Was müssen Sie bei der Entsendung von Mitarbeitern / Dienstreisen beachten?
Hat ein Unternehmer einen Auftrag im Ausland erhalten und muss seine Mitarbeiter dafür ins Ausland schicken, nennt man das Entsendung. Aber auch bei kurzen Dienstreisen gelten bestimmte Bedingungen.
Bei der Entsendung von Mitarbeitern / Dienstreisen gibt es zwei wesentliche Aspekte zu beachten: Die Bestätigung über die Sozialversicherungspflicht (A1-Bescheinigung) und die Bestimmungen des jeweiligen Ziellandes.
Sich im Vorfeld genau zu informieren kann Geld sparen: Einige Staaten der EU und des EWR haben die Meldepflichten für Dienstreisen und Auslandsentsendungen verschärft. Wer sich nicht an Meldepflichten hält oder keine A1-Bescheinigung vorweisen kann, muss mit Bußgeldern rechnen.
1. Bestätigung über die Sozialversicherungspflicht (A1-Bescheinigung)
Wenn Sie berufsbedingt in die EU, den EWR oder die Schweiz, z.B. im Rahmen einer Dienstreise oder Entsendung, reisen, müssen Sie immer eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Dies gilt unabhängig
- davon, ob Sie als Arbeitnehmer oder Selbstständiger tätig sind
- von der Dauer des Arbeitsaufenthaltes sowie
- der Branche, in der Sie tätig sind.
Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass Sie den – in diesem Fall deutschen –Sozialversicherungspflichten unterliegen. Somit dürfen dann andere Staaten keine Sozialversicherungsbeiträge erheben, da dies zu doppelten Beitragszahlungen führen würde.
ACHTUNG: Der Arbeitgeber verpflichtet, die A1-Bescheinigung über das elektronische Verfahren zu beantragen.
Wenn Sie ein systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm einsetzen und Ihr Softwarehersteller eine solche Übermittlungsmöglichkeit implementiert hat, können Sie den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für entsandte Arbeitnehmer hierüber direkt online stellen.
Nutzen Sie ein solches Programm nicht, steht Ihnen für die Beantragung alternativ eine entsprechende maschinelle Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zur Verfügung.
- Gesetzlich Krankenversicherte: Krankenkasse
- Privat Krankenversicherte: zuständiger Rentenversicherungsträger
- Mitglieder einer berufsständischen Versorgungseinrichtung: Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e.V.
Sollten Sie regelmäßig
- über einen Zeitraum von 12 Monaten betrachtet
- in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten
- mindestens an einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal
- wenn auch nur stundenweise, z.B. zum Be- und Entladen,
im Ausland tätig sein, so können sie weiterhin schriftlich die A1-Bescheinung beantragen.
Verwenden Sie hierfür das Formular GME1 „Beschäftigung bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten“. Dieses kann bei der „Deutschen Verbindungsstelle Krankenkasse Ausland“ (DVKA) abgerufen werden. An dieser Stelle finden Sie auch weitere Fragebögen, falls ein anderer beruflicher Sachverhalt vorliegt.
Obwohl die A1-Bescheinigung theoretisch nachgereicht werden dürfte, sollten Sie dennoch das Original im Falle einer Kontrolle falls möglich immer mit sich tragen. Ansonsten drohen Ihnen in vielen Ländern Sanktionen oder Bußgelder.
Ab 1.01.2020 wird nach Absenden des Antrags vom Entgeltabrechnungsprogramm ein Antragsnachweis erstellt. Dieser dient als Beleg dafür, dass der Arbeitgeber vor Beginn der Auslandsbeschäftigung einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung gestellt hat. Sollten Sie die Bestätigung also nicht rechtzeitig zur Auslandsreise erhalten, so nehmen Sie den Antragsnachweis mit.
Auf den Seite der DVKA finden Sie weitere Informationen u.a. zu folgenden Themen:
länderspezifische Informationen zum Sozialversicherungsrecht (auch zu Ländern außerhalb der EU)
Übersicht aller Anträge und Fragebögen
Hinweise zu den Geltungsbereichen von über- und zwischenstaatlichen Regelungen
2. Meldepflichten der einzelnen Länder
Welche bürokratischen Hürden es gibt und welche gesetzliche Lage im jeweiligen Land beachtet werden muss, erfahren Sie in unserem Dienstleistungskompass. Die Auflagen sind von Staat zu Staat unterschiedlich. So gibt es häufig Ausnahmen, beispielsweise für das Transportgewerbe. Auch wie eine Meldebescheinigung beantragt wird, ist je nach Land unterschiedlich.
Das Portal gliedert sich in zwei Teilbereiche. In "Grundlagen" und "Länder".
Bei den Grundlagen erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um einen Mitarbeiter ins Ausland entsenden zu können. Von der Auswirkung auf das Vertragsverhältnis über die soziale Absicherung bis hin zur Umsatzsteuer. So findet in der Regel bei kürzeren Entsendungen der Mitarbeiter das deutsche Arbeitnehmerrecht Anwendung, während ab einem gewissen Zeitraum das Arbeitsrecht des Landes gilt, in das der Mitarbeiter entsendet wurde.
Bei den Ländern finden Sie alle Informationen, die für Sie als Arbeitgeber relevant sind. Die Besonderheiten der einzelnen Länder werden dort aufgelistet. Haben Sie einen Auftrag in einem europäischen Land, lohnt es sich, die dortigen Informationen abzurufen.
IHK-Beratung
Nutzen Sie die umfassende IHK-Beratung, unsere Fachansprechpartner geben Ihnen kompetente Ratschläge. Rufen Sie zur Kontaktaufnahme bei der IHK an und lassen Sie sich direkt beraten. Alternativ können Sie per Mail rund um die Uhr Kontakt aufnehmen.
Entsendung und A1-Bescheinigung
Petra Henke, Friedhelm Forge, Sophie Treiber+49 89 5116-0