Mitarbeiterwohnungen: Worauf es ankommt

Von Eva Müller-Tauber, IHK-Magazin 09/2023

Gleich vorab: Auch für Werkswohnungen gelten grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Mietrechts. Aus dem Zusammenspiel mit dem Arbeitsvertrag können sich aber Besonderheiten ergeben.

„So besitzen die ›mietrechtlichen Rahmenbedingungen‹ einen arbeitsrechtlichen Aspekt, weil je nach Konstellation bei der Beendigung des Mietvertrags auch die Beendigung des Arbeitsvertrags eine Rolle spielt“, erläutert IHK-Arbeitsrechtsexpertin Frauke Kamp. Denn in der Regel möchte jedes Unternehmen, dass Arbeits- und Mietvertrag gleichzeitig enden, damit es den Wohnraum zeitnah aktuellen oder künftigen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen kann. Welche besonderen Vorschriften angewendet werden, hängt vom Wohnungs- und dem damit verbundenen Vertragstyp ab:

Vorschriften vom Wohnungstyp abhängig

Von einer Werkmietwohnung (§ 576 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) spricht man, wenn der Arbeitsvertrag der Anlass für den Abschluss des Mietvertrags ist, aber 2 getrennte Verträge bestehen (Arbeits- und Mietvertrag). Wird der Arbeitsvertrag beendet, gilt für den Mietvertrag in der Regel eine Kündigungsfrist von lediglich 3 Monaten – vorausgesetzt, das Mietverhältnis besteht weniger als 10 Jahre und die Kündigung erfolgt, weil der Vermieter die Wohnung für einen anderen Arbeitnehmer benötigt.

Bei einer Werkdienstwohnung (§ 576 b BGB) gehört die Überlassung des Wohnraums zum Gehalt, ist Teil der Gegenleistung für die Arbeitsleistung. Es gibt somit nur einen einheitlichen Vertrag. Daher endet grundsätzlich mit dem Ende des Arbeitsvertrags auch die Wohnungsüberlassung. Allerdings gilt dies nicht für Wohnungen, die der Arbeitnehmer überwiegend mit Einrichtungsgegenständen ausgestattet hat oder in der er mit seiner Familie lebt: Für solche Werkdienstwohnungen gelten die gleichen Regelungen wie für Werkmietwohnungen.

Befristung, Steuern & Co. beachten

Aus Arbeitgebersicht gut zu wissen: Ist das Arbeitsverhältnis von vornherein nur auf kurze Dauer angelegt, wie bei Mitarbeitern während der Ausbildung, während der Probezeit oder bei Saisonarbeitern, darf auch das Mietverhältnis entsprechend befristet werden.

Auch steuerliche Aspekte sollten Unternehmen im Blick behalten, wenn sie vergünstigte Mitarbeiterwohnungen anbieten. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Wohnraum zu einem Preis unterhalb der ortsüblichen Miete, entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil (§ 8 Einkommensteuergesetz – EStG). „Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass die Differenz zwischen ortsüblicher und vergünstigter Miete als zusätzlicher Gehaltsbestandteil gesehen wird und somit der Einkommensteuer unterliegt“, erläutert IHK-Steuerreferentin Anne-Christina Schulte.

Geringere Miete als Mehrwert

Um die ortsübliche Miete zu berechnen, werden regelmäßig Mietspiegel, Gutachten oder Vergleichswohnungen herangezogen. „Damit sie ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen tatsächlichen Mehrwert bieten, sollten Unternehmen daher die Miethöhe im Blick haben“, rät die IHK-Expertin.

Geldwerten Vorteil berücksichtigen

Es gibt Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil bei der verbilligten Überlassung von Mitarbeiterwohnungen durch den Arbeitgeber zu vermeiden beziehungsweise zu verringern:

• Ein (lohn-)steuerpflichtiger Vorteil (geldwerter Vorteil) entfällt (gemäß § 8 Abs. 2 Satz 12 EStG), sofern der Arbeitnehmer mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete zahlt und diese nicht mehr als 25 Euro pro Quadratmeter beträgt (exklusive umlagefähige Kosten gemäß Betriebskostenverordnung – BetrKV).
• Alternativ lässt sich der geldwerte Vorteil um einen Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro jährlich verringern (§ 8 Abs. 3 EStG). Dies trifft jedoch nur auf Unternehmen zu, die mindestens in gleichem Umfang Wohnungen an fremde Dritte vermieten.

Achtung: Die gleichzeitige Anwendung beider Möglichkeiten ist nicht zulässig.