Informationspflichten der IHK für München und Oberbayern gem. Art. 13 DSG-‎VO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und Art. 14 DS-GVO (Erhebung bei‎ Dritten) gegenüber Auszubildenden, Umschülern, Teilnehmer an Berufsausbildungsvorbereitungsmaßnahmen, Prüfungsteilnehmer im Rahmen ‎von Zwischen- und Abschlussprüfungen

Hier finden Sie Informationen nach der DSGVO über die Verarbeitung von Daten von Auszubildenden, Umschülern, Teilnehmern an Berufsausbildungsvorbereitungsmaßnahmen, Prüfungsteilnehmern im Rahmen ‎von Zwischen- und Abschlussprüfungen.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Berufsausbildungsverhältnis bzw. Umschulungsvertrag oder Ihrer Berufsausbildungsvorbereitung und der Betreuung Ihres in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragenen Ausbildungsberufs und der Ablegung Ihrer Prüfung durch die IHK für München und Oberbayern.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern
Hausanschrift: Max-Joseph-Straße 2, 80333 München
Postanschrift: 80323 München
Telefon: +49 89 5116-0
Fax: +49 89 5116-1306
E-Mail: info@muenchen.ihk.de

3. Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der IHK für München und Oberbayern erreichen Sie unter der o. g. Anschrift, z. H. der Datenschutzbeauftragten, Tel. +49 89 5116-1683 bzw. Fax +49 89 5116-81683 E-Mail: datenschutzbeauftragter@muenchen.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Industrie- und Handelskammern sind gemäß § 1 IHKG iVm Berufsbildungsgesetz (BBiG) (v. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff. [Prüfungswesen], 62 ff. [Umschulungsmaßnahmen], 76 BBiG) für die Berufsbildung in ihrem IHK-Bezirk zuständig.

Dies betrifft die

  • Überwachung der Durchführung der Berufsbildung gem. § 76 BBiG (Berufsausbildungsvorbereitung, Ausbildung, Umschulung),
  • Begründung des Ausbildungsverhältnisses §§ 10 - 12, 71 Abs. 2 BBiG,
  • Überwachung der Eignung von Ausbildungsstätten und Ausbildungspersonal gem. §§ 27 - 33 BBiG,
  • Führung des Verzeichnisses gem. §§ 34 - 36 BBiG,
  • Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Klärung von Fragen zur Zulassung zu Prüfungen und zu Prüfungsvoraussetzungen gem. §§ 37 - 50a BBiG, Erstellung von Zeugnissen gem. § 37 BBiG sowie ggf. von deren Zweitschriften,
  • Erstellung von Statistiken gem. §§ 35 Abs. 3, 84 - 88, 101 BBiG

im Rahmen von

  • Ausbildungsverhältnissen gem. §§ 10 ff. BBiG,
  • Umschulungsverhältnissen gem. §§ 58 - 63 BBiG,
  • Ausbildungsverhältnissen von Menschen mit Behinderung gem. §§ 64 - 67 BBiG,
  • Vertragsverhältnissen der Berufsausbildungsvorbereitung §§ 68 - 70 BBiG oder
  • sonstigen Vertragsverhältnissen gem. § 26 BBiG (insbesondere EQ-Verträge).

Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung macht sich die IHK für München und Oberbayern ein umfassendes Bild vom Ausbildenden und der Ausbildungsstätte. Die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Angaben zu Ausbildungsbetrieben und deren verantwortlichen Ausbildern verarbeiten wir, sofern ein Unternehmen ein Ausbildungsbetrieb ist oder wird. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der beruflichen Bildung verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 1 IHKG und Berufsbildungsgesetz.

Ihre Daten werden nach den folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:
Die Berufsbildung wird nach der Ausbildungsordnung, dem einschlägigen Ausbildungsberufsbild, dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) und den Bestimmungen des Berufsausbildungsvertrages durchgeführt. Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt insbesondere aufgrund der §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 37 ff., 68 bis 70, 87, 88 BBiG sowie der §§ 37 ff, insbesondere §§ 43 ff. iVm der Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen der IHK für München und Oberbayern bzw. Umschulungsprüfungsregelung vom 22.10.2012 der IHK für München und Oberbayern.

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Ausbildung
Die IHK für München und Oberbayern erhält von Ihrem Ausbildungsbetrieb den Ausbildungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Auszubildenden
  • Anschrift der Auszubildenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, vorausgegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, berufliche Vorbildung
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ -qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Ausbildungsvertrages, Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Berufsausbildung
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst

Umschulung
Die IHK für München und Oberbayern erhält von Ihrem Bildungsträger bzw. Umschulungsbetrieb den Umschulungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Umzuschulenden
  • Anschrift und E-Mailadresse des Umzuschulenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, zuletzt besuchte Schule und allgemeinbildender Schulabschluss
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ -qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Umschulungsvertrages, Umschulungszeit, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Umschulung
  • Name und Anschrift des Umschulenden, Anschrift der Umschulungsstätte

Einstiegsqualifizierung
Die IHK für München und Oberbayern erhält von Ihrem Vertragspartner zur Einstiegsqualifizierung den Einstiegsqualifizierungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum der zu Qualifizierenden
  • Anschrift der zu Qualifizierenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss,
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Bezeichnung der Einstiegsqualifizierung
  • Datum des Abschlusses des Einstiegsqualifizierungsvertrages, Dauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Einstiegsqualifizierung
  • Angabe zur Förderung nach § 54 a SGB III
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst

Ferner verarbeiten wir im Zusammenhang mit der Organisation und der Durchführung von Prüfungen folgende Daten:

  • Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z. B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit)
  • Im Falle der Beantragung von Nachteilsausgleichen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung und empfohlene Maßnahmen bezogen auf eine Prüfungsdurchführung
  • Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“)
  • Bei der Anmeldung zu Prüfungen verarbeiten, insbesondere erheben, wir zur erleichterten Kontaktaufnahme auch Ihre Telefonnummer/ Mobilnummer und E-Mail-Adresse
  • Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke

6. Quelle der Daten

Ihr Ausbildungsbetrieb/Umschulungsbetrieb/Bildungsträger übermittelt an die IHK für München und Oberbayern Ihren Ausbildungsvertrag/Umschulungsvertrag gemäß § 36 BBiG bzw. 62 Abs. 2 BBiG. Ferner bestätigen Ausbildende bzw. Umschulende (wie über das „Formular für Anmeldungen zu kaufmännischen/technischen Abschlussprüfungen“) und Berufsschulen uns Vorgaben, die für die Zulassung zu Prüfungen erforderlich sind, §§ 43 ff. BBiG (§ 43 Abs. 1 BBiG) i. V. m. der Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen der IHK für München und Oberbayern bzw. Umschulungsprüfungsregelung vom 22.10.2012 der IHK für München und Oberbayern.

Prüfer übermitteln uns Prüfergebnisse und Bewertungen Ihrer Prüfaufgaben sowie sonstige für die Prüfung relevante Daten (z. B. „nicht erschienen“, „abgebrochen“).

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Date

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nach gesetzlichen Vorgaben statt, insbesondere zu Zwecken:

  • der Berufsbildungsforschung, Planung und Statistik gem. §§ 84 - 88 BBiG,
  • der Erfüllung von Auskunftspflichten gem. § 101 BBiG gegenüber dem Bundesinstitut für Berufsbildung,
  • der Erfüllung von Auskunftspflichten gem. § 35 Abs. 3 BBiG gegenüber der Bundesagentur für Arbeit und
  • im Rahmen der Aufgaben des Berufsbildungsausschusses der zuständigen Stelle.

Es findet im Rahmen der Betreuung der Ausbildungs- Umschulungs- oder Berufsausbildungsvorbereitungsverhältnisse eine Weitergabe in folgenden Fällen statt:

  • an Prüfer zur Durchführung und Auswertung der Prüfungen, ggf. zur Zulassung.
  • an weitere zuständige Stellen (Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern) bei kammerübergreifender Prüfungsabwicklung.
  • Sofern Sie vorab in die Datenübermittlung (z. B. Einwilligung zur Übermittlung der IHK-Prüfungsergebnisse an die zuständige Berufsschule) eingewilligt haben.
  • Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an unsere Auftragsverarbeiter. Unsere Dienstleister haben für diese Verarbeitungstätigkeiten Zugriff auf die Daten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z. B. zur Durchführung und Organisation von IHK-Veranstaltungen und IHK-Prüfungen, Hoster und sonstige IT-Dienstleister wie externe Administration, Wartung und Fernwartung; Scandienstleister, Entsorger von Akten/Datenträger.

Ihre Prüfungsergebnisse erhält auf Anforderung Ihr Ausbildungs- oder Umschulungsbetrieb gem. § 37 Abs. 2 BBiG.

8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren, bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren. Daten für die Erhebung der Eintragungs- und Betreuungsgebühr sowie der Prüfungsgebühren werden nach 10 Jahren gelöscht.

Aufbewahrungsfristen:

  • Antrag auf Eintragung des Berufsausbildungsvertrages: 10 Jahre nach Ende der Regelausbildungszeit.
  • Antrag auf Eintragung des Umschulungsvertrages: 10 Jahre nach Ende der Umschulungszeit.
  • Vertrag zur Einstiegsqualifizierung: 10 Jahre nach Ende der EQ-Maßnahme. Das Zertifikat der Einstiegsqualifizierung, das die IHK ausstellt, wird nicht aufbewahrt.
  • Schriftliche Prüfungsarbeiten: 1 Jahr nach Ende des Vertragsverhältnisses.
  • Prüfungsakte: 2 Jahre nach Prüfungsabschluss.
  • Ergebnisniederschriften: 50 Jahre nach Prüfungsabschluss.
  • Zum Zwecke der Erstellung von Zweitschriften, weiteren Serviceleistungen sowie anderen Auskunftspflichten werden die Prüfungsrahmendaten von Teilnehmern an Maßnahmen der Berufsbildung (Auszubildende, Umschüler, EQ-Teilnehmer) höchstens bis zu 50 Jahre nach Prüfungsabschluss gespeichert, soweit keine gesetzliche Bestimmung entgegensteht.

10. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: a) Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
b) Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
c) Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
d) Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK für München und Oberbayern, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unser Informations- und Servicecenter unter Tel. 089 5116-0, Fax. 089 5116306, E-Mail: info@muenchen.ihk.de.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichts-behörde wenden: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz Wagmüllerstraße 18, 80538 München Tel: 089 212672-0 Fax: 089 212672-50 E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de www.datenschutz-bayern.de

11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 c und Abs. 3 b DSGVO i.V.m. §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 37 ff., 87, 88 BBiG und den jeweiligen Prüfungsordnungen der IHK für München und Oberbayern. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann die IHK für München und Oberbayern Ihr Berufsausbildungsverhältnis/Ihre Berufsbildung/Ihre Umschulung/Ihre Einstiegsqualifizierung/Ihre Prüfung nicht betreuen.

12. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK für München und Oberbayern durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.