Ganz nah am Kunden

Von Stefan Bottler, IHK-Magazin 04/2024

Wohl die meisten IT-Unternehmen versprechen regelmäßig Innovationen. Mit neuen Produkten oder wenigstens Updates sollen Kunden weiter Kosten sparen und ihre Arbeitseffizienz steigern können. Solche Zusagen genügen der Rosenheimer Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG nicht. „Innovative Lösungen entwickeln können viele“, sagt Sebastian Theisen (41), verantwortlich für Marketing und Verkauf. „Wir geben unseren Kunden zusätzlich die Sicherheit, dass ihre Software immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand ist“, betont der Marketingchef. Er ist Mitglied der 5-köpfigen Geschäftsleitung, die Unternehmensgründer Manfred Kappel – seit 2013 alleiniger geschäftsführender Gesellschafter – in den vergangenen Jahren eingerichtet hat.

Agenda zählt rund 350.000 Nutzer. Viele Steuerberater und Buchhalter arbeiten seit Jahrzehnten mit der Software des Unternehmens. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass das IT-Unternehmen gesetzliche Änderungen, wie sie vor allem im Steuerrecht an der Tagesordnung sind, sofort einarbeitet. Gleichzeitig erwarten die Kunden Innovationen. Die Rosenheimer lancieren daher regelmäßig Neuerungen, zuletzt zum Beispiel ein Tool, das die Übermittlung von Belegen an Steuerkanzleien vollständig digitalisiert.

Zweimal unter „Bayerns Best 50“

Mit „einfachen Lösungen für komplexe Anwendungen“ (Kappel) wächst das Unternehmen seit 4 Jahrzehnten kontinuierlich. Während der vergangenen Jahre stiegen die Umsätze jährlich um durchschnittlich 10 Prozent, was dem Unternehmen zweimal – 2017 und 2022 – die Auszeichnung „Bayerns Best 50“ des Bayerischen Wirtschaftsministeriums für besondere Wachstumsstärke eintrug.

Solche Erfolge basieren auf einer jahrzehntelangen Marktpräsenz und dem Wissen um die Wünsche der Kunden.

Agenda startete 1984. Manfred Kappel, zuvor Produktmanager der Siemens AG, und sein Geschäftspartner Rainer Jodoin wollten betriebliche Software für spezifische Zielgruppen entwickeln und sahen vor allem im Steuerwesen und in der Buchhaltung Bedarf. Heute zählt sich das Unternehmen, das in der breiten Öffentlichkeit weitgehend unbekannt ist, zu den führenden deutschen Entwicklern von betriebswirtschaftlicher Software. Es ist mit knapp 400 Beschäftigten einer der größeren Arbeitgeber in der Region Rosenheim.

Gegenentwurf zu gängigen zentralen Systemen

Vom Start weg musste sich das Unternehmen gegen einen starken Konkurrenten behaupten. Die bereits in den 1960er-Jahren gegründete Datev eG hatte sich mit EDV-basierten Dienstleistungen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer einen Namen gemacht und verarbeitete deren Daten in einem eigenen Rechenzentrum. „Wir haben den Gegenentwurf zu den damals gängigen zentralen Systemen geschaffen“, sagt Theisen.

Mit einem Computerprogramm, das Agenda selbst entwickelt hatte, konnten Buchhalter und Steuerberater Buchungen auf allen handelsüblichen Computern erfassen und die Ergebnisse sofort verarbeiten. Sie mussten keine hochpreisigen Spezialrechner einsetzen, um die Daten in ein Rechenzentrum zu übermitteln und dann mindestens einen Tag lang zu warten, weil die Auswertungen per Post verschickt wurden – so wie es bei anderen Anbietern damals noch üblich war.

Zweigleisige Strategie

Das Agenda-Team entwickelte sein Anfangsprodukt kontinuierlich weiter. Die dezentrale Buchungslösung wurde zum Nukleus von „Agenda Komplettsystem“. Diese Software bündelt Rechnungswesen, Lohn- und Gehaltszahlungen, Steuerberechnungen und Office-Management und ist bis heute das bekannteste Produkt des Unternehmens.

Mit weiteren Lösungen erschlossen die Rosenheimer mittelständische Unternehmen als 3. Zielgruppe. Weil in jedem Betrieb Buchhaltung und Lohnabrechnung zum Tagesgeschäft gehören, wurden 2 zusätzliche „Komplettsysteme“ für Personalwesen und Rechnungswesen entwickelt. „Heute erhalten jeden Monat rund 1 Million Beschäftigte ihre Abrechnungen aus einem Agenda-System“, sagt Theisen stolz. Allerdings unterliegen auch Lohnabrechnungen wie Steuerzahlungen ständig gesetzlichen Veränderungen. Mit einer zweigleisigen Strategie begegnen die Rosenheimer den Anforderungen ihrer komplexen Märkte: Sie kombinieren regelmäßig inhaltliche Überarbeitungen mit technischen Innovationen.

Kunden als Innovationstreiber

Für den jüngsten Höhenflug sorgte die Coronapandemie. Weil viele Anwender im Homeoffice auf einen digitalen Workflow umsteigen mussten, investierte Agenda in Cloud-Anwendungen, die auf einen unternehmenseigenen Server zugreifen. „Heute nutzen sehr viele Kunden unsere Software als ,Rundum-sorglos-Paket‘ aus der Cloud‘, stellt Theisen zufrieden fest.

Um solche Neuerungen vorbereiten zu können, setzen die Rosenheimer auf intensiven Kundenkontakt. In einem hausinternen Callcenter nehmen bis zu 90 Fachkräfte Problemschilderungen und Produktwünsche von Nutzern auf und prüfen in weiteren Marktsondierungen deren Relevanz. Das Ergebnis sind immer wieder neue Tools und Services.

Ungewöhnliche Services für akute Probleme

2022 startete das Unternehmen zum Beispiel einen „Lohn-Notfall-Service“ für Kunden, die wegen kurzfristiger Ausfälle im Betrieb ihre Lohnzahlungen nicht pünktlich zum Monatsende ausführen können. 2023 überraschte es mit einem „Lohn-Outsourcing“ für Steuerberater, die die Abrechnungen für mittelständische Kunden nicht mehr allein stemmen können. Dann springen die Agenda-Fachkräfte ein.