IHK Ratgeber

Homeoffice - auch in Zeiten des Coronavirus

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Sie wollen die Ansteckungsrisiken durch das Coronavirus in Ihrem Betrieb minimieren und möchten, dass die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. In Italien ist das inzwischen Standard - #iorestoacasa. - Doch was ist zu beachten?

Inhalt

Wann können Sie Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag.

Ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten im Homeoffice besteht grundsätzlich nicht.

Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, sei es bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat.

Keine Probleme gibt es,

  • wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Arbeit zu Hause enthält
  • der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall einverstanden ist.

Tipp: Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erkĺärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.

Es empfiehlt sich auch, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. Mehr Infos zu Datenschutz bei mobilem Arbeiten gibt es hier.

Was ist, wenn der Mitarbeiter von den Behörden in häusliche Quarantäne geschickt wird?

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist, kommt natürlich auch keine Arbeit im Homeoffice in Betracht. Solange der Arbeitnehmer allerdings nur zum Schutz vor (potentieller) Ansteckung isoliert wird, ohne erkrankt zu sein, muss er von zu Hause aus arbeiten. Dies muss im Arbeitsvertrag oder für den konkreten Einzelfall vereinbart worden sein und die technischen Voraussetzungen sollten zur Verfügung.

Gibt es eine Möglichkeit, Mitarbeiter zum Homeoffice zu zwingen?

Wenn keine Vereinbarung zum Homeoffice besteht, kann der Arbeitgeber Arbeit im Homeoffice auch nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice zu einzelnen Tätigkeiten von zu Hause aus verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.

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Voraussetzungen und Regeln für Homeoffice

Zu berücksichtigen ist, dass im Homeoffice grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz gelten wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Auch im Homeoffice gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies zu prüfen. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Homeoffice auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen.

Welche Regeln gelten beim Arbeiten zu Hause?

Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag.

Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.

Was ist, wenn ein Unfall zu Hause passiert?

  • Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein.
  • Zu beachten ist aber, dass die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Homeoffice häufig schwer zu treffen ist. So kann es zum Beispiel für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalles entscheidend sein, ob ein Unfall an derselben Stelle der Wohnung auf
  • dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.

Datenschutz im Homeoffice

In vielen Unternehmen wurde Homeoffice für die Mitarbeiter im Zuge der Corona-Pandemie sehr zügig eingeführt. Bitte achten Sie auf den Datenschutz, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch im Homeoffice geschützt sind. Bitte beachten Sie die Checkliste des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht fürs Homeoffice.

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Kosten und Steuern beim heimischen Büro

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit - auch im Homeoffice - tätigt. Das gilt beispielsweise für

  • Kommunikationskosten (Telefon usw.)
  • Büromaterial.

Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

Steuern für das häusliche Arbeitszimmer

Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer abzusetzen ist gar nicht so einfach. Bitte beachten Sie folgendes:

  • Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
    • Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.
  • Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, d. h. Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in dem man zu Hause arbeitet.

Im übrigen gelten die ganz normalen Regeln für Arbeitszimmer.

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Homeoffice - sicher zu Hause arbeiten

Um sicher von Zuhause aus zu arbeiten benötigen Sie Hard- und Software und es empfiehlt sich, einige Regeln zu beherzigen. Hier einige Tipps, wie das gelingen kann:

  • Verbindung der Mitarbeiter in die Firma:
    Grundvoraussetzung für ein Homeoffice ist eine schnelle Internetverbindung: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein.
  • Telefonanlage: Büro-Rufnummern im Homeoffice:
    Im Idealfall telefonieren Mitarbeiter im Homeoffice zuhause genauso wie im Büro: Unter ihrer beruflichen Rufnummer sind sie erreichbar und bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Rufnummer und nicht die Privatnummer. Dies muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP („Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Ggf. müssen auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps installiert werden, mit denen die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern gelingt.
    Hier finden Sie weitere Infos zur Sicherheit von VoIP-Anlagen.
  • Computer-Ausrüstung im Homeoffice:
    Entweder das Unternehmen stellt den Mitarbeitern einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung. Oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner.
    In jedem Fall ist eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung sehr zu empfehlen. Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme die Sicherheit des Unternehmens tangieren – oder umgekehrt.
    Diese Trennung gelingt z. B. durch den Fernzugriff („Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung („VPN-Tunnel“ / „Virtual Private Network“) realisiert werden kann.
    Damit dies sicher ist, empfiehlt sich der Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung: Dabei muss der Homeoffice-Mitarbeiter einerseits „etwas wissen“ (z. B. Nutzername und Passwort für einen Login) und „etwas haben“ (z. B. ein Smartphone für die Freigabe der Verbindung oder eine spezielle Hardware („Security-Token“), der am Privatrechner angesteckt wird oder eine zusätzliche Information (z. B. einen Zahlencode) gibt. Mehr Infos zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
    Auch lohnt ein Blick darauf, was an den privaten Rechner angeschlossen ist: Nur bekannte Geräte sollten an diesen angesteckt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks: Im schlimmsten Fall kann ein mit Schadsoftware versehener USB-Stick den Rechner „übernehmen“ und z. B. sämtliche Tastaturanschläge mitprotokollieren. Ähnliches gilt für schnurlose Mäuse und Tastaturen. Mehr Infos zur Sicherheit von USB-Sticks.
    Auch Tastaturen und Mäuse sind ggf. angreifbar.
  • Sichere IT-Nutzung im Homeoffice:
    Der private PC sollte stets auf dem aktuellsten Stand sein: Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollte zeitnah eingespielt werden. Das gilt insbesondere für Browser, Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls...) und ggf. verwendete VPN-Software.
    Auch sollte andere Hardware im Heimnetz aktuell gehalten werden (z. B. der Router).
    Unmittelbar vor Ort werden Rechner üblicherweise durch Passwörter zum Login geschützt: Damit im Homeoffice nur berechtigte Personen den Remote-Desktop ins Unternehmen nutzen, müssen die Mitarbeiter auch zuhause besonders auf den Rechner achten. Das bedeutet z. B.:
    Einrichten eines Nutzerkontos auf dem Rechner für die HomeOffice-Arbeit,
    Sowie: Beim Verlassen des Rechners die Bildschirmsperre des Betriebssystems oder zumindest des Remote-Desktops aktivieren, welche nur durch hinreichend schwierige Passwörter zu entsperren ist.
  • Grundsätzliche Beschäftigung des Unternehmens mit der IT-Sicherheit:
    Sowohl aus gesetzlichen Gründen als auch zum Eigenschutz sollten Unternehmen sich mit dem Thema IT- und Informationssicherheit beschäftigen. Das gilt insbesondere für die Vorbereitung auf einen IT-Notfall, dessen Wahrscheinlichkeit und ggf. Auswirkung mit passenden Maßnahmen reduziert werden kann. Unter https://www.ihk-muenchen.de/informationssicherheit sind dazu weitere Infos zu finden.
  • Bitte beachten Sie, dass imUmfeld der Pandemie gefakte E-Mails unterwegs sind, die Ihr IT-System gefährden könnten.

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Produktiv, aber nicht einsam: So gelingt die Arbeit von zu Hause aus

Im Homeoffice steigt die Arbeitsleistung

Wissenschaftler der US-amerikanischen Stanford-Universität haben in einer zweijährigen Studie untersucht, was das Arbeiten im Homeoffice bewirkt. Die erste und wichtigste Botschaft: Die Produktivität der Mitarbeiter stieg um 13 Prozent.

  • Das liegt in der Regel auch daran, dass es weniger Unterbrechungen gibt, die Arbeitnehmer konzentrierter arbeiten können. In einem Büro, das mit mehreren Personen besetzt ist, telefoniert oder bespricht eben immer mal jemand etwas, es gibt Hintergrundgeräusche – und so entsteht Ablenkung.
  • Auch stellte sich heraus, dass die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeiters im Homeoffice meist länger als die vor Ort ist.

Wenn Sie als Unternehmer Ihre Mitarbeiter als Schutz vor Infektionen zu Hause arbeiten lassen möchten, kann aus der Not eine Tugend werden. Zum Problem könnte auf Dauer aber die soziale Isolation im Homeoffice sein. Die Homeoffice-Mitarbeiter arbeiten zwar produktiver, aber ggf. auch einsamer.

So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und beugen der Isolation vor

  • Stellen Sie alle nötigen technischen und sonstigen Mittel zur Verfügung und klären Sie transparent alle arbeitsrechtlichen Fragen und Ansprüche, damit der Mitarbeiter gut informiert ist (siehe auch oben).
  • Klären Sie gemeinsam die Erwartungen ans Homeoffice – erwartete Dauer der pandemiebedingten Homeofficelösung, Arbeitsleistung, Erreichbarkeit, Umfang mit externen Kunden, die praktische Umsetzbarkeit von Aufgaben etc.
  • Besprechen Sie auch, wie Sie Arbeits- und Pausenzeiten handhaben. Darf der Mitarbeiter flexibler sein als im Büro oder sollten Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice wie die Arbeits- und Pausenzeiten im Büro liegen?
  • Sprechen Sie mit den Mitarbeitern klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung. Geben Sie den Mitarbeitern Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöht sich Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, weil man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern expliziter kommuniziert werden muss.
  • Nutzen Sie zudem Skype- oder Telefonkonferenzen, damit die Mitarbeiter sich nicht sozial isoliert fühlen und weiterhin in Kontakt mit den Kollegen bleiben. Setzen Sie diese Konferenzen bewusst an.
  • Unterstützen Sie die Mitarbeiten, die noch keine Homeoffice-Erfahrung haben, mit Tipps zur Homeoffice-Organisation. Hilfreich ist zum Beispiel eine gewissen Routine: Pünktlich zu einem festgelegten Zeitpunkt starten, Ziele für den Tag klären, Ablenkungen ausschalten, feste Pausen einlegen, vor Beendigung des Arbeitstages aufräumen – und am nächsten Tag frisch starten.
  • Wenn aus dem vorübergehenden Homeoffice ein dauerhaftes wird, signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie gesehen werden und dass das Homeoffice bei guter Arbeit auch ihre Karriere fördert. Denn Mitarbeiter befürchten oft Karriereeinbrüche durch Homeoffice.

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Tipps und Tools für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice

Zusammenarbeit mit den Kollegen: Messenger- & Team-Chat-Tools

Abstimmung mit den Kollegen ist ein großes Thema im Homeoffice. E-Mails eignen sich dafür nur begrenzt und sorgen eher noch für mehr Chaos. Nutzen Sie für einen unkomplizierten Austausch Chat-Tools wie

Gespräche und Meetings: Video-Chat-Tools

Kundentermine und Meetings mit Kollegen müssen auch im Homeoffice funktionieren, nur eben virtuell. Dafür bieten sich Videoanrufe an, um Gestik und Mimik des Gegenübers interpretieren zu können. Geeignet sind Tools wie

Gemeinsam Dokumente bearbeiten & speichern: Kollaborationstools

Viele Tätigkeiten basieren auf der Arbeit in Dokumenten. Um mit Kollegen gleichzeitig an diesen arbeiten zu können, ohne sie in verschiedenen Versionen hin- und herzuschicken, eignen sich Lösungen wie

Wichtig: Achten Sie dabei auf die Sicherheit ihrer Daten in der Cloud und verschlüsseln diese datenschutzkonform – am besten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein möglicher Anbieter ist Boxcryptor.

Datentransfer

Dateien zu Kunden übermitteln, die zu groß sind für eine E-Mail? Nutzen Sie Tool wie beispielsweise

um Ihren Kunden einen Link zu einer Datei zur Verfügung zu stellen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Organisieren Sie Ihre Projekte: Projektmanagementtools

Termine und Aufgaben bei komplexen Projekten im Team im Blick zu halten, ist nicht einfach. Tools wie

helfen bei der Organisation.

Homeoffice – aber sicher!

Zuguterletzt – auch wenn es in der derzeitigen Situation schnell gehen muss, Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu bringen: Lassen Sie die Sicherheit nicht außer Acht!

  • Nutzen Sie aktuelle Softwareversionen und Anti-Virensoftware und installieren Sie regelmäßig Updates.
  • Verwenden Sie einen VPN-Zugang, falls keine Clouddienste im Einsatz sind.
  • Greifen Sie auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zurück, wo möglich.
  • Verschlüsseln Sie Festplatten und Notebooks.
  • Achtung vor E-Mails mit Corona-Bezug – Betrüger nutzen derzeit vermehrt die Krise für Phishing-Attacken.

Sie können das alles auf die Schnelle nicht allein umsetzen? Dann denken Sie über das Förderprogramm "go-digital" nach. Dieses wurde aufgrund der aktuellen Corona-Krise so angepasst, dass Homeoffice-Arbeitsplätze förderfähig sind – und das schnell. Kontaktieren Sie jetzt einen der zertifizierten Dienstleister!

Bitte beachten Sie, dass die Auflistung der Tools keine Empfehlung darstellt, sondern nur eine Zusammenstellung möglicher Maßnahmen.

Bitte beachten Sie den Datenschutz bei Konferenztool und ähnlichem im Homeoffice.

Kostenlose Angebote im Rahmen der Covid-19-Pandemie: Tools und Dienstleistungen

Virtuelle Realität
Aufgrund aktueller Beschränkungen fehlt vielen Unternehmen die Möglichkeit Produkte auf eigenen Verkaufsflächen oder auf Messen und Events zu präsentieren. Das Münchner Start-Up VRdirect zählt zu den Unternehmen, die hier kleinen und mittleren Unternehmen kostenfreie Unterstützungen anbietet. Die Software des Start-Ups kann bis zu sechs Monate kostenfrei genutzt werden um eigene Virtual-Reality-Inhalte zu erstellen um so eigene Produkte oder Dienstleistungen visuell ansprechend zu präsentieren und innerhalb Möglichkeiten zum direkten Kauf zu integrieren. Anmeldung und weitere Information zur #stayathome-Lizenz finden Sie hier.

Augmented Reality
Mit einer Remote-Support-Lösung möchte das Unternehmen PTC helfen und betroffene Industrieunternehmen unterstützen. Fallen bspw. kritische Systeme aus, während Fachpersonal aufgrund der Corona-Krise zu Hause festsitzen, so kann über die erweiterte Realität eine Lösung herbeigeführt werden. PTC bietet hier bis zum 30. Juni die Remote-Support-Lösung Vuforia Chalk kostenlos an. Mit dieser Software können Experten via Video dazugeschaltet werden, die dann in der Lage sind Objekte im Sichtfeld der Kamera zu markieren und Anweisungen für Reperaturen oder andere Aktivitäten zu geben.

Stockphotos
Die Münchner Bild-Agentur PantherMedia bietet Unternehmen zur aktuellen Corona-Situation eine Marketing-Soforthilfe an um hier Unterstützung zu bieten. Insgesamt 100.000 Bilder-Downloads stellt der Dienstleister kostenfrei Unternehmen zur Verfügung, die für Marketingzwecke frei verwendet werden können. Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen erhalten Sie unter diesem Link.

Kommunikationssoftware
Microsoft stellt mit der Kommunikationssoftware "Teams" Office-Anwendungen kostenlos zur Nutzung bereit. Um Teams ohne Office-Abo nutzen zu können, steht aktuell eine abgespeckte Browser-Version mit dem Namen "E1" zur Verfügung. Das Abo, das normalerweise sieben Euro pro Monat und pro Nutzer kostet, ist aktuell für sechs Monate kostenfrei nutzbar. Schulen, Universitäten und Behörden können auch das kostenlose Paket "A1" nutzen, das neben klassischen Anwendungen wie Word und Excel auch Teams enthält. Wie Sie eine E1-Lizenz beantragen können, erfahren Sie hier.

Als Alternative zu Microsoft bietet Zoho ein ähnliches Angebot an, welches bis zum 1. Juli kostenlos nutzbar ist, welches ebenfalls die Bemühungen zur Einhaltung der weltweiten Gesundheitsempfehlungen unterstützen soll. Enthalten sind hier Tools für Videokonferenzen, Chats sowie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.

PDF-Dateien kostenlos erstellen und bearbeiten
Im Rahmen der Covid-19-Krise stellt das Unternehmen Foxit Software seine Online-Software zur Bearbeitung von PDFs Unternehmen kostenfrei bis zum 30. September zur Verfügung. Der Cloud-basierte Editor "PhantomPDF Online" kann genutzt werden um PDF-Dateien zu erstellen, zu bearbeiten, diese ins Office-Format zu konvertieren und bspw. um mehrere PDF-Dateien zusammenzufügen oder diese zu schwärzen, zu signieren und zu schützen.

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