Umsatzsteuerprüfungen

Außenprüfung - Betriebsprüfung

Im Rahmen einer regulären Außenprüfung/ Betriebsprüfung findet die Überprüfung von mehreren Sachverhalten statt, u.a. auch eine Umsatzsteuerprüfung. Diese wird zunächst mit einer sog. Prüfungsanordnung schriftlich angekündigt. Sie enthält Angaben dazu, welche Steuerart (z. B. Umsatzsteuer) und welcher Besteuerungszeitraum geprüft wird. Zudem werden der Beginn und der Ort der Prüfung sowie in der Regel auch der Prüfer genannt. Das Unternehmen kann auch aufgefordert werden, Unterlagen elektronisch bereitzustellen. Auf der Basis können von Seiten des Finanzamtes auch Prüfungsschwerpunkte genannt werden. Betriebsprüfungen umfassen meist einen Zeitraum von drei Jahren. Auch kürzere oder längere Zeiträume sind grundsätzlich denkbar.

Ausführliche Informationen zur regulären Betriebsprüfung finden Sie hier.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Was ist die Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Neben der regulären Betriebsprüfung kann die Finanzbehörde auch eine eigenständige Umsatzsteuer-Sonderprüfung anordnen, welche sich mit aktuellen oder spezifischen Sachverhalten befasst. Durch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung soll erreicht werden, dass steuerpflichtige Leistungen sachlich und zeitlich zutreffend besteuert, Steuerbefreiungen und Steuervergünstigungen nicht zu Unrecht in Anspruch genommen werden und keine Vorsteuerbeträge unberechtigt abgezogen oder vergütet werden.

Rechtsgrundlagen: § 193 ff. AO, BpO

Wie erfolgt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Die Finanzbehörden müssen eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung schriftlich in Form des Vordrucks USt 7 A - Anordnung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung bekannt geben. Es handelt sich dabei um einen Verwaltungsakt. Hierbei sind das prüfende Finanzamt, der Prüfungsbeginn, der Prüfungsort und die Prüferin/ der Prüfer (Ausweis bei Erscheinen unter Vorlage des Dienstausweises) anzugeben.

Die Prüfung beginnt grundsätzlich in dem Zeitpunkt, in dem die prüfende Person nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Bei einer Datenüberlassung beginnt die Prüfung spätestens mit der Auswertung der Daten.

Wichtig zu wissen: Bei der Prüfung von Besteuerungszeiträumen der besonderen Besteuerungsverfahren OSS/IOSS besteht zudem die Möglichkeit, dass Bedienstete anderer EU-Mitgliedstaaten an der Prüfung teilnehmen.

Wie ist der Zeitrahmen?

Häufig erstrecken sich Umsatzsteuer-Sonderprüfungen nur auf einzelne Monate oder Quartale, sowie auf Besteuerungszeiträume von besonderen Besteuerungsverfahren wie z. B. OSS/IOSS. Ausgelöst werden die Prüfungen oft durch Auffälligkeiten oder Besonderheiten in den Umsatzsteuervoranmeldungen wie z.B. hohe Vorsteuerüberhänge oder mehrfach berichtigte Voranmeldungen.

Was wird denn geprüft?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung hat sich in erster Linie auf Sachverhalte zu erstrecken, die zu endgültigen Steuerausfällen, zu unberechtigten Steuererstattungen/-vergütungen oder zu nicht unbedeutenden Umsatzverlagerungen führen können. Darunter fallen u.a.:

• steuerfreie/steuerpflichtige Umsätze,
• Vorsteuerabzug,
• Umsätze zum ermäßigten Steuersatz,
• Höhe der Bemessungsgrundlagen,
• Umsätze in den besonderen Besteuerungsverfahren OSS/IOSS,
• innergemeinschaftlicher Warenverkehr.

Hat das Unternehmen auch Mitwirkungspflichten?

Das Unternehmen hat u. a. folgende Mitwirkungspflichten:

• Geeignete Räume oder Arbeitsplätze sowie die erforderlichen Hilfsmittel sind unentgeltlich zur Verfügung zu stellen,
• Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen sind vorzulegen,
• Auskünfte sind zu erteilen,
• Erläuterungen bzgl. Aufzeichnungen und Unterstützung beim Datenzugriff sind zu gewährleisten.
• Werden Daten und Unterlagen elektronisch aufbewahrt, sind notwendige Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung zu stellen, wenn diese zum Lesen der Daten und Unterlagen erforderlich sind. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungs-Systems (DV-Systems) erstellt worden, kann Einsicht in die gespeicherten Daten genommen werden und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen genutzt werden. Die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel sind zur Verfügung zustellen.

Hinweis: Kommen Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht nach, kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen und ggf. ein Mitwirkungsverzögerungsgeld und ein Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld festgesetzt werden.

Umsatzsteuer-Nachschau

Was ist die Umsatzsteuer-Nachschau?

Bereits zum 1. Januar 2002 wurde die Umsatzsteuer-Nachschau mit dem Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz ins Umsatzsteuerrecht integriert und dient als Instrument zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs. Im Gegensatz zur Außenprüfung findet sie ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung statt. Sie stellt ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung von Sachverhalten dar, die für die Festsetzung und Erhebung der Umsatzsteuer erheblich sein können.

Rechtsgrundlage: § 27b UStG

Wie erfolgt eine Umsatzsteuer-Nachschau?

Die Finanzbehörden können ohne eine vorherige Ankündigung eine Umsatzsteuer-Nachschau gem. § 27b UStG durchführen.

Wann kann eine Umsatzsteuer-Nachschau durchgeführt werden?

Häufig wird eine Umsatzsteuer-Nachschau insbesondere für Existenzprüfungen neugegründeter Unternehmen, zur Überprüfung der Angaben von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und bei Auskunftsersuchen anderer Finanzämter durchgeführt.

Was wird geprüft?

Die Finanzverwaltung darf nur umsatzsteuerlich erhebliche Sachverhalte, beispielsweise die Feststellung der Unternehmerexistenz, das Vorhandensein von Anlage- und Umlaufvermögen, einzelne Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder einzelne Buchungsvorgänge, aufgreifen.

Wer ist wie befugt ?

Befugt sind alle mit der Festsetzung und Erhebung der Umsatzsteuer betrauten Amtsträger, die sich ausweisen müssen. Es dürfen alle Grundstücke und Räume betreten werden, die (teilweise) gewerblich oder beruflich selbstständig genutzt werden; auch außerhalb der Geschäftszeiten, wenn im Unternehmen gearbeitet wird.

Aber: Die Umsatzsteuer-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht.

Hat das Unternehmen auch Mitwirkungspflichten zu erfüllen?

Der Unternehmer hat auf Verlangen des Amtsträgers Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Die Aufforderung hierzu ist ebenso wie das Verlangen zum Betreten der nicht öffentlich zugänglichen Geschäftsräume ein Verwaltungsakt, der mit Zwangsmitteln durchsetzbar ist. Er kann mit schriftlichem Einspruch angefochten werden; dieser hat keine aufschiebende Wirkung. Seit 1. Januar 2025 gilt, dass im Rahmen der Mitwirkungspflichten auch elektronische Rechnungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG und sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format auf Verlangen eingesehen werden können.

Kann die Umsatzsteuer-Nachschau in eine Außenprüfung übergehen?

Eine Umsatzsteuer-Nachschau kann ohne vorherige Ankündigung im Rahmen einer Ermessensentscheidung in eine Außenprüfung übergehen. Hierfür ist jedoch ein schriftlicher Hinweis erforderlich. Laut Finanzverwaltung gilt sie als regelmäßig geboten, wenn die sofortige Sachverhaltsaufklärung zweckmäßig erscheint und wenn anschließend auch die gesetzlichen Folgen einer Außenprüfung für die Steuerfestsetzung eintreten sollen. Geht eine Umsatzsteuer-Nachschau in eine Außenprüfung über, kann auch hier nur die Umsatzsteuer geprüft werden.

IHK-Tipp:

Umsatzsteuerliche Prüfungen der Finanzverwaltungen können in verschiedenen rechtlichen Formen erfolgen, hierzu gehören unter anderem auch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Umsatzsteuer-Nachschau.

Unternehmen sollten sich daher gut vorbereiten, indem sie insbesondere

• auf ordnungsgemäße Rechnungen,
• auf ordnungsgemäße Buch- und Belegnachweise,
• auf ordnungsgemäße Aufbewahrung einschließlich der Aufbewahrungsfristen achten,
• private und geschäftliche Ausgaben trennen,
• steuerlich Rechtskundige rechtzeitig einbeziehen,
• nach Möglichkeit Kooperation statt Konfrontation anwenden.

Hinweis

Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.