Volles Oktoberfest in München, Luftaufnahme. (Symbolbild)

Ratgeber

Einladung aufs Oktoberfest: Steuertipps für die Wiesn

Wenn Unternehmen Geschäftspartner zur Wiesn einladen, sitzt das Finanzamt mit am Tisch. Denn eine Einladung aufs Oktoberfest kann sowohl für den Gast als auch für Einladenden steuerlich relevant sein. Was kann von der Steuer abgesetzt werden? Wann entsteht ein steuerpflichtiger Vorteil? Und was muss ein Unternehmen dokumentieren, um seine Kosten steuerlich geltend zu machen?

Inhalt

Das Wichtigste in Kürze Was gilt beim gemeinsamen Oktoberfestbesuch mit Geschäftspartnern? Was gilt, wenn der Unternehmer nur Gutscheine für die Wiesn verschenkt? Sie werden geschäftlich auf die Wiesn eingeladen Die Mitarbeiter gehen mit zur Geschäftsbesprechung auf die Wiesn Der Chef bucht einen Wiesn-Tisch rein für das eigene Team FAQ: Oktoberfest - Steuertipps für die Wiesn Hinweis

Das Wichtigste in Kürze

Die Einladung von Geschäftspartnern auf die Wiesn kann grundsätzlich teilweise als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Der Anlass bestimmt dabei die Steuerregel:

Je nachdem, ob Sie mit Kunden feiern (70 % Abzug als Bewirtung), nur Gutscheine verschenken (50 € Freigrenze für Geschenke) oder ein reines Betriebs-Event veranstalten (110 € Freibetrag für Betriebsveranstaltungen), gelten völlig andere Gesetze.

Vorsicht bei Steuern für die Gäste: Geschenkte Gutscheine sind für Ihre Kunden ein steuerpflichtiger Vorteil. Doch Sie können diese Steuer über die sogenannte Pauschalversteuerung (§ 37b Einkommensteuergesetz) direkt für Ihre Geschäftspartner übernehmen.

Wir beleuchten für Sie nachstehend die wichtigsten Konstellationen:

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Was gilt beim gemeinsamen Oktoberfestbesuch mit Geschäftspartnern?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die geschäftlich veranlasste Beköstigung von Personen. Diese Kosten können nur mit gesetzlich geregeltem Nachweis und bei Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Um Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben geltend zu machen, sind folgende Punkte zu beachten:

  • Nur 70 Prozent der angefallenen Kosten für die Bewirtung können als Betriebskosten abgezogen werden, wenn diese angemessen sind. 30 Prozent sind nicht abziehbar.

Zudem müssen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten eingehalten werden. Das heißt:

  • Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert sein.
  • Name und Anschrift der Gaststätte, Tag der Bewirtung, Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (Ausnahme: Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt) müssen auf der Rechnung aufgeführt sein.
  • Auf der Rechnung müssen die verzehrten Speisen und Getränke einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise ausgewiesen sein.
  • Der Unternehmer muss zudem die Eingeladenen und den Anlass der Bewirtung dokumentieren. Dies erfolgt i.d.R. direkt auf der Rechnung. Erfolgen die Angaben getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück über die Angaben und die Rechnung grundsätzlich zusammengefügt werden.
    Achtung: Es reicht häufig nicht aus, als Anlass "Geschäftsessen" oder "Kundepflege" anzugeben. Besser ist es, das konkrete geschäftliche Thema zu nennen, zum Beispiel: "Besprechung zur Vertragsverhandlung zum Projekt xyz".

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Was gilt, wenn der Unternehmer nur Gutscheine für die Wiesn verschenkt?

Falls Sie Bier- und Essengutscheine fürs Oktoberfest an Kunden verschenken, diese dann die Wiesn ohne Sie oder Ihre Beschäftigten besuchen, handelt es sich steuerlich um ein Geschenk an Geschäftsfreunde und nicht um eine Bewirtung.

  • 50-Euro Freigrenze: Die Freigrenze für solche Präsente liegt bei 50 Euro netto pro Person und Kalenderjahr. Das bedeutet, dass bis zu dieser Wertgrenze sowohl Betriebsausgaben- als auch Vorsteuerabzug möglich sind.

  • Übersteigt der Wert der Gutscheine bzw. Geschenke an eine Person in einem Kalenderjahr auch nur um einen Cent, ist der gesamte Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug für die Zuwendung an diese Person in dem Kalenderjahr komplett ausgeschlossen

Für die Gäste gilt: Diese erlangen mit dem Erhalt der Gutscheine einen geldwerten, steuerpflichtigen Vorteil, den sie grundsätzlich versteuern müssen. Dies gilt nicht, wenn der Einladende die Versteuerung für seine Gäste durch eine Pauschalversteuerung nach Paragraph 37b Einkommensteuergesetz übernimmt.
Ist dies der Fall, sollte dies der Unternehmer entsprechend mitteilen. Zum Beispiel mit dem Hinweis „Die Zuwendung wurde nach § 37b EStG pauschal versteuert“. Dann weiß der Beschenkte, dass er die Einladung nicht versteuern muss.
Achtung: Für Gäste aus dem Ausland gelten die Regeln ihres Heimatlandes.

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Website Steuern bei Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde .

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Sie werden geschäftlich auf die Wiesn eingeladen

Sitzt der Einladende mit am Tisch, handelt es sich im Prinzip um eine Geschäftskundenbewirtung, die beim Gast keinen steuerlichen Vorteil begründet.

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Die Mitarbeiter gehen mit zur Geschäftsbesprechung auf die Wiesn

Der Arbeitgeber kann auch die Kosten, die auf Arbeitnehmer entfallen, nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehen.

Begleiten eigene Arbeitnehmer den Chef zum Oktoberfest, um die Geschäftspartner zu betreuen, gilt: Die gesamten Bewirtungskosten (also inklusive der Anteile für die eigenen Mitarbeiter) fallen unter die 70-Prozent-Regelung für geschäftliche Bewirtungen.

Bei einer Wiesn-Einladung vom eigenen Chef, der Geschäftspartner zu Besuch hat, ist das steuerliche Reisekostenrecht zu beachten.

Steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen der Mitarbeiter sind demnach bei Mittag- oder Abendessen um 11,20 Euro (40% der vollen Tagespauschale von 28 Euro) zu kürzen.

Reisekosten zur Wiesn (z. B. Anfahrt oder Hotel) können Arbeitgeber ihren Beschäftigten lohnsteuerfrei erstatten, sofern die Reise ausschließlich beruflich veranlasst ist und im Rahmen einer Auswärtstätigkeit stattfindet.

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Der Chef bucht einen Wiesn-Tisch rein für das eigene Team

Geht es nicht um Kundentermine, sondern lädt der Arbeitgeber rein die eigene Belegschaft (oder eine ganze Abteilung) als Teamevent auf die Wiesn ein, handelt es sich steuerlich möglicherweise um eine Betriebsveranstaltung. Hier gelten besondere Regeln.

  • 110-Euro-Freibetrag (brutto): Kosten für Essen, Getränke, Tischreservierung und Gutscheine usw. sind bis zu 110 Euro inkl. Umsatzsteuer pro Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei. Da es sich um einen Freibetrag (und keine Freigrenze) handelt, muss bei einer Überschreitung (z. B. 140 Euro Gesamtkosten pro Kopf) nur der übersteigende Teil (30 Euro) versteuert werden. Dieser Steuervorteil gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr.
  • Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 %: Der übersteigende Betrag kann vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal (zzgl. SolZ und ggf. Kirchensteuer) versteuert werden.
    Wichtige Voraussetzung sowohl für den Freibetrag als auch für die 25%-Pauschalierung ist, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Website Betriebsveranstaltungen .

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FAQ: Oktoberfest - Steuertipps für die Wiesn

Ja. Eine geschäftlich veranlasste Bewirtung kann grundsätzlich als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Allerdings sind bei angemessenen Bewirtungskosten grundsätzlich nur 70 Prozent steuerlich abziehbar. Zudem müssen die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten eingehalten werden.

Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert sein und Name und Anschrift der Gaststätte, Tag der Bewirtung sowie den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Auch Speisen und Getränke müssen einzeln aufgelistet werden.

Der Unternehmer muss die bewirteten Personen und den Anlass dokumentieren. I.d.R. erfolgt dies direkt auf der Rechnung. Beim Anlass sollte möglichst konkret der geschäftliche Grund genannt werden – etwa „Vertragsverhandlung zum Projekt XYZ“ statt lediglich „Geschäftsessen“.

Ausnahme:
Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt muss der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen auf der maschinellen Rechnung nicht aufgeführt werden.

Werden Bier-, Essens- oder andere Gutscheine verschenkt und besucht der Geschäftspartner die Wiesn ohne den Einladenden, handelt es sich steuerlich grundsätzlich um ein Geschenk und nicht um eine Bewirtung.

Für Geschenke an Geschäftsfreunde gilt eine 50-Euro-Freigrenze pro Person und Kalenderjahr. Für die Beurteilung sind sämtliche Geschenke an dieselbe Person im jeweiligen Kalenderjahr zu berücksichtigen.

Eine Einladung der eigenen Belegschaft kann unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsveranstaltung gelten. Dann kann der gesetzliche 110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter greifen. Voraussetzung ist insbesondere, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr genutzt werden.

Begleiten eigene Arbeitnehmer den Chef zum Oktoberfest, um die Geschäftspartner zu betreuen, gilt: Die gesamten Bewirtungskosten (also inklusive der Anteile für die eigenen Mitarbeiter) fallen unter die 70-Prozent-Regelung für geschäftliche Bewirtungen.

Zudem ist das steuerliche Reisekostenrecht zu beachten.

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Hinweis

Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.

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