Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

Inhaltsverzeichnis:

• Einführung
• Viewer für E-Rechnungen von ELSTER verfügbar
• IHK-Talk zur elektronischen Rechnung
• Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
• Praktische Erwägungen zur E-Rechnung
• Pflicht zur E-Rechnung seit 1.1.2025
• Das BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische Unternehmer
• E-Rechnungspflichten in Europa: Länderübersicht und Fristen
• Die E-Rechnung im Steuerrecht (alte Rechtslage bis 31.12.2024)
• Expertentreffen (E-Rechnung) in Brüssel am 7.3.2024
• Weitere steuerliche Aspekte (Auswahl)
• Zusammenfassung
  

Einführung

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt an Bedeutung im Geschäftsverkehr.

Es gelten wichtige steuerliche Neuerungen seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen sind im inländischen B2B-Bereich verpflichtet , elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.

Zudem soll die E-Rechnung künftig auch im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft innerhalb der EU verpflichtend werden.

Diese Veränderungen haben weitreichende Auswirkungen auf viele Unternehmen und ihre Geschäftsprozesse.

Welche praktischen und steuerlichen Anforderungen sind zu beachten? Wie wirkt sich die Verpflichtung zur E-Rechnung konkret aus? Unser nachfolgender Beitrag gibt Ihnen einen Überblick.

Eine beispielhafte Marktübersicht zur E-Rechnung , die Ihnen einen Überblick über Softwareanbieter und Tools verschafft, finden Sie auf unserer Webseite.

Wie gehen Sie praktisch vor, wenn Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen einführen wollen? Unser praktischer Leitfaden "Schritt für Schritt zur E-Rechnung" unterstützt Sie dabei.

IHK-Talk: Die E-Rechnung – Chancen nutzen, Herausforderungen meistern

Erfahren Sie im IHK-Talk mit dem Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und für Heimat, welche Chancen zur Optimierung der Geschäftsprozesse die Neuerung bietet; auch wenn viele Unternehmen die Umstellung als Herausforderung empfinden. Was ist aus Sicht der Finanzverwaltung bei der Umsetzung der Neuregelungen zu beachten? Wie können Sie Ihr Unternehmen optimal vorbereiten und von den Chancen der Digitalisierung profitieren?

Darüber unterhält sich Martin Clemens, IHK München, mit Thilo Scheidt vom Bayerischen Finanzministerium. (Dauer des Videos: 17 Minuten):

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?‎

Im allgemeinen Sprachgebrauch, technisch und auch je nach Rechtsgebiet bestand früher vielfach ein unterschiedliches Verständnis davon, was eine E-Rechnung ist.

Seit 1. Januar 2025 gilt für steuerliche Zwecke - abweichend von früheren Regeln - eine neue Definition der elektronischen Rechnung für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (Neuregelung durch Wachstumschancengesetz im März 2024). Hiernach ist eine E-Rechnung nur dann gegeben, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG neuer Fassung). Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (z.B. als PDF) entspricht nach der nun geltenden Neuregelung nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Altes Recht: Bis 31. Dezember 2024 war für steuerliche Zwecke der Begriff „elektronische Rechnung“ weiter gefasst. Elektronische Rechnungen in Sinne des Umsatzsteuerrechts waren hiernach solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wurden (dies konnte auch eine ausschließlich bildhafte Darstellung wie beispielsweise ein PDF sein).

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Praktische Erwägungen zur E-Rechnung

Im Geschäftsverkehr – egal ob bei Dienstleistungen oder Lieferungen – kommt einer Rechnung besondere Bedeutung zu. Für alle Unternehmen ist die Ausstellung einer Rechnung grundsätzlich unverzichtbar. Sie dient der Sicherung und der Dokumentation steuerlicher und zivilrechtlicher Ansprüche, sowohl B2B, aber auch B2C und B2G.

Wenn Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und (in Teilen) automatisieren, können sie hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen eröffnet hier erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Wesentlich ist dabei die Nutzung von strukturierten Datensätzen.

Praktische Vorteile können vor allem sein:

• medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig),
• kürzere Durchlaufzeiten,
• weniger Papierverbrauch,
• Wegfall von Portokosten und Transportwegen.

In Abhängigkeit vom Grad der Automatisierung in den Betrieben können E-Rechnungen elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

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Einführung einer elektronischen Rechnungsverpflichtung seit 1.1.2025

Überblick:

Auf EU-Ebene ist ein Maßnahmenpaket vorgesehen ("VAT in the Digital Age" - ViDA), das unter anderem zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug für grenzüberschreitende Transaktionen die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem enthält (weitere Einzelheiten: hier).

Im Vorgriff auf die geplanten ViDA-Maßnahmen hat Deutschland die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für inländische B2B-Umsätze vorangetrieben:

• Es wurde mit Wirkung ab 1. Januar 2025 die verpflichtende Verwendung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen eingeführt.
• Zu einem späteren Zeitpunkt soll dann ein Meldesystem hinzugefügt werden.

Um die Einführung der deutschen E-Rechnungspflicht vor den EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, war eine ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates erforderlich. Diese wurde am 25. Juli 2023 erteilt.

Was hat sich geändert?

Wesentliche Kernpunkte der Neuregelungen sind:

• Eine Pflicht zur Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Bereich.
• Eine neue Definition der E-Rechnung (angelehnt an den ViDA-Rechtssetzungsvorschlag): Nun ist eine E-Rechnung nur dann gegeben, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG neuer Fassung).
• Dabei muss das strukturierte elektronische Format entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931, RL 2014/55/EU), oder
• das strukturierte elektronische Format kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden; dabei ist allerdings Voraussetzung, dass sich aus dem genutzten Format die laut Umsatzsteuergesetz notwendigen Angaben in ein Format extrahieren lassen, das der genannten EU-Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG neuer Fassung). Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) über die weiter unten beschriebenen Übergangsfristen hinaus zulässig.
• Die neuen Vorgaben werden beispielsweise erfüllt von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.).
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung erfüllen (z.B. PDF, JPEG-Datei), wurden nunmehr unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst. Eine bloße PDF-Rechnung gilt hiernach seit 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
• Es sind verschiedene zeitlich gestaffelte Anwendungsregeln für die Rechnungsausstellung zu beachten.
• Der Empfang ist schon seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend.

Für wen gelten die Neuerungen?

Die Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Dabei müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland (oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete) ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte. Liegt kein Sitz vor, reicht auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt.

Die genannten Regelungen gelten unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.

Für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG) besteht keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen (Einzelheiten vgl. § 34a UStDV). Die seit 1. Januar 2025 bestehende Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt aber auch für Kleinunternehmer.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung gilt seit dem 1. Januar 2025. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis einschließlich 2027 für die Ausstellung von Rechnungen vorgesehen.

Beachte: Es ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden.

Übergangsfristen für die Ausstellung von Rechnungen:

• Bis Ende des Jahres 2026 ist es erlaubt, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen gestattet, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF-Dateien); allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2027. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
• Ebenfalls bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.

Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden.

Die Verwendung von bestimmten etablierten Verfahren wie z.B. EDI ist über die genannten Übergangsfristen hinaus nur zulässig, wenn die Voraussetzungen gemäß § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG neuer Fassung erfüllt werden.

Wichtig: Für die Entgegennahme von Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Alle inländischen Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich.

Die IHK-Organisation und andere Verbände setzen sich für eine praxisnahe und effektive Umsetzung der Neuerungen ein.

Was müssen Rechnungsempfänger beachten?

Seit 1.1.2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen selbst auch schon E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben ausstellt (oder noch die oben genannten Übergangsregelungen für die Ausstellung von Rechnungen nutzt).

Abweichend von der früheren Rechtslage knüpft die elektronische Rechnungsstellung nicht an die Zustimmung des Rechnungsempfängers an. Die Zustimmung ist nur noch notwendig, wenn die E-Rechnung nicht den neuen Vorgaben entspricht oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht (Kleinbetragsrechnung, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze).

Im B2C-Bereich ist – wie auch bisher – für eine elektronische Rechnungsstellung die Zustimmung des Endkunden erforderlich.

Gibt es Ausnahmen?

Es gibt nur einige wenige Ausnahmefälle: Für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis 250 Euro) und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, besteht keine E-Rechnungspflicht. Das heißt, dass in diesen Fällen auch weiterhin die Nutzung einer "sonstigen Rechnung" (z.B. Papierrechnung, reine PDF-Rechnung) zulässig ist. Ebenso ist der Unternehmer nicht zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.

Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind nicht zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet (Einzelheiten vgl. § 34a UStDV). Die seit 1. Januar 2025 bestehende Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt aber auch für Kleinunternehmer.

E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung unterliegen nicht den umsatzsteuerlichen Regeln zur verpflichtenden E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Seit 27. November 2020 besteht jedoch für Lieferanten und Dienstleister unter bestimmten Voraussetzungen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern nach bestimmten Vorgaben. Diese Regeln gilt es neben den neuen umsatzsteuerlichen Pflichten zu beachten. Weitere Informationen zur E‑Rechnung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de.

Für öffentliche Auftraggeber auf Ebene der Bundesländer (z.B. Landesbehörden, Kommunen) sind Abweichungen von den Regeln im Bund oder auch im Vergleich zu den Regeln in anderen Bundesländern möglich.

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BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 15. Oktober 2024 ein Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische Unternehmer vorgelegt. Die IHK-Organisation und weitere Verbände hatten zum Vorentwurf des Schreibens (vom 13. Juni 2024) Stellung genommen. Wesentliche Inhalte (Auswahl):

• Neufassung durch Wachstumschancengesetz: Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wurde die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) eingeführt (vgl. Rn. 1).
• Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von dieser Pflicht ausgenommen (vgl. Rn. 1, 22, 23).
• Eng verbunden mit der Einführung der E-Rechnung ist die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems (Rn. 1).
• Die bisherigen steuerlichen Regeln werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst, wobei die Bedeutung einer Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne unverändert bleibt (Rn. 2).
• Die Finanzverwaltung berücksichtigt – in der von Übergangsregelungen begleiteten Einführungsphase – den Umstand des Transformationsprozesses in angemessenen Umfang (Rn. 2).
• Rechtslage bis 31. Dezember 2024: Bis Ende 2024 können neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF oder E-Mail ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt (Rn. 3). Diese Formate sind jedoch ab 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen nur noch für Übergangszeiträume zulässig (Rn. 3, 62-65).
• Rechnungsarten seit 1. Januar 2025: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Vertragsparteien vereinbartes Format sein, das eine vollständige Extraktion der erforderlichen Daten ermöglicht (vgl. Rn. 4).
• Wie bisher muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Bei der Übermittlung einer E-Rechnung mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder einem zulässigem EDI-Verfahren (Rn. 33) gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet. Beides kann auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden (Rn. 5).
• „Lesbarkeit“ bedeutet, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar sein muss. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich, aber optional möglich (vgl. im Einzelnen Rn. 6).
• Sonstige Rechnungen: Hierzu zählen Rechnungen in Papierform oder in nicht-strukturierten elektronischen Formaten wie zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails (vgl. Rn. 7).
• Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen: Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz nicht steuerfrei ist und eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird (vgl. Rn. 8).
  Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Leistungen an eine unternehmerisch tätige juristische Person für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten i. e. S. (vgl. Rn. 9).
• Nach neuem Recht ist zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden (vgl. Rn. 10).
• Die sechsmonatige Frist zur Ausstellung einer Rechnung nach Ausführung der Leistung bleibt unverändert (Rn. 11).
• Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers mehr, dieser muss jedoch die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen (Rn. 12-14).
  Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Die Verwendung der USt-IdNr. oder – soweit vergeben – der W-IdNr. kann ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt (Rn. 15).
• E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden (vgl. im Einzelnen Rn. 24). Welches – zulässige – Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist (Rn. 27).
  Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate sind insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beispiele für zulässige europäische elektronische Rechnungsformate sind Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing (Rn. 26).
• Rein strukturierte Formate: Diese müssen der Normenreihe EN 16931 entsprechen und sind in erster Linie maschinell verarbeitbar (vgl. im Einzelnen Rn. 28-29).
• Hybride Formate: Diese bestehen aus einem maschinenlesbaren Teil (z. B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument). Der maschinenlesbare Teil hat im Fall von Abweichungen Vorrang (Rn. 30-31). Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag, stellt der Bildteil ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind (Rn. 32).
• Andere Formate: Es können auch andere Formate vereinbart werden, solange diese eine vollständige und korrekte Datenextraktion ermöglichen (vgl. Rn. 33-34). Dann ist auch die Weiternutzung von etablierten elektronischen Rechnungsformaten (z.B. EDI-Verfahren) möglich (Einzelheiten vgl. Rn. 33).
• Umfang einer E-Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 35): Die E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen; ergänzende Informationen können im Anhang stehen.
• Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen (Einzelheiten vgl. Rn. 36-43): Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Die elektronische Übermittlung ist beispielsweise möglich per E-Mail, elektronischer Schnittstelle, gemeinsamem Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder per Download über ein Internetportal. Externe Dienstleister dürfen genutzt werden, wenn die formalen Anforderungen eingehalten werden. Mehrfache Übersendung ist zulässig, wenn identisch.
• Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht, vgl. Rn. 40, 62).
• Meldesystem: Die technisch möglichen und rechtlich zulässigen Übertragungswege werden im Rahmen des zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführenden Meldesystems neu zu definieren sein (vgl. im Einzelnen Rn. 41).
• Verträge als Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 44-46): Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten. Bei Dauerschuldverhältnissen ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
• Regelungen zum Vorgehen bein einer End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen (vgl. Rn. 47-48).
• Berichtigung (Einzelheiten vgl. Rn. 49-51): E-Rechnungen können berichtigt werden, mit Rückwirkung auf den ursprünglichen Zeitpunkt. Die Änderung der Bemessungsgrundlage erfordert keine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung.
• Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind Besonderheiten zu beachten (vgl. im Einzelnen Rn. 52-54).
• Vorsteuerabzug (vgl. im Einzelnen Rn. 55-59): Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, berechtigt dem Grunde nach nur diese zum Vorsteuerabzug. Eine falsch ausgestellte Rechnung kann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Während des Übergangszeitraums wird der Vorsteuerabzug allein wegen des falschen Formats nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen von der Inanspruchnahme der Übergangsregelung durch den Rechnungsaussteller ausgehen konnte.
• Aufbewahrung (vgl. im Einzelnen Rn. 60-61): Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, wie Buchungsvermerke, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übersandt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Regelungen der GoBD sind zu beachten.
• Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnungen (Papier oder nicht-strukturierte elektronische Formate) ausgestellt werden (vgl. Rn. 63). Für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027 (Rn. 64). Elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) können bis Ende 2027 genutzt werden, wenn sie die Anforderungen der neuen Regelungen nicht vollständig erfüllen (Rn. 65).
  
  

E-Rechnungspflichten in Europa: Länderübersicht und Fristen

Ein neues Portal der EU verschafft einen Überblick über die nationalen Rechtsvorschriften zur E-Rechnung in B2G- und auch B2B-Situationen und zu den geltenden technischen Standards.

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen und Fristen zur Einführung der E-Rechnung in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten und Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Die Länder-Factsheets geben detaillierte Einblicke in:

• den politischen Rahmen und nationale Vorgaben
• E-Invoicing-Plattformen (falls vorhanden),
• Ansätze für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen,
• die Überwachung der Implementierung der E-Rechnungsvorschriften,
• die Nutzung der Core Invoice Usage Specifications (CIUS),
• Anforderungen an die digitale Berichterstattung, z. B. die Übermittlung von Transaktionsdaten durch Mehrwertsteuerpflichtige.

Diese Factsheets werden laut EU regelmäßig aktualisiert, um den Zugang zu aktuellen und genauen Informationen zu gewährleisten.

Die E-Rechnung im Steuerrecht (alte Rechtslage bis 31.12.2024)

Neben Papierrechnungen konnte nach früherem Recht mit Zustimmung des Empfängers eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für bis zum 31.12.2024 ausgeführte Umsätze galt als elektronische Rechnung

• eine ‎Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt ‎und empfangen war, also beispielsweise ein PDF-Dokument oder eine E-Mail,
• mit Rechnungspflichtangaben (vgl. § 14 Abs. 1 S. 8 UStG in der bis zum 31.12.2024 geltenden Fassung).

Diese Formate von elektronischen Rechnungen sind nach dem seit 1.1.2025 geltenden neuen Recht bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig nur noch für bestimmte Übergangszeiträume zulässig.

Rechnungen waren nach früherer Rechtslage auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG in der bis 31.12.2024 geltenden Fassung). Die Zustimmung konnte z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie konnte auch nachträglich erklärt werden. Es genügte aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizierten und damit stillschweigend billigten.

Wichtiger Hinweis: Es gilt – abweichend von den bis 31.12.2024 geltenden Regeln – seit 1.1.2025 eine neue Definition der E-Rechnung .

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Weitere wichtige steuerliche Aspekte einer E-Rechnung (Auswahl)

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit

Rechnungen müssen ‎(1)‎ die Echtheit der Herkunft der Rechnung,‎ ‎(2)‎ die Unversehrtheit des Inhalts und (3)‎ ihre Lesbarkeit gewährleisten (vgl. § 14 Abs. 3, Sätze 1-5 UStG in der Fassung ab 2025, § 14 Abs. 1 S. 2 UStG in der bis 31.12.2024 geltenden Fassung). Dies gilt sowohl für papierhafte als auch für elektronische Rechnungen.

• Echtheit der Herkunft: Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.
• Unversehrtheit des Inhalts: Die Unversehrtheit des ‎Inhalts umfasst den Nachweis, dass ‎die nach den §§ 14 und 14a UStG erforderlichen ‎Rechnungsangaben nicht geändert wurden. ‎
• Lesbarkeit: Bei der „Lesbarkeit“ von Rechnungen nach der seit 1.1.2025 geltenden neuen Rechtslage ist zu beachten, dass sie maschinelle Lesbarkeit bedeutet, das heißt, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss. Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich. Denn die maschinelle Auswertbarkeit einer standardisierten Datei hat zur Folge, dass diese durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann. Die Lesbarkeit muss während des gesamten Aufbewahrungszeitraums für steuerlich relevante Rechnungen gewährleistet werden. Beachte: Nach der alten Rechtslage (bis 31.12.2024) gilt eine Rechnung als lesbar, wenn ‎sie für das menschliche Auge lesbar ist.

Beachte: Seit 1.1.2025 gilt – abweichend von den früheren Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung .

Steuerliche Pflichtangaben bei elektronischen Rechnungen

Jede geschäftliche Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das Geschäftskunden ebenso für ihre Umsatzsteuererklärung benötigen wie der Lieferant selbst. Als Beleg für den Vorsteuerabzug des Kunden müssen Rechnungen von Unternehmen bestimmte Angaben enthalten, um den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen.

Fehlen wichtige Inhalte, kann das für den Rechnungsempfänger zuständige Finanzamt die Rechnung für Umsatzsteuerzwecke unter Umständen nicht anerkennen. Für Kunden ist das ärgerlich, weil sie dadurch die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer ansetzen können. Entsprechend muss der ‎Rechnungsempfänger sicherstellen, dass das empfangene ‎elektronische Rechnungsdokument den Anforderungen des ‎Umsatzsteuerrechts entspricht und er dieses ‎Rechnungsdokument nach den allgemeinen Vorschriften ‎aufbewahrt, da er die Feststellungslast ‎für den Vorsteuerabzug hat.‎

Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Notwendige Inhalte betreffen beispielsweise die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie weitere Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen sowie für andere spezielle Fälle sind Sonderregelungen zu beachten. Weiterführende Informationen zu den notwendigen Rechnungsangaben finden Sie hier.

Wichtiger Hinweis: Seit 1.1.2025 gilt – abweichend von den früheren Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung .

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Elektronische Archivierung

Erhöhte Aufmerksamkeit gilt der Archivierung der ‎elektronischen Unterlagen. Dies ist aber keine Neuheit ‎der elektronischen Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, welche steuerlich relevante Daten ‎und Dokumente aufbewahren.‎ Nach § 14b ‎UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Na‎men und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren (Herabsetzung der Aufbewahrungsfrist bestimmter Buchungsbelege, u.a. Rechnungen, von 10 auf 8 Jahre durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV seit 1.1.2025).

Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen ‎müssen für den gesamten Zeitraum die umsatzsteuerlichen Anforderungen ‎(insbesondere Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit) erfüllen. Neben den zu beachtenden Vorschriften des ‎Umsatzsteuergesetzes und der ‎Abgabenordnung (§§ 146, 147, 200 AO) ‎sollten Steuerpflichtigen auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Blick haben.

Der Originalzustand ‎der übermittelten Daten muss ‎erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche ‎Änderungen der archivierten Dokumente müssen ‎ausgeschlossen sein. Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung und zum ‎Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zu ‎beachten ist aber, dass der Originalzustand erhalten ‎bleibt. Zugleich muss nach den GoBD die formelle und ‎sachliche Richtigkeit prüfbar sein.

Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Demzufolge sind die notwendigen Programme vorzuhalten. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür sind die Verwaltungsvorschriften zu beachten (GoBD).

ACHTUNG: Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt.

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Zusammenfassung

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Die Nutzung von E-Rechnungen ermöglicht medienbruchfreie Verarbeitung, verkürzte Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und geringere Kosten. Wesentlich hierbei ist die Nutzung von strukturierten Datensätzen.

Bei elektronischen – wie auch papierbasierten – Rechnungen sind die steuerlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Dies betrifft insbesondere die zu beachtenden Anforderungen an die Rechnung sowie die Regeln zur notwendigen Aufbewahrung.

Zu beachten sind wichtige aktuelle Entwicklungen: Bereits seit 1. Januar 2025 gilt eine neue Definition der E-Rechnung, verbunden mit der Einführung einer E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze.

Zudem ist künftig innerhalb der EU für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen.

Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit Fragestellungen rund um die E-Rechnung befasst haben, sollten dies umgehend tun.

Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.

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