei ein DMS benutzt werden, sodass die Aufbewahrungskosten gegenüber der Pflege von Papierbeständen vehement sinken.

Nach einer Studie im Auftrag der Bundesnetzagentur von 2007 belaufen sich die Gesamtkosten für den Versand eines normalen Briefes in Unternehmen auf 1,37 Euro – die De-Mail schlägt mit lediglich ca. 0,30 Euro zu Buche: Bei 10.000 De-Mails als Briefersatz beläuft sich die Ersparnis bereits auf mehr als 10.000 Euro oder: knapp 73 % Ersparnis pro Sendung!

Welche technischen Voraussetzungen benötigt De-Mail?

De-Mail setzt auf Standardtechnologien und reduziert die notwendigen technischen Schnittstellen auf ein Mindestmaß. Aufgrund der Infrastrukturneutralität der De-Mail ist keine zusätzliche Hard- und Software erforderlich. De-Mail passt sich an die vorhandene EDV-Umgebung an.

Somit reichen ein Webbrowser und eine Internetverbindung aus, um De-Mail nutzen zu können. In Unternehmen, in denen mehrere Absender und Empfänger De-Mail nutzen, ist die Installation eines Gateway sinnvoll. Damit ist jede De-Mail in die vorhandene Mailsoftware (z.B. Outlook, Thunderbird) integrierbar.

Die IHK für München und Oberbayern hat für die Übermittlung von vertraulichen Nachrichten sowie von Dokumenten und Unterlagen folgende De-Mail-Postfächer eingerichtet:

Allgemeiner Zugang
info@muenchen-ihk.de-mail.de

Rechtsbereich
einigungsstelle@muenchen-ihk.de-mail.de

Gewerbe (Versicherungs-, Immobiliendarlehens-, Finanzanlagen-, Honorarfinanzanlagenvermittler)
gewerbe@muenchen-ihk.de-mail.de

Außenwirtschaft
zoll@muenchen-ihk.de-mail.de

Beitrag & Firmendaten
beitrag@muenchen-ihk.de-mail.de
firmendaten@muenchen-ihk.de-mail.de

Neben den herkömmlichen Funktionen bietet ihr Personalausweis auch die Möglichkeit zur elektronischen Nutzung: Die sichtbaren Daten des Ausweises werden auf einem Chip gespeichert und können somit z.B. im Internet als elektronischer Identitätsnachweis verwendet werden.

Was bringt der Online-Personalausweis?

Mit dem Personalausweis und der elektronischen Identitätsfunktion wird eine IT-Infrastruktur ermöglicht, die Anwendungen in E-Government und E-Commerce einfacher nutzbar machen soll.

• Online-Einkäufe oder Bankgeschäfte können mit einer höheren Sicherheit für beide Seiten abgewickelt werden.
• Hierbei behält der Personalausweisinhaber die Kontrolle darüber, ob und welche seiner persönlichen Daten er übermitteln möchte.
• Unternehmen, die für solche Transaktionen den elektronischen Identitätsnachweis ihrer Kunden nutzen möchten, brauchen ein Berechtigungszertifikat, welches maximal drei Jahre seine Gültigkeit behält.
• Behörden aller Organisationsebenen könnten Bürgern und Unternehmen bald ermöglichen, gemäß dem E-Government-Gesetz nahezu alle Kontakte online zu erledigen. Die eID-Funktion des nPA bildet hierfür die Grundlage.

Optional kann auf den Personalausweis auch ein Zertifikat zur Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen geladen werden. Damit können Prozesse, die eine handschriftliche Unterschrift erfordern, medienbruchfrei elektronisch erfolgen.

Hier finden Sie relevante Begriffe zur Verwaltungsdigitalisierung. Das Lexikon wird ständig erweitert und aktualisiert. Bei Fragen und Anregungen können Sie die Kommentarfunktion nutzen oder sich direkt an uns wenden.

Barrierefreiheit
Barrierefreiheit bezeichnet die einfache Möglichkeit, Webseiten für Menschen mit eingeschränkter Sehfähigkeit lesbar zu machen. Dazu zählen Vergrößerungen, Kontraststeigerungen oder die Möglichkeit, Seiten vorlesen zu lassen.

Best Practice
Best Practice bezeichnet bewährte bzw. vorbildliche Methoden oder Vorgehensweisen. Wählt man diese als Orientierungspunkt können sich in E-Government-Vorhaben große Einsparungen ergeben, da grundlegende Muster nicht neu bearbeitet werden müssen.

Change-Management
In einer Organisation bezeichnet Change-Management (auch Veränderungsmanagement) alle Maßnahmen und Aufgaben, die eine umfassende und weitreichende Veränderung der Strukturen und Prozesse zum Ziel haben. Die Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Organisationsveränderungen wie der Verwaltungsmodernisierung ist für den Erfolg von E-Government-Projekten essenziell. Aufgrund der großen Anzahl mitwirkungsberechtigter Stakeholder scheitern hier einige Vorhaben. Kommunikation, Koordination und durchdachte Planung sind Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Change-Management.

D115
Die 115 ist eine einheitliche Behördenrufnummer. Falls Sie in einer Kommune oder Stadt wohnen, die am 115-Verbund teilnimmt, können Sie unter dieser Nummer alle Services von deren Verwaltung nutzen und abfragen.

Datenschutz
Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch. Nähere Informationen dazu: www.muenchen.ihk.de/de/recht/Datenschutz/

Datensicherheit
Datensicherheit umfasst die Sicherheit der IT-Systeme und angrenzender Bereiche in Bezug auf Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Informationen und Infrastruktur: www.muenchen.ihk.de/de/innovation/E-Business-und-IuK-Wirtschaft/IT-Sicherheit/

De-Mail
De-Mail ist ein Produkt, welches das vertrauliche und nachweisbare Versenden elektronischer Nachrichten ermöglichen soll. Durch das E-Government-Gesetz kann De-Mail Einzug in diverse Verfahren und die Kommunikation mit Behörden halten: www.muenchen.ihk.de/de/innovation/E-Business-und-IuK-Wirtschaft/E-Government/De-Mail

De-Mail-Gesetz
Das De-Mail-Gesetz ist ein Bundesgesetz vom 28.04.2011, welches die Anbieter von De-Mail-Diensten und die von diesen angebotenen Dienste reguliert.

digitale Signatur
Zum (rechts-)sicheren Austausch von Daten über das Internet ist eine digitale Signatur erforderlich. Z.B. auf einer Signaturkarte befindet sich eine qualifizierte elektronische Signatur, mit der sich der Absender eindeutig identifizieren und Nachrichten samt Anhang übermitteln kann. Diese Übermittlungsmethode gilt als anerkannt sicher und beschreibt einen sehr hohen Identifizierungs- und Authentifizierungsstandard: www.muenchen.ihk.de/de/innovation/E-Business-und-IuK-Wirtschaft/IT-Sicherheit/Digitale-Signatur2

DMS
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen der digitalen Verwaltung von Schriftstücken und sind wesentlicher Bestandteil eines effizienten und modernen Unternehmens: www.muenchen.ihk.de/de/WirUeberUns/Publikationen/Magazin-wirtschaft-/Aktuelle-Ausgabe-und-Archiv2/Magazin-11-2011/Betriebliche-Praxis/Dokumenten-Management-Systeme-Alles-besser-im-Griff

E-Akte
Unter elektronischer Aktenführung (E-Akte) wird die medienbruchfreie Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten verstanden. Dies kann etwa in Form eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geschehen. Ein- und ausgehende Schriftstücke müssen so nicht mehr digitalisiert und/oder gedruckt werden. Vorgänge werden somit deutlich vereinfacht und beschleunigt.

e-CODEX
Projekt der Europäischen Union, das zum Ziel hat, den elektronischen Zugang zum Recht für Bürger und Unternehmen zu harmonisieren. Zudem soll die Zusammenarbeit verschiedener Institutionen im Rechtsbereich durch gemeinsame Standards vereinfacht und verbessert werden.

Einer-für-Alle (EfA) Prinzip
Einzelne Verwaltungsdienstleistungen werden von den Bundesländern so digitalisiert, dass andere Bundesländer die fertigen digitalen Verwaltungsleistungen nachnutzen können. Um das EfA-Prinzip zu erfüllen muss eine digitalisierte Verwaltungsleistung über ein neutrales Design verfügen, eine offene Schnittstelle für den standardisierten Datenaustausch mit Fachverfahren anbieten und das Datenrouting in kommunalen Behörden mithilfe des Dienstverzeichnisses der öffentlichen Verwaltung unterstützten.

E-Governance
Gleiche Bedeutung wie E-Government. Jedoch liegt im Wort bereits ein stärkerer Fokus auf dem Zusammenspiel der Beteiligten, weniger auf einer verordneten und vorregulierten Modernisierung.

E-Government
Der Begriff E-Government unterliegt verschiedenen Interpretationen. Beschreibt das EGovG den Begriff in einem relativ engen Sinn als Abwicklung geschäftlicher Prozesse […] mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien über elektronische Medien, so sind auch weitreichendere Interpretationen möglich. Dabei steht nicht die Abwicklung der Prozesse im Mittelpunkt, sondern deren Optimierung im Zuge der digitalen Umstellung. In der modernen Verwaltungswissenschaft findet die umfassendere Deutung Anwendung.

E-Government-Gesetz (EGovG)
Am 07.06.2013 verabschiedetes Bundesgesetz mit weitreichenden Folgen für die Verwaltung und mit auf der Basis von Bundesrecht ausgeübten Verwaltungsverfahren versehenen Aufgabenträgern. E-Government-Gesetze der Bundesländer sind zu erwarten.

E-Government-Prüfleitfaden
Leitfaden von IT-Planungsrat und Nationalem Normenkontrollrat, der eine systematische Prüfung von Regelungsentwürfen beschreibt. Damit sollen einzelne Schritte in Verwaltungsverfahren jeweils auf rechtliche Hindernisse und Potenziale zur Optimierung von Abläufen hin geprüft werden.

EGVP
Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Der elektronische Rechtsverkehr soll zu einer Beschleunigung von Verfahren und zu Effizienzsteigerungen in der Bearbeitung führen. Erleichtert wird damit der Zugang zu Gerichten und Behörden unter Wahrung der Rechtssicherheit. Voraussetzung zur Teilnahme ist eine qualifizierte elektronische Signatur. Siehe auch: www.egvp.de

Einheitlicher Ansprechpartner (EA)
Anlaufstelle, über die Dienstleistungserbringer alle Verfahren und Formalitäten rund um die Aufnahme und Ausübung von Dienstleistungstätigkeiten abwickeln können. Sie sind nach Vorgabe der EU-Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR) in den EU-Mitgliedstaaten eingerichtet worden. Für ihre lokale Zuordnung ist z.B. die IHK München Einheitlicher Ansprechpartner: www.muenchen.ihk.de/de/recht/Gewerberecht/Neuer-Service-fuer-Dienstleistler-aus-EU-EWR-Staaten

E-Justiz
E-Justiz als Teil des E-Government beschreibt die elektronische Abwicklung von Prozessen und die Kommunikation von Justiz, Verwaltung und an juristischer Korrespondenz beteiligter Privatpersonen.

E-Justiz-Gesetz (auch E-Justice-Gesetz)
Am 05.07.2013 verabschiedetes Bundesgesetz, das eine Nutzungspflicht von elektronischen Kommunikations- und Korrespondenzverfahren im Justizbereich vorsieht. Kernpunkte sind z.B. die Einführung eines Anwaltspostfachs bei der Bundesrechtsanwaltskammer, die Beweiskraft gescannter Unterlagen, die Signatur von Formularen per nPA oder Änderungen zur Beweiskraft von De-Mail.

elektronische Aktenführung
siehe E-Akte

elektronische Bezahlung / Bezahlmöglichkeit
siehe elektronische Zahlung

elektronische Identitätsfunktion (eID)
Möglichkeit, über ein technisches oder digitales Hilfsmittel die Identität zu bestätigen, wie z.B. beim neuen Personalausweis (www.muenchen.ihk.de/de/innovation/E-Business-und-IuK-Wirtschaft/E-Government/elektronischer-Personalausweis) oder digitalen Signaturkarten (www.muenchen.ihk.de/de/innovation/E-Business-und-IuK-Wirtschaft/IT-Sicherheit/Digitale-Signatur2)

elektronische Signatur
Die elektronische Signatur erfüllt den gleichen Zweck wie die eigenhändige Unterschrift auf Papierformularen. Mit ihr können der Signaturersteller und die Integrität der signierten Daten überprüft werden: www.muenchen.ihk.de/de/WirUeberUns/Publikationen/Magazin-wirtschaft-/Aktuelle-Ausgabe-und-Archiv2/Magazin-11-2009/Starthilfe-und-Unternehmensfoerderung/Elektronische-Signatur-Sicher-und-schnell

elektronische Zahlung
Der Begriff elektronische Zahlung umfasst alle Zahlungsmöglichkeiten, bei denen eine elektronische Ausführung möglich ist. Nach dieser Minimaldefinition gelten z.B. nach E-Government-Gesetz bereits Überweisungen als elektronische Zahlung, da sie online ausgeführt werden können. Allerdings dürfte zugunsten einer Verwaltungsmodernisierung und Zukunftsfähigkeit eine integrierte und progressivere Lesart zielführend sein.

elektronisches Abfallnachweisverfahren (eANV)
Das Abfallnachweisverfahren wird seit 01.02.2011 rein elektronisch durchgeführt. Abfallerzeuger, Beförderer, Anlagenbetreiber und Behörden müssen bei der Entsorgung gefährlicher Abfälle ausschließlich die digitale Signatur einsetzen. Siehe auch: www.muenchen.ihk.de/de/innovation/Umwelt/Abfall-_und_Kreislaufwirtschaft/Elektronisches-Abfallnachweisverfahren-eANV

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet den zum jetzigen Zeitpunkt zuverlässigsten bekannten Schutz gegenüber dem Abhören oder Verändern elektronischer Kommunikation. Dabei liegen die Informationen auf dem gesamten Übertragungsweg nur in verschlüsselter Form vor. Absender und Empfänger verfügen über Schlüssel, um die Mails ver- bzw. entschlüsseln zu können.

E-Payment
Unter E-Payment werden i.d.R. elektronische Bezahlsysteme verstanden, die von Drittanbietern v.a. auf E-Commerce-Seiten eingebunden werden können. Dabei wird über meist einfache Plug-ins eine Integration des Bezahlsystems in die Transaktionsmasken des Shops vorgenommen. Analog lassen sich derartige Systeme in Verwaltungsverfahren, für die Gebühren erhoben werden, integrieren.

EPSOS
EPSOS (Smart Open Services for European Patients) ist eine Informations- und Kommunikationstechnologie-Infrastruktur, die den Zugriff verschiedener europäischer Gesundheitssysteme auf elektronische Patienteninformationen ermöglichen soll. Seit 2008 laufend, befindet sich das Projekt momentan in einer groß angelegten Pilotphase.

EU-Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR)
Richtlinie der EU mit dem Ziel, zwischen den Mitgliedstaaten den grenzüberschreitenden Handel mit Dienstleistungen zu fördern und damit zur Verwirklichung des einheitlichen Binnenmarkts beizutragen. Für E-Government besonders relevant sind dabei der Einheitliche Ansprechpartner, die Durchführung einer umfassenden Normenprüfung sowie die Ermöglichung einer elektronischen Verfahrensabwicklung.

Fachanwendung
Fachanwendungen sind Softwareprodukte, die für eine geringe Zahl Endabnehmer mit speziellen Anforderungen bzw. Anforderungswünschen entwickelt werden.

Insellösung
Als Insellösungen werden im E-Government Softwarelösungen bezeichnet, die sich an einem speziellen und differenzierten Punkt des Gesamtsystems befinden. Hinzu kommen i.d.R. fehlende Anschlussfähigkeit wegen geschlossener Schnittstellen und proprietärer statt standardisierter Codes. Ihren Ursprung haben Insellösungen oft darin, dass (Fach-)Abteilungen individuelle Ansprüche stellen, die zudem zeitnah realisiert werden müssen.

Interoperabilität
Interoperabilität beschreibt das Zusammenspiel verschiedener Systeme, die unabhängig voneinander programmiert oder aufgesetzt wurden. Dies wird z.B. über offene einheitliche Standards oder automatisierte sichere Kommunikationskanäle ermöglicht.

ITIL
ITIL (IT Infrastructure Library) ist ein Regel- und Definitionswerk, das Prozesse, Aufbau und Werkzeuge einer IT-Infrastruktur anhand von Best-Practice-Beispielen beschreibt. Durch diese am Optimum orientierten Abläufe ist die ITIL auch ein Vorbild für E-Government-IT-Strukturen.

IT-Planungsrat
Der IT-Planungsrat ist das zentrale Gremium für die föderale Zusammenarbeit in der Informationstechnik in Deutschland. Mit Inkrafttreten des Staatsvertrags zur Ausgestaltung von Art. 91c GG wurde der rechtliche Rahmen gesteckt. Der jährlich rotierende Vorsitz befindet sich momentan (2013) im Bundesland Bayern bei dessen CIO Staatssekretät Pschierer.

IT-Sicherheit
siehe Datensicherheit

Machine-to-Machine-Kommunikation
Der automatisierte Informationsaustausch zwischen Endgeräten, wobei eine einseitige als auch eine wechselseitige Datenübertragung bestehen kann.

Medienbruch
Ein Medienbruch ist der Wechsel des Trägermediums von Informationen. Ein Beispiel wäre das Ausdrucken eines am Computer ausgefüllten Formulars. Medienbrüche verlangsamen den Prozess, erschweren den Beteiligten die Arbeit und verursachen für Unternehmen hohe Kosten. Zudem ist die Fehleranfälligkeit höher, etwa wenn Daten in Papierform manuell in ein digitales System überführt werden. Medienbruchfreiheit ist eines der Hauptziele von E-Government.

Mehr-Faktor-Authentifizierung
Authentifizierung an Systemen mit mehreren Faktoren. Dabei werden Authentifizierungsmerkmale kombiniert. Je nach Sicherheitsniveau werden auch mechanische oder biometrische Faktoren einbezogen.

Mobile Government (mGovernment)
Mobile Government bezeichnet die Nutzung von E-Government-Applikationen auf mobilen Endgeräten. Zudem sind einige Nutzungsszenarien digitaler Verwaltungslösungen nur mit mobilen Endgeräten sinnvoll, sodass diese proprietäre mGovernment-Lösungen darstellen, wie z.B. Apps mit Umgebungsinformationen einer Kommune.

Motornorm
Unter Motornormen werden im E-Government-Gesetz Regelungen verstanden, deren rechtliche Kodifizierung zur Ermöglichung diverser neuer Praktiken im elektronischen Verwaltungshandeln führt, z.B. E-Akte, an die sich viele andere Verfahren anschließen lassen.

Nationaler IT-Gipfel
Der Nationale IT-Gipfel wurde erstmals 2006 ausgerichtet. Einmal jährlich findet dieser Kongress statt, der während des Jahres von (momentan) acht Arbeitsgruppen vorbereitet wird. Dabei sollen unter Leitung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie Konzepte entwickelt werden, um den IT-Standort Deutschland zu stärken.

Neuer Personalausweis (nPA)
Seit 1.11.2010 in Umlauf befindlicher neuer Personalausweis im Scheckkartenformat. Für E-Government extrem relevant ist die elektronische Identitätsfunktion. Damit ist je nach Authentifizierungssystem eine sichere Anmeldung an Portalen oder die Signierung von Formularen möglich, wodurch umfassende Anwendungsszenarien denkbar sind. Diese reichen von der Abwicklung nahezu aller Behörden- und Verwaltungskontakte bis zur Nutzung des nPA als EC-Karte: www.muenchen.ihk.de/de/innovation/E-Business-und-IuK-Wirtschaft/E-Government/elektronischer-Personalausweis

Once-Only-Prinzip
Nutzer von digitalen Verwaltungsleistungen müssen ihre Daten nur einmal an die Verwaltung melden, da staatliche Stellen Daten und Nachweise, welche bereits vorliegen, einfach und sicher austauschen können. Standardinformationen müssen nur einmalig übermittelt werden.

One-Stop-Shop
Begriff, der eine zentrale Stelle beschreibt, an der möglichst alle vom Interessenten erwartbaren Prozesse und Möglichkeiten abruf- und bearbeitbar sind. Im E-Government kann damit z.B. ein zentrales Portal beschrieben werden, über das sich komplexe Prozesse, die auch mehrere Verwaltungseinheiten betreffen können, an einer Stelle und ohne Wiederholung des Vorgangs durchführen lassen.

Open Government
Open Government ist ein Sammelbegriff, unter dem diverse Konzepte verstanden werden, deren Grundidee eine transparente Gestaltung von Regierungs- und Verwaltungshandeln ist. Dadurch sollen mehr Teilhabe, Kooperation und die Ermöglichung von Innovation gesichert werden. In Deutschland ist Open Government technisch problemlos realisierbar. Allerdings stehen dem oft politische und/oder juristische Hürden entgegen, die, etwa durch fehlende Informationsfreiheitsgesetze bedingt, einen Zugriff auf Informationen verhindern.

Open Source
Der Begriff Open Source findet in Bezug zu Software, Wissen und Information allgemein Anwendung. So werden nicht nur quelloffene Programme bzw. Schnittstellen so definiert, sondern ebenso Plattformen wie Wikipedia o.ä. Für E-Government relevant ist Open Source besonders in Bezug auf Schnittstellen und die Problematik von Insellösungen. Offene Schnittstellen sind eine erhebliche Erleichterung für die Kommunikation zwischen Programmen. Geschlossene Programme für kleine Verwaltungseinheiten oder gar Fachabteilungen (proprietäre Insellösungen) erschweren zudem eine einheitliche und schlanke Gestaltung des elektronischen Gesamtsystems.

Organisationszertifikat
Ein elektronisches Organisationszertifikat wird einer Firma, einem Verein, einer Institution o.ä. etwa im Zuge des ELSTER-Verfahrens verliehen. Es dient zur eindeutigen Identifizierung einer Nichtperson.

OSCI (Online Service Computer Interface)
Deutscher E-Government-Standard für die sichere Übertragung von Daten speziell der öffentlichen Verwaltung. Dabei werden Nachrichten/Daten vertraulich und sicher entsprechend den Vorgaben des Signaturgesetzes übermittelt (qualifizierte elektronische Signatur).

P23R
P23R steht für "Prozess-Daten-Beschleuniger" und ist eine in Entwicklung befindliche Schnittstelle zur Vereinfachung der Kontaktprozesse zwischen Unternehmen und Behörden. Dabei kann die Mehrfacheinreichung von Dokumenten minimiert und die Einhaltung von Fristen vereinfacht werden. Der Verwaltungsaufwand bei Unternehmen würde bei einer weitreichenden und detaillierten Umsetzung des Systems erheblich sinken.

PKI
siehe Public Key Infrastructure

Portal
Ein Portal ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Inhalte und Prozesse. Damit lässt sich im Stile einer einfachen und übersichtlichen Zuordnung ein Single Point of Contact schaffen, über den sich Daten erfassen, abrufen und modfizieren lassen.

Prozessoptimierung
Prozessoptimierung bezieht sich auf die Vereinfachung und Verbesserung von Prozessen in Organisationen. Im Zuge von E-Government einzuführende Lösungen haben nur dann Sinn, wenn ihnen eine Analyse und Restrukturierung der Prozesse vorangeht. Ansonsten wird deren Potenzial verspielt. Teilweise werden diese Begriffe jedoch noch nicht zusammen betrachtet, was zu einem erheblichen Verlust an Einsparungen und Verwaltungsmodernisierung führt. E-Government kann nur gelingen, wenn alle dabei adressierten Abläufe kritisch analysiert und verbessert werden.

Public Key Infrastructure (PKI)
PKIs sind Infrastrukturen, in denen kryptographische Schlüssel verteilt werden, um Informationen auf Integrität zu prüfen und Absender bzw. Empfänger zu verifizieren. In Kombination mit digitalen, sicheren Zertifikaten kann so ein sehr hohes Sicherheitsniveau in der elektronischen Kommunikation erreicht werden.

Qualifizierte elektronische Signatur
Sicherste Art der elektronischen Signatur, die z.B. beim elektronischen Abfallnachweisverfahren vorgeschrieben ist. Zudem wird i.d.R. beim Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) eingesetzt. Signaturkarten mit qeS können bei der IHK beantragt werden: www.muenchen.ihk.de/de/WirUeberUns/Service-und-Kontakt/ISZ/Digitale-Signatur

SaaS
Kürzel für "Software as a Service"

serviceorientierte Architektur (service-oriented architecture / SoA)
SOA ist eine Art von IT-Architektur, die es ermöglicht, bestimmte Funktionalitäten so auszuführen, dass das Gesamtsystem sich dem Zusammenwirken heterogener Softwaresysteme auf Basis von Diensten bedient. Somit findet sich in einer SOA kein zentraler Dienst, der alle Funktionalitäten ausführt, sondern die Einzelaspekte der gewünschten Gesamtfunktionalität verteilen sich auf mehrere Dienste. Klingt kompliziert, ist aber gerade wegen der daraus resultierenden Skalierbarkeit, Individualisierungsmöglichkeit und Updatefähigkeit besonders für E-Government-Lösungen eine nachhaltige Möglichkeit.

Shared Services
Shared Services sind an zentraler Stelle durchgeführte Dienstleistungen. Beispielsweise können Kommunen, die ein eigenes Telefoncenter betreiben, kooperieren und so in E-Government-Modellen wie der Einheitlichen Behördennummer 115 ihre Dienste vereinen. Dies spart Geld und kann zu einer höheren Servicequalität führen.

Signaturgesetz (SigG)
Das Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen enthält die für eine als sicher geltende elektronische Kommunikation und Authentifizierung geltenden Regelungen. Galt vor der letzten Änderung zum 7.8.2013 die qualifizierte elektronische Signatur als einzig probates Mittel, wurden, flankierend zum E-Government- und De-Mail-Gesetz, weitere "sichere" Standards aufgenommen.

Software as a Service (SaaS)
Bei SaaS wird dem Kunden eine Softwarelösung über das Internet zur Verfügung gestellt. Basierend auf einem Standardmodul, verfügen die meisten Programme über Mehrmandantenfähigkeit, sodass sie skalier- und (in Grenzen) individualisierbar sind. SaaS ist durch die Nutzung von offenen Standards und serviceorientierten Architekturen relativ einfach in bestehende Systeme integrierbar und interoperabel.

SPOCS
Simple Procedures Online for Cross-Border Services ist ein großangelegtes Pilotprojekt der Europäischen Kommission, das seit 2009 damit befasst ist, eine einheitliche elektronische Anlaufstelle für ausländische EU-Bürger zu schaffen, um Verwaltungsverfahren zentral online abwickeln zu können. Ergänzend zu den national umgesetzten Anforderungen aus der Dienstleistungsrichtlinie der EU dient SPOCS dazu, nicht 28 verschiedene Einheitliche Ansprechpartner zu haben, sondern über einen sog. Single Point of Contact alle erreichen zu können.

Stakeholder
Als Stakeholder werden Personen oder Gruppen bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse an einem Prozess oder Projekt haben. Effektives Stakeholder-Management ist besonders für Projektverantwortliche in E-Government-Projekten wichtig. Dabei gilt auch zu beachten, wer überhaupt ein legitimes Interesse hat oder haben könnte und inwiefern Abhängigkeiten – auch auf sozialer Ebene – zwischen den Beteiligten bestehen.

STORK 2.0
Nachfolge zum Eu-Projekt STORK (Secure idenTity acrOss boRders linKed) mit vier weiteren Piloten. STORK hat zum Ziel, elektronische Identifizierungsmechanismen europaweit so weit zu harmonisieren, dass eine valide Anmeldung über Grenzen hinweg möglich ist und einfach stattfinden kann.

Token
Ein (Security-)Token ist meist eine Hardwarekomponente – etwa eine Smartcard, ein USB-Stick oder ein Token mit Bildschirm - mit dem sich ein Benutzer oft durch Mehr-Faktor-Authentifizierung an ein System anmelden kann.

Unternehmensserviceportal (AUT)

Zentrales Webportal in Österreich, auf dem Unternehmen für sie relevante Informationen abfragen und ihren Informationspflichten schnell und zentral nachkommen können.

Verwaltungsmodernisierung
Verwaltungsmodernisierung beinhaltet mehrere Komponenten, darunter den Bürokratieabbau, die Einführung moderner Managementmethoden oder die Nutzung von E-Government in der Verwaltung. Freilich werden Verwaltungen weiterhin unter der Prämisse arbeiten, dass sie zum einen den Weg zur Entscheidung schneller finden sollen, zum anderen diversen formalen Gegebenheiten (Gesetzestreue) genügen müssen. Indes kann E-Government als unabdingbarer Bestandteil und Katalysator der Verwaltungsmodernisierung zu einer nachhaltigen Verbesserung der Prozesse beitragen.

Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)
Neben dem Bundes-VwVfG gibt es je Bundesland i.d.R. angepasste Landes-VwVfGs. Diese regeln das Verwaltungshandeln auf den verschiedenen föderalen Ebenen und bestimmen somit grundlegend, wie sich elektronische Kommunikation und Verfahren in der Verwaltung durchführen lassen.

XML
Allgemein anerkannte Sprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdaten.

XÖV
XML-Standards in der öffentlichen Verwaltung zur Standardisierung des Datenaustauschs innerhalb und mit der Verwaltung.

Zwei-Faktor-Authentifizierung
Authentifizierung an Systemen mit zwei Faktoren. Ein Faktor wäre etwa das Passwort mit Benutzernamen, ein zweiter ein Token. Die Faktoren lassen sich beliebig bestimmen und je nach Sicherheitsgrad auch zur Mehr-Faktor-Authentifizierung erweitern.

Der Bayerische Industrie- und Handelskammertag ist Partner des Bayerischen Anwenderforums E-Government. Seit 2009 beteiligt sich der BIHK an Diskussionsrunden, Keynotes, Fachforen und ist mit einem eigenen Stand vertreten.

Dabei sind wir die starke Stimme der bayerischen Wirtschaft im E-Government. Die Themen "Wirtschaftsfreundliches E-Government", "Verwaltungskooperation" und "IT-Sicherheit" sind elementare Bestandteile eines umfassenden Ansatzes zur Verwaltungsmodernisierung, den wir am Anwenderforum unseren Gästen und Zuhörern vorstellen.

Dieser umfasst verschiedene Themen, die beim Anwenderforum E-Government diskutiert worden sind:

• Bürgererwartung und wirtschaftsfreundliches E-Government
• Anforderungen der Wirtschaft an E-Government
• Neue Perspektiven der Digitalisierung
• Potenziale des digitalen Verwaltungshandelns.

Nachbericht des Anwenderforums aus 2023

Am 13. und 14. Juni 2023 fand erneut das jährliche Bayerische Anwenderforum E-Government in der IHK für München und Oberbayern statt. Die Veranstaltung bringt jedes Jahr Digitalverantwortliche in der öffentlichen Verwaltung von Kommunen bis Ministerien zusammen und bietet eine Plattform für kommunale und landesspezifische Digitalisierungsthemen rund um die Verwaltungsdigitalisierung im Freistaat.

Vizepräsidentin der IHK für München und Oberbayern und KI-Unternehmerin Dagmar Schuller vertrat dieses Jahr die Interessen der Unternehmen. Sie setze sich für den dringend notwendigen und nutzerfreundlichen Ausbau der digitalen Verwaltungsangebote ein und verwies auf die Herausforderungen der Unternehmen, die durch die stockende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung entstehen. Ihre Forderung: Die Verwaltung muss konsequent digital sein - von Anfang bis Ende und über alle Kommunen und Länder standardisiert.

Mehr zum Anwenderforum finden Sie hier:https://bayerisches-anwenderforum.de/

Mitte November 2017 lud die IHK München zum E-Government-Fachsymposium "Digitalisierung rauf - Bürokratie runter!" ein. Auf Basis der 100 häufigsten und wichtigsten Verwaltungsleistungen für Unternehmen (Studie des BMWi, 2017) diskutierten Teilnehmer zum aktuellen Stand der Digitalisierung von Behörden. Dabei wurden konkrete Handlungsfelder identifiziert, um Verwaltungskontakte für Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Kontakte mit der öffentlichen Verwaltung kosten die bayerischen Unternehmen viel finanzielle und personelle Ressourcen. Chancen, dies zu verbessern, liegen in der Digitalisierung von Verwaltungsverfahren und -angeboten. Eine IHK-Umfrage zeigt: 72% der Unternehmer wollen Ihre Verwaltungsleistungen mit dem Staat und seinen Ämtern online erledigen können. Besonders stark ist die Wirtschaft bei den unternehmerischen Berichtspflichten betroffen. Hierzu zählen z.B. jährliche Strukturerhebungen im produzierenden Gewerbe und im Handel, Arbeitgeberpflichten wie z.B. Anmeldung bei der Krankenkasse und der Meldung diverser Steuern.

Rund 60 Vertreter aus Politik, Verwaltung und Unternehmen sowie Experten stellten in Themenworkshops Verwaltungsleistungen und -kontakte auf den Prüfstand. In den Diskussionen zeigte sich der Unmut der Unternehmer recht deutlich. Häufig thematisiert wurde in den Workshops das unübersichtliche Online-Angebot seitens der Verwaltung. Dies sorgt teils für Verwirrung bei der Online-Suche nach Verwaltungsleistungen. Hierzu konnte auf das Bayernportal verwiesen werden, das einen sehr hilfreichen zentralen Einstieg zur öffentlichen Verwaltung in Bayern darstellt - auf dem sich Unternehmer jedoch mehr Angebote wünschen. Möglichst alle Verwaltungseinheiten in Bayern sollten mit ihren digitalen Leistungen hierüber auffindbar sein. Alle Anwesenden waren sich aus ihren jeweiligen fachlichen Perspektiven einig, dass es notwendig ist, für Unternehmen umfassende und einfache E-Government-Angebote anzubieten, zu harmonisieren und einen besseren Zugang zu gewährleisten. Dabei sollte man auf bereits funktionierenden Ansätzen aufbauen.

Auf Grundlage der Erkenntnisse aus der Veranstaltung hat die IHK München ein Positionspapier zur Verbesserung der digitalen Verwaltungsangebote für Unternehmen verabschiedet, das eine Reihe konkreter Vorschläge für nutzerfreundliche, digitale Verwaltungsleistungen für die Wirtschaft beinhaltet.

Das Positionspapier sowie die Präsentationen der Veranstaltung:

Positionspapier zur Verbesserung der digitalen Verwaltungsangebote für Unternehmen

Einführung in die Studie Top 100 Wirtschaft

Sirko Hunnius Senior Consultant ]init[ AG für digitale Kommunikation

Workshop Statisitk und Berichtspflicht

Dr.-Ing. Petra Steffens (Dipl.-Inform., M.Phil.) Fraunhofer Institute for Open Communication Systems FOKUS Leiterin der Geschäftsstelle des Leistungszentrums Digitale Vernetzung Berlin

Workshop: Digitale Mittelstandsorientoierte Kommunalverwaltung

Klaus Geiger Referent für Organisation, Verwaltungs-modernisierung, digitale Verwaltung Bayerischer Landkreistag

Workshop: Steuern und Abgaben

Martin Clemens Referatsleiter Steuern und Finanzen IHK für München und Oberbayern

Münchener E-Government Fachsymposium"Digitalisierung rauf - Bürokratie runter!"

Am 14.11.2017 richtete die IHK München ein E-Government Fachsymposium mit dem Titel "Digitalisierung rauf - Bürokratie runter!" aus.

Auf Basis der 100 häufigsten und wichtigsten Verwaltungsleistungen für Unternehmen wurde an der Digitalisierung von Behörden gearbeitet. Die bayerische Wirtschaft leidet unter großen Bürokratischen Aufwand und 72% der Unternehmer wollen Ihre Verwaltungsleistungen mit dem Staat und seinen Ämtern online erledigen können. Unter besonders großen bürokratischen Schmerzen leidet die Wirtschaft bei den unternehmerischen Berichtspflichten wie z.B. den jährlichen Strukturerhebungen im produzierenden Gewerbe und im Handel, den Pflichten als Arbeitgeber wie z.B. Anmeldung bei der Krankenkasse und der Abführung diverser Steuern.

Ungefähr 60 Vertreter aus Politik, Verwaltung und Unternehmen sind gekommen, um in Themenworkshops Verwaltungsleistungen und -kontakte auf den Prüfstand zu stellen. Teils belebte Diskussionen wurden seitens der Unternehmer angestoßen. Das oft unübersichtliche online-Angebot seitens der Verwaltung ist in den Workshops häufig angesprochen worden und sorgt teils für Verwirrung bei der Online-Suche nach Verwaltungsleistungen. Hierzu konnte auf das Bayernportal verwiesen werden, ein gutes Produkt, auf dem sich Unternehmer mehr Angebote wünschen. Hier wurde klar, dass Kommunen Ihre bereits digitalisieren Verwaltungsleistungen auch zentral über das Bayernportal anbieten und so besser auffindbar machen.

Alle Anwesenden waren sich aus Ihren jeweiligen fachlichen Perspektiven einig, dass es notwendig ist, E-Government-Lösungen für Unternehmen anzubieten, zu harmonisieren und einen besseren Zugang zu gewährleisten. Dabei sollte man auf bereits funktionierenden Ansätzen aufbauen. Anbei stellen wir Ihnen die Powerpoint Präsentationen der einzelnen Referenten und Workshops zum Download bereit: