Umfrage

Coronavirus: So gehen Unternehmen damit um

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© Kelly Sikkema on unsplah

Zwei Mal hat die IHK hat in einer Blitzumfrage abgefragt, wie Mitgliedsunternehmen auf das Corona-Virus reagieren - im März und Ende Mai. Bitte beachten Sie, dass es sich nicht um allgemeingültige Handlungsempfehlungen, sondern um individuelle Maßnahmen einzelner Unternehmen handelt. Welche Maßnahmen in Einzelfall richtig und geboten sind, hängt selbstverständlich von der individuellen Situation in einem Betrieb ab. Dennoch können die Maßnahmen anderer Unternehmen möglicherweise hilfreiche Tipps liefern. Wir stellen diese nachfolgend im O-Ton vor.

Inhalt

Update Juni: Welche speziellen Angebote machen Sie Ihren Mitarbeitern?

Seit März sind Wirtschaft und Gesellschaft im Corona-Modus. Wir haben nun noch einmal nachgehakt: Wie gehen die Unternehmen aktuell und ganz praktisch mit der Krise um – welche Angebote machen sie ihren Mitarbeitern? Welche – vielleicht auch ambivalenten – Erfahrungen machen die Unternehmen mit Homeoffice? Hier eine Übersicht über ihre Antworten. Diese sind nicht repräsentativ und auch keine Handlungsanweisung. Sie geben aber viele Impulse.

  • Wir organisieren umfangreiche Schutzmaßnahmen durch eine eigene Covid Arbeitsgruppe, die dafür teilweise bezahlt freigestellt ist.
  • Wir stellen Hygiene-Care-Pakete (Infektionsmittel/ Handschuhe/ Schutzmasken) bereit.
  • Wir stellen nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch deren Familienangehörigen kostenlos Schutzmasken zur Verfügung.
  • Bei der Umsetzung der Hygienemaßnahmen ist gute Kommunikation zu Mitarbeitern und die Unterstützung durch die Führungskräfte erforderlich! Letztendlich ist ein Großteil der Mitarbeiter aber sehr vernünftig und rücksichtsvoll den Kollegen gegenüber.
  • Es muss in regelmäßigen Abständen immer wieder darauf hingewiesen werden, da die Mitarbeiter anfangen, die getroffenen Maßnahmen zu umgehen.
  • Wir veranstalten All-Meetings, das sind monatliche Info-Veranstaltungen des Managements zu Firmenbelangen: Wie geht's dem Unternehmen? Was ist los im Projektgeschäft, in den Units? etc...
  • Wir organisieren uns unter anderem über Daily Standups Digital.
  • Wir gehen sehr flexibel mit dem Zeitmanagement um: öffnen die Rahmenarbeitszeiten und Gleitzeitkonten, erlauben zudem Sonderurlaube, lassen befristet Arbeitszeitreduzierung zu.
  • In der heißen Phase haben wir Mütter mit partiellen Freistellungen auf Kosten des Betriebes unterstützt. Zeitliche befristete Arbeitszeitverkürzungen, Sonderurlaub usw. sind sowieso selbstverständlich.
  • Wir geben die Möglichkeit Arbeitszeiten etwas zu reduzieren und dies später nachzuholen.
  • Wir haben Spenden von Überstunden an Kollegen mit Kindern ermöglicht, aber auch Spenden von Urlaub an Mitarbeiter in Kurzarbeit oder Geldspenden an Mitarbeiter in Kurzarbeit.
  • Wir stocken das Kurzarbeitergeld auf.
  • Wir haben einen Härtefonds für von Kurzarbeit besonders Betroffene aufgelegt. Er wird gespeist durch Gehaltsverzicht von Führungskräften.
  • Wir haben einen Notbetrieb in der betrieblichen Kinderkrippe.
  • Alle Mitarbeiter, die vor Ort arbeiten müssen, haben ein Einzelbüro zur Verfügung.
  • Wir haben die Büros so umorganisiert, dass die Hygieneregeln eingehalten werden können.
  • Wir ermutigen unsere Mitarbeiter vor Ort, viele kleine Pausen zu machen, denn der Mundschutz stellt eine hohe Belastung für die Mitarbeiter dar.
  • Die Mitarbeiter können IT-Equipment ins Homeoffice mitnehmen.
  • Wir haben Menschen mit Vorerkrankungen bedingungslos nach Hause geschickt.
  • Wir bieten sehr viele Webinare zu Führung, Homeoffice, Eigenorganisation, Ergonomie. Lebenslagen Coaching.
  • In unseren Betrieben sind die Kantinen geschlossen. Die Belegschaft kann sich aber Lunchpakete mit warmem Essen in der Kantine holen und am Arbeitsplatz verzehren.
  • Wir organisieren ein Mittagessen to Go – für die Belegschaft im Haus ist das frei.
  • Wir nutzen eine Hotline zum Auffangen psychischer Belastungen.
  • Es gibt eine hohe sozialpädagogische Beratungsaktivität.
  • Wir machen eine wöchentliche Foto-Challenge mit Prämierung: die beste Home-Story!
  • Wir haben das wöchentliche Feierabend-Bier am Freitagabend natürlich auf 1,5-Meter-Abstand eingeführt.
  • Wir haben zusätzliche Online-Angebote zu Sport ermöglicht.
  • Wir stärken die Kommunikation auch außerhalb der Bürothemen: Yoga, gemeinsames Kochen, Feierabendtreff, Retrospektiven zum Arbeiten im Homeoffice.
  • Die Unterstützung und Beteiligung der Belegschaft bei der Umsetzung der Corona-Maßnahmen ist hoch. Wir beziehen sie auch in die Gestaltung der Exitmaßnahmen mit ein.

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Update Juni: Wie setzen Sie Homeoffice um, welche Erfahrungen machen Sie mit Homeoffice? ‎

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© Ketut Subiyanto by pexels

Homeoffice gehört zur neuen Normalität. Welche Erfahrungen haben die Unternehmen damit gemacht? Die Antworten sind nicht repräsentativ, geben jedoch einen Einblick und Anregungen.

  • Wir verzeichnen durch das Homeoffice auch einen digitalen Fortschritt in unserem Unternehmen.
  • Bei uns musste Homeoffice mit Präsenzzeiten und Publikumsverkehr kombiniert werden. Das war unter anderem für den Einkauf eine Herausforderung: Wir brauchten Schutzmasken, technische Ausstattung, Hygienekonzepte. Erleichtert wurde dies durch die Einrichtung eines Krisenstabs. Wir waren erstaunt, wie schnell wir uns in der Praxis an die neue Situation anpassen konnten.
  • Rein technisch haben wir sehr schnell auf Homeoffice umgestellt. Homeoffice ist aber kein Ausruhen. Man ist als Führungskraft sehr gefordert, es war ein sehr dichter, intensiver Austausch – zum Teil war der Austausch sogar fokussierter und disziplinierter. Es war auch immer wieder sehr anstrengend. Zugleich wurde es auch immer einmal persönlicher, etwa wenn die Kinder im Hintergrund gespielt haben. Wir bereiten jetzt unter Beachtung aller Hygieneregeln die Rückkehr und die Präsenzarbeit vor.
  • Die Mitarbeiter im Homeoffice brauchten eine engere und stabilere Führung als sonst. Wir haben mehr kommuniziert unter anderem in Zoom-Meetings.
  • Für viele Mitarbeiter war Homeoffice ungewohnt – insbesondere auch für unsere Manager, die das Online-Führen erst noch lernen musste.
  • Wir hatten schon vor der Krise sehr gute Erfahrung mit mobiler Arbeit. Von bislang durchschnittlich zwei Tagen Homeoffice im Monat haben wir soweit sinnvoll und machbar auf bis zu fünf Tage in der Woche ausgeweitet. Wir haben dazu auch unsere Mitarbeiter befragt: 90 Prozent schätzen, im Vergleich zur Arbeit im Büro gleich effizient oder effizienter zu sein. Aus der Gruppe der Führungskräfte gehen immerhin 82 Prozent davon aus, dass ihre Mitarbeiter gleich effizient oder effizienter sind. Aus Unternehmenssicht ist Homeoffice also ein erfolgreiches Arbeitsmodell, das wir nach der Krise auf durchschnittlich zwei Tage pro Woche ausweiten möchten.
  • Mit zunehmender Dauer nimmt die Effektivität in den meisten Bereichen ab. Soziale Kontakte fehlen mit steigender Tendenz.
  • Wir stellen fest, das Homeoffice bei uns vor allem zu pünktlichen und zeiteffizienten Meetings geführt hat.
  • Die Kommunikation leidet. Es gibt Meetings, die tatsächlich nur sehr schwer virtuell durchzuführen sind.
  • Die Mitarbeiter sind anfangs freudig ins Homeoffice gegangen. Mittlerweile möchten 85 Prozent schnellstmöglich wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, da die Sozialkontakte fehlen.
  • Wir machen größtenteils positive Erfahrungen, merken jedoch, dass persönliche Kontakte sowohl für das Arbeitsgeschehen als auch für die Mitarbeiter selbst wichtig sind.
  • Es läuft zwar gut, aber im aktuellen größeren Umfang erscheint es uns nicht sinnvoll und wird auch von den Mitarbeitern nicht gewünscht. Ein Volumen von ein bis zwei Tagen pro Woche erachten sie als angenehm.
  • Der Einstieg war reibungslos, der Betrieb läuft ohne Probleme aus dem Homeoffice. Eltern mit Kindern stehen aber enorm unter Druck bis hin zu Überlastungssymptomen, der selbst mit aller Kreativität nicht aufgefangen werden kann.
  • Wir haben eine erhöhte Belastung der Mitarbeiter festgestellt durch die Kombination von Arbeit und Familie im Homeoffice. Wir mussten deswegen mehr motivieren.
  • Unsere Bilanz ist durchaus gemischt. Wenn in richtigen Dosen, z.B. für Projekte, ist Homeoffice sicher eine gute Ergänzung. Es fehlt uns noch die Erfahrung mit Langzeitauswirkungen auf den Teamspirit, der bei uns sehr wichtig ist.
  • Arbeit und auch die Zusammenarbeit sind sehr gut möglich, die psychische Belastung steigt jedoch.


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Grundsätzlicher Umgang mit der Epidemie

  • Überwachung der für eine Pandemie-relevanten Websites des Robert Koch Instituts, des Gesundheitsministeriumsund des Auswärtigen Amtes durch einen ausgewählten Mitarbeiterkreis
  • Ausführliche Information an die Mitarbeiter über alle internen Regeln bzw. FAQs zur Hilfestellung für die Beschäftigten
  • Coronavirus-Support-Hotline einrichten für Mitarbeiter, Partner etc.
  • Informationen zum Infektionsschutz über den Betriebsarzt verteilen und Hygienemaßnahmen in Abstimmung mit dem Betriebsarzt verstärken, etwa die Verhängung einer No-hands-Policy im Unternehmen und Aufforderung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu intensiver Handreinigung
  • Beschaffung von zusätzlichen Desinfektionsspendern und Desinfektionsmitteln
  • Bildung eines Krisenstabs, den Betriebsrat und die Führungskräfte miteinbinden
  • Erstellung eines (mehrstufigen) Pandemie-Aktions- und Krisenplans mit Analyse der bisher absehbaren Auswirkungen der Corona-Krise auf das Unternehmen
  • Erstellung einer BetriebsvereinbarungPandemie/Rahmen-Betriebsvereinbarung zu einer etwaigen Kurzarbeit
  • Präventive Beratung mit Agentur für Arbeit zur Vorbereitung einer etwaig erforderlichen Kurzarbeit
  • Präventive Beratung und Lösungssuche mit Lieferanten und Kunden

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Organisation des Arbeitsalltags‎

  • Mitarbeiter mit Symptomen einer Atemwegserkrankung in Absprache mit den Vorgesetzten zum Arzt und soweit möglich ins Home-Office schicken
  • Insbesondere nach Urlaub in Krisengebieten, den Mitarbeiter verpflichtend nach Hause schicken: Er soll dann 14 Tage zu Hause bleiben und wenn möglich aus dem Home-Office arbeiten
  • Verbindliche 14-tägige Home-Office-Regelung auch für Mitarbeiter, die in einer häuslichen Gemeinschaft mit jemandem leben, der die Kriterien für die 14-tägige Isolation erfüllt (Personen, die kürzlich aus Krisengebiet zurückgekehrt sind, und/oder Personen, die Kontakt mit einer infizierten Person hatten)
  • Vorgesetzte sollen unverzüglich Kontakt mit dem Krisenstab aufnehmen, wenn sie von einer vermuteten oder bestätigten Infektion bei ihren Kollegen Kenntnis haben
  • Flexible Einzelfalllösungen ermöglichen und Absprache innerhalb der Teams nicht vergessen
  • Grundsätzlich mobiles Arbeiten und Home-Office ermöglichen, ergänzen und ausweiten, wenn es Sinn macht: Wenn es sich dabei lediglich um eine Verlagerung des Arbeitsortes handelt, wird die Vergütung i.d.R. in der üblichen Höhe weitergezahlt
  • Mitarbeiter anweisen, dass sie vorsorglich ihr Laptop, Tablet und / oder ihren Token stets mit nach Hause nehmen
  • Bei Mitarbeitern, die ein Laptop nutzen, prüfen, ob auch die Anbindung an die Betriebsserver funktioniert
  • Weitere Laptops auf Reserve anschaffen, um im Fall der Fälle Mitarbeiter im Home-Office arbeiten zu lassen
  • Mitarbeiter Zeitguthaben abbauen lassen, Gleitzeitkonten nutzen
  • Notbesetzung planen etwa für die zentrale Hardware, den Posteingang und andere zentrale Aufgaben
  • Insbesondere für den Fall eine Betriebsschließung den „wichtigsten“ Mitarbeitern Homeoffice und mobiles Arbeiten ermöglichen
  • Wichtige Abteilungen splitten: Ein Teil der Mitarbeiter arbeitet von zu Hause, der Rest wird auf verschiedene Standorte oder Stockwerke verteilt
  • Externe Ausweicharbeitsplätze für Tätigkeiten, die sich nicht vom Home Office aus erledigen lassen, einrichten
  • Außendienst arbeitet nur noch Homeoffice und darf nicht in die Standorte fahren
  • Sämtliche Besprechungen extern und intern bis auf Weiteres absagen und einstellen
  • Videokonferenzen nutzen für interne wie externe Besprechungen
  • Keine Personalverschiebung innerhalb der Betriebe

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Arbeitsverhinderung: Was tun Unternehmen, wenn ihre Mitarbeiter wegen des Coronavirus nicht zur Arbeit kommen können?

  • Zum Teil sind bei den Unternehmen tarifvertragliche Regelungen vorhanden
  • Mit betroffenen Mitarbeitern individuelle Vereinbarungen treffen, das heißt Kombinationen von bezahltem und unbezahltem Urlaub, Einbringung von Überstunden – sofern vorhanden - eventuell vorübergehend Teilzeit und/oder bei Umsatzeinbruch Kurzarbeit
  • Kulant reagieren, wenn etwa die Kita schließt oder wenn jemand zuhause bleiben muss oder möchte, wegen Kinderbetreuung oder weil er sich dort sicherer fühlt
  • Kinderbetreuung analog Ferien oder anderen Krankheitsfällen ermöglichen: Bei Krankheit des Kindes kann ein Elternteil mit Lohnfortzahlung für bestimmte Zeit zu Hause bleiben Hause bleiben, außerdem Urlaub oder Gleitzeit ermöglichen
  • Freistellung nach§ 616 BGB, soweit nicht arbeitsvertraglich ausgeschlossen, wenn es dem Mitarbeiter unmöglich ist, Betreuung für das Kind zu organisieren. Dies wird von Unternehmen unterschiedlich gehandhabt
  • Unbezahlten (aber auch bezahlten) Urlaub unkompliziert genehmigen
  • Unbezahlten Urlaub in Einzelfällen bis beispielsweise 21 Tage pro Jahr genehmigen
  • Ehemalige Mitarbeiter, die sich heute im Ruhestand befinden, rekrutieren, dass sie vorübergehend einspringen

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Reisen in Zeiten der Pandemie

  • Lage weiterhin beobachten, insbesondere dieListe der Risikogebiete des Robert-Koch-Instituts sowie die offiziellen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes und soweit erforderlich weitere Schutz-Maßnahmen veranlassen
  • Kritische Prüfung aller Dienst-, insbesondere Auslandsreisen, diese deutlich reduzieren
  • Nationale zwingend geschäftsrelevante Dienstreisen an einem Tag erlauben, nationale zwingend geschäftsrelevante Dienstreisen mit Übernachtung bedürfen der vorherigen und dokumentierten Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten
  • Dienstreisen in Krisengebiete nach Ostasien (vor allem China) und Süd-Europa (insbesondere nach Italien, Südtirol und angrenzende Länder) bis auf Weiteres nicht gestatten
  • Alle auch die bereits gebuchten Geschäftsreisen in Krisengebiete stornieren
  • Absage aller internationalen Trips (auch andere Destinationen als Krisengebiete), die nicht zwingend geschäftsrelevant sind
  • Jede Ausnahme gründlich prüfen und an den Krisenstab melden. Dieser erteilt dann unter Einbeziehung der Geschäftsführung die Freigabe oder Absage
  • Vor jeder ausnahmsweise genehmigten Geschäftsreise in ein Risikogebiete den jeweiligen örtlichen medizinischen Dienst konsultieren, die lokalen Medien beobachten, um weitere Informationen über die aktuelle Situation zu erhalten, und den Anweisungen der lokalen Behörden folgen
  • Alle Mitarbeiter, die in einem Risikogebiet waren, anweisen, 14 Tage nach der Rückkehr aus dem Risikogebiet im Home-Office zu arbeiten.
  • Regelungen für Expats aus Krisengebieten entwickeln

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Wie gehen die Unternehmen mit Veranstaltungen und Kontakten nach außen um?

  • Vermeidung von persönlichen Kontakten mit Personen aus Krisengebieten
  • Alle Großveranstaltungen, an denen die Öffentlichkeit / internationale Teilnehmer beteiligt sind, zunächst absagen
  • Die dienstliche Teilnahme an öffentlichen Großveranstaltungen und Messen zunächst absagen
  • Wann immer möglich, werden die Mitarbeiter gebeten, virtuelle Meetings wie Skype statt physischer Meetings zu nutzen
  • Interne Präsenzmeetings mit größerer Personenzahl soweit möglich zu vermeiden, die Anzahl der Teilnehmer auf die zwingend erforderliche Anzahl zu reduzieren
  • Partnerfirmen kontaktieren, um sicherzustellen, dass kein Personal aus Risikogebieten in der Firma eingesetzt wird, wobei zu bedenken gilt, dass die Zahl der Risikogebiete steigt

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