Freiwilliger Standard: In 5 Schritten zum VSME-Bericht

Der freiwillige Nachhaltigkeitsberichtsstandard für KMU, der sogenannte "Voluntary Standard" (VS, ehemals VSME) will auf diese Bedürfnisse eingehen. Der Standard baut auf dem bisherigen VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) auf und gewinnt im Zuge der europäischen Nachhaltigkeitsreformen zunehmend an Bedeutung.

Zukünftig, so die Empfehlung, sollen Unternehmen unter 1000 Mitarbeitern Nachhaltigkeitskennzahlen mittels des VS freiwillig berichten.

Wie erarbeiten Sie für Ihr Unternehmen den VS-Bericht? Und warum sollten Sie das tun? Erfahren Sie, warum auch kleine und mittlere Unternehmen gut daran tun, einen freiwilligen Bericht abzugeben. Folgen Sie unserem Handlungsleitfaden in fünf Schritten bis zum Nachhaltigkeitsbericht. Erarbeitet wurde der Leitfaden gemeinsam mit dem Infozentrum Umweltwirtschaft am Bayerischen Landesamt für Umwelt.

Hintergründe des VS-Standards

Woher kommt der VS-Standard?

Die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) hatte den Auftrag der EU-Kommission erhalten, einen freiwilligen Standard für die mittelbar betroffenen KMU in der Wertschöpfungskette zu entwickeln. Grundlage des heutigen VS-Standards ist der von EFRAG entwickelte VSME-Standard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs).

Welches Ziel verfolgt der VS-Standard?

Der VS-Standard zielt darauf ab, KMU zu unterstützen, indem er einen einheitlichen Rahmen für die Erfassung und Berichterstattung von Nachhaltigkeitsinformationen, - zielen und -projekten bietet. Dies reduziert die Belastung durch verschiedene Anfragen von Geschäftspartnern und ermöglicht es KMU, relevante Nachhaltigkeitsdaten gegenüber Stakeholdern zu liefern, ohne unverhältnismäßig hohe Aufwände betreiben zu müssen.

Chancen vs. Risiken des VS-Standards:

Da der VS-Standard freiwillig ist, hängt sein Erfolg von der Akzeptanz durch Erstellende (KMU) und Nutzende (Unternehmen in der Wertschöpfungskette, Investoren, Banken) ab. Eine hohe Akzeptanz kann durch die Bereitstellung von Tools gefördert werden, die den Berichtsprozess für KMU erleichtern.

Ausblick

Der freiwillige VS-Standard gewinnt im Zuge der europäischen Nachhaltigkeitsreformen zunehmend an Bedeutung. Er soll insbesondere Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten einen einheitlichen Rahmen für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung bieten und den Austausch von Nachhaltigkeitsinformationen entlang der Wertschöpfungskette erleichtern.

Warum der VS-Standard ein guter Einstieg in das ESG-Reporting ist

Viele kleine und mittlere Unternehmen möchten ihre Nachhaltigkeitsleistungen transparenter machen – wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen. Der freiwillige VS-Standard bietet einen praxisnahen und strukturierten Einstieg in die ESG-Berichterstattung – ohne dabei zu komplex zu sein.

5 Schritte zum VS-Bericht

1. Orientierung schaffen & Prozess vorbereiten
2. Themen eingrenzen & Offenlegungspflichten identifizieren
3. Daten erfassen & strukturieren
4. Bericht strukturieren & schreiben
5. Bericht kommunizieren & nutzen

Schritt 1: Orientierung schaffen & Prozess vorbereiten

Wissensaufbau, Definition der Beritchtsziele & -grenzen

Bevor Sie für Ihr Unternehmen mit der tatsächlichen Berichterstellung nach VS (ehemals VSME) beginnen, sollten Sie drei zentrale Fragen klären:

• Was sind die konkreten VS-Vorgaben?
• Was möchten Sie mit dem Bericht erreichen?
• Wie legen Sie die organisatorischen und zeitlichen Berichtsgrenzen fest?

Im VS-Standard wir empfohlen, dass Mutter-unternehmen ihren Nachhaltigkeitsbericht auf konsolidierter Basis erstellen und Informationen ihrer Töchter einbeziehen. Wenn Sie einen Finanzbericht erstellen, bietet es sich an, den Nachhaltigkeitsbericht für eine Zeitspanne verfassen, welche konsistent mit der Erstellung des Finanzberichts ist. Zudem sollten die Informationen (z.B. Angaben über den Konsolidierungskreis) des Nachhaltigkeitsberichts kohärent mit dem Finanzbericht sein.

Tipp:

Kunden, Banken oder Investoren fordern zunehmend ESG-Transparenz – der VS bietet hier einen guten Rahmen. Definieren Sie, welche Ziele Sie mit dem Bericht verfolgen!

Der modulare Aufbau des VS

Aufbau und erforderliche Datenpunkte

Um sich der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu widmen, sollten Sie sich einen Überblick über das Anforderungsprofil des VSME verschaffen. Der VS besteht aus zwei Hauptmodulen. Der modulare Aufbau ermöglicht es Unternehmen, den Standard an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und den Aufwand überschaubar zu halten.

Zuständigkeiten definieren und Rollen festlegen

Für die Erstellung eines VS-Nachhaltigkeitsberichts ist keine umfassende Projektstruktur notwendig – wohl aber klare Zuständigkeiten. Wichtig ist, dass die Geschäftsführung den Bericht unterstützt und die grundsätzliche Bedeutung von ESG-Themen anerkennt. Der personelle Aufwand ist deutlich geringer als bei der CSRD, lässt sich also gut mit bestehenden Rollen kombinieren.

In kleineren Unternehmen bietet es sich an, die Koordination bei einer bereits bestehenden Funktion anzusiedeln – z. B. bei der Umwelt-, Qualitäts- oder Compliance-Beauftragten Person. Diese übernimmt die Rolle der internen Koordinationsstelle: Sie sammelt Informationen, gibt Impulse und ist zentrale Anlaufstelle für beteiligte Fachbereiche wie Einkauf, Personal oder Controlling. Diese werden punktuell eingebunden und sind insb. für die Zulieferung von relevanten Daten zuständig.

Auch wenn keine enge Integration in den Lagebericht nötig ist, empfiehlt sich ein Austausch mit der Finanzabteilung – gerade beim Blick auf ESG-Kennzahlen oder Investorenanforderungen. Gemeinsam sollte ein realistischer Zeitplan erstellt werden und überlegt werden, welche Unternehmensbereiche zur Datenerhebung beitragen können.

Welche Bereiche müssen einbezogen werden?

Für die VS-Berichterstattung müssen verschiedene Bereiche im Unternehmen einbezogen werden, z.B. Geschäftsführung, Personal, Einkauf und Controlling.

• Geschäftsführung
  Schnittstelle zum Management
  • Personal & Finanzabteilung
    Verknüpfung zum Lagebericht
  • Gebäudemanagement
    Energie und Umwelt
  • Einkauf
    Lieferkette
  • .....

Tipp: Frühzeitig Zuständigkeiten klären und realistische Zeitfenster setzen - auch für Abstimmungen.

Schritt 2: Themen eingrenzen & Offenlegungspflichten identifizieren

Wie beschrieben besteht der VS-Standard aus zwei Modulen, dem Basic Modul und dem Comprehensive Modul und umfasst dabei insgesamt 20 Offenlegungsbereiche. In dieser Phase geht es darum, die für das Unternehmen relevanten Inhalte aus dem VSME-Standard zu identifizieren. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass der Standard zwischen drei Arten von Anforderungen unterscheidet:

• Verpflichtende Offenlegungen: Diese müssen immer berichtet werden – unabhängig von Branche oder Geschäftsmodell. Sie sind im Standard meist durch das Wort „shall“ (engl. = muss) gekennzeichnet.
• „If applicable“-Angaben: Diese sind verpflichtend, wenn sie auf das Unternehmen zutreffen – also z. B. nur dann, wenn ein Betrieb Produktionsprozesse hat, die im erheblichen Maße Wasser verbrauchen oder in einem Sektor mit hohen Materialflüssen tätig ist.
• Optionale Inhalte: Diese können freiwillig ergänzt werden, z. B. um das Nachhaltigkeitsengagement stärker zu zeigen oder den Bericht strategisch zu erweitern. Sie sind oft mit „may“ (engl. = kann) oder ähnlichen Formulierungen markiert.-

Identifikation der relevanten Offenlegungen

Die Tabelle unten listet alle Offenlegungspunkte auf und kennzeichnet, welche Pflichtangaben zu berichten sind und welche nur „if applicable“ obligatorisch werden. Zur konkreten Identifikation der für Sie relevanten Inhalte können Sie auf unsere Excel Handreichung▼ zugreifen

Welche Wesentlichkeitsanalyse passt

Ausgangslage: Sie haben bereits eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse gemäß CSRD gemacht und wollen diese nutzen oder Sie wollen freiwillig aus strategischen Gründen eine solche neu durchführen:

Wichtig: Prüfen Sie nach jeder Variante im nächsten Schritt, ob bestimmte Offenlegungen im VS-Standard nach dem „if applicable-Prinzip“ verpflichtend sind, unabhängig dem Ergebnis Ihrer Wesentlichkeitsanalyse. Eine Kombination dieser zwei Ergebnisse definiert Ihre Berichtsinhalte.

Mapping der ESRS-Themen zu den VSME-Angabepunkten

Prüfen Sie zunächst, welche Themen Sie im Rahmen der CSRD als wesentlich identifiziert haben. Anschließend vergleichen Sie diese Themen mit den Offenlegungen des VS-Standards. Nutzen Sie dazu die folgende Zuordnungstabelle.

Schritt 3: Daten erfassen & strukturieren

Daten sammeln und Informationen zusammentragen

Ob mit oder ohne Wesentlichkeitsanalyse: Nachdem klar ist, welche Daten für den VS-Bericht erforderlich sind, sollte die nun folgende Datenerhebung systematisch organisiert werden. Legen Sie für jeden Datenpunkt fest, wer im Unternehmen verantwortlich ist und aus welcher Quelle die Information stammt. Ein Tipp: "Start where you are“ – nutzen Sie vorhandene Daten und Prozesse, statt alles neu zu erfinden. Der Jahresbericht umfasst meist auch VSME-relevante Kennzahlen wie Rechtsform, Umsatz, Mitarbeitendenzahl, Arbeitsunfälle, Fluktuation etc.

Für Angaben aus der Lieferkette – etwa zu Arbeitsbedingungen oder Emissionen – sollten Sie frühzeitig standardisierte Abfragen an Ihre Partner senden. Alle Daten sollten zentral gesammelt und nachvollziehbar dokumentiert werden, z. B. mit einer einfachen Excel-Vorlage oder einem gemeinsamen Ablagesystem. So sichern Sie Konsistenz, sparen Zeit bei Rückfragen und schaffen eine gute Basis für künftige Berichtsjahre.

Tipp: Nutzen Sie den VS nicht nur zur Berichterstattung, sondern als Chance, Ihre ESG-Strategie zu schärfen: Definieren Sie zu den in diesem Schritt gesammelten Kennzahlen langfristige Ziele, identifizieren Sie nächste Schritte zur Verbesserung und integrieren Sie bestehende Nachhaltigkeitsinitiativen in den Bericht.

Schritt 4: Bericht strukturieren und schreiben

Berichterstattung nach VS

Nachdem Sie die nötigen Daten erhoben haben, erstellen Sie Ihren VS-Bericht. Der Bericht kann eigenständig veröffentlicht oder freiwillig in den (Konzern-)Lagebericht integriert werden – eine Pflicht zur Integration besteht nicht. Eine bestimmte digitale Formatvorgabe (z. B. ESEF) ist beim VS nicht erforderlich.

Der VS-Standard gibt vor, welche Inhalte berichtet werden sollen; zusätzliche Nachweise sind nicht verpflichtend. Eine externe Prüfung ist nicht vorgesehen. Sie können aber den Bericht z. B. von einem Branchenverband oder externen Dritten freiwillig prüfen lassen, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Der DNK wird ein kostenfreie Plausibilitätsprüfung zur Verfügung stellen ( DNK-Plattform zur Berichterstattung).

Mit Blick auf den Umfang des Berichts: Legen Sie den Fokus auf Prägnanz und Verständlichkeit statt auf Detailtiefe oder aufwändige Gestaltung.

Berichten Sie im Rahmen der modularen VS-Struktur ausschließlich zu den für Ihr Unternehmen relevanten Themenfeldern.

Tipp:

Falls Sie im Unternehmen bereits einen Finanzbericht erstellen, sollte der Nachhaltigkeitsbericht in einer konsistenten Zeitspanne zum Finanzbericht erstellt werden.

Legen Sie einen klaren Zeitplan für die nächste Berichtsaktualisierung fest, dokumentieren Sie alle relevanten Datenquellen sorgfältig und notieren Sie Verbesserungspotenziale sowie offene Punkte direkt im Bericht. So stellen Sie sicher, dass Ihr Reporting und Nachhaltigkeitsmanagement kontinuierlich verbessert wird.

Schritt 5: Bericht kommunizieren und nutzen

Nach der Erstellung des VS-Berichts ist die gezielte und glaubwürdige Kommunikation der finale entscheidende Schritt. Denn nur wenn Ihre Nachhaltigkeitsleistungen sichtbar werden, entfalten sie Mehrwert für Ihr Unternehmen, Ihre Stakeholder und den Markt.

Tipp: Der Bericht ist kein Selbstzweck – nutzen Sie ihn strategisch für Positionierung, Kundengewinnung und interne Motivation.

Warum Nachhaltigkeitskommunikation wichtig ist

Gute Kommunikation schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern, Banken und Mitarbeitenden. Sie bringt strategische Vorteile – etwa bei Ausschreibungen oder Finanzierungen – und positioniert Ihr Unternehmen als verantwortungsbewusst und zukunftsorientiert.

Darauf kommt es an:

• Transparent: Offen über Ziele, Maßnahmen und Fortschritte berichten – ehrlich statt werblich.
• Klar: Verständlich und konkret kommunizieren, statt abstrakt und technisch.
• Zielgerichtet: Relevante Zielgruppen ansprechen – mit passenden Formaten und Kanälen.

Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Informationen

Wenn die Anwendung des Standards die Offenlegung vertraulicher oder sensibler Informationen erfordert, dürfen diese Informationen weggelassen werden. In diesem Fall muss jedoch im Rahmen der Angabe B1 (siehe Abschnitt 24) klar darauf hingewiesen werden, dass bestimmte Inhalte aufgrund ihrer Vertraulichkeit nicht offengelegt wurden.

Glaubwürdig kommunizieren

Mit der Berichterstattung nach VS haben Sie reichlich „Futter“ für die Kommunikation. Dabei gilt es auch zunehmend Anforderungen zu berücksichtigen:

Achten Sie bei der Außenkommunikation darauf, Greenwashing zu vermeiden. Die EU arbeitet derzeit an der Green Claims Directive, die voraussichtlich 2025 beschlossen und ab 2027 verbindlich werden soll. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen, umweltbezogene Werbeaussagen („Green Claims“) künftig mit wissenschaftlichen Belegen zu untermauern und diese vorab von einer unabhängigen, akkreditierten Stelle zertifizieren zu lassen. Allgemeine oder vage Aussagen wie „umweltfreundlich“ oder „klimaneutral“ sind künftig nur zulässig, wenn sie durch überprüfbare Nachweise gestützt werden und dürfen nicht irreführend sein.

Achten Sie daher auf eine ausgewogene, transparente Kommunikation: Stellen Sie sowohl Fortschritte als auch Herausforderungen dar und dokumentieren Sie alle Umweltangaben nachvollziehbar. Bereiten Sie sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vor, indem Sie bestehende Umweltclaims prüfen, wissenschaftlich absichern und die notwendigen Nachweise dokumentieren.

Tipp: Es gibt viele Mitgliedschaften, die Erkennungswert bieten, wie beispielsweise der Umwelt- und Klimapakt. Darüber gibt es noch viele weitere Netzwerke für Nachhaltigkeit, auch für einzelne Branchen.

• Der Umwelt- und Klimapakt steht allen bayerischen Unternehmen und Betrieben offen, die sich für den Umweltschutz einbringen. Die Teilnahme erfolgt für zunächst drei Jahre mit Option auf Verlängerung und ist kostenfrei.
• Die Bayerische Klima-Allianz ist ein Projekt des Bayerischen Staatsministeriums für Umwelt und Verbraucherschutz. Die Partner treffen sich mehrmals im Jahr und planen gemeinsame Projekte.
• Erfahrungsaustausch und Weiterbildung steht im Zentrum des Unternehmensnetzwerk Klimaschutz. Gemeinsam soll Bewusstsein für den betrieblichen Klimaschutz geschaffen werden.
• Das UmweltClusterBayern setzt sich für Wissenstransfer und Kooperation ein. Unternehmen und Forschungseinrichtungen sollen vernetzt werden. Das Cluster hat eine breitere Ausrichtung und behandelt verschiedene Umweltthemen.

Ausblick: Wie geht es weiter mit dem VS?

Die EFRAG hat Ende 2024 den finalen Entwurf des VSME an die EU Kommission übergeben. Der freiwillige Berichtsstandard VSME wurde im Jahr 2026 zum VS (Voluntary Standard) weiterentwickelt.

Mit dem Omnibus-Nachhaltigkeitspaket von Februar 2025 weist die EU-Kommission dem VS (ehemals VSME) eine größere Bedeutung zu. Sie möchte diesen Standard zukünftig allen Unternehmen unter 1000 Mitarbeitern empfehlen und als "Value Chain Cap" verankern, d.h. berichtspflichtige Unternehmen sollen zukünftig nicht mehr Kennzahlen bei ihren Zulieferen und Kunden abfragen, als der VS umfasst.