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Nachweisgesetz: Über welche Arbeitsbedingungen müssen Sie Ihre Mitarbeiter wie informieren?

Nachweisgesetz
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Das Nachweisgesetz ist nicht neu, wird aber zum 1. August 2022 reformiert. Es regelt, wie Sie Ihre Arbeitnehmer über die geltenden Arbeitsbedingungen informieren. Neu: Bei Neueinstellungen müssen Sie schriftlich über die Arbeitsbedingungen informieren. Dies muss nicht im Arbeitsvertrag geschehen.

Inhalt

Worum geht es beim Nachweisgesetz?

Im Juli 2022 wurde im Bundestag die Neufassung des Nachweisgesetzes verabschiedet, die am 01.08.2022 in Kraft treten wird. Damit erfolgt die Umsetzung der europäischen Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (Nachweisrichtlinie) aus dem Jahr 2019. Diese Richtlinie muss von den Mitgliedsstaaten bis zum 31.07.2022 umgesetzt werden. Nach der Änderung gibt es neue Anforderungen an die schriftliche Unterrichtung von Arbeitnehmern zu den im Arbeitsverhältnis geltenden Bedingungen.

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Ist das Nachweisgesetz neu?

Nein! Das Nachweisgesetz (Nachweisg) an sich ist nicht neu, es existiert bereits seit 1995. Es war zwar weithin wenig bekannt, aber auch nach bisheriger Rechtslage hatten Arbeitnehmer einen Anspruch, auf Anforderung einen schriftlichen Nachweis über die geltenden Arbeitsbedingungen zu erhalten.

  • Die ab dem 01.08.2022 geltende Neufassung des Nachweisgesetzes erweitert die Liste der Regelungsgegenstände, die in einem Nachweis enthalten sein müssen (Nachweispflichten).
  • Außerdem besteht nach der Neufassung erstmals eine Nachweispflicht auch ohne entsprechendes Verlangen des Arbeitnehmers (allerdings ausschließlich für neu begründete Arbeitsverhältnisse).

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Über welche Arbeitsbedingungen muss ein Nachweis geführt werden?

§ 1 NachwG enthält eine umfassende Liste, welche Arbeitsbedingungen nachgewiesen werden müssen. Bereits bisher waren erfasst:

  • Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Beginn es Arbeitsverhältnisses
  • bei Befristung: Dauer
  • Arbeitsort
  • Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Entgelts einschl. Zuschläge, Zulangen usw.
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Hinweis auf anzuwendende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Vom 01. August 2022 an kommen diese Punkte zusätzlich hinzu:

  • bei Befristung: konkretes Enddatum
  • falls zutreffend: Hinweis auf Möglichkeit zur freien Wahl des Arbeitsortes
  • sofern vereinbart: Dauer der Probezeit
  • Vergütung von Überstunden sowie für alle Entgeltbestandteile deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Vereinbarte Ruhepausen
  • bei Schichtarbeit: Angaben zum System, Rhythmus und Änderungsmöglichkeiten
  • bei Abrufarbeit: genaue Angaben zur Ausgestaltung
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • falls betriebliche Altersversorgung zugesagt: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
  • das bei Kündigung einzuhaltende Verfahren, zumindest das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfrist und die Frist zu Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

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Muss zu allen Punkten etwas im Nachweis stehen?

Es müssen nur die Punkte aufgelistet werden, die auch tatsächlich im Arbeitsverhältnis vorkommen. Wo es beispielsweise keine Befristung oder keine Schichtarbeit gibt, brauchen diese Punkte gar nicht erwähnt zu werden. Es ist nicht notwendig, ausdrücklich aufzunehmen, dass etwa keine Schichtarbeit vereinbart wurde.

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Können Arbeitsverträge jetzt nur noch schriftlich geschlossen werden?

Nein! Wie bisher auch, ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages formfrei (also auch mündlich) möglich. Wenn ein Mitarbeiter gegen Entgelt beschäftigt wird, liegt rechtlich ein Arbeitsvertrag vor, auch wenn dazu kein Schriftstück erstellt wurde.

Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist von dem eigentlichen Arbeitsvertrag zu unterscheiden:

  • Der Nachweis ist eine schriftliche Mitteilung über die geltenden Arbeitsbedingungen, er ersetzt nicht den eigentlichen Vertragsabschluss.
  • Es handelt sich gerade nicht um einen Vertrag, sondern lediglich eine sogenannte Wissenserklärung des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber listet auf, welche Regelungen nach seinem Wissen gelten.
  • Da der Nachweis kein Vertrag ist, muss er auch nur vom erklärenden Arbeitgeber, nicht aber vom Arbeitnehmer unterzeichnet werden.

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Muss ein Nachweis erstellt werden, wenn sowieso schon alle Bedingungen im schriftlichen Arbeitsvertrag stehen?

Nein! Gemäß § 2 Abs. 4 NachwG muss kein weiterer Nachweis erstellt werden, wenn dem Arbeitnehmer bereits ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, in dem alle erforderlichen Angaben enthalten sind.

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Müssen alle bestehenden Arbeitsverträge geändert werden?

Nein! Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, müssen Nachweise ohnehin nur vorgelegt werden, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber dazu auffordert. Auch für den Fall, dass ab dem 01.08.2022 Arbeitnehmer in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen einen Nachweis verlangen, muss nicht unbedingt eine Änderung an bestehenden Verträgen erfolgen.

Denn zur Erfüllung der Nachweispflichten reicht eine schriftliche, unterzeichnete Auflistung der Arbeitsbedingungen. Eine Änderung des Arbeitsvertrages selbst muss nicht erfolgen und ist auch meist nicht zu empfehlen, da ein solches Vorhaben häufig zu großer Unruhe oder Ängsten innerhalb er Belegschaft führt. Falls Sie sich im Einzelfall unproblematisch mit Ihrem Arbeitnehmer auf einen neue Version des Arbeitsvertrages verständigen können, können die Nachweispflichten aber auch durch eine geänderte Version des Arbeitsvertrages erfüllt werden.

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Was gilt bei Neueinstellungen vom 1. August 2022 an?

Für Neueinstellung ab dem 01.08.2022 sind die Nachweispflichten stets, auch ohne Aufforderung des Arbeitnehmers, zu erfüllen. Es reicht aus, wenn der Arbeitgeber eine schriftliche Auflistung erstellt, unterzeichnet und rechtzeitig übergibt. Der Vertrag selbst muss nicht notwendigerweise schriftlich sein, das ist aber stets sinnvoll. Das Gesetz sieht hier für verschiedene Regelungsgegenstände unterschiedliche Fristen vor. Achtung: Die wichtigsten Bedingungen müssen bereits am ersten Arbeitstag in Schriftform vorliegen:

Was?Termin
Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeitspätestens am
ersten Arbeitstag
Datums des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeitspätestens am
7. Kalendertag
nach Beginn
des Arbeitsverhältnisses
übrige notwendige Angaben nach dem Nachweisgesetzspätestens
einen Monat
nach Beginn
des Arbeitsverhältnisses

IHK-Praxistipp: Eine Aufsplittung der Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz in drei getrennte Mitteilungen dürfte im Regelfall nicht sinnvoll sein. Wer bereits vor Arbeitsbeginn einen schriftlichen Vertrag mit allen notwendigen Angaben abschließt, braucht sich nicht mehr um weitere Nachweise oder Fristen zu kümmern.

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Welche Fristen gelten, wenn im bestehenden Arbeitsvertrag ein Nachweis verlangt wird?

Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, besteht die Nachweispflicht nur auf Verlangen des Arbeitnehmers. Wenn bereits länger beschäftigte Arbeitnehmer keinen Nachweis verlangen, muss auch keiner erstellt werden. Mit dem Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber beginnt eine 7-Tages- bzw. Monatsfrist zu laufen. Folgende Fristen gelten:

Was?Termin
Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit Datums des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeitspätestens am
7. Kalendertag
nach Zugang der Aufforderung
übrige notwendige Angaben nach dem Nachweisgesetzspätestens
einen Monat
nach Zugang der Aufforderung

Muss ein einheitliches Schriftstück für alle Angaben erstellt werden?

Nein! Es ist zulässig, die Angabe auf mehrere Schriftstücke aufzuteilen. Wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt, der einige, aber nicht alle notwendigen Angaben enthält, ist es ausreichend, den Arbeitnehmer schriftlich über die weiteren Arbeitsbedingungen zu unterrichten. Auch bei etwaigen Änderungen genügt der schriftliche Nachweis über den geänderten Gegenstand.

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Ist ein Nachweis auch in elektronischer Form zulässig?

Nein! Im Nachweisgesetz ist die elektronische Form ist für den Nachweis ausdrücklich ausgeschlossen, obwohl laut europäischer Richtlinie diese Möglichkeit durchaus bestanden hätte.

  • Auch Arbeitsverträge sind nur dann als Nachweis ausreichend, wenn sie schriftlich (also in „Papierform“) abgeschlossen wurden.
  • Arbeitgeber, die Arbeitsverträge in elektronischer Form abgeschlossen haben, müssen daher einen schriftlichen Nachweis erstellen, auch wenn der elektronische übermittelte Vertrag bereits alle Pflichtangaben enthalten würde.

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Was gilt bei Änderungen?

Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen muss dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, in Schriftform mitgeteilt werden.

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Kann man das Erstellen des Nachweises als Gelegenheit nutzen, den Arbeitsvertrag einseitig zu ändern?

Nein! Der Nachweis nach dem Nachweisgesetz ist schlicht ein Überblick der bereits geltenden Bedingungen.

  • Eine abweichende Angabe im Nachweis ändert den Arbeitsvertrag nicht.
  • Änderungen im Arbeitsvertrag können nur einvernehmlich zusammen mit dem Arbeitnehmer
  • oder – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – durch entsprechende fristgerechte Änderungskündigung erfolgen.

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Reicht es, im Nachweis bei Punkten, die in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt sind, auf diese zu verweisen?

Ja! Das sieht das Nachweisgesetz ausdrücklich vor.

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Reicht es, auf ein geltendes Gesetz zu verweisen?

Für die Regelungsgegenstände „Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs“ sowie für „das bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren“ ist bei Geltung der gesetzlichen Vorschriften eine Verweisung möglich.

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Was gilt, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht einig sind über die geltenden Arbeitsbedingungen?

Gerade bei mündlich abgeschlossenen Verträgen kann es vorkommen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Auffassungen dazu haben, was genau vereinbart wurde. Der vom Arbeitgeber verfasste Nachweis ist zur Feststellung des tatsächlichen Vertragsinhaltes ungeeignet, da er nur die Auffassung des Arbeitgebers wiedergibt. Bestreitet der Arbeitnehmer, dass die arbeitgeberseitigen Angaben im Nachweis tatsächlich der arbeitsvertraglich getroffenen Vereinbarung entsprechen, muss (ggf. arbeitsgerichtlich) geklärt werden, was der Inhalt der vertraglichen Vereinbarung ist.

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Was passiert, wenn die Nachweispflicht nicht erfüllt wird?

Wichtig ist, dass die Nichtvorlage eines Nachweises keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages hat. Der Vertrag an sich bleibt bestehen, auch wenn kein ordnungsgemäßer Nachweis vorgelegt wird.

In der Neufassung des Nachweisgesetzes ist jetzt erstmalig eine Bußgeldvorschrift enthalten (§ 4 NachwG). Demnach handelt ordnungswidrig, wer einen erforderlichen Nachweis nicht oder nicht richtig aushändigt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000,- Euro geahndet werden.

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Wer kontrolliert die Einhaltung des Nachweisgesetzes?

Zuständig für die Kontrolle sind die Gewerbeaufsichtsämter.

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Kann der Arbeitnehmer auf den Nachweis verzichten?

Nein! Ein Abweichen von den Vorschriften des Nachweisgesetzes ist nicht zulässig. Allerdings: In Arbeitsverhältnissen, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, sind Nachweise nur auf Anforderung des Arbeitnehmers zu erbringen.

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