Arbeitszeugnis verfassen

Einleitung

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie unter Umständen auch im bestehenden Arbeitsverhältnis haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es gibt unterschiedliche Arten von Arbeitszeugnissen und Mindestanforderungen an den Inhalt. Für Unternehmer ist zudem die Kenntnis der Zeugnissprache wichtig. Erfahren Sie jetzt alles Wichtige zum Arbeitszeugnis.

Den gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gibt es seit Januar 1900

Kurz zur Geschichte, denn der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis wurde bereits am 1. Januar 1900 gesetzlich durch Inkrafttreten des Bürgerlichen Gesetzbuches festgelegt. Demnach können alle Arbeitnehmer ein Zeugnis verlangen, das die Leistung und Führung der Person beurteilt. Es soll eine angemessene Formulierung mit gerechter Beurteilung erfolgen, die den Leser über die Qualifikation und Leistung informiert. Ein Arbeitnehmer kann von seinem Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis fordern, das über die Art und Dauer der Tätigkeit Auskunft gibt. Auf Wunsch enthält es zusätzlich Informationen zu den erbrachten Leistungen und dem Verhalten. Arbeitnehmer können sich das Zeugnis während des bestehenden Arbeitsverhältnisses oder bei dessen Beendigung ausstellen lassen.

Welche Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Heute gilt: Nach § 109 der Gewerbeordnung hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruchauf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dazu gehören auch geringfügig Beschäftigte sowie Arbeitnehmer in der Probezeit und in Teilzeit- oder Nebentätigkeitsverhältnissen.

Nach §§ 16, 26 BBiG steht der Anspruch auf ein Zeugnis außerdem Auszubildenden und Praktikanten zu, genauso nach § 630 BGB arbeitnehmerähnlichen Personen wie z. B. „kleinen“ Handelsvertretern gemäß § 84 Abs. 2 HGB oder Heimarbeitern.

Das Zeugnis ist innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erstellen. Ist das Zeugnis erstellt, ist der Zeugnisanspruch eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis grundsätzlich selbst vom Arbeitgeber abholen muss. Zur Übermittlung auf dem Postweg ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, es sei denn, das Abholen wäre unzumutbar, da mit zu hohem Aufwand für den Arbeitnehmer verbunden.

Wann verjährt und verwirkt der Anspruch?

Für den Anspruch auf Ausstellung gilt nach §195 BGB die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese Frist beginnt nach §199 BGB mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch auf das Arbeitszeugnis entstanden ist, also mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis sein Ende gefunden hat.

Außerdem ist die sogenannte Verwirkung des Zeugnisanspruchs möglich. Eine Verwirkung tritt ein, wenn der Arbeitnehmer sein Recht über längere Zeit hin nicht ausgeübt hat (Zeitmoment) und dadurch bei dem Arbeitgeber die Überzeugung hervorgerufen hat, er werde sein Recht nicht mehr geltend machen (Umstandsmoment). Dies hat zur Folge, dass dem Arbeitgeber die Erfüllung des Rechts nach Treu und Glauben nicht mehr zumutbar ist.

Die unterschiedlichen Arbeitszeugnisse

Zu unterscheiden sind das Endzeugnis, das bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen ist, und das Zwischenzeugnis im laufenden Arbeitsverhältnis. Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis im laufenden Arbeitsverhältnis besteht für Arbeitnehmer mit berechtigtem Interesse an der Ausstellung. Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht insbesondere immer dann, wenn es zu erheblichen inhaltlichen Veränderungen im Arbeitsverhältnis kommt, so zum Beispiel bei

• Versetzung oder Beförderung des Arbeitnehmers
• sonstigen wesentlichen Veränderungen im Aufgabengebiet
• Wechsel des Vorgesetzten.

Auch Gründe wie Elternzeit und anderweitige Bewerbungen können das berechtigte Interesse rechtfertigen. Das Zwischenzeugnis ist in einem angemessenen Zeitraum zu erstellen.

Ebenfalls bei einer bevorstehenden Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zum Beispiel im Falle einer Kündigung seitens des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers, besteht ein Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses zum Zweck der Bewerbung. Das Endzeugnis muss der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen. Der Arbeitnehmer kann wählen, ob er ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis wünscht. Lässt sich der Arbeitnehmer ein einfaches Zeugnis ausstellen, enthält dieses nur Informationen über die Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit. Es stellt nur eine Bescheinigung dar, dass der Arbeitnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitraums in einer bestimmten Funktion für das Unternehmen tätig gewesen ist. Anders das qualifizierte Zeugnis, das zusätzlich über Leistungen und Verhalten im Arbeitsverhältnis Auskunft gibt.

Jeder Arbeitnehmer hat nach Ende seiner Tätigkeit Anspruch auf ein einfaches Zeugnis und auf Wunsch auf ein qualifiziertes Zeugnis. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. Das Zeugnis darf also auch nicht einbehalten werden, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise die Arbeitsbekleidung oder andere Betriebsmittel noch nicht zurückgegeben hat.

Arbeitszeugnisse und die Bedeutung der Zeugnissprache

Die Rechtsprechung fordert wahre und wohlwollend verfasste Zeugnisse. In der Folge hat sich daraus eine spezielle Zeugnissprache entwickelt. Die Anforderungen: Das Zeugnis muss verständlich und klar formuliert sein. Zudem darf es keine unklaren Formulierungen enthalten, die eine andere Deutung der Beurteilung zulassen als aus dem Zeugniswortlaut ersichtlich.

Die richtige Form und Mindestanforderungen

Für das Arbeitszeugnis gelten die im Geschäftsleben typischen Mindestanforderungen. Die äußere Form darf nicht den Eindruck einer Distanzierung des Arbeitgebers vom Wortlaut erwecken. Die Anforderungen an ein Arbeitszeugnis sind:

• Es wird maschinell verfasst und auf dem üblichen Geschäftspapier gedruckt.
• Es ist ordentlich und sauber geschrieben und enthält keine Flecken, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches.
• Die Angabe von Ort und Datum ist Pflicht. Das Zeugnis ist auf den Ausstellungstag zu datieren. In der Praxis erfolgt die Datierung im Interesse des Arbeitnehmers häufig auf das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Eine Unterschrift ist ebenfalls Pflicht und muss handschriftlich vom Arbeitgeber oder seinem Vertreter erfolgen. Bei Unterschrift durch den Vertreter ist dies besonders kenntlich zu machen.

Musterbeispiel: einfaches Arbeitszeugnis

Zeugnis

Herr Peter Müller, geboren am 01.10.1977, war bei uns vom 1.5.2010 bis 30.06.2018 in Vollzeit als Lagerist tätig. Zu seinem Tätigkeitsgebiet gehörten folgende Aufgaben:

• Warenannahme und Wareneingangsabwicklung
• Eingangskontrolle
• Einlagerung von Waren
• Erfassung und Meldung bei Differenzen und Reklamationen
• Mithilfe bei Inventuren

Musterstadt, den 30. Juni 2018

Max Müller

Geschäftsführer

Hinweis: Eine Leistungs- oder Verhaltensbewertung findet im einfachen Arbeitszeugnis nicht statt.

Musterbeispiel: qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält neben den Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit auch Angaben über Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis. Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist somit umfassender gestaltet. Für den Arbeitgeber gilt: Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht sind zu beachten, das berufliche Weiterkommen soll nicht unnötig erschwert werden. Dabei sind Übertreibungen ebenfalls unerwünscht, da falsche Angaben in Arbeitszeugnissen zum Beispiel zum Fachwissen seitens des neuen Arbeitgebers zu Schadensersatzansprüchen führen können.

1. Überschrift

Bezeichnung passend auswählen: „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“, „vorläufiges Zeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“.

2. Personalien und optional Unternehmensbeschreibung

Vor- und Nachname des Arbeitnehmers, gegebenenfalls den akademischen Grad angeben. Üblich ist auch die Nennung von Geburtsdatum und Geburtsort. Der Verfasser kann das Unternehmen in ein bis zwei Sätzen mit Standort, Branche, Anzahl der Mitarbeiter, Produkten oder Dienstleistungen vorstellen.

3. Beschäftigungsdauer

Angabe des Anfangs- und Enddatums.

4. Beschreibung der Aufgaben und Tätigkeit

Informationen über hierarchische Position, Kompetenzen und Verantwortung sowie den Werdegang im Unternehmen. Die Hauptaufgaben gehören an den Anfang, Routineaufgaben oder Aufgaben von geringer Wichtigkeit an das Ende der Aufzählung und Beschreibung.

Beispiel zu den Punkten eins bis vier:

Arbeitszeugnis

Herr Müller war vom 1.5.2010 bis 1.7.2018 als Verkäufer in unserem Betrieb tätig. Er arbeitete in der Warenannahme und unterstand dem Lagerleiter. Er war zuständig für die Beratung von Kunden und … und zusätzlich mit …

5. Leistungsbeurteilung

Es findet in der Regel eine Bewertung derArbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise unddesArbeitserfolgs statt, bei Vorgesetzten auch desFührungsstils. Es geht um Kriterien wie

• Motivation
• Belastbarkeit
• Auffassungsgabe
• Fachwissen
• Weiterbildungsaktivitäten
• Arbeitsgüte, Arbeitstempo und -ökonomie.

Herr Müller zeichnete sich durch ein hohes Maß an Initiative und Engagement aus (=Motivation und Arbeitsbereitschaft). Dank seiner raschen Auffassungsgabe behielt er auch in hektischen Situationen die Übersicht. Sein Fachwissen und sein Umgang mit den Kunden sind besonders hervorzuheben (=Arbeitsbefähigung). Herr Müller arbeitet sorgfältig (=Arbeitsweise) und zeigt außergewöhnlichen Einsatz mit großem Verkaufserfolg (=Arbeitserfolg).

6. Eine zusammenfassende Beurteilung der Leistung

In der Praxis haben sich unter anderem die folgenden Formulierungen eingebürgert. Diese lassen sich in etwa mit einer Notenskala vergleichen. Die Tabelle zeigt übliche Formulierungen für die einzelnen Noten und gibt Beispiele für Alternativen.

7. Beurteilung des Sozialverhaltens und der sozialen Kompetenz

Wie hat sich der Arbeitnehmer gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen und Dritten wie Kunden verhalten? In der Praxis sind folgende Formulierungen üblich:

• Note 1: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets sehr vorbildlich.“
• Note 2: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets vorbildlich.“
• Note 3: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war einwandfrei.“
• Note 4: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden gab zu keinen Beanstandungen Anlass.“
• Note 5: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war insgesamt angemessen.“
• Note 6: Er/Sie bemühte sich um ein gutes Verhältnis zu seinen/ihren Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden.

8. Der Austrittsgrund und Schluss

Eine Formulierung des Austrittsgrunds erfolgt nur auf Wunsch des Arbeitnehmers, zum Beispiel bei einer betriebsbedingten Kündigung. Bei der Nennung des Grunds sind folgende Formulierungen üblich:

• Bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer: „… verlässt unsere Firma auf eigenen Wunsch.
• Bei einvernehmlicher Beendigung des Arbeitsvertrags: „Das Arbeitsverhältnis wurde per Aufhebungsvertrag einvernehmlich zum … beendet.“
• Wenn ein befristetes Arbeitsverhältnis ausläuft: „Mit dem heutigen Tag endete das befristete Arbeitsverhältnis.“

Der Schluss: Das Zeugnis endet in der Regel mit einem Dank an den Mitarbeiter, der Arbeitgeber drückt sein Bedauern über das Ende des Arbeitsverhältnisses aus und sendet seinem ehemaligen Arbeitnehmer für dessen berufliche Zukunft die besten Wünsche.

Hinweis: Einen Anspruch hat der Arbeitnehmer auf solch eine Schlussformulierung allerdings nicht. So hat es das Bundesarbeitsgericht im Dezember 2012 entschieden. Folgende Formulierungen sind in der Praxis üblich:

• Wenn das Unternehmen den Mitarbeiter sehr ungern verliert: „Wir bedauern sein Ausscheiden außerordentlich und bedanken uns für die stetssehrerfolgreiche und hervorragende Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm für seinen privaten und beruflichen Werdegang alles Gute.“
• Wenn das Unternehmen den Mitarbeiter ungern verliert: „Wir bedauern sein Ausscheiden und bedanken uns für die stets gute Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm persönlich alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“
• Bei einem normalen Austritt, der keine Lücke hinterlässt: „Wir bedauern sein Ausscheiden und wünschen für die Zukunft alles Gute.“
• Wenn die Firma über den Austritt froh ist: „Wir bedanken uns für das Streben nach einer gelungenen Leistung“.

9. Unterschrift

Das Zeugnis endet mit der Angabe von Ort und Datum sowie einer handgeschriebenen Unterschrift.

Welche Informationen gehören nicht ins Zeugnis?

Hinweise auf eine Tätigkeit im Betriebsrat oder der Gewerkschaft gehören nicht ins Zeugnis. Ebenso wenig einmalige Vorfälle, die für das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers keine charakterisierende Rolle spielen. Aussagen über den Gesundheitszustand oder eine Behinderung sind tabu, ebenfalls über längere Fehlzeiten. Im Einzelfall sind Ausnahmen möglich.

Der Zeugnisanspruch wird nicht erfüllt – welche Konsequenzen drohen?

Der Arbeitnehmer kann die Ausstellung des Zeugnisses einklagen. Bei formalen Fehlern oder unzureichenden Inhalten hat er das Recht auf eine Berichtigung, ebenfalls wenn nötig per Klage. Darüber hinaus besteht für den Arbeitnehmer der Anspruch auf Schadenersatz, wenn das Zeugnis verweigert wird, unrichtig oder unvollständig ist und dadurch ein Schaden entsteht. Für den Schadenersatzanspruch muss der Arbeitnehmer die Ursächlichkeit durch die Verletzung der Ausstellungspflicht und eines Schadens, etwa durch eine in der Folge erfolglos gebliebenen Bewerbung darlegen und beweisen.

Was müssen Selbstständige und Kleinunternehmen beachten?

Auch für Kleinunternehmen ist das Verfassen von Arbeitszeugnissen ein Thema, ausscheidende Mitarbeiter haben unabhängig von der Betriebsgröße ein Recht auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat jeder Arbeitnehmer, auch die Aushilfe oder der Minijobber. Länge und Art der Beschäftigung spielen keine Rolle. Das Problem: Nach der Rechtsprechung muss es der Wahrheit entsprechen und zugleich wohlwollend sein. Leider verfügen kleine Firmen jedoch in der Regel über keine Personalabteilung mit entsprechend qualifiziertem Personal, das die Zeugnissprache beherrscht. Viele Unternehmer müssen die Arbeitszeugnisse daher selbst schreiben, obwohl ihnen häufig das Detailwissen fehlt.

Dabei kann es gerade in kleineren und mittleren Unternehmen vorkommen, dass ein Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis selbst erstellt oder mit Wunschformulierungen zum Chef kommt. Wer die Unterschrift unter dem Dokument leistet, bestätigt die Korrektheit des Inhalts. Genaues Lesen ist wichtig, da es zur Schadensersatzforderung kommen kann, wenn ein anderer Arbeitgeber aufgrund eines falschen Zeugnisses zu Schaden kommt.

Wenn das ausgestellte Arbeitszeugnis falsche Beurteilungen oder Tatsachen enthält, kann der Arbeitnehmer eine Neuerstellung verlangen. Kommt der Chef dem Wunsch nicht nach, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Klage vor dem Arbeitsgericht. In der Folge darf das Arbeitsgericht den Zeugnisinhalt überprüfen und gegebenenfalls Formulierungen festlegen. Der Arbeitgeber kann zur erneuten Erstellung verurteilt werden. Wünscht der Arbeitnehmer eine andere Formulierung, muss er die Gründe darlegen, warum er mit dem Inhalt nicht einverstanden ist und welche Formulierung stattdessen eingefügt werden soll.

Wichtig: Grundsätzlich besteht Anspruch auf eine mittlere, also befriedigende Beurteilung. Will der Arbeitnehmer eine bessere Beurteilung erreichen, muss er darlegen und beweisen, dass seine Leistung überdurchschnittlich war. Beurteilt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer schlechter, muss der Arbeitgeber die unterdurchschnittlichen Leistungen darlegen und beweisen.

Referenzen für Freiberufler

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf ein Arbeitszeugnis und solche werden im Lebenslauf erwartet. Was tun Freiberufler, die gar nicht als Angestellte gearbeitet haben?

Informationen darüber, wann jemand woran gearbeitet hat, sind natürlich für Vertragspartner von Freiberuflern ebenfalls wichtig, unabhängig davon, ob ein Arbeitsvertrag bestand oder nicht. Statt eines Dokuments mit der Bezeichnung Zeugnis spricht man bei Selbstständigen und Freiberuflern von Referenzen. Manch ein Auftraggeber erstellt Referenzen, die wie Zeugnisse aussehen, jedoch eine andere Überschrift tragen. Eine Norm gibt es für die Erstellung von Referenzen nicht, folgende Informationen sollten enthalten sein:

• Name des Auftraggebers
• Datum oder Zeitraum der erbrachten Dienstleistung
• Beschreibung der Tätigkeiten
• Aussage über die Zufriedenheit des Auftraggebers mit der gezeigten Leistung

Tipp für Freiberufler: Nutzen Sie die Möglichkeit der mündlichen Auskunft. Selbstständige und Freiberufler sollten ihre Auftraggeber bitten, deren Kontaktdaten auf ihren Bewerbungen nennen zu dürfen. Auf diese Weise können zukünftige Vertragspartner auf die Option der Auskunft zurückgreifen und sich bei ehemaligen Vertragspartnern über die erbrachten Leistungen informieren. Als Freiberufler bieten Sie mit dieser Möglichkeit einen guten Service an.

Zusammenfassung

Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Unter bestimmten Umständen besteht auch im laufenden Arbeitsverhältnis das Recht auf ein Zwischenzeugnis. Der Arbeitnehmer hat die Wahl zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis und bei Fehlern ein Recht auf Berichtigung. Der Arbeitgeber bzw. Unterzeichner des Dokuments bestätigt den Wahrheitsgehalt der im Zeugnis enthaltenen Informationen, spätere Arbeitgeber können bei Falschinformationen und einem hierdurch entstandenen Schaden unter Umständen Schadenersatzansprüche haben.