E-Kassen an- und abmelden

Von Eva Müller-Tauber, 11/2025

Ein vermeintlich normaler Gast kommt in ein Restaurant, speist dort vielleicht sogar. Dann weist er sich gegenüber dem Besitzer als Betriebsprüfer aus und verlangt freundlich, aber bestimmt Einblick in die Kassenaufzeichnungen und in die Kassenbuchführung des Gastrobetriebs. Im Zuge einer Kassen-Nachschau weist er den Inhaber darauf hin, dass dieser das neu angeschaffte elektronische Aufzeichnungssystem (Kassensystem) über „Mein ELSTER“ noch nicht dem Finanzamt gemeldet hat. Verunsichert wendet sich der betroffene Gastronom telefonisch an die IHK. „Darf er das, einfach so unangemeldet vorbeikommen und eine Kassenkontrolle durchführen? Und was hat es mit der Anmeldung des neuen Kassensystems auf sich?“

Finanzamt fristgerecht informieren

Solche und ähnliche Rückfragen von Unternehmern gleich welcher Branche bekommen die IHK-Steuerexperten gerade jetzt verstärkt. Denn im Zusammenhang mit elektronischen Kassensystemen (E-Kassen) gelten mittlerweile neue Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt. So müssen E-Aufzeichnungssysteme innerhalb von gewissen Fristen beim Finanzamt an- und abgemeldet werden.„Zudem wissen viele Unternehmer nicht, dass sogenannte steuerliche Nachschauen der Umsatzsteuer, der Lohnsteuer und eben auch der Kassen im Gegensatz zur normalen Außenprüfung nicht angekündigt werden müssen und meist auch nicht angekündigt werden“, erläutert IHK-Steuerexpertin Mira Pezo (siehe auch Artikel zur Betriebsprüfung im IHK-Magazin 10/2025: „KI als Beschleuniger" ).

Manipulation vorbeugen

Hintergrund der neuen gesetzlichen Vorgaben: Früher waren bei Kassensystemen Manipulationen sehr einfach. Daher hat der Gesetzgeber schon vor Jahren eine ganze Reihe von neuen Vorschriften eingeführt, die Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen erschweren sollen, unter anderem 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl 2016 I S.3152). Die Regelungen ermöglichen dem Finanzamt seit 2018 eine unangekündigte Prüfung.

Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle kassenrelevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden. „Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen Beamte während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten.“

Im laufenden Jahr 2025 sind weitere Vorschriften hinzugekommen, die elektronische Aufzeichnungssysteme und damit auch elektronische Kassensysteme Beziehungsweise Registrierkassen betreffen. So müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 ihre E-Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt melden. Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ mittels eines amtlichen Onlineformulars oder über eine Software mittels ERiC-Schnittstelle. ERiC steht für Elster Rich Client.

Vor dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme mussten bereits bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. „Wer diese Frist versäumt hat, sollte die Meldung baldmöglichst nachholen“, sagt IHK-Expertin Pezo.

Weiterhin gilt:

• Nach dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme: Diese müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
• Außerbetriebnahme: Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
• Wichtiger Hinweis: Vor der Meldung der Außerbetriebnahme muss die ursprüngliche Anschaffung gemeldet sein.
• Besondere Regelungen: Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme müssen gemeldet werden, als wären sie gekauft.

Das Bundesministerium der Finanzen stellt eine Ausfüllanleitung zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme bereit, die Schritt für Schritt durch den Prozess führt.

Wichtig: Diese Ausfüllanleitung ist nicht an das Finanzamt zu senden.

Kassenbuchführung muss stimmen

Steuerexpertin Pezo weist darauf hin, dass die ordnungsgemäße Kassenbuchführung nach den gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen von besonderer Bedeutung ist. Das gelte bei E-Kassen wie auch bei offenen Ladenkassen, die es gerade in kleineren Geschäften immer noch gibt und auch geben darf. „Denn der Gesetzgeber schreibt derzeit keine bestimmte Form der Kassenführung vor.“

Stellen die Prüfer Manipulationen oder erhebliche Mängel im Kassenbuch oder den Kassenberichten der Registrierkasse fest, sind sie berechtigt, die Besteuerungsgrundlage beim Punkt „Bareinnahmen“ zu schätzen. „Diese Einschätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus und können für den Unternehmer existenzbedrohend sein“, warnt IHK-Steuerfachfrau Pezo.