IHK-Magazin 9/2026
Betroffene Unternehmen sollten jetzt aktiv werden, um technische Probleme und Verzögerungen zum Jahreswechsel zu vermeiden: Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht.
PDF-Datei reicht nicht aus
Achtung: Eine einfache PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Aktuell gilt noch eine Übergangsregelung bis Jahresende 2026, wonach elektronisch übermittelte PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden dürfen.
Ab Januar 2027 ist jedoch ein strukturiertes elektronisches Format erforderlich, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zulässig sind beispielsweise die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen jedoch die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Mitarbeitende schulen
Die IHK-Steuerexperten empfehlen als konkrete Vorbereitungsschritte technisch und organisatorisch:
- die eingesetzte Rechnungssoftware auf ihre E-Rechnungsfähigkeit zu prüfen,
- die Erstellung und Übermittlung strukturierter E-Rechnungen einzurichten,
- geeignete Prüf- und Validierungsprozesse festzulegen,
- die ordnungsgemäße Aufbewahrung des strukturierten Datensatzes sicherzustellen,
- interne Abläufe und Zuständigkeiten anzupassen sowie
- die betroffenen Mitarbeitenden rechtzeitig zu schulen.
Ausnahmen für Kleinbeträge
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Dabei sind insbesondere die Unversehrtheit und die maschinelle Auswertbarkeit sicherzustellen.
Gesetzliche Ausnahmen bestehen weiterhin für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Weitere Informationen
zum IHK-Ratgeber E-Rechnung.