Im Nagelstudie richtet Frau einem Mann die Nägel

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Ratgeber

Kleinunternehmerregelung: Dies gilt seit 2025?

Die Umsatzbesteuerung wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kritisiert. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für die sog. Kleinunternehmer jedoch Erleichterungen vor (§ 19 UStG). Diese Kleinunternehmerregelung hat sich 2025 geändert, beispielsweise wurde die Umsatzgrenze erhöht und es gibt Erleichterungen für grenzüberschreitende Umsätze.

Inhalt

Allgemeines

Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es Unternehmern, steuerfreie Umsätze zu tätigen, d. h. sie müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und auch keine Umsatzsteuer abführen. Dadurch entfällt die Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und auch für die Umsatzsteuererklärung.

Unternehmer haben auch die Möglichkeit, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. In diesem Fall sind sie für fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Eine EU-Kleinunternehmerregelung ermöglicht es deutschen Unternehmen, unter bestimmten Bedingungen, auch in anderen EU-Ländern von der Steuerbefreiung zu profitieren. Umgekehrt können auch Unternehmen aus anderen EU-Ländern in Deutschland die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Was hat sich sich bei der Kleinunternehmerregelung seit 1. Januar 2025 geändert?

Mit dem Jahressteuergesetz (JStG) 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG grundlegend reformiert.

Ziel war es,

  • die Regelung an die Vorgaben der EU-Richtlinie (EU) 2020/285 anzupassen
  • und die Anwendbarkeit auf grenzüberschreitende Umsätze zu erweitern (neuer § 19a UStG).

Kurz und knapp: Was ist neu?

Neben einer Anhebung der Umsatzgrenzen wurde

  • ein besonderes Meldeverfahren für grenzüberschreitende Steuerbefreiungen eingeführt.
  • Übt der Unternehmer seine Tätigkeit nur für einen Teil des Kalenderjahres aus, ist eine Umrechnung auf den Jahresgesamtumsatz nun nicht mehr erforderlich.
  • Bei Überschreitung des laufenden Jahresgesamtumsatzes tritt ein sog. Fallbeileffekt" ein und der Kleinunternehmer wird mit diesem Umsatz sofort zum Regelbesteuerer.
  • Inkrafttreten zum 1. Januar 2025.

Kleinunternehmerregelung einfach erklärt:

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung kann eine umsatzsteuerliche Erleichterung für kleine Unternehmen und Selbstständige sein. Sie befreit Unternehmer von der Pflicht, Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Dadurch kann der Verwaltungsaufwand erheblich sinken.

Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen:

  • 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und
  • 100.000 € Gesamtumsatz im laufenden Jahr

Das bedeutet:

  • Unternehmen, die im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz erzielt haben, dürfen die Kleinunternehmerregelung nutzen, und
  • im laufenden Jahr können sie bis zu 100.000 € Umsatz machen, ohne automatisch umsatzsteuerpflichtig zu werden.

Wichtig: Nur die tatsächlich erzielten Umsätze zählen (also vereinnahmte Entgelte, keine Prognosen oder Rechnungen ohne Zahlungseingang)!

Welche Umsätze zählen zur Grenze?

Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung beziehen sich auf den steuerbaren Umsatz eines Unternehmers.

Zählen u.a. zur Umsatzgrenze:

  • Alle steuerpflichtigen Umsätze in Deutschland,
  • bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, die zur Grenze zählen ( z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen in die EU, bestimmte Bank- und Finanzdienstleistungen).

Zählen u.a. nicht zur Umsatzgrenze:

  • Nicht steuerbare Umsätze (z. B. Privatverkäufe, Schadensersatz, echte Mitgliedsbeiträge),
  • bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, die nicht zur Grenze zählen (z. B. Heilbehandlungen).

Mehrere Tätigkeiten eines Unternehmers (Einzelunternehmer mit mehreren Geschäftsbereichen)

Falls ein Unternehmer mehrere gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten ausübt, werden die Umsätze zusammengerechnet. Es gibt keine getrennte Kleinunternehmerregelung pro Geschäftsbereich!

Beispiel: Online-Shop & Coaching hatte im Vorjahr folgende Umsätze:

  • Online-Shop (steuerpflichtiger Umsatz): 18.000 €
  • Coaching (steuerpflichtiger Umsatz): 10.000 €
→ Gesamtumsatz: 28.000 € → Kleinunternehmerregelung entfällt.

Kleinunternehmerregelung in einer GbR

In einer GbR wird die Umsatzgrenze pro Gesellschafter nicht getrennt betrachtet, sondern für die gesamte Gesellschaft. Falls die GbR als Ganzes über der Umsatzgrenze liegt, entfällt die Kleinunternehmerregelung für alle Gesellschafter der GbR.

Beispiel: Zwei Personen in einer GbR

Zwei Personen gründen gemeinsam eine GbR und setzen im Vorjahr 40.000 € Jahresumsatz um. Da die Umsatzgrenze für die GbR gilt, ist die Kleinunternehmerregelung nicht anwendbar. Falls jeder einzeln eine eigene Tätigkeit als Einzelunternehmer betreiben würde, könnte jeder die Kleinunternehmerregelung separat prüfen.

Allgemeines Praxisbeispiel:

Elena ist Fotografin und hatte 2024 einen Umsatz von 24.000 €. Sie bleibt unter der Grenze von 25.000 € und kann 2025 die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Fall 1: Umsatz bleibt unter 100.000 €

  • Elena verdient 2025 98.000 €.
  • Sie bleibt weiterhin Kleinunternehmerin und muss keine Umsatzsteuer abführen.

Fall 2: Umsatz überschreitet 100.000 €

  • Elena hat bis Dezember 97.500 € verdient.
  • Sie erhält am 20. Dezember einen Auftrag in Höhe von 5.000 €, welcher sofort bezahlt wurde.
  • Damit steigt ihr Jahresumsatz auf 102.500 € – und sie verliert sofort ihren Kleinunternehmerstatus.

Konsequenzen:

  • Der gesamte Auftrag von 5.000 € wird umsatzsteuerpflichtig.
  • Sie muss darauf 19 % Umsatzsteuer (950 €) ans Finanzamt abführen.
  • Ab 2026 unterliegt sie automatisch der Regelbesteuerung, da ihr Umsatz 2025 über 25.000 € lag.

Berechnung der Umsatzgrenzen bei Neugründung

Seit dem 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung geänderte Berechnungsmethoden für Neugründungen.

Grundprinzip der Umsatzgrenzen bei Neugründung

  • Für die Kleinunternehmerregelung zählt nur der tatsächlich erzielte Umsatz.
  • Der Gesamtumsatz darf im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 € nicht überschreiten.
  • Es gibt keine Hochrechnung auf ein volles Jahr, wenn der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur für einen Teil des Kalenderjahres ausübt.
  • Die Entscheidung, ob ein Unternehmen Kleinunternehmer bleibt, erfolgt ausschließlich auf Basis des tatsächlichen Umsatzes (ab dem 2. Jahr der Geschäftstätigkeit).

Praktische Anwendung für Neugründungen

  • Im Gründungsjahr kann das Unternehmen die Kleinunternehmerregelung solange nutzen, als der tatsächliche Umsatz im laufenden Jahr nicht über 25.000 € liegt.
  • Im Folgejahr wird geprüft, ob der Vorjahresumsatz unter 25.000 € lag.

Beispiel: Unternehmen wird am 1. Juli gegründet

  • Tatsächlicher Umsatz von Juli bis Dezember: 20.000 €
  • Unter 25.000 € → Kleinunternehmerregelung gilt im Gründungsjahr.
  • Ab dem Umsatz, mit dem diese Grenze überschritten wurde, muss das Unternehmen Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt abführen. → Kleinunternehmerregelung entfällt.
  • Prüfung im Folgejahr: Falls der Umsatz im ersten Jahr unter 25.000 € lag, kann die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich auch im Folgejahr angewendet werden.

IHK-Tipp: Was ist wichtig zu wissen?

  • Kleinunternehmer stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung.
  • Sie dürfen aber auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
  • Die Kleinunternehmerregelung ist keine eigene Unternehmensform, sondern stellt eine umsatzsteuerliche Vereinfachung dar.
  • Sie gilt für Gewerbetreibende und Freiberufler.

Wie sieht der Verwaltungsaufwand aus?

  • Es sind keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt erforderlich.
  • Es ist keine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt erforderlich. Aber aufgepasst: Die Regelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer – für die Einkommensteuererklärung sind sie weiterhin verpflichtet, ihre Einkünfte und Ausgaben zu erklären.
  • Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht befreit.
Allerdings gilt eine Empfangspflicht:
Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmern entgegenzunehmen und GoBD-konform aufzubewahren.
  • Buchhaltung kann oft mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) geführt werden.

Wer kann von der Regelung profitieren?

  • Der Einstieg in die Selbstständigkeit kann für Existenzgründer zu finanziellen und organisatorischen Erleichterungen führen.
  • Kleinunternehmer können ihre Preise oft niedriger halten, weil sie keine Umsatzsteuer berechnen müssen.
  • Allerdings sollten Unternehmer genau rechnen: Wer hohe betriebliche Ausgaben hat und oft Vorsteuer zurückfordern könnte, sollte überlegen, ob nicht die Regelbesteuerung die bessere Alternative wäre.

Europäische Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung)

Allgemeines

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) wurden die neuen Vorgaben des EU-Rechts zur Kleinunternehmerregelung in deutsches Recht übernommen. Neu ist, dass Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die nationalen Kleinunternehmerregelungen der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten nutzen können.

Hintergrund

Bisher konnten Unternehmen nur in ihrem eigenen Mitgliedsstaat die Kleinunternehmerregelung (nach § 19 UStG) nutzen. International tätige Unternehmen mussten sich im Ausland mit komplexen umsatzsteuerlichen Problemen auseinandersetzen.

Die neue Europäische Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung) soll dies vereinfachen. Deutsche Unternehmen können nun unter bestimmten Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelungen anderer Mitgliedstaaten nutzen. Ebenso können Unternehmen aus anderen Mitgliedstaaten die deutschen Regelungen in Anspruch nehmen.

Inkrafttreten

Die EU-KU-Regelung ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft getreten. Ab diesem Zeitpunkt sind Registrierung und Teilnahme an der EU-KU-Regelung möglich.

Adressatenkreis

Das Verfahren richtet sich an Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind und:

  • grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen an Unternehmer oder Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten erbringen, in denen sie nicht ansässig sind,
  • deren Gesamtjahresumsatz in der EU im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet.

Vorteile der Sonderregelung

  • Vereinfachung bei der Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.
  • Vermeidung komplexer umsatzsteuerlicher Anforderungen im Ausland bei geringen Umsätzen.
  • Zentrale Meldung der Umsätze über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Registrierung und Abmeldung in Deutschland

In Deutschland ansässige Unternehmer, die die EU-KU-Regelung nutzen möchten, müssen ihre Teilnahme elektronisch über das BZSt-Onlineportal beantragen. Im Antrag kann der Unternehmer auswählen, in welchen EU-Mitgliedstaaten die nationale Regelung in Anspruch genommen werden soll.

  • Registrierung: Über das BZSt-Onlineportal.
  • Anmeldung: Erhalt einer KU-IdNr.
  • Abmeldung: Im BZSt-Onlineportal durch ein spezielles Formular. Änderungen werden zum ersten Tag des nächsten Kalenderquartals wirksam, sofern die Änderungsanzeige nicht im letzten Monat des Quartals eingegangen ist.

Elektronische Datenübermittlung

Alle Formulare im Verfahren zur EU-KU-Regelung müssen elektronisch über das BZSt-Onlineportal übermittelt werden.

  • Teilnahme ist seit dem 1. Januar 2025 möglich.
  • Zertifikatspflicht: Für den Login wird ein Zertifikat benötigt (z.B. über "Mein ELSTER").

Pflichten

  • Umsatzmeldungen: Quartalsweise Meldung an das BZSt.
    • Abgabetermine: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar des Folgejahres.
    • Auch Nullmeldungen sind erforderlich.
  • Aufzeichnungspflichten: Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Was ist zu melden?

  • Gesamte in der EU erzielte Umsätze, aufgeschlüsselt nach EU-Mitgliedstaaten.
  • Angabe des Besteuerungszeitraums.
  • Beträge sind in Euro anzugeben (Umrechnungskurse der EZB).

Ausschluss und Korrektur der Meldung

  • Unternehmer können vom Verfahren ausgeschlossen werden, wenn sie die Voraussetzungen nicht mehr erfüllen.
  • Korrekturen von Meldungen müssen unverzüglich erfolgen.

EU-Kleinunternehmerportal

Die EU-Kommission hat ein Webportal zur neuen europäischen Kleinunternehmer-Regelung freigeschaltet: https://sme-vat-rules.ec.europa.eu

Unter „Rechtsvorschriften – Leitfäden“ sind die Explanatory Notes in deutscher Sprache zur neuen Kleinunternehmerregelung seit 2025 zu finden. Es werden sukzessive Informationen zu den inländischen Regelungen der einzelnen Mitgliedstaaten bereitgestellt werden.

Über ein EU-KU-Portal können die KU-IdNr. abgefragt werden.

FAQ zur Kleinunternehmerregelung 2025

Die Umsatzgrenzen für die Steuerbefreiung wurden wie folgt angehoben:

  • Vorjahresumsatz: Maximal 25.000 € (statt bisher 22.000 €) und
  • laufender Umsatz: Maximal 100.000 € (statt bisher 50.000 €).
  • Wird die Umsatzgrenze von 100.000 € im laufenden Kalenderjahr überschritten, entfällt die Steuerbefreiung ab diesem Umsatz (neu eingeführt). Frühere Umsätze des Jahres bleiben von der Besteuerung unberührt.

Seit 2025 können Unternehmer die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer auch für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU in Anspruch nehmen.

Dafür gelten folgende Voraussetzungen:

  • Teilnahme am besonderen Meldeverfahren (§ 19a UStG): Antragstellung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
  • Offenlegung der Umsätze des Vorjahres und des laufenden Jahres.
  • Angabe der Mitgliedstaaten, in denen die Steuerbefreiung genutzt werden soll.
  • Zuweisung einer Kleinunternehmer-Identifikationsnummer („EX-Nummer“) durch das BZSt.
  • Einhaltung der Umsatzgrenzen: Nationale Umsatzgrenzen des Mitgliedstaates, in dem die Befreiung genutzt wird und die unionsweite Umsatzgrenze von 100.000 €.
  • Die Einhaltung der Umsatzgrenzen muss laufend überwacht und ein Überschreiten unverzüglich gemeldet werden.

Ausführliche Informationen finden Sie hier auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern.

Das neue Meldeverfahren ermöglicht einen erleichterten grenzüberschreitenden Einsatz der Kleinunternehmerregelung:

  • Beantragung elektronisch über das BZSt.
  • Quartalsweise Umsatzmeldungen: Innerhalb eines Monats nach Quartalsende.
  • Überwachung durch Datenaustausch zwischen den Mitgliedstaaten.
  • Fristen: Ein Überschreiten der Grenzen ist innerhalb von 15 Werktagen zu melden.

Zum aktuellen Stand des neuen Meldeverfahrens siehe die Website des BZSt.

Die EU-Kommission hat ein Webportal zur neuen europäischen Kleinunternehmer-Regelung freigeschaltet: https://sme-vat-rules.ec.europa.eu

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Die Anforderungen an die Rechnungsstellung für Kleinunternehmer:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  • Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
  • Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
  • Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Lieferung oder sonstige Leistung der Steuerbefreiung für Kleinunternehmer unterliegt (§ 19 UStG).
  • „Gutschrift“ (nur bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder einen von ihm beauftragten Dritten gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).

Zusätzlich gelten folgende Hinweise:

  • Die Rechnung muss auf die Steuerbefreiung hinweisen, z. B. „Dieser Umsatz ist gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
  • Eine E-Rechnung ist nicht verpflichtend, aber der Unternehmer muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Kleinunternehmer sind grundsätzlich vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 UStG). Dies gilt auch für Eingangsleistungen, die für steuerbefreite Umsätze in anderen EU-Mitgliedstaaten genutzt werden.

Für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU (Drittländer) ist die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung weiterhin ausgeschlossen. Unternehmen mit festen Niederlassungen in der EU können die Regelung jedoch nutzen, sofern die zentrale Verwaltung in einem EU-Mitgliedstaat liegt.

Vorteile:

  • Vereinfachung bei der Rechnungsstellung,
  • keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen in Deutschland,
  • erweiterte Anwendung auf grenzüberschreitende Umsätze.

Nachteile:

  • Höherer Verwaltungsaufwand durch Meldeverfahren,
  • laufende Überwachung der nationalen und unionsweiten Umsatzgrenzen erforderlich.

  • Unternehmen, die bisher die Kleinunternehmerregelung genutzt haben, sollten prüfen, ob die neuen Umsatzgrenzen eingehalten werden können. Für Neugründungen gilt: Im ersten Jahr ist die Umsatzgrenze von 25.000 € maßgeblich.
  • Prüfen Sie Ihre Umsätze regelmäßig, um die Einhaltung der Grenzen sicherzustellen.
  • Es besteht die Möglichkeit, freiwillig zur Regelbesteuerung zu optieren, wenn dies wirtschaftlich vorteilhaft ist.
  • Informieren Sie sich über die Anforderungen in den EU-Mitgliedstaaten, in denen Sie tätig sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig am Meldeverfahren teilnehmen, falls grenzüberschreitende Umsätze geplant sind.