Geplante Registrierkassenpflicht ab 2028
Stand: Oktober 2026.
Die folgenden Änderungen sind geplant, aber noch kein geltendes Recht.
Wer soll betroffen sein?
Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr grundsätzlich eine elektronische Kasse verwenden müssen. Maßgeblich soll der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 Satz 1 UStG sein. Es kommt somit nicht allein auf die Bargeldeinnahmen an.
Welche Ausnahmen sind geplant?
Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen und deren Barumsatz unter 12.000 Euro im Kalenderjahr liegt, sollen von der Kassenpflicht ausgenommen sein. Bei genau 12.000 Euro würde diese Ausnahme nicht greifen.
Außerdem sind Befreiungen auf Antrag bei sachlichen Härten vorgesehen. Die Begründung des Regierungsentwurfs nennt beispielsweise eine Überschreitung der Umsatzgrenze allein durch ein einmaliges Ereignis, etwa den Verkauf eines Betriebsgrundstücks oder eine besondere Jubiläumsfeier eines Vereins. Eine Befreiung würde nicht automatisch eintreten, sondern wäre vom Finanzamt im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen zu prüfen.
Weitere Ausnahmen sollen durch eine Rechtsverordnung geregelt werden können. Ein veröffentlichter Diskussionsentwurf sieht unter anderem Erleichterungen für bestimmte Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte, temporäre oder mobile Einrichtungen und Vertrauenskassen vor. Teilweise sollen die Einnahmen anschließend dennoch elektronisch nacherfasst werden müssen. Für bestimmte Ausnahmen ist eine vorherige elektronische Mitteilung an das Finanzamt vorgesehen. Diese Vorschläge sind noch nicht beschlossen.
Ab wann soll die Pflicht gelten?
Die Kassenpflicht soll grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 gelten.
Werden die maßgeblichen Umsatzgrenzen im Jahr 2026 überschritten, soll die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 gelten.
Bei einer erstmaligen Überschreitung der Umsatzgrenze im Jahr 2027 oder später soll die Kassenpflicht nach dem Regierungsentwurf grundsätzlich ab dem 1. Juli des Folgejahres entstehen. Die Regelung steht noch unter dem Vorbehalt des weiteren Gesetzgebungsverfahrens.Was passiert bei einem späteren Umsatzrückgang?
Die Kassenpflicht soll nicht bereits nach einem einzigen Jahr mit geringerem Umsatz entfallen. Nach dem Regierungsentwurf endet sie mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen für die Kassenpflicht nicht mehr erfüllt sind. Eine gesonderte Feststellung des Finanzamts ist nach dem derzeitigen Entwurf hierfür nicht als Voraussetzung vorgesehen.
Welche Anforderungen soll die Kasse erfüllen?
Die eingesetzte Kasse muss den Anforderungen des § 146a AO entsprechen und insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Diese technischen Anforderungen gelten bereits heute für entsprechende elektronische Kassensysteme.
Was ist zusätzlich geplant?
- Digitale Belege: Ab 2028 soll grundsätzlich ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Eine Pflicht der Kunden, diesen entgegenzunehmen, soll nicht bestehen. Der Anspruch auf eine Papierquittung nach § 368 BGB soll erhalten bleiben; diese soll auf Wunsch ausgegeben werden.
- TSE-Wechsel: Der Austausch einer TSE soll innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitgeteilt werden müssen.
- Bußgelder: Verstöße gegen die geplante Kassenpflicht und die elektronische Belegbereitstellung sollen als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden können.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Aus dem Gesetzentwurf allein ergibt sich noch keine neue Umstellungspflicht. Unternehmen sollten ihre Gesamt- und Barumsätze im Blick behalten und bei geplanten Investitionen prüfen, ob ein Kassensystem die erforderlichen Funktionen unterstützt. Entscheidend sind die endgültige Gesetzesfassung und mögliche Ausnahmen.
Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme
Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss die damit erfassten Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Auch Stornierungen, Rückgaben und andere aufzeichnungspflichtige Vorgänge müssen dokumentiert werden. Die ursprünglichen Aufzeichnungen und spätere Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
Viele Systeme erstellen einen Tagesabschluss oder einen sogenannten Z-Bon. Diese Auswertung hilft, die Tagesumsätze und Zahlungsarten abzustimmen. Ein Z-Bon allein ersetzt jedoch nicht die elektronischen Einzelaufzeichnungen. Die vorgeschriebenen elektronischen Daten müssen aufbewahrt und bei einer Prüfung im erforderlichen Format bereitgestellt werden können. Das gilt auch, wenn Tagesauswertungen zusätzlich ausgedruckt werden.
Artikel und Leistungen: Wann sind Warengruppen zulässig?
Die Einzelaufzeichnungen müssen erkennen lassen, welche Waren oder Leistungen verkauft wurden, in welcher Menge und zu welchem Preis. Eine bloße Erfassung des Gesamtbetrags genügt grundsätzlich nicht.
Nach dem Anwendungserlass können der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst werden, wenn die verkaufte Menge beziehungsweise Anzahl ersichtlich bleibt. Dies gilt entsprechend für Dienstleistungen. Eine beliebige Zusammenfassung unterschiedlicher Artikel oder Preise wird dadurch nicht zugelassen.
Was gilt für andere Geräte und Programme?
Nicht jedes Gerät, das Zahlungen oder Umsätze verarbeitet, ist ein elektronisches Kassensystem nach § 146a AO. Die Kassensicherungsverordnung legt fest, welche Systeme darunterfallen und welche ausgenommen sind.
Ein Warenwirtschafts-, Hotel- oder Rechnungsprogramm kann mit seinem Kassenmodul unter die Anforderungen fallen, wenn darüber zumindest teilweise bare Zahlungsvorgänge erfasst und abgewickelt werden können. Entscheidend sind die Funktionen des Systems, nicht seine Bezeichnung. Eine angeschlossene Kassenschublade ist dafür nicht erforderlich.
Auch für Geräte und Programme ohne TSE-Pflicht können steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelten. Prüfen Sie deshalb die Funktionen und die Dokumentation des eingesetzten Systems.
Technische Sicherheitseinrichtung und Datenexport
Elektronische Kassensysteme im Anwendungsbereich des § 146a AO müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Sie sichert die Aufzeichnungen gegen unerkannte nachträgliche Veränderungen. Je nach System kann eine TSE als Hardware- oder cloudbasierte Lösung eingebunden sein. Für den ordnungsgemäßen Betrieb bleibt das Unternehmen verantwortlich.
Bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung müssen die elektronischen Kassendaten bereitgestellt werden können. Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) legt das dafür vorgeschriebene Datenformat fest. Zusätzlich müssen die erforderlichen TSE-Daten verfügbar sein. Ein PDF mit Tagesumsätzen oder eine ausgedruckte Z-Bon-Sammlung ersetzt diese elektronischen Daten nicht.
Was gilt bei einem Ausfall der Kasse oder TSE?
Fällt das elektronische Kassensystem beispielsweise durch einen Stromausfall oder technischen Defekt aus, können die Geschäftsvorfälle während dieser Zeit auf Papier aufgezeichnet werden. Dabei gelten die Aufzeichnungsanforderungen für eine offene Ladenkasse entsprechend.
Fällt nur die TSE aus und bleibt die Kasse funktionsfähig, kann die Kasse weiterbetrieben werden. Ausfallzeit und Ausfallgrund müssen dokumentiert werden. Der TSE-Ausfall muss auf dem Beleg erkennbar sein; die Belegausgabepflicht besteht grundsätzlich weiter. Die Ursache des Ausfalls ist unverzüglich zu beheben.
Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung
Bei elektronischer Kassenführung muss nachvollziehbar sein, wie das Kassensystem im Unternehmen genutzt wird: von der Erfassung eines Geschäftsvorfalls über Tagesabschlüsse und Korrekturen bis zur Speicherung und Bereitstellung der Daten. Nach den GoBD (siehe: insbesondere Rz. 142–144 zum Systemwechsel und Rz. 150–154 zur Verfahrensdokumentation) werden diese Abläufe in einer Verfahrensdokumentation beschrieben. Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Darin wird festgehalten, wie die Kasse bedient wird, welche Funktionen im Betrieb für die einzelnen Aufgaben zuständig sind, welche Zugriffsrechte bestehen und wie mit Störungen oder einem Kassenwechsel umgegangen wird. Zuständigkeiten können beispielsweise über Funktionsbezeichnungen wie „Kassenpersonal“ oder „Betriebsleitung“ beschrieben werden. Die Zuordnung zu einzelnen Beschäftigten kann bei Bedarf in einer gesonderten Übersicht erfolgen, die bei Personalwechseln aktualisiert wird.
Herstellerunterlagen und Bedienungsanleitungen können Teile der Dokumentation abdecken. Sie müssen jedoch um die tatsächlichen Abläufe im Betrieb ergänzt werden. Bei Änderungen muss nachvollziehbar bleiben, was geändert wurde und ab wann die Änderung gilt.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Kassenaufzeichnungen, elektronische Einzel- und TSE-Daten, Belege sowie die zum Verständnis erforderlichen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Nach § 147 AO gelten grundsätzlich unterschiedliche Fristen:
- Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen.
- Acht Jahre für Buchungsbelege.
- Sechs Jahre für bestimmte sonstige Unterlagen, beispielsweise Handels- und Geschäftsbriefe.
Wann die Frist beginnt und ob Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen, hängt vom Einzelfall ab. Elektronische Daten müssen während der vorgeschriebenen Frist verfügbar, lesbar und, soweit erforderlich, maschinell auswertbar bleiben. Die Datensicherung muss sowohl die elektronischen Einzelaufzeichnungen der Kasse als auch die erforderlichen TSE-Daten umfassen. Auch bei einer cloudbasierten Lösung muss sichergestellt sein, dass diese Daten vollständig aufbewahrt und für Prüfungen bereitgestellt werden können. Die Speicherung der TSE-Daten allein ersetzt die Aufbewahrung der übrigen Kassendaten nicht. Ein Ausdruck allein ersetzt die elektronischen Daten nicht.
Was ist bei einem Kassenwechsel zu beachten?
Vor der Abschaltung des alten Systems müssen die aufbewahrungspflichtigen Daten gesichert werden. Dazu gehören insbesondere Einzelaufzeichnungen sowie die erforderlichen Stamm- und TSE-Daten. Die Daten müssen weiterhin vollständig lesbar und auswertbar sein; auch die vorgeschriebenen Datenexporte müssen möglich bleiben. Der Wechsel ist zu dokumentieren.
Die alte Hard- und Software muss nicht in jedem Fall aufbewahrt werden. Darauf kann verzichtet werden, wenn die Daten vollständig und gleichwertig in ein anderes System übernommen werden und die erforderlichen Auswertungen sowie der Datenzugriff für das Finanzamt erhalten bleiben.
Die Außerbetriebnahme einer mitteilungspflichtigen Kasse muss grundsätzlich innerhalb eines Monats dem Finanzamt elektronisch mitgeteilt werden.
Mitteilung elektronischer Kassensysteme an das Finanzamt
Elektronische Aufzeichnungssysteme im Anwendungsbereich des § 146a AO sind dem Finanzamt nach § 146a Absatz 4 AO elektronisch mitzuteilen. Das Verfahren steht seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Die Mitteilung kann über das entsprechende Formular in Mein ELSTER, per Upload einer dafür vorgesehenen XML-Datei in Mein ELSTER oder über geeignete Software mit ERiC-Schnittstelle erfolgen. Auch gemietete, geleaste oder geliehene Systeme sind zu melden, wenn sie unter die Mitteilungspflicht fallen. Eine bevollmächtigte Person kann die Übermittlung übernehmen.
Für elektronische Kassensysteme gelten insbesondere diese Fristen:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden und zu melden waren, mussten grundsätzlich bis zum 31. Juli 2025 mitgeteilt werden.
- Seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen.
- Die Außerbetriebnahme seit dem 1. Juli 2025 ist grundsätzlich innerhalb eines Monats mitzuteilen. Vor der Mitteilung der Außerbetriebnahme muss die Anschaffung des Systems gemeldet worden sein.
Die Mitteilung erfolgt für jede Betriebsstätte getrennt. Bei jeder Mitteilung sind grundsätzlich alle mitteilungspflichtigen elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte in einem einheitlichen Datensatz anzugeben. Das gilt auch dann, wenn sich nur bei einem System etwas geändert hat. Erforderlich sind insbesondere Angaben zum Unternehmen, zur Betriebsstätte, zu den Systemen und zur TSE. Die für die Meldung erforderlichen Geräte- und TSE-Angaben sowie der Übermittlungsnachweis sollten aufbewahrt werden.
Die Ausfüllanleitung des BMF und die Hinweise im Meldeformular helfen bei der Vorbereitung. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern gelten zusätzliche Besonderheiten, die im entsprechenden Abschnitt erläutert werden.
Belegausgabepflicht
Die bisherige Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO gilt weiterhin. Die geplante Neuregelung ab 2028 ist noch kein geltendes Recht.
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Anwendungsbereich des § 146a AO verwendet, muss für einen aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall mit einer Kundin oder einem Kunden grundsätzlich in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg erstellen und zur Verfügung stellen. Der Beleg kann auf Papier oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch ausgegeben werden. Diese Zustimmung kann auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Eine Pflicht, den Beleg mitzunehmen, besteht für Kunden nicht. Bei einer offenen Ladenkasse gilt diese besondere Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO nicht; sonstige Pflichten zur Ausstellung von Belegen oder Rechnungen können dennoch bestehen.
Für den Inhalt elektronisch erzeugter Kassenbelege gelten die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung. Dazu gehören insbesondere Angaben zum Unternehmen, zum Vorgang, zum Entgelt und zu den für die technische Prüfung erforderlichen Daten. Ein QR-Code ist nach den geltenden Regeln nicht generell vorgeschrieben. Ein elektronischer Beleg muss inhaltlich denselben Anforderungen genügen wie ein Papierbeleg.
Eine Befreiung von der Belegausgabe ist nur auf Antrag und bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere einer sachlichen Härte, möglich. Dass Papier und Druck Kosten verursachen, genügt dafür allein nicht.
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