Mobiles und hybrides Arbeiten

• Definitionen: mobiles Arbeiten, Telearbeit, hybrides Arbeiten
• Hybrides Arbeiten: Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen und Führungskräfte
• Organisieren und Führen aus dem Homeoffice
• Technische Aspekte: IT-Sicherheit und Datenschutz
• Arbeitsrecht im Homeoffice
• Gesundheitliche Risikofaktoren

Es existieren mittlerweile verschiedene Arbeitsmodelle, bei denen der Arbeitsplatz nicht zwangsläufig an das Unternehmen vor Ort gebunden ist. Hierbei kann man zwischen mobilem Arbeiten und Telearbeit unterscheiden:

• Beim mobilen Arbeiten können Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz flexibel wählen und ggf. auch wechseln.
• Bei Telearbeit muss ein fester Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens festgelegt werden (in der Regel zu Hause).

Zudem sind hybride Arbeitsformen gesondert abzugrenzen: Hybrides Arbeiten ist eine Mischung aus mobilem Arbeiten (bzw. im Homeoffice) sowie aus dem Arbeiten vor Ort beim Unternehmen. Somit arbeitet ein Teil der Arbeitnehmer (ggf. an bestimmten Tagen) im Homeoffice und ein anderer Teil im Unternehmen vor Ort.

In der nachfolgenden Linksammlung erhalten Sie weitere Informationen zur Unterscheidung zwischen diesen Arbeitsmodellen, praktische Checklisten sowie Schritt-für-Schritt Einleitungen zur Einführung von Homeoffice in Ihrem Betrieb.

Hinweis: Die Informationen in diesem Ratgeber basieren teilweise auf Inhalten des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA), ein Projekt im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz. KOFA unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Fachkräftesicherung und ihrer Personalarbeit.

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Die Einführung von hybridem Arbeiten kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile verschaffen. Laut der KOFA Studie "Herausforderungen und Chancen hybrider Arbeit" 2022 profitieren dadurch Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht:

• Arbeitgeberattraktivität: Viele Bewerber auf dem Arbeitsmarkt erwarten mittlerweile von Arbeitgebern die Option zum mobilen Arbeiten. Mit einem hybriden Arbeitsmodell punkten Sie als attraktiver Arbeitgeber im Wettbewerb um stark umworbene Fachkräfte. Gleichzeitig werden Sie als modernes und innovatives Unternehmen wahrgenommen.
• Fachkräftesicherung und Mitarbeiterbindung: Mit einem hybriden Arbeitsmodell verbessern Unternehmen ihre Chancen bei der Fachkräftesicherung. Mitarbeiter profitieren von einer höheren Flexibilität und Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Dadurch können z.B. Teilzeitkräfte ihre Arbeitszeit ausweiten. Zudem steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation, was sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.

Hybride Arbeitsformen können Unternehmen dennoch vor einigen Herausforderungen stellen. Insbesondere die Anforderungen an Führungskräfte steigen durch hybrides Arbeiten. Sie müssen unter Umständen digitale Führung neu erlernen und Teams bei der Selbstorganisation unterstützen. Zudem müssen häufige Vorurteile – z.B., dass Arbeitskräfte im Büro produktiver sind – gezielt abgebaut werden. Mitarbeiter im Homeoffice sollten nicht befürchten, dass ihre Leistungen nicht anerkannt werden.

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Auch Führung muss den veränderten Arbeitsstrukturen und -modellen angepasst werden. Insbesondere zu Zeiten des hybriden und mobilen Arbeitens müssen Arbeitgeber auf eine vertrauensbasierte Führung setzen und ihre Teams möglichst agil und sowohl in Präsenz als auch virtuell organisieren.

Viele technische Hilfsmittel und digitale Kollaborationsplattformen können dabei die Zusammenarbeit in hybriden Teams unterstützen. So stehen Ihnen eine große Auswahl von Videokonferenztools und Messenger-Diensten zur Verfügung - mit deren Hilfe kann ein regelmäßiger Austausch auch im Homeoffice sichergestellt werden.

Auch digitale Task-Manager bzw. Aufgabenmanagementsysteme sind ein sehr wichtiges Tool beim hybriden Arbeiten: mit diesen können z.B. Aufgaben an verschiedene Teams verteilt und regelmäßig aktualisiert werden. Mitarbeiter können einfacher und effizienter Information untereinander austauschen und Führungskräfte Projekte besser koordinieren und im Blick behalten.

Weitere hilfreiche Tipps finden Sie im IHK-Ratgeber„Tools und Hilfsmittel im Homeoffice“ sowie in der nachfolgenden Linksammlung.

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Bevor mobiles Arbeiten im Unternehmen eingeführt werden kann, müssen noch einige technische Fragen geklärt werden. Wie können die Mitarbeiter von zu Hause auf das Firmenlaufwerk zugreifen? Wie kann die telefonische Erreichbarkeit sichergestellt werden? Mit welcher Soft- und Hardware müssen Mitarbeiter gegebenenfalls ausgestattet werden? Und wie kann IT-Sicherheit auch im Homeoffice weiterhin bewahrt bleiben?

Hilfreiche Hinweise dazu finden Sie in den IHK-Ratgebern zum Thema Homeoffice und zu den Tools und Hilfsmitteln im Homeoffice. Die Checkliste Mobiles Arbeiten verschafft Ihnen zudem einen Überblick über wichtige technische Vorkehrungen, die Sie vor der Einführung von mobilem Arbeiten treffen sollten. Zudem finden Sie nachfolgend einige Tools und Informationsangebote, die speziell auf KMUs zugeschnitten sind und es Ihnen ermöglichen, den Status Ihrer IT-Sicherheit im Betrieb zu ermitteln und passgenaue Verbesserungsmaßnahmen zu finden.

Weiterführende Links:

• Sicherheitstool Mittelstand: kostenfrei zugängliches Tool, welches das vorhandene IT-Sicherheitsniveau ermittelt und mögliche IT-Risiken und -Schwachstellen identifiziert
• TiSiM (Transferstelle IT-Sicherheit im Mittelstand): Bundesweites Angebot für kleinere und mittlere Unternehmen, das passgenaue Aktionen für mehr IT-Sicherheit im Betrieb bereitstellt

Datenschutz

Genauso wie bei der Arbeit im Büro bleibt Datenschutz auch im Homeoffice weiterhin wichtig. Mitarbeiter müssen z.B. darauf achten, ihren Bildschirm zu sperren, sobald sie ihren Heim-PC verlassen – insbesondere, wenn dieser von weiteren Personen im Haushalt mitgenutzt wird. Ebenso sollten das jeweilige Betriebssystem sowie entsprechende Sicherheits- und VPN-Software stets auf dem aktuellen Stand sein und neue Updates zeitnah installiert werden. Weitere wichtige Hinweise zum Thema Datenschutz finden Sie in der nachfolgenden Linksammlung.

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Auch im Homeoffice spielen arbeitsrechtliche Aspekte eine wichtige Rolle. Unternehmer, die Homeoffice dauerhaft einführen möchten, müssen klare Regeln aufstellen und rechtssicheres Arbeiten gewährleisten. Im KOFA-Experten-Interview mit Livia Merla, Fachanwältin für Arbeitsrecht, erfahren Sie, wie Sie hierbei am besten vorgehen, welche Unterschiede es zwischen Telearbeit und mobilem Arbeiten gibt sowie welche Vorteile eine Homeoffice-Vereinbarung bieten kann.

Im IHK-Ratgeber zum Homeoffice erhalten Sie weitere wichtige Hinweise zu den entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen sowie zum Thema Kosten und Steuern.

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Trotz zahlreicher Vorteile kann Homeoffice und mobiles Arbeiten auch viele gesundheitliche Risiken mit sich bringen, die Arbeitgeber und -nehmer im Blick behalten sollten. So sollte z.B. die Ergonomie des Home-Office Arbeitsplatzes genauer überprüft werden. Denn ein ergonomisch schlecht ausgestatteter Arbeitsplatz kann Rückenbeschwerden oder weitere Muskelerkrankungen verursachen. Ein höhenverstellbarer Bürostuhl mit anpassbarer Rückenlehne sowie ein auf die eigene Größe angepasster Schreibtisch können solche Beschwerden effektiv vorbeugen. Worauf Mitarbeiter bei der ergonomischen Gestaltung ihres Arbeitsplatzes sonst noch achten sollten, erfahren Sie im IHK-Homeoffice-Ratgeber.

Ein weiterer, nicht zu vernachlässigender, Aspekt ist die Gefahr sozialer Abgrenzung im Homeoffice. Für viele Mitarbeiter fällt ein Großteil der Interaktion mit anderen Kollegen weg. Viele Beschäftigte können sich dadurch im Homeoffice zunehmend einsam und isoliert fühlen, zudem kann die psychische Gesundheitsbelastung steigen.

Muskel- und Skeletterkrankungen sowie psychische Erkrankungen waren 2021 für die meisten Fehltage verantwortlich (DAK Gesundheitsreport 2022). Zu Zeiten von Homeoffice sollten Führungskräfte daher ihre Mitarbeiter umso mehr dabei unterstützen, die bereits beschriebenen gesundheitlichen Risiken zu reduzieren. Dazu gehört natürlich, Mitarbeiter hierüber zu informieren und aufzuklären sowie Feedback über deren Arbeitserfahrungen im Homeoffice zu sammeln. Regelmäßige virtuelle Kaffeerunden, kurze tägliche Telefonkonferenzen (Jour-Fix), Teambuilding-Tage oder weitere informelle Treffen (virtuell oder in Präsenz) können ebenso der sozialen Isolation entgegenwirken.

Im INQA Experten-Interview zum Thema „Einsamkeit und soziale Isolation im Homeoffice“ erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen seine Mitarbeiter hierbei noch unterstützen kann und welche Maßnahmen die mentale Gesundheit Ihrer Beschäftigten fördern kann. Zudem finden Sie im folgenden IHK-Ratgeber viele Tipps, wie Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen können und welche Gewohnheiten und Maßnahmen die Gesundheit von Mitarbeitern und Führungskräften fördern können.

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