IHK Ratgeber

Digitale Kompetenzen im Unternehmen aufbauen

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Welche Kompetenzen benötigen unsere Mitarbeiter zukünftig und welche sind bereits im Unternehmen vorhanden?
Wie lassen sich individuelle Kompetenzprofile für Mitarbeitergruppen erstellen?
Und wie kann darauf aufbauend ein Weiterbildungsplan erstellt und ein Lernökosystem im Unternehmen gestaltet werden?
Anhand praktischer Tipps und Beispiele zeigen wir Ihnen in diesem Ratgeber, wie strategisches Kompetenzmanagement im Unternehmen gelingt und wie Sie Ihre Mitarbeiter fit für die Zukunft machen!

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Einführung: Welche Kompetenzen sind zukünftig gefragt?

Für viele Menschen ist der Kompetenz Begriff bis heute ein Mysterium – selbst für die Wissenschaft. Es wurden zahlreiche Versuche unternommen, um ihn zu definieren, doch so recht einigen kann man sich bis heute nicht. Um uns Schritt für Schritt der digitalen Kompetenz anzunähern, schauen wir uns die Bestandteile von Kompetenz im Allgemeinen an. Daher zunächst etwas Theorie:

Voraussetzungen für digitale Kompetenz schaffen

Sieben typische, wiederkehrende Themengebiete im digitalen Zeitalter

Natürlich lässt sich beobachten, dass es bestimmte Leitthemen gibt, die sich aus und mit der digitalen Transformation ergeben. In diesem Zusammenhang dient die folgende Liste als grober Überblick für Kompetenzbereiche, die im digitalen Zeitalter wichtig erscheinen. Aber Achtung: die genauen Ausprägungen und Schattierungen können nur im Kontext Ihres Unternehmens und Ihrer Branche betrachtet werden.

Strategisches Kompetenzmanagement

Wir müssen unsere Zielsetzung im Kompetenzmanagement verstehen

Ganz gleich ob es sich um einen Großkonzern oder um ein familiengeführtes Handwerksunternehmen handelt, beide haben mindestens eines gemeinsam: Produkte und Dienstleistungen verändern sich im Laufe der Zeit, um weiterhin für die Kundschaft wertvoll zu sein.

Jedes Mal, wenn eine Veränderung am Produkt oder an der Dienstleistung stattfindet, verändern sich auch die notwendigen Kompetenzen im Unternehmen, um diese Produkte zu entwickeln, zu produzieren oder auf den Markt zu bringen. In den letzten Jahren nennen wir diese Veränderung nun Digitalisierung und daher brauchen wir neue digitale Kompetenzen. Folgende Schritte können uns bei der Ableitung benötigter Kompetenzen behilflich sein:

Zusammenfassend lässt sich sagen:

Um gezieltes Kompetenzmanagement zu betreiben, sollten Sie sich zunächst ansehen, welche Veränderungen im Umfeld Ihrer Produkte, Dienstleistung oder Prozesse etwa durch digitale Maßnahmen vorgenommen werden. Etwas übergreifender ausgedrückt, spricht man davon, welche Anpassungen am Geschäftsmodell und an der Strategie vorgenommen werden.

Darauf aufbauend kann überlegt werden, welche Aufgaben aus dieser Auswirkung nun im gesamten Unternehmen entstehen – für jede Abteilung, für jedes Team, bis hin zu einzelnen Jobs. Dabei werden sich die neuen Aufgabenprofile (wie z.B. der Umgang mit Daten) sicherlich überschneiden, aber das ist eine gute Nachricht, da wir dadurch unsere Qualifizierungsmaßnahmen kompakt halten können.

Sobald man verstanden hat welche Aufgabe in Zukunft auf das Unternehmen zukommen, lassen sich die zugehörigen Kompetenzen festlegen und qualifizieren.

Ein systematisches Kompetenzmanagement kann damit folgende Ziele erreichen:

  • Eine klare Orientierung zur zukünftigen Unternehmensausrichtung für Management, Mitarbeiter und Personalabteilung
  • Die frühzeitige Identifizierung und Schließung von Kompetenzlücken
  • Klare Ziele für die Aus- und Weiterbildung

Digitale Lernformate und Methoden

Fünf Gründe, warum Sie sich mit E-Learning beschäftigen sollten

Wichtige Begriffe rund um digitale Lernformate, die Sie schon einmal gehört haben sollten:

Vier wichtige Tipps zur Einführung digitaler Lernformate

1. Gehen Sie systematisch vor und definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Inhalte, Technologien und Methoden für das digitale Lernen ausgewählt werden können, muss zunächst geklärt werden, was mit der Weiterbildungsmaßnahme eigentlich erreicht werden soll? Geht es um den Aufbau einer eigenen Lern-Infrastruktur, um im Unternehmen dauerhaft das digitale Lernen zu verankern? Oder wollen Sie eine kleine Zahl an Mitarbeitern schnell zu einem konkreten Thema weiterbilden?

Im ersten Fall würde es Sinn machen, ein eigenes LMS anzuschaffen und Ihre Personalabteilung damit zu beauftragen, fehlende und benötigte Kompetenzen in der Belegschaft zu definieren. Haben Sie Klarheit über Ihre vorhandenen und benötigten Kompetenzen, können Sie daraus die richtigen Inhalte und auch die richtige Art des Lernens ableiten. Außerdem ist es dringend notwendig für alle Mitarbeitenden ausreichend Weiterbildungstage pro Jahr zu ermöglichen.

Im zweiten Fall könnte es ausreichend sein, eine bestimmte Anzahl an Zugängen für eine der vielen vorhandenen Internet-Lernplattformen zu erwerben. Diese Plattformen bieten zu vielen Themen vorgefertigte Inhalte, die sozusagen von einem Tag auf den anderen sofort verfügbar sind.

2. Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Der Erfolg eines jeden Lernformates hängt stark davon ab, wie gut es auf die unterschiedlichen Zielgruppen zugeschnitten ist. Mitarbeitende können sich hinsichtlich des vorhandenen Vorwissens, der Motivation oder auch in der bevorzugten Art des Lernens unterscheiden. Auf diese Unterschiede gilt es auch bei der Gestaltung digitaler Lernmethoden zu achten. Eine Mitarbeitergruppe könnte beispielsweise eher Video-basierte Lerninhalte bevorzugen, wohingegen eine andere Gruppe womöglich lieber in Form von praktischen Aufgaben lernt.

Ebenso ist eine geeignete Sprache von großer Bedeutung. Gerade für Lerneinheiten, die sich an Praktiker richten, gilt es Anglizismen, Floskeln und zu theoretische Formulierungen zu vermeiden.

3. Bauen Sie Berührungsängste zum digitalen Lernen ab

Gerade in Unternehmen, in denen bisher traditionelle Schulungsformate dominiert haben, ist es wichtig, Mitarbeiter mit den digitalen Lernformaten in der Anfangsphase nicht allein zu lassen. Nehmen Sie sich die Zeit, um Vorteile, Funktionsweise und praktische Tipps im Umgang z.B. mit E-Learnings an die Mitarbeitenden weiterzugeben.

Sprechen Sie dabei auch Punkte an, die viele Mitarbeiter häufig beschäftigen. Hierzu zählt die Nutzung von Daten der E-Learnings oder auch die Auswertung von Leistungsbeurteilungen. Das schafft Akzeptanz und erhöht den Lernerfolg.

4. Schaffen Sie die nötigen Voraussetzungen für digitales Lernen

Häufig scheitert die Einführung digitaler Lernformate bereits an einfachen Voraussetzungen, wie dem fehlenden Zugang zu Computerarbeitsplätzen oder daran, dass direkte Mitarbeitende keine Emailadressen in der Firma haben. Digitales Lernen braucht eine digitale Lernkultur, weshalb der Zugang für alle Mitarbeitende gewährleistet sein muss.

Möglich wäre es auch, die Verwendung privater Smartphones und Tablets („Bring your own device) in Erwägung zu ziehen. Darüber hinaus gilt es auch zeitliche Budgets zu definieren, damit ausreichend Zeit für Weiterbildungsmaßnahmen während der Arbeitszeit vorhanden ist. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, den Betriebsrat oder ähnliche Gremien frühzeitig in die Planungen für digitales Lernen mit einzubinden.

Lernumfeld im Unternehmen

Es ist Neujahr und Sie schmieden einen Vorsatz für das neue Jahr: Das schon lang geplante Ziel, Gitarre spielen zu lernen, soll nun endlich in die Tat umgesetzt werden. Das Instrument ist bereits gekauft, für die Kurse haben Sie sich bereits angemeldet und Sie müssen nur noch loslegen und regelmäßig üben, üben, üben.

Doch sehr schnell geht nach anfänglicher Euphorie die Motivation nach unten und Ihre Pläne, selbständig zu lernen, lösen sich mal wieder in Luft auf. Auch die betriebliche Weiterbildung und das damit verbundene Lernen hat oftmals eine ähnliche Achillesferse: Es fällt sehr leicht, große Weiterbildungspläne zu schmieden und der Welt mitzuteilen, dass alle im Unternehmen über die wichtigen Themen der Zukunft lernen sollen und können. Allerdings wird dieses Angebot im Alltag zwischen Hektik, den bestehenden Aufgaben und unvorhergesehen Problemen nicht von genügend Mitarbeitenden angenommen.

Was also können wir tun, um einerseits die passenden Voraussetzungen für dauerhaftes Lernen zu schaffen und um andererseits unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ermutigen und zu motivieren auch längerfristig und regelmäßig zu lernen?

Vier Tipps, um das Lernen im Unternehmen zu fördern

1. Reverse Mentoring

Man spricht von sog. ‚reverse mentoring‘, wenn es zu umgekehrten Rollen im Mentoring kommt: Der Ausbilder erhält ein Training von einer Auszubildenden oder der Mitarbeiter zeigt seiner Chefin den Umgang mit einem neuen Tool. Das schafft eine Kultur des gegenseitigen Lernens, unabhängig von Rollen, Alter oder Hierarchie.

2. Gemischte Teams

Vor allem wenn es um kreative Lösungen und Innovation geht, hat sich in Wissenschaft und Praxis bewiesen, dass diverse Teams einen Mehrwert stiften. Was hat das mit Lernen zu tun? Es geht schlichtweg darum, über den Tellerrand zu blicken und sich auch mit Themen zu beschäftigen, die über den eigenen Aufgabenbereich hinausgehen. Gemischte Teams unterstützen die Möglichkeit von- und miteinander zu lernen.

3. Job Rotation

Eine regelmäßige Rotation der Arbeitsaufgaben im Team erweitert den Horizont aller beteiligten Teammitglieder. Man wird automatisch in eine Situation gebracht, neue Inhalte erlernen zu müssen und gewöhnt sich so an eine kontinuierliche Lernkultur.

4. Job Enlargement

Eine Alternative zur Erweiterung von Skills und passiv erzieltem Lernen ist das sog. ‚Job Enlargement‘. Mitarbeitende erhalten mit der Zeit umfassendere und vielfältigere Aufgaben. Diese Erweiterungen tragen dazu bei, sich niemals auf bestehenden Aufgaben auszuruhen und stattdessen kontinuierlich neue Themen und Aufgaben zu erlernen.

Einsatz von externen Experten

Warum sollten wir externe digitale Kompetenz in unsere Firma holen?

Bei all den getätigten Überlegungen zur Entwicklung digitaler Kompetenz im eigenen Unternehmen muss man unweigerlich auch die Frage stellen, ob man als Unternehmen in der Lage ist, sich ohne externe Hilfe von innen heraus zu erneuern, oder ob es notwendig ist, externe digitale Kompetenz einzubinden.

Punktuell und phasenweise kann es durchaus sinnvoll und zielführend sein, externe Quellen zu nutzen, um digitale Kompetenz in das Unternehmen zu überführen. Denn es ist nun mal eine einfache Wahrheit, dass nicht jedes Unternehmen alles können kann und es ebenso wenig Sinn macht, für jede Neuerung und jeden Trend sofort eine Vielzahl neuer Stellen zu schaffen.

Selbstverständlich sind pauschale Aussagen schwierig, für welches Unternehmen sich wann, welche Nutzung externer Ressourcen eignet. Grundsätzlich gibt es jedoch typische Möglichkeiten, um Defizite im internen Kompetenzgerüst extern zu kompensieren.

Dabei handelt es sich um den Aufbau von Partnerschaften, das Engagieren spezialisierter Dienstleister für eine gewisse Zeit oder auch eine enge Kooperation oder sogar eine Eingliederung eines kreativen Start-Ups in das eigene Unternehmen. Im nachfolgenden Beschreiben wir diese drei Möglichkeiten konkret:

Wie finden Unternehmen solche Experten?

Es geht nicht nur darum, die Projekte mit externer Hilfe umzusetzen, sondern viel mehr darum, das damit verbundene, neu erworbene Wissen in der Organisation zu verteilen und sinnvoll zu nutzen. Ziel ist es, aus den externen Projekten zu lernen und dabei auch intern digitale Kompetenz aufzubauen.

Schritt 1: Konkrete Anforderungen

Bevor Sie geeignete externe Experten finden können, müssen Sie sich über die Anforderungen klar sein. Welche Art der Kompetenz benötigen Sie? Wieviel Erfahrung soll ein Dienstleister haben? Was ist Ihre Erwartung aus der Zusammenarbeit? Haben Sie die Ziele konkret genug formuliert?

Schritt 2: Identifikation möglicher Dienstleister

Heutzutage ist die zentrale Quelle das Internet, um externe Spezialisten zu finden. Diese haben häufig eigene Internetpräsenzen, auf denen die möglichen Dienstleistungen und Aufgabenschwerpunkte beschrieben sind. Insbesondere entwickeln sich Karriereportale wie LinkedIn und XING zu wichtigen Marktplätzen für digitale Dienstleistungen aber auch spezialisierte Plattformen wie Fiverr sind gute Bezugspunkte.

Aber Achtung: Auf den Portalen und Websites stellen sich Dienstleister natürlich immer von ihrer besten Seite dar. Scheuen Sie sich daher nicht, mindestens einen persönlichen Termin vor Ort bei Ihnen im Unternehmen zu vereinbaren, um herauszufinden, oder der Dienstleister menschlich wie auch fachlich zu Ihnen passt.

Folgende Plattformen sind hier z.B. empfehlenswert:

Diese Fragen sollten Sie sich unbedingt im Vorfeld stellen:

  • Passt der berufliche Lebenslauf zu den inhaltlichen Schwerpunkten des gewünschten Projektes?
  • Welche relevanten Referenzen liegen vor?
  • Wieviel operative, praktische Erfahrung liegt vor? Praktiker oder Theoretiker?
  • Wie gut versteht der Dienstleister den Mittelstand? Welche vergleichbaren Projekte wurden durchgeführt?
  • Besteht ein branchenrelevantes Netzwerk, das für das Projekt hilfreich sein könnte?
  • Wird auf mögliche Beratungsförderungen durch Bundes- oder Landesprogramme hingewiesen?
Wie verhindert ein Unternehmen die Auslagerung von digitalen Kompetenzen an Externe?

Digitale Kompetenzen in der Ausbildung

Digitalisierung in der Berufsausbildung

Auszubildenden gilt es von Beginn an eine wichtige Botschaft zu vermitteln: Trotz eines abgeschlossenen Ausbildungsabschlusses wird in Zukunft die persönliche Lernentwicklung nie abgeschlossen sein und es gilt Individualkompetenzen kontinuierlich auszubauen. Durch die schnelle Veränderungsgeschwindigkeit wird Lernen eine Daueraufgabe und ein wichtiger Karrierefaktor.

Die zugrundeliegende Kraft wird im Fachjargon als „VUCA“-Welt bezeichnet. Diese Abkürzung besteht aus vier englischen Begriffen, welche sich als volatil (V), unsicher (U), komplex (C), und mehrdeutig (A) übersetzen lassen. Damit soll unter anderem auch das Gefühl beschrieben werden, welches viele von uns in der heutigen Arbeitswelt häufig spüren.

Ein stetiger Wandel der modernen Arbeitswelt wirkt sich natürlich nicht nur auf unsere Jobs aus, sondern umso mehr wird es wichtig eine Form der Ausbildung zu finden, welche mit eben mehr Unsicherheit und Komplexität umzugehen weiß. Einen Teil der Lösung bilden agile Vorgehensweisen, mit dem Ziel eine Ausbildungs- und Unternehmenskultur zu schaffen, welche durch Transparenz, Ermächtigung aller, und Kollaboration gekennzeichnet ist.

Eingangs wurde von der Transformation der Ausbildungsphilosophie gesprochen. Damit gemeint ist ein neugedachtes Rollenverständnis des Ausbilders sowie neue didaktische Kompetenzen, welche es zu erwerben gilt.

Um eine stärkere Förderung der individuellen Kompetenzen bei Azubis zu erreichen, legen Ausbilder immer häufiger ihre Rolle des “strengen” Lehrers ab und schlüpfen in die Rolle eines Trainers und Mentors. Das bedeutet beispielsweise konkret, dass häufiger auf Frontal-Unterricht verzichtet wird, zugunsten von Projekt-bezogenem Lernen. Als Trainer rückt die trockene Vermittlung von Inhalten in den Hintergrund. Stattdessen wird ein inhaltlicher Raum abgesteckt, worin sich die Lernenden selbstständig bewegen, um eine Aufgabe zu lösen.

Der Trainer leistet währenddessen Unterstützung und Beratung, welche mit Hilfe neuartiger didaktischen Kompetenzen gegeben werden. Dazu gehören definitiv der Umgang und die Einbindung digitaler Lernformate, wie die Nutzung von Erklärvideos, Online-Seminaren, -interaktiven PowerPoint Präsentationen, oder einer Lernplattform für den digitalen Zugriff zu sämtlichen Ausbildungsmaterialien. Es muss verhindert werden, dass sich die Lehre in der Vergangenheit aufhält, während die Arbeitswelt in das Digitale übergegangen ist.

Zu moderner Didaktik gehört zudem eine Vermittlung und Steuerung von Lerninhalten auf Augenhöhe. Man kann nicht zugleich einen höheren Selbstlernanteil und mehr Eigeninitiative fordern, und dabei bei altertümlich anmutenden streng-hierarchischen Lehrmodellen verweilen. Mehr Respekt im Umgang und die Erkenntnis, dass Auszubildende in manchen digitalen Themen eventuell ihren Ausbildern überlegen sind, bilden zwei Teile der Lösung.

Und zu guter Letzt: Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass der Einsatz verschiedener Lernformate zu höherem Lernerfolg führt. Frontalunterricht hat auch seine Vorteile, jedoch muss eine Mischung aus Gruppenarbeiten und Projektarbeiten einen großen Platz einnehmen für eine bessere Verschränkung von Theorie und Praxis.

Natürlich gewinnen auch digitale Zusatzqualifikationen in allen Branchen an immer größerer Bedeutung. Zwar muss im Einzelfall mit Hilfe einer Kompetenzanalyse entschieden werden, welche Zusatzqualifikationen zielführend sind, jedoch kann auch eine grundlegende Empfehlung ausgesprochen werden.

Zum einen zählen hierzu die überfachlichen Kompetenzen, wie Selbstmanagement, Selbstgesteuertes Lernen und Systematisches Denken, aber auch folgende Liste an möglichen weiteren Zusatzqualifikationen:

Die Berufsausbildung, die durch die Digitalisierung der Arbeitswelt geprägt ist, erfordert insgesamt eine neue Herangehensweise an das Lehren und das Lernen. Dabei müssen nicht nur Inhalte, sondern auch Schulungskonzepte, die Art von Lehrstoffvermittlung und von Kompetenzerwerb angepasst werden.

Diese Veränderungen erfordern auch ein entsprechend neu gedachtes Rollenverständnis der Trainer, die mit der entsprechenden Methodik und Didaktik ausgestattet sind, aber auch eine veränderte Rolle der Auszubildenden, von denen mehr Eigeninitiative und dauerhaftes Lernen erwartet wird. Das Coaching und die kontinuierliche Kompetenzmessung der Auszubildenden nimmt dabei einen zentralen Kern der Lernbegleitung ein.