Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gegenüber Mitgliedsunternehmen und Inhabern gewerberechtlicher IHK-Erlaubnisse (Verbundzuständigkeit)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit einer Gewerbemeldung (An-/Um-, Abmeldung).

Quelle der Daten

IHKs bekommen in der Regel die Daten Ihrer Gewerbemeldung von der für Ihren Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO). Ferner erhalten IHKs Finanzamtsdaten zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO).
Ferner dürfen Industrie- und Handelskammern bei nichtöffentlichen Stellen (z. B. Nachsendedienste) und aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Telefonbuch, Handelsregister) die Daten der Gewerbemeldung (nach § 14 Absatz 8 Satz 1 Nummer 1 in Verbindung mit Satz 2 der Gewerbeordnung sowie der Rechtsverordnung nach § 14 Absatz 14 der Gewerbeordnung) erheben, wenn die zu erfüllende Verwaltungsaufgabe ihrer Art nach oder im Einzelfall eine solche Erhebung erforderlich macht, wenn die Erhebung bei der betroffenen Person einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde oder keinen Erfolg verspricht oder es sich um Daten aus allgemein zugänglichen Quellen handelt.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern
Max-Joseph-Straße 2
D-80333 München
Telefon +49 89 5116-0
Fax +49 89 5116-1306
E-Mail info@muenchen.ihk.de

3. Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der IHK für München und Oberbayern erreichen Sie unter der o. g. Anschrift, z. H. der Datenschutzbeauftragten,
Tel. +49 89 5116-0
Fax +49 89 5116-1306
E-Mail: datenschutzbeauftragter@muenchen.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Gemäß § 9 Abs.1 Satz 1 IHKG sind die Industrie- und Handelskammern berechtigt, die Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen zu verarbeiten, die in § 14 Absatz 8 Satz 1 Nummer 1 und Satz 2 der Gewerbeordnung (GewO) sowie der Rechtsverordnung nach § 14 Absatz 8 GewO aufgeführt sind (Angaben zum Betriebsinhaber und zum Betrieb). Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist die Erfüllung von Aufgaben, die uns nach dem Industrie- und Handelskammergesetz (IHKG) oder anderen Gesetzen (z. B. BBiG) übertragenen sind. IHK-zugehörige Unternehmen sind bezogen auf Daten nach § 9 Abs. 1 IHKG auskunftspflichtig, wenn deren Industrie- und Handelskammer Daten der Gewerbemeldung teilweise oder vollständig im Wege der Direkterhebung erheben (§ 9 Abs. 1 Sätze 4 und 5 IHKG).

Aufgaben nach IHKG

Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:

• Feststellung von Beginn und Ende einer IHK-Zugehörigkeit, § 2 Abs. 1 IHKG
• Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG
• Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
• Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG
• Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
• Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
• Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken, § 9 IHKG

Hoheitliche und sonstige gesetzliche Aufgaben

Die Datenverarbeitung erfolgt ferner zur Erfüllung von Rechtspflichten wie hoheitlichen (z. B. Berufliche Bildung, Gewerbeerlaubnisbehörde für Gewerbeerlaubnisse nach § 34 c bis i GewO) und sonstigen gesetzlichen Aufgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, ferner zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse erforderlichen Aufgabe gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Eine Übersicht zu den Aufgaben und der jeweiligen Rechtsgrundlage finden Sie hier.

Erhebung von IHK-Beiträgen

Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG sind die Industrie- und Handelskammern weiter berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge Kammerzugehöriger die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Über diese Daten verfügen wir gemäß § 9 Abs. 2 IHKG aufgrund der Übermittlung durch die Finanzverwaltung an die Arbeitsgemeinschaft Kammerleitstelle für Beitragsbemessungsgrundlagen (AKB) e. V.. Diese leitet die Finanzdaten auf der Basis eines Vertrags über Auftragsverarbeitung an die zuständige(n) IHKs weiter. Diese Daten werden zum Zweck der Feststellung von Anfang und Ende der Kammerzugehörigkeit und der Beitragsfestsetzung verarbeitet.

Berufliche Bildung

Weiterhin sind die Industrie- und Handelskammern gemäß § 1 IHKG iVm Berufsbildungsgesetz (BBiG) (v. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) für die Berufsbildung zuständig. Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung macht sich die IHK für München und Oberbayern ein umfassendes Bild vom Ausbildenden und der Ausbildungsstätte. Die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Angaben zu Ausbildungsbetrieben und deren verantwortlichen Ausbildern verarbeiten (insbesondere erheben) wir, sofern Sie Ausbildungsbetrieb sind oder werden. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der beruflichen Bildung verarbeitet.

Interne Verwaltungszwecke

Angaben für interne Verwaltungszwecke (z. B. Identnummer, Beitragsveranlagung und Art der Beitragspflicht; Datensperrkennzeichen) werden von der IHK selbst angelegt und in der Regel zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet.

Allgemeine Rechtsgrundlage

Nach Art. 4 Abs.1 BayDSG ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer ihr obliegenden Aufgabe erforderlich ist.

Soweit keine gesetzliche Regelung im bereichsspezifischen oder allgemeinen nationalen Datenschutzrecht besteht (wie etwa auch Art. 4 Abs. 1 BayDSG – ggf. iVm Art. 6 Abs. 2 BayDSG) besteht, kommen als Rechtsgrundlagen die Tatbestände nach Art. 6 DSGVO (insbesondere Art. 6 Abs. 1 c [Rechtspflicht] und e [Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse] – bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 DSGVO in Verbindung mit Art. 8 BayDSG - in Betracht.

Jenseits der durch die DS-GVO eröffneten Verarbeitungszwecke kann die IHK für München und Oberbayern erhobene personenbezogene Daten nach Art. 4 Abs. 1 BayDSG iVm Art. 6 Abs. 2 BayDSG zu folgenden weiteren Zwecken verarbeiten:

Nr. 1.
Eine Verarbeitung liegt im Interesse der betroffenen Person und es besteht kein Grund zu der Annahme, dass die betroffene Person in Kenntnis des anderen Zweckes ihre Einwilligung hierzu verweigern (nicht bei entsprechender Datensperre) würde (z. B. Vorschlag für eine Ehrung, Gratulation zu einem Firmenjubiläum)

Nr. 2
Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Telefonbuch, Handelsregister) entnommen werden können oder welche die IHK als die Daten verarbeitende Stelle diese veröffentlichen durfte

Nr. 3
Eine Verarbeitung ist erforderlich
a) Zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder von Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung
b) Zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, zur Vollstreckung und zum Vollzug von Strafen oder Maßnahmen im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 8 des Strafgesetzbuchs oder von Erziehungsmaßregeln oder Zuchtmitteln im Sinne des Jugendgerichtsgesetzes oder zur Vollstreckung von Bußgeldentscheidungen,
c) Zur Durchführung wissenschaftlicher oder historischer Forschung, das wissenschaftliche oder historische Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens das Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Zweckänderung erheblich überwiegt und der Zweck der Forschung auf andere Weise nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand erreicht werden kann
d) Zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person
e) Zur Überprüfung von Angaben der betroffenen Person, weil tatsächliche Anhaltspunkte für deren Unrichtigkeit bestehen
f) Zum Vergleich von Angaben einer betroffenen Person zur Erlangung von finanziellen Leistungen öffentlicher Stellen mit anderen derartigen Angaben g) Zur Sicherung des Steuer- und Zollaufkommens

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die IHK für München und Oberbayern verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:

• Angaben zum Betriebsinhaber
• Angaben zum Betrieb
• Angaben für interne Verwaltungszwecke
• Daten zur Beitragsveranlagung
• Angaben zu Ausbildungsbetrieben

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Hinsichtlich der Übermittlung dieser Daten ist zu unterscheiden zwischen einer Weitergabe an öffentliche und an nicht-öffentliche Stellen. Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:

a) Öffentliche Stellen (z. B. Verwaltungsbehörden, Gerichte)

• sofern IHKs gesetzlich hierzu verpflichtet sind
• sofern dies zur Erfüllung von IHK-Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage (z. B. nach Landesdatenschutzgesetz) besteht

b) Nicht-öffentliche Stellen

• sofern diese im Wege des Adressservices bei IHKs Adressdaten von IHK-Unternehmen, deren Daten hierfür nicht gesperrt sind, bestellen.
• innerhalb der hierfür vorgesehenen Frist vor IHK-Wahlen an Kandidaten/innen für einen Sitz in der Vollversammlung und/oder in einem Regionalausschuss zur Bewerbung einer eigenen Kandidatur
• sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben
• Auftragsverarbeiter - Die IHK lässt die Daten auch von Dienstleistern verarbeiten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z. B. zur Durchführung und Organisation von IHK-Veranstaltungen, Hoster und sonstige IT-Dienstleister wie externe Administration, Wartung und Fernwartung; Websiten-Design, Cloud-Lösungen, Scandienstleister, Entsorger von Akten/Datenträger, Lettershops, Website-Tracking, Werbeagenturen.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Hierzu gilt: Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland oder in der EU/EWR verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen (z. B. Reisebuchung für Teilnehmer einer Wirtschaftsdelegation im Ausland nach Art. 49 Abs. 1 b DS-GVO) findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHKs und/oder aus steuerrechtlichen Aspekten. In allen anderen Fällen besteht ein Löschkonzept. Bezogen auf die Verwaltung der Stammdaten inklusive der Firmenakten von HR (=Handelsregister-Unternehmen) und KGT (=Kleingewerbetreibende) besteht keine Aufbewahrungsfrist auch nach Gewerbeaufgabe, allerdings erfolgt eine selektive Zugangssperre (Einschränkung der Verarbeitung). Geschäftsbriefe werden für längstens sechs Jahre aufbewahrt, sofern nicht wegen Fördergeldern durch das Förderprojekt oder als Beweis gegen eine etwaige Schadensersatzforderung eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist. Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt. Ausnahme ist die Einwilligung der Teilnehmer zur Weiterverwendung der Daten wie für Marketing oder z. B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern. In diesem Fall erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

9. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch (z. B. gegen ein Mitgliedermailing) gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK für München und Oberbayern, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unser Informations- und Servicecenter unter Tel. 089 5116-0, Fax. 089 51161306, E-Mail: info@muenchen.ihk.de.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Tel: 089 212672-0
Fax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

10. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK für München und Oberbayern durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling‎

Die IHK für München und Oberbayern setzt keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ermöglichen.