Umfrage

Coronavirus: So gehen Unternehmen damit um

Business people wearing informal dresses at work in their office

Die IHK hat in einer Blitzumfrage Anfang März abgefragt, wie Mitgliedsunternehmen auf das Corona-Virus reagieren. Bitte beachten Sie, dass es sich nicht um allgemeingültige Handlungsempfehlungen, sondern um individuelle Maßnahmen einzelner Unternehmen handelt. Welche Maßnahmen in Einzelfall richtig und geboten sind, hängt selbstverständlich von der individuellen Situation in einem Betrieb ab. Dennoch können die Maßnahmen anderer Unternehmen möglicherweise hilfreiche Tipps liefern. Wir stellen diese nachfolgend im O-Ton vor.

Inhalt

Grundsätzlicher Umgang mit der Epidemie

  • Überwachung der für eine Pandemie-relevanten Websites des Robert Koch Instituts, des Gesundheitsministeriumsund des Auswärtigen Amtes durch einen ausgewählten Mitarbeiterkreis
  • Ausführliche Information an die Mitarbeiter über alle internen Regeln bzw. FAQs zur Hilfestellung für die Beschäftigten
  • Coronavirus-Support-Hotline einrichten für Mitarbeiter, Partner etc.
  • Informationen zum Infektionsschutz über den Betriebsarzt verteilen und Hygienemaßnahmen in Abstimmung mit dem Betriebsarzt verstärken, etwa die Verhängung einer No-hands-Policy im Unternehmen und Aufforderung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu intensiver Handreinigung
  • Beschaffung von zusätzlichen Desinfektionsspendern und Desinfektionsmitteln
  • Bildung eines Krisenstabs, den Betriebsrat und die Führungskräfte miteinbinden
  • Erstellung eines (mehrstufigen) Pandemie-Aktions- und Krisenplans mit Analyse der bisher absehbaren Auswirkungen der Corona-Krise auf das Unternehmen
  • Erstellung einer BetriebsvereinbarungPandemie/Rahmen-Betriebsvereinbarung zu einer etwaigen Kurzarbeit
  • Präventive Beratung mit Agentur für Arbeit zur Vorbereitung einer etwaig erforderlichen Kurzarbeit
  • Präventive Beratung und Lösungssuche mit Lieferanten und Kunden

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Organisation des Arbeitsalltags‎

  • Mitarbeiter mit Symptomen einer Atemwegserkrankung in Absprache mit den Vorgesetzten zum Arzt und soweit möglich ins Home-Office schicken
  • Insbesondere nach Urlaub in Krisengebieten, den Mitarbeiter verpflichtend nach Hause schicken: Er soll dann 14 Tage zu Hause bleiben und wenn möglich aus dem Home-Office arbeiten
  • Verbindliche 14-tägige Home-Office-Regelung auch für Mitarbeiter, die in einer häuslichen Gemeinschaft mit jemandem leben, der die Kriterien für die 14-tägige Isolation erfüllt (Personen, die kürzlich aus Krisengebiet zurückgekehrt sind, und/oder Personen, die Kontakt mit einer infizierten Person hatten)
  • Vorgesetzte sollen unverzüglich Kontakt mit dem Krisenstab aufnehmen, wenn sie von einer vermuteten oder bestätigten Infektion bei ihren Kollegen Kenntnis haben
  • Flexible Einzelfalllösungen ermöglichen und Absprache innerhalb der Teams nicht vergessen
  • Grundsätzlich mobiles Arbeiten und Home-Office ermöglichen, ergänzen und ausweiten, wenn es Sinn macht: Wenn es sich dabei lediglich um eine Verlagerung des Arbeitsortes handelt, wird die Vergütung i.d.R. in der üblichen Höhe weitergezahlt
  • Mitarbeiter anweisen, dass sie vorsorglich ihr Laptop, Tablet und / oder ihren Token stets mit nach Hause nehmen
  • Bei Mitarbeitern, die ein Laptop nutzen, prüfen, ob auch die Anbindung an die Betriebsserver funktioniert
  • Weitere Laptops auf Reserve anschaffen, um im Fall der Fälle Mitarbeiter im Home-Office arbeiten zu lassen
  • Mitarbeiter Zeitguthaben abbauen lassen, Gleitzeitkonten nutzen
  • Notbesetzung planen etwa für die zentrale Hardware, den Posteingang und andere zentrale Aufgaben
  • Insbesondere für den Fall eine Betriebsschließung den „wichtigsten“ Mitarbeitern Homeoffice und mobiles Arbeiten ermöglichen
  • Wichtige Abteilungen splitten: Ein Teil der Mitarbeiter arbeitet von zu Hause, der Rest wird auf verschiedene Standorte oder Stockwerke verteilt
  • Externe Ausweicharbeitsplätze für Tätigkeiten, die sich nicht vom Home Office aus erledigen lassen, einrichten
  • Außendienst arbeitet nur noch Homeoffice und darf nicht in die Standorte fahren
  • Sämtliche Besprechungen extern und intern bis auf Weiteres absagen und einstellen
  • Videokonferenzen nutzen für interne wie externe Besprechungen
  • Keine Personalverschiebung innerhalb der Betriebe

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Arbeitsverhinderung: Was tun Unternehmen, wenn ihre Mitarbeiter wegen des Coronavirus nicht zur Arbeit kommen können?

  • Zum Teil sind bei den Unternehmen tarifvertragliche Regelungen vorhanden
  • Mit betroffenen Mitarbeitern individuelle Vereinbarungen treffen, das heißt Kombinationen von bezahltem und unbezahltem Urlaub, Einbringung von Überstunden – sofern vorhanden - eventuell vorübergehend Teilzeit und/oder bei Umsatzeinbruch Kurzarbeit
  • Kulant reagieren, wenn etwa die Kita schließt oder wenn jemand zuhause bleiben muss oder möchte, wegen Kinderbetreuung oder weil er sich dort sicherer fühlt
  • Kinderbetreuung analog Ferien oder anderen Krankheitsfällen ermöglichen: Bei Krankheit des Kindes kann ein Elternteil mit Lohnfortzahlung für bestimmte Zeit zu Hause bleiben Hause bleiben, außerdem Urlaub oder Gleitzeit ermöglichen
  • Freistellung nach§ 616 BGB, soweit nicht arbeitsvertraglich ausgeschlossen, wenn es dem Mitarbeiter unmöglich ist, Betreuung für das Kind zu organisieren. Dies wird von Unternehmen unterschiedlich gehandhabt
  • Unbezahlten (aber auch bezahlten) Urlaub unkompliziert genehmigen
  • Unbezahlten Urlaub in Einzelfällen bis beispielsweise 21 Tage pro Jahr genehmigen
  • Ehemalige Mitarbeiter, die sich heute im Ruhestand befinden, rekrutieren, dass sie vorübergehend einspringen

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Reisen in Zeiten der Pandemie

  • Lage weiterhin beobachten, insbesondere dieListe der Risikogebiete des Robert-Koch-Instituts sowie die offiziellen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes und soweit erforderlich weitere Schutz-Maßnahmen veranlassen
  • Kritische Prüfung aller Dienst-, insbesondere Auslandsreisen, diese deutlich reduzieren
  • Nationale zwingend geschäftsrelevante Dienstreisen an einem Tag erlauben, nationale zwingend geschäftsrelevante Dienstreisen mit Übernachtung bedürfen der vorherigen und dokumentierten Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten
  • Dienstreisen in Krisengebiete nach Ostasien (vor allem China) und Süd-Europa (insbesondere nach Italien, Südtirol und angrenzende Länder) bis auf Weiteres nicht gestatten
  • Alle auch die bereits gebuchten Geschäftsreisen in Krisengebiete stornieren
  • Absage aller internationalen Trips (auch andere Destinationen als Krisengebiete), die nicht zwingend geschäftsrelevant sind
  • Jede Ausnahme gründlich prüfen und an den Krisenstab melden. Dieser erteilt dann unter Einbeziehung der Geschäftsführung die Freigabe oder Absage
  • Vor jeder ausnahmsweise genehmigten Geschäftsreise in ein Risikogebiete den jeweiligen örtlichen medizinischen Dienst konsultieren, die lokalen Medien beobachten, um weitere Informationen über die aktuelle Situation zu erhalten, und den Anweisungen der lokalen Behörden folgen
  • Alle Mitarbeiter, die in einem Risikogebiet waren, anweisen, 14 Tage nach der Rückkehr aus dem Risikogebiet im Home-Office zu arbeiten.
  • Regelungen für Expats aus Krisengebieten entwickeln

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Wie gehen die Unternehmen mit Veranstaltungen und Kontakten nach außen um?

  • Vermeidung von persönlichen Kontakten mit Personen aus Krisengebieten
  • Alle Großveranstaltungen, an denen die Öffentlichkeit / internationale Teilnehmer beteiligt sind, zunächst absagen
  • Die dienstliche Teilnahme an öffentlichen Großveranstaltungen und Messen zunächst absagen
  • Wann immer möglich, werden die Mitarbeiter gebeten, virtuelle Meetings wie Skype statt physischer Meetings zu nutzen
  • Interne Präsenzmeetings mit größerer Personenzahl soweit möglich zu vermeiden, die Anzahl der Teilnehmer auf die zwingend erforderliche Anzahl zu reduzieren
  • Partnerfirmen kontaktieren, um sicherzustellen, dass kein Personal aus Risikogebieten in der Firma eingesetzt wird, wobei zu bedenken gilt, dass die Zahl der Risikogebiete steigt

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