Spendit

Mehr als eine digitale Essensmarke

Mit den Lösungen der Spendit AG können Firmen ihren Mitarbeitern Essenszuschüsse, Sachleistungen und andere monetäre Anreize zukommen lassen – mit sehr geringem Aufwand. EVA ELISABETH ERNST

Die Mitarbeiter der Spendit AG haben die Wahl: Wollen sie ihr Mittagessen im Supermarkt oder am Kiosk kaufen? Oder beim Imbissstand verbeischauen? Oder doch lieber in einem der Restaurants und Cafés rund um den Firmensitz im Münchner Glockenbachviertel einkehren? In jedem Fall zahlt der Arbeitgeber mit. Von Spendit erhalten sie für jeden Arbeitstag bis zu 6,27 Euro als steuerfreien Zuschuss. Dank einer App funktioniert das ohne aufwendiges Abrechnungsverfahren: Die Mitarbeiter müssen nur den Beleg mit ihrem Smartphone fotografieren. Den Zuschuss überweist ihnen ihr Arbeitgeber monatlich mit dem Gehalt. Das kommt nicht nur beim 32-köpfigen Spendit-Team sehr gut an, sondern auch bei mehreren tausend Mitarbeitern in über 350 deutschen und österreichischen Unternehmen. Denn die App mit dem passenden Namen Lunchit ist das jüngste Produkt des Fintech-Startups Spendit, das sich auf digitale Lösungen rund um Benefits für Mitarbeiter spezialisiert hat. „Die Software liest die Inhalte des Belegs und überprüft ihn unter anderem im Hinblick auf Wochentag und Ausstellungsort“, erklärt Florian Gottschaller, der Spendit im März 2014 gemeinsam mit Ralph Meyer gegründet hat. Damit kann zum Beispiel verhindert werden, dass der Arbeitgeber den Kauf von Zigaretten bezuschusst. Auch Quittungen, die am Sonntag oder im Ausland ausgestellt werden, lassen sich identifizieren. Dann fragt die App nach, ob dieser Beleg tatsächlich eingereicht werden soll. Der Arbeitgeber lädt sich die Daten der steuerrechtlich zuschussberechtigten Mittagessensausgaben seiner Mitarbeiter herunter und lässt sie über eine Datenschnittstelle in seine Lohnbuchhaltung einfließen. „Es handelt sich um eine komplett digitale Lösung, die vom Prinzip des mündigen Mitarbeiters ausgeht“, so Gottschaller. „Bereits 2013 haben wir darüber nachgedacht, wie Unternehmen, die keine eigene Kantine unterhalten, ihren Mitarbeitern die steuerfreien Essenszuschüsse gewähren können“, erinnert sich Mitgründer Meyer. „Die bislang üblichen Gutscheinverfahren sind unserer Erfahrung nach relativ aufwendig, steuerlich unsicher, und die Mitarbeiter können ihre Schecks nur bei ausgewählten Akzeptanzstellen einlösen.“ Die Grundzüge des technischen Lösungsansatzes mittels App wurden bei einem Hackathon entwickelt, bei dem sich mehrere Teams von Business-Querdenkern und Softwareentwicklern mit der Aufgabenstellung auseinandersetzten. Eine ungleich größere Herausforderung war es, die Finanzbehörden davon zu überzeugen, dass die Lunchit-Prozesse die Anforderungen des deutschen Steuerrechts erfüllen. „Bereits bei der Entwicklung von Lunchit haben wir Steuerexperten eingebunden“, sagt Meyer. Dennoch dauerte es über ein Jahr, bis die Finanzbehörden grünes Licht für Lunchit gaben. „Dies gelang nicht zuletzt durch die Unterstützung der Steuerfachleute bei der IHK für München und Oberbayern“, so Meyer.

Extras vom Arbeitgeber – per Kreditkarte

Auch für ihr erstes Produkt, die im Mai 2014 eingeführte Spendit Mastercard, sicherten sich Gottschaller und Meyer vorab die Anerkennung der Finanzbehörden. Mit dieser Prepaid-Kreditkarte (Guthabenkarte) können Unternehmen ihren Mitarbeitern unkompliziert sogenannte Sachzuwendungen zukommen lassen. So erlaubt das Steuerrecht Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern für bis zu 44 Euro monatlich Sachleistungen oder Gutscheine zu gewähren. Für diesen Betrag werden weder Steuern noch Sozialabgaben fällig, was das kleine Extra für beide Seiten attraktiv macht. Steuer- und abgabenfrei können Arbeitnehmer dem Unternehmen, für das sie arbeiten, zudem Werbeflächen auf ihrem Pkw, Motorrad oder Fahrrad vermieten. Auch Zahlungen für Aufmerksamkeiten zu besonderen persönlichen Anlässen ihrer Mitarbeiter, sogenannte Erholungsbeihilfen, oder die Erstattung von Kosten für die geschäftliche Nutzung des privaten Internetanschlusses können so gestaltet werden, dass sich möglichst viel Netto vom Brutto ergibt. „All diese Transaktionen können über die Spendit-Kreditkarte abgewickelt werden, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert“, erklärt Meyer. Den Weg dafür bereiteten Urteile des Bundesfinanzhofs, die den Einsatz von Prepaid-Kreditkarten für steuerfreie Sachzuwendungen für Mitarbeiter erlaubten.