Die Erstellung des Angebots
Sie haben eine passende Bekanntmachung gefunden und möchten nun ein Angebot einreichen? Das Wichtigste dabei ist, immer die Fristen für die öffentliche Ausschreibung einzuhalten. Wenn Sie hier patzen, ist das Vergabeverfahren für Sie bereits zu Ende, bevor es richtig angefangen hat. Dieses Vorgehen hat sich bewährt:
1. Legen Sie das Ende der Teilnahme- und Angebotsfrist fest.
2. Prüfen Sie, welche Mitarbeiter und Abteilungen am Prozess der Angebotserstellung beteiligt sind.
3. Informieren Sie alle Beteiligten über die Fristen und verkürzen Sie diese um ein bis zwei Tage, um Puffer für eventuelle Probleme einzubauen.
4. Holen Sie regelmäßig Updates ein, um auf Schwierigkeiten und Probleme reagieren zu können.
5. Behalten Sie das Vergabeportal im Blick, um Änderungen bei der öffentlichen Ausschreibung frühzeitig zu bemerken und in der Planung zu berücksichtigen.
6. Arbeiten Sie in einem internationalen Umfeld, planen Sie Zeitverschiebungen und nationale Feiertage in Ihr Zeitschema mit ein.
7. Filtern Sie die Mindestvorgaben aus den Vergabeunterlagen und führen Sie diese gesondert auf. So können Sie deren Einhaltung regelmäßig kontrollieren.
8. Behalten Sie die genaue Leistungsbeschreibung und eventuelle Bedingungen aus Lastenheften im Blick und prüfen Sie regelmäßig, dass Ihr Angebot alle Punkte berücksichtigt.
9. Sorgen Sie für alle erforderlichen internen und externen Genehmigungen.
10. Informieren Sie alle an der Planung Beteiligten und Ihre Vorgesetzten regelmäßig über den Stand der Dinge.
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