Ordnungsgemäße Buchführung

Entwurf einer Neufassung der GoBD (2018): Überblick über wesentliche Änderungen

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Die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.

Entwurf einer Neufassung der GoBD (2018): Überblick über wesentliche Änderungen

Bereits bei Erscheinen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)im November 2014 hatte die Finanzverwaltung angekündigt, diese Verwaltungsanweisung regelmäßig aktualisieren und an den neuesten Stand der Technik anpassen zu wollen. Der vom Bundesfinanzministerium im Oktober 2018 vorgelegte Entwurf einer Neufassung weist inhaltlich nur geringe Änderungen zur bisherigen Fassung auf. Die wichtigsten – in der Entwurfsfassung farblich gekennzeichneten – Änderungen betreffen:

  • die Digitalisierung bzw. das Fotografieren von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie z. B. Smartphones,
  • die Zulässigkeit der bildlichen Erfassung auch im Ausland (Rn. 130),
  • die ausdrückliche Aufnahme von Cloud-Systemen in den Anwendungsbereich der GoBD (Rz. 20),
  • die Pflicht zur Erfassung von Kasseneinnahmen und -ausgaben (Rz. 48) bzw. von unbaren Geschäftsvorfälle bei Nichtbuchführungspflichtigen (Rz. 50),
  • Änderungen bei der Datensicherheit (Rz. 105) und der Verfahrensdokumentation (Rz. 154),
  • ergänzende Anpassungen an Änderungen im Zusammenhang mit der Einzelaufzeichnungspflicht in § 146 Abs. 1 S. 1 AO (Rz. 19, 32, 82, 86).

Dabei ist die von den Unternehmen erwartete, umfassende Revision ausgeblieben. Unternehmen sind von den umfangreichen Anforderungen mit Blick auf die steuerrelevanten IT-Prozesse oft überfordert. Wesentliche Kritikpunkte sind – neben der fehlenden Verständlichkeit und Praktikabilität der Regelungen – die erheblichen bürokratischen Belastungen durch Verfahrensdokumentation, IKS und Aufbewahrungspflichten, die von den Unternehmen kaum rechtssicher umgesetzt werden können. Die IHK-Organisation, vertreten durch den DIHK, hat gemeinsam mit sieben weiteren Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft zum Neuentwurf Stellung genommen und nochmals auf bestehende Rechtsunsicherheiten hingewiesen. Insbesondere kleine und mittlere Betriebe können den komplexen und in weiten Teilen schwer verständlichen Anforderungen kaum nachkommen. Daher ist es erforderlich, in der Praxis handhabbare Erleichterungen bei den Regelungen zu schaffen. Dies gilt insbesondere für die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Oftmals fokussieren sich Betriebsprüfungen auf die Einhaltung formeller Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Dabei aufgedeckte Mängel führen mitunter zu folgenschweren Schätzungen. Als besonders problematisch werden folgende Punkte erachtet:

  • Abgrenzung der GoBD-relevanten Vor- und Nebensysteme: Hier gilt es, klare und rechtssicher zu befolgende Prüfungskriterien zu entwickeln, welche ‎Systeme die GoBD betreffen und welche nicht.‎
  • Unveränderbarkeit: Insbesondere bei der Verwendung von Office-Programmen sind Hinweise erforderlich, wie das Gebot der Unveränderbarkeit umgesetzt werden kann.
  • Maschinelle Auswertbarkeit: Der geforderte Zeitraum von zehn Jahren ist für die Unternehmen teilweise nicht zu bewerkstelligen. Hier sollte nach einer bestimmten Zeit die Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) ausreichend sein.
  • Zertifizierung und Software-Testate: Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sind nicht in der Lage, alle Programmfunktionen, Tools und die dahinterstehende Technik auf GoBD-Konformität zu überprüfen. Hier sollte die Finanzverwaltung darüber informieren, welche gängigen Software-Produkte den Anforderungen der GoBD entsprechen.
  • Hilfestellung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen: Neben klar strukturierten und verständlich(er) formulierten Vorgaben in den GoBD ist es wünschenswert, wenn die Finanzverwaltung im Sinne einer Service-Orientierung weitergehende Hilfestellungen für diese Unternehmen anbieten würde. So sollte über die Bereitstellung von praktischen Anwendertools, wie z. B. Merkblätter, Erläuterungen oder Vorlagen im Rahmen der digitalen E-Government-Strategie nachgedacht werden. Diese könnten eine rechtssichere Normenbefolgung unterstützen.

Es bleibt abzuwarten, ob und inwieweit die Finanzverwaltung in der Neufassung der GoBD notwendige Präzisierungen noch einarbeiten wird. Wann mit einer Veröffentlichung der Neufassung der GoBD zu rechnen ist, ist unklar.

Ihre Praxiserfahrungen, Probleme sowie Anregungen zu den GoBD können Sie gerne an steuern@muenchen.ihk.de übermitteln.

Entwurf einer Neufassung _ Stellungnahme der 8 Wirtschaftsorganisationen vom 12. November 2018

Hintergrund

Die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt. Bücher und Aufzeichnungen sind so zu führen, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit sich einen Überblick über die Buchführung verschaffen kann. Elektronische Aufzeichnungen unterliegen den gleichen Vorgaben wie in Papierform geführte Bücher oder Aufzeichnungen. Die Finanzverwaltung hat hierzu mit BMF-Schreiben vom 14. November 2014 in den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ihre Sicht der Dinge dargestellt. Die GoBD fassen frühere Verwaltungsregelungen zusammen und aktualisieren diese. In den GoBD werden unter anderem folgende Themen behandelt:

  • Verantwortlichkeit
  • Allgemeine Anforderungen
  • Belegwesen (Belegfunktion)
  • Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion)
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Datensicherheit
  • Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  • Aufbewahrung
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Datenzugriff
  • Zertifizierung und Software-Testate.