Ob Kleinunternehmen, Mittelständler oder Großkonzern – jeder, der mit Kunden und Mitarbeitern umgeht, muss die Datenschutz-Regeln kennen und umsetzen. Verstöße gegen das Datenschutzrecht werden seit Inkrafttreten der
EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
noch härter geahndet. Jeder Mensch hat das Recht auf Privatheit (vor der DSGVO: Recht auf informationelle Selbstbestimmung). Er darf damit frei entscheiden, ob und wie seine persönlichen Daten genutzt werden. So dürfen Unternehmen nur die Daten erheben, die zur Abwicklung eines Auftrages erforderlich sind. Das betrifft beispielsweise Namen, Adresse und die Telefonnummer. Nach Abschluss eines Geschäftes sind diese Daten zu löschen, sofern sie nicht gespeichert werden müssen, weil gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerrelevante Unterlagen für zehn Jahre, Geschäftsbriefe für sechs Jahre) dies vorsehen. Außerhalb der Pflichtangaben benötigen Unternehmen die Zustimmung des Vertragspartners für jede weitere Datenerfassung, wie z. B. Geburtsdatum des Kunden, um diesem jährlich eine Geburtstagskarte zu senden. Diese Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Der Datenschutz ist für jedes Unternehmen ein zentrales Thema, das sich durch alle Abteilungen zieht.