BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025
Mit Schreiben vom 15. Oktober 2024
hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals detaillierte Vorgaben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung veröffentlicht. Das ergänzende BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025
enthält hierzu Präzisierungen, Änderungen und Anpassungen. Wesentliche Inhalte (Auswahl):
Neufassung durch Wachstumschancengesetz
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wurde die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) eingeführt (vgl. Rn. 1).
Ausnahmen
Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von dieser Pflicht ausgenommen (vgl. Rn. 1, 22, 23).
Ergänzt 2025: Rechnungen von Kleinunternehmern können immer entweder als Rechnung in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden. Die Zustimmung bedarf keiner gesonderten Form. Es muss lediglich Einvernehmen über das Format bestehen. Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.
Bezug zum Meldesystem
Eng verbunden mit der Einführung der E-Rechnung ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich vorgesehene Einführung eines Meldesystems (Rn. 1). Die E-Rechnung bildet die technische Grundlage für das künftige nationale Meldesystem zur Umsatzsteuer (Rn. 41).
Anpassung steuerlicher Vorschriften
Die bisherigen steuerlichen Regeln werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst, wobei die Bedeutung einer Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne unverändert bleibt (Rn. 2).
Übergangsphase
Die Finanzverwaltung berücksichtigt – in der von Übergangsregelungen begleiteten Einführungsphase – den Transformationsprozess in angemessenem Umfang (Rn. 2, 62 ff.).
Rechtslage bis 31. Dezember 2024
Bis Ende 2024 konnten neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen (z. B. PDF, E-Mail) mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden (Rn. 3). Diese Formate sind jedoch ab 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen nur noch im Rahmen der Übergangszeiträume zulässig (Rn. 3, 62–65).
Rechnungsarten seit dem 1. Januar 2025
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Vertragsparteien vereinbartes Format sein, das eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Daten erlaubt (Rn. 4).
Wie bisher muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Bei Übermittlung mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder zulässigem EDI-Verfahren gelten sie als sichergestellt (Rn. 5, 33).
Alternativ genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Rn. 5).
„Lesbarkeit“ bedeutet, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar sein muss.
Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z. B. PDF) ist nicht erforderlich, aber optional (Rn. 6).
Ergänzt 2025: Rn. 6a/6b definieren und unterscheiden zwischen „Formatfehler“, „Geschäftsregelfehler“ und „Inhaltsfehler“. Formatfehler können dazu führen, dass die Rechnung nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung gilt. Bei Verstoß gegen umsatzsteuerliche Pflichtangaben liegt eine nicht ordnungsgemäße E-Rechnung vor (Einzelheiten vgl. Rn. 35a).
Sonstige Rechnungen: Hierunter fallen Papierrechnungen und nicht-strukturierte elektronische Formate (z. B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien, reine E-Mails) (Rn. 7).
Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen
Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird (Rn. 8).
Die Pflicht gilt auch für Leistungen an unternehmerisch tätige juristische Personen für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten (Rn. 9).
Nach neuem Recht ist zwischen der Verpflichtung zur E-Rechnung und der Möglichkeit einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden (Rn. 10).
Die Sechs-Monats-Frist zur Rechnungsausstellung bleibt unverändert (Rn. 11).
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen; die Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich, dieser muss aber technisch zum Empfang befähigt sein (Rn. 12 – 14).
Der Rechnungsaussteller kann sich auf die Angaben des Leistungsempfängers (z. B. USt-IdNr. oder W-IdNr.) verlassen, sofern keine gegenteiligen Informationen vorliegen (Rn. 15).
Zulässige Rechnungsformate
E-Rechnungen können sowohl in rein strukturierten als auch in hybriden Formaten erstellt werden (Rn. 24 ff.).
Welches zulässige Format gewählt wird, ist zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren (Rn. 27).
Zulässige nationale Formate: XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Zulässige europäische Formate: z. B. Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing (Rn. 26).
Rein strukturierte Formate: müssen der Norm EN 16931 entsprechen (Rn. 28–29).
Hybride Formate: bestehen aus XML- und PDF-Teil; XML hat Vorrang (Rn. 30–31).
Enthält der Bildteil abweichende Angaben, liegt ggf. eine zusätzliche Rechnung nach § 14c UStG vor (Rn. 32).
Andere Formate: zwischen den Parteien vereinbar, sofern vollständige und korrekte Datenextraktion gewährleistet ist. Dann bleibt die Weiternutzung von EDI-Verfahren zulässig (Rn. 33–34).
Anhänge (Einzelheiten vgl. Rn. 35): Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein; ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht nicht. Die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben zur Leistungsbeschreibung müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen und die Kontrollfunktion der Rechnung gewährleisten können. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF). Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt die notwendigen Voraussetzungen nicht.
Neu Rn. 35a: Einsatz von Validierungstools zulässig; Validierungsbericht kann als Nachweis der Sorgfalt aufbewahrt werden.
Übermittlung und Empfang
Übermittlung per E-Mail, Schnittstelle, Portal oder zentralem Speicherort (Rn. 36–39).
Externe Dienstleister sind zulässig (Rn. 37).
Mehrfache Übersendung ist zulässig, wenn identisch (Rn. 39).
Seit dem 1. Januar 2025 besteht die Empfangspflicht (Rn. 40, 62).
Ein E-Mail-Postfach genügt noch (vgl. Rn. 40).
Die technischen Übertragungswege werden im Rahmen der Konzeption eines nationalen Meldesystems neu zu definieren sein (vgl. Rn. 41).
Verträge und Dauerrechnungen
Verträge können unter bestimmten Voraussetzungen als Rechnung gelten (vgl. Rn. 44–46).
Bei Dauerschuldverhältnissen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Zeitraum. Gilt nur, solange sich Pflichtangaben nicht ändern; Änderungen (z. B. Mieterhöhung) erfordern eine neue/berichtigte E-Rechnung (vgl. Rn. 45). Bei Dauerrechnungen, die als sonstige Rechnungen vor dem 1. Januar 2027 erteilt werden, ist keine zusätzliche E-Rechnung notwendig, solange Rechnungsangaben sich nicht ändern (vgl. Rn. 46).
End- oder Restrechnungen nach Vorauszahlungen: Bis 31. Dezember 2027 werden Anhanglösungen nicht beanstandet (vgl. Rn. 47–48).
Berichtigung und Änderung der Bemessungsgrundlage
E-Rechnungen können berichtigt werden (Rn. 49).
Rn. 51a/b neu: Unterscheidung zwischen Änderung der Bemessungsgrundlage und Leistungsänderung – bei Leistungsänderung ist eine neue oder berichtigte E-Rechnung erforderlich.
Vorsteuerabzug
Wenn E-Rechnungspflicht besteht, berechtigt nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung zum Vorsteuerabzug (Rn. 55 ff.).
Wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist kein Vorsteuerabzug möglich; Berichtigung durch E-Rechnung notwendig (Rn. 57).
Während des Übergangszeitraums wird der Vorsteuerabzug bei offensichtlich gutgläubiger Annahme nicht beanstandet (Einzelheiten vgl. Rn. 59).
Aufbewahrung
Doppel von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil unverändert im Ursprungsformat aufzubewahren. Für Umsatzsteuerzwecke zulässig auch außerhalb GoBD-konformer Systeme, sofern Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit nachweislich gewährleistet sind (Einzelheiten vgl. Rn. 60/61 n.F.).
Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG)
Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen (Papier oder nicht-strukturierte Formate) ausgestellt werden (Rn. 63).
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit Gesamtumsatz bis 800 000 € im Vorjahr dürfen ebenfalls sonstige Rechnungen verwenden (Rn. 64).
EDI-Verfahren können bis Ende 2027 weiter genutzt werden (Rn. 65).
Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist ab 1. Januar 2025.