Sensible Daten im Handelsregister: Was können Sie tun?

Handelsregister und Daten - wo liegt das Problem?

Das Handelsregister enthält viele Daten über Unternehmen und die dort verantwortlich handelnden Personen. Dazu gehören unter Umständen auch:

• Privatadressen
• Hinterlegte Ausweisdokumente
• Aufenthaltstitel
• erteilte Vollmachten.

Über das gemeinsame Registerportal der Länder kann jeder diese sensiblen Daten kostenfrei und ohne vorherige Registrierung zu Informationszwecken einsehen. Ein berechtigtes Interesse muss nicht nachgewiesen werden.

Das bedeutet, dass sensible Daten von Personen unkontrolliert abzurufen sind, was nicht im Sinne der Betroffenen ist.

Wie ist die gesetzliche Lage?

Mit der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) können auch sensible Daten auf der Registerplattform der Länder kostenfrei abgerufen werden. Damit sind missbräuchliche Massenabrufe möglich.

Die Handelsregisterverordnung wurde jedoch so angepasst, dass nur noch Dokumente, die gesetzlich vorgeschrieben sind, in das digitale Handelsregister aufgenommen werden müssen.

Pflichtangaben sind:

• Firma und Sitz der Gesellschaft
• Geschäftsanschrift
• Gegenstand des Unternehmens
• Vertretungsverhältnisse
• Namen der Geschäftsführer/Vorstände
• Geburtsdatum und Wohnort (nicht konkrete Adresse) der Geschäftsführer

Zu beachten ist: Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen solllen zukünftig vor der Übermittlung an das Registergericht unkenntlich gemacht werden oder gar nicht aufgenomen werden.

Was können Sie als Unternehmer tun, um Ihre sensiblen Daten zu schützen?

Bei bereits eingetragene Daten

• Nutzen Sie die Option des Dokumententausches über den Notar.
• Stellen Sie ggfs. bei berechtigtem Interesse einen Antrag auf Löschung nach DSGVO - aber Achtung: Der BGH (II ZB 7/23) hat entschieden, dass der Geschäftsführer einer GmbH keinen Anspruch auf Löschung von Geburtsdatum und Wohnort nach Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung DSGVO oder ein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 der DSGVO hat.
• Löschung überobligatorischer Daten (z.B. Privatanschrift, Unterschrift) ist nach BGH II ZB 2/25 möglich. Daten, die nicht gesetzlich erforderlich sind, müssen nicht dauerhaft gespeichert bleiben.
  

Bei neuen Einträgen ins Handelsregister

• Achten Sie darauf, dass außer den Pflichtangaben keine persönlichen Daten von Ihnen in Ihren Dokumenten zur Anmeldung zum Handelsregister aufgenommen werden. Sprechen Sie dies mit Ihrem Notar ab.