Was ist bei Steuern und Buchführung zu berücksichtigen?
Die GbR gehört zu den Gesellschaften mit den einfachsten Regeln und Pflichten. Trotzdem müssen Sie gewisse Buchführungspflichten beachten und die Steuern korrekt abführen.
Die Buchführung in der GbR
Wenn Sie eine GbR gründen, genießen Sie bis zu bestimmten Grenzen viele Freiheiten in der Buchführung. Denn zur Gewinnermittlung ist lediglich eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung zu machen. Das bedeutet, dass Sie lediglich die Erträge und die Aufwendungen aufführen und am Ende des Geschäftsjahres ermitteln, ob Sie Gewinne erzielt oder Verluste gemacht haben.
- Eine doppelte Buchführung, die Erstellung einer Bilanz oder eines Jahresabschlusses wie bei einer GmbH sind nicht erforderlich.
- Erst wenn Ihr Gewinn über 80.000 Euro oder Ihr Umsatz über 800.000 Euro pro Jahr steigen, müssen Sie für die GbR eine handelsrechtliche Bilanz erstellen.
Privatentnahmen in der GbR richtig verbuchen
Da die Buchführung für die GbR so übersichtlich ist, vergessen Gründer oft, die Privatentnahmen richtig zu verbuchen. Gesellschafter einer GbR, die rechtlich automatisch auch Geschäftsführer des Unternehmens sind, beziehen kein Gehalt. Sie erzielen ihr Einkommen aus den Gewinnen des Unternehmens. Dementsprechend gelten regelmäßige Auszahlungen oder einmalige Entnahmen als Privatentnahme. Diese mindern den Gewinn der GbR nicht und sind nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Das unterscheidet die GbR grundlegend von der GmbH. Bei der GmbH bezieht der Geschäftsführer ein Gehalt, das als Betriebsausgabe absetzbar ist. Zu den Privatentnahmen zählen auch Vorteile, die Gesellschafter genießen, weil sie Mittel, Waren oder Inventar der GbR zu privaten Zwecken nutzen.
So buchen Sie Privatentnahmen richtig:
- Legen Sie zum Konto „Eigenkapital“ das Unterkonto „Privatkonto“ an.
- Hier verbuchen Sie nun alle Privatentnahmen.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Verbuchung auch die Umsatzsteuer berücksichtigen müssen, sofern die GbR nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt.
- Umsatzsteuerfreie Buchungen: Auszahlung von Bargeld und Überweisungen auf ein Privatkonto
- Umsatzsteuerpflichtige Buchungen: privater Gebrauch von Ausstattung, privater Gebrauch von Waren oder im Betrieb hergestellter Produkte
Beschäftigen Sie Angestellte in der GbR, müssen Sie sich mit der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen. Zudem empfiehlt sich die Debitorenbuchhaltung, um mögliche Außenstände stets im Blick zu behalten und ein gezieltes Forderungsmanagement zu betreiben.
Die Steuern in der GbR
Bei aller Einfachheit: Um die Steuer kommen Sie auch mit einer GbR nicht herum. Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Steuerarten bei der GbR.
Umsatzsteuer
Sofern Sie nicht die Kleinunternehmerregelung für Ihre GbR nutzen, sind Sie verpflichtet, auf Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer von derzeit 19 % (7 % für vergünstigte Produkte und Dienstleistungen) auszuweisen. Sie müssen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen und diese auf Ihren Rechnungen angeben. Zusätzlich sind Sie zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Im ersten Jahr nach der Unternehmensgründung erwartet das Finanzamt in der Regel die monatliche Abgabe.
Sie haben unter Umständen die Wahl zwischen der Ist- und der Sollversteuerung.
- Sollversteuerung: Hier führen Sie die Umsatzsteuer dann ab, wenn Sie buchhalterisch fällig geworden ist. Das ist dann der Fall, wenn eine Lieferung oder Leistung ganz oder teilweise erbracht worden sind. In der Theorie bedeutet das, dass Sie die Umsatzsteuer anmelden und abführen müssen, noch bevor Sie die Rechnung erstellt haben. In der Praxis melden die meisten Unternehmen die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Damit entsteht ihnen ein Liquiditätsnachteil, denn die Umsatzsteuer wird fällig, bevor der Kunde bezahlt hat. Die Sollversteuerung ist der Normalfall.
- Istversteuerung: Bei der Istversteuerung melden Sie die angefallene Umsatzsteuer erst in dem Voranmeldungszeitraum, der nach der Einnahme der Steuer liegt. Sie leiten die Umsatzsteuer also erst dann an das Finanzamt weiter, wenn Sie sie tatsächlich erhalten haben, weil der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Das vermindert die Belastung durch finanzielle Engpässe bei schlechter Zahlungsmoral oder langem Zahlungsziel. Die Istversteuerung kann das Finanzamt auf Antrag genehmigen. Dazu muss eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein.
- Sie sind Freiberufler.
- Im Vorjahr hat Ihr Unternehmen weniger als 500.000 Euro Umsatz erzielt.
- Sie sind nach § 148 Abgabenordnung (AO) von der Buchführungspflicht befreit.
Die Kleinunternehmerregelung für die GbR nutzen
Mit einer GbR können Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren, wenn Ihre Brutto-Umsätze im Vorjahr unter 22.000 Euro geblieben sind und im aktuellen Jahr 50.000 Euro nicht übersteigen. Durch die Kleinunternehmerregelung müssen Sie auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das vereinfacht die Buchhaltung und verschafft Ihnen einen Preisvorteil bei Privatkunden. Im Gegenzug dürfen Sie für gezahlte Umsatzsteuer aber keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Lassen Sie sich beraten, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie sinnvoll ist. Wenn Sie bei der Gründung der GbR hohe Ausgaben haben, kann es empfehlenswert sein, auf die Erleichterungen zu verzichten, um vom Vorsteuerabzug zu profitieren.
Gewerbesteuer
Bei Gewerbetreibenden unterliegen die Erträge eines Unternehmens der Gewerbesteuer. Diese wird auf Gewerbeerträge über 24.500 Euro pro Jahr erhoben. Das gilt auch für eine gewerbliche GbR. Die Gewerbesteuer ist eine kommunale Abgabe. Jede Gemeinde legt ihren Gewerbesteuerhebesatz selbst fest. Daher sollten Sie diese Steuer durchaus in die Standortwahl der GbR mit einbeziehen.
Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit, da sie keine gewerbliche Tätigkeit ausüben. Das gilt auch, wenn sich mehrere Freiberufler in einer GbR zusammenschließen.
Einkommensteuer nach der GbR-Gründung
Anders als eine GmbH ist eine GbR selbst nicht steuerpflichtig. Während auf die nicht an die Gesellschafter ausgeschütteten Erträge einer GmbH 15 % Körperschaftssteuer und für die an die Gesellschafter ausgeschütteten Erträge im Rahmen der Kapitalertragsteuer 25 % Abgaben fällig werden, funktioniert es bei der GbR anders. Die von den Gesellschaftern als Privatentnahme aus dem Kapital der GbR entnommenen Gewinne zählen als steuerpflichtiges Einkommen. Diese versteuern die einzelnen Gesellschafter im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu Ihrem individuellen Steuersatz.
Achtung! Die Gesellschafter einer GbR erhalten kein Gehalt, sondern einen Gewinnanteil. Wenn Sie im Gesellschaftsvertrag keine abweichenden Regelungen getroffen haben, wird der Gewinn gleichmäßig unter den Gesellschaftern verteilt. Unterschiedliche Arbeitsleistungen, Kundengewinnung oder eingebrachtes Kapital beeinflussen die Gewinnverteilung nur, wenn Sie entsprechende Vereinbarungen treffen.
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