Krankmeldung und Krankschreibung

Wann muss der Arbeitnehmer sich wie krankmelden?

Zu unterscheiden ist zwischen

• der Krankmeldung
• und der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch "Krankschreibung" oder "(ärztliches) Attest" genannt), die für gesetzlich Versicherte jetzt in elektronischer Form erfolgt.

Im Falle einer Erkrankung, die zur Arbeitsunfähigkeit führt, treffen Arbeitnehmer zwei Pflichten: Die Anzeigepflicht und die Nachweispflicht.

Inhalt der Anzeigepflicht ist es, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer zu informieren (Krankmeldung).

Unverzüglich bedeutet "ohne schuldhaftes Zögern" also sobald die Arbeitsunfähigkeit bekannt ist, am besten noch vor Arbeitsbeginn. Eine bestimmte Form ist für die Mitteilung gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es muss aber sichergestellt sein, dass die Nachricht den Arbeitgeber zeitnah erreicht. Möglich ist zum Beispiel eine telefonisch oder mündliche Mitteilung oder auch elektronische Übermittlung per E-Mail, SMS oder Whatsapp. Die Krankmeldung kann auch durch Dritte, etwa nahe Angehörige erfolgen. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer ein Kommunikationsmittel wählen, das sicherstellt, dass der Arbeitgeber unverzüglich Kenntnis erlangt.

Der Arbeitgeber kann bestimmte Meldewege festlegen oder vorschreiben, wem gegenüber eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit angezeigt werden muss.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) eines Arztes ist erforderlich, wenn absehbar ist, dass die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage dauert. Maßgeblich sind Kalendertage, nicht Arbeitstage. Wenn eine am Freitag aufgetretene Erkrankung über das Wochenende hinaus andauert, ist der Montag bereits der vierte Tag, auch wenn am Samstag und Sonntag ohnehin keine Arbeitsverpflichtung bestand. Spätestens am Montag ist dann also eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit notwendig.

Aber: Der Arbeitgeber hat - auch ohne besondere Verdachtsmomente - das Recht, die ärztliche Bescheinigung früher zu verlangen. Dies darf aber nicht schikanös sein.

Die frühere Anforderung einer ärztlichen Bescheinigung bereits kann auch noch im Einzelfall für eine aktuell mitgeteilte Erkrankung erfolgen. In diesem Fall muss dem Arbeitnehmer allerdings noch eine angemessene Zeitspanne eingeräumt werden, um einen Arzt aufzusuchen. Daher führt die frühere Anforderung anlässlich einer aktuellen Erkrankung im Regelfallnicht dazu, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung tatsächlich früher vorliegt.

Möglich ist auch die generelle Vereinbarung einer früheren Vorlagepflicht. Es kann schon im Arbeitsvertrag vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer bereits für den ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen hat. Ob eine solche Regelung sinnvoll ist, sollten Arbeitgeber allerdings gut überlegen: Einerseits kann die Pflicht zum früheren Aufsuchen eines Arztes möglicherweise potentielle "Blaumacher" abschrecken. Andererseits sollte bedacht werden, das ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in den seltensten Fällen lediglich für einen Tag ausgestellt werden. Wenn Arbeitnehmer bereits am ersten Krankheitstag einen Arzt aufsuchen müssen, könnte dies rein tatsächlich zu einem längeren Ausfall führen. Außerdem birgt der Besuch der Arztpraxis häufig auch das Risiko, sich mit anderen Erkrankungen anzustecken.

Sonderfall krankes Kind: Meldet sich ein Arbeitnehmer "krank", weil ein Kind krank ist, dann setzt dies voraus, dass die Betreuung notwendig und eine anderweitige Versorgung des Kindes nicht möglich ist. Der Arbeitgeber kann eine Bescheinigung des Kinderarztes verlangen, in der die Notwendigkeit der Betreuung des Kindes bescheinigt wird. Der Anspruch auf bezahlte Freistellung für eine "verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit" durch den Arbeitgeber kann aber ausgeschlossen werden. Ist dies der Fall, haben Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen aus dem SGB einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung gegen den Arbeitgeber sowie - je nach Versicherung - auf Kinderkrankengeld gegen die Krankenkasse.

Was muss eine Krankmeldung enthalten?

Eine Krankmeldung informiert darüber,

• dass der Arbeitnehmer krank ist
• und wie lange die Erkrankung voraussichtlich dauert.
• Die Art der Erkrankung ist weder in der Krankmeldung noch der Arbeitsunfähgikeitsbescheinigung anzugeben.

Telefonische Krankschreibung jetzt dauerhaft möglich

Telefonische Krankschreibung ist wieder da

Um Kontakte zu vermeiden, war während der Corona-Pandemie die Möglichkeit eingeführt worden, Arbeitsunfähigkeit bei leichten Atemwegserkrankungen telefonisch durch den Arzt feststellen zu lassen. Diese Sonderregelung war Ende März 2023 ausgelaufen. Seit dem 7. Dezember 2023 ist sie wieder möglich und gilt dauerhaft.

Voraussetzung für eine telefonische Krankschreibung:

• Der Patient muss in der Praxis bereits bekannt sein.
• Es muss sich um eine Erkrankung handeln, die "keine schwere Symptomatik" aufweist, also z. B. Atemwegserkrankungen, Magenprobleme und ähnliches. Bei schweren Krankheitsverläufen ist ein persönlicher Arztbesuch notwendig.
• Bei einer telefonischen Krankschreibung muss sich die Arztpraxis versichern, dass wirklich der Patient am Apparat ist.
• Eine telefonische Krankschreibung ist nur möglich, wenn es keine Videosprechstunde gibt.

Die erstmalige Feststellung der Arbeitsunfähigkeit per Telefon soll nicht über einen zeitraum von fünf Kalendertagen hinausgehen.

Was bedeutet die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eAU für Unternehmen?

Seit wann gibt es die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Seit dem 01.01.2023 gilt die eAU verpflichtend für alle Arbeitgeber. Zuvor lief bereits eine Pilotphase.

Für welche Arbeitnehmer gilt die eAU?

Das System der elektronischen Krankschreibung besteht für den Regelfall der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit eines gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmers durch einen Kassenarzt.

In anderen Konstellationen muss der Arbeitnehmer weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorlegen. Dies gilt insbesondere für:

• privat krankenversicherte Arbeitnehmer
• Minijobber in Privathaushalten
• Bescheinigung von Ärzten, die nicht der vertragsärztlichen Versorgung angehören. Das sind zum einen Privatärzte, aber auch Ärzte im Ausland.
• Bescheinigung bei Erkrankung des Kindes

Wie läuft die elektronische Krankschreibung ab?

Der generelle Ablauf bei einer Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Erkrankung bleibt auch nach Einführung der elektronischen Krankschreibung gleich.

Lediglich der Prozess der Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird digitalisiert: Während bisher der Arzt einen gelben Schein aus Papier ausfüllte und der Arbeitnehmer diesen Schein zum Arbeitgeber trug, erfolgt zukünftig Ausstellung und Übermittlung auf elektronischem Weg.

Für die Anzeigepflicht ändert sich nichts: Sobald der Arbeitnehmer weiß, dass er krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, muss er den Arbeitgeber unverzüglich über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer informieren

Falls eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen ist, also bei Erkankung von mehr als drei Tagen oder bei vereinbarter früherer Vorlagepflicht, gilt folgender Ablauf:

• Der Arzt untersucht den Patienten (ggf. auch telefonisch).
• Der Arzt meldet der Krankenkasse die Erkrankung und die Dauer der Erkrankung auf elektronischem Wege.
• Der Arbeitgeber erhält die Informationen zur ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr vom Arbeitnehmer, sondern er ruft diese Daten elektronisch bei dessen Krankenkasse ab.
• Bei diesem Abruf erhält der Arbeitgeber alle Informationen, die vormals auf dem "gelben Schein" ausgewiesen waren, insbesondere zur Dauer der Erkrankung, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist und ob es sich möglicherweise um die Folgen eines Arbeitsunfalles handelt.
• Der "gelbe Schein" wird nicht mehr ausgestellt oder übermittelt.
• Zusätzlich hat der Patient beim Arzt den Anspruch auf eine schriftliche Bestätigung der Erkrankung. Damit liegt ihm weiterhin ein schriftlicher Beweis vor, so dass etwa auch bei technischen Problemen bei der Übermittlung ein Nachweis geführt werden kann. Dieses Exemplat muss der Arbeitnehmer aber nicht beim Arbeitgeber einreichen, da der Arbeitgeber die Bescheinigung elektronisch abrufen kann.

Was muss der Arbeitgeber beim Abruf beachten?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzuhalten. Das kann ebenso wie die Entgeltabrechnung natürlich auch über einen externen Dienstleister, z. B. Steuerberater, abgewickelt werden. Der Abruf funktioniert über den Datenaustausch eAU, notwendig ist das Vorhandensein einer entsprechenden Schnittstelle im eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramm. Gängige Abrechnungssoftware dürfte diese technischen Voraussetzungen im Regelfall erfüllen.

Der elektronische Abruf ist nur mit entsprechender Berechtigung zulässig. Es muss sich um einen Arbeitnehmer des Unternehmens handeln und dieser muss bereits eine Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt haben.

Es ist nicht zulässig, Daten zur Arbeitsunfähigkeit ohne konkrete Krankmeldung abzufragen.

Sonderfall Minijobber

Auch für Beschäftigte in Minijobs gilt die elektronische Krankschreibung. In der Regel kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse des Mitarbeitenden alledings nicht, er muss sie also spätestens bei der Krankmeldung erfragen, um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen zu können.

Tipp: Fragen Sie die Krankenkasse Ihrer Minijobber schon bei der Einstellung ab und nehmen Sie diese Information zu den Abrechnungsunterlagen.

Geht jetzt alles schneller?

Nicht unbedingt. Zum einen werden die Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen meist gesammelt am Abend an die Krankenkassen übermitteln, zum anderen kann es auch bei den Krankenkassen noch dauern, bis die Daten zur Verfügung gestellt werden. Da in der Regel eine ärztliche Krankschreibung erst nach drei Tagen erforderlich ist und noch ein Puffer für Übermittlungszeiten eingebaut werden sollte, wird empfohlen, die Abfrage erst etwa am fünften Krankheitstag vorzunehmen.

Hinzu kommt: Häufig sind in einem Unternehmen sowohl gesetzlich als auch privat krankenversicherte Arbeitnehmer beschäftigt. In diesem Fall müssen Arbeitgeber auch weiterhin mit der Papier-Version des "gelben Scheins" arbeiten, da Privatversicherte bisher nicht am System der eAU teilnehmen.

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