Firmenwagen-Besteuerung

Pkw-Nutzung:

Ertragsteuerliche Behandlung der Privatnutzung von Pkws in Einzelunternehmen

Die Regelungen zur Nutzung von Privat-Pkws in Einzelunternehmen sind klar definiert: Überwiegend betriebliche Nutzung (über 50 %) qualifiziert das Fahrzeug als Betriebsvermögen.

Bei einer betrieblichen Nutzung von 10 % bis 50 % kann es als (gewillkürtes) Betriebsvermögen betrachtet werden. Mehr als 90 % private Nutzung führt zur Einstufung als Privatvermögen.

Umsatzsteuerliche Zuordnung und Vorsteuerabzug

Eine Zuordnung zum Unternehmensvermögen für die Umsatzsteuer ist nur bei mindestens 10 % betrieblicher Nutzung möglich. Der Vorsteuerabzug beim Erwerb eines Pkws setzt eine Nutzung von mindestens 10 % für das Unternehmen voraus, ohne Ausgangsumsätze, die den Vorsteuerabzug ausschließen. Wenn ein Unternehmer einen Geschäftswagen erwirbt und diesen sowohl für unternehmerische Zwecke (mindestens zu 10 %) als auch für nicht-unternehmerische Zwecke nutzt, steht ihm ein Wahlrecht zur Zuordnung zu (Zuordnungswahlrecht).

Ermittlung der betrieblichen Nutzung

Die 10 %-Grenze für die betriebliche Nutzung wird durch das Verhältnis der betrieblichen Kilometer zu den Gesamtkilometern des Fahrzeugs bestimmt. Dabei werden Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten berücksichtigt.

Steuerliche Bewertung der Privatnutzung

Die steuerliche Bewertung der Privatnutzung kann nach der 1 %-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode erfolgen. Beachten Sie, dass die 1 %-Regelung nur für notwendiges Betriebsvermögen gilt.

Elektronische Fahrtenbücher

Elektronische Fahrtenbücher müssen zeitnah und geschlossen geführt werden. Der Bundesfinanzhof bestätigt, dass sie die gleichen Anforderungen wie manuelle Fahrtenbücher erfüllen müssen.

Berechnung des geldwerten Vorteils

Der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung wird entweder pauschal (1 % des Bruttolistenpreises pro Monat) oder genau durch ein Fahrtenbuch ermittelt.

Gleichstellung von elektronischen und manuellen Fahrtenbüchern

Elektronische Fahrtenbücher sind gültig, wenn sie vergleichbare Informationen wie manuelle liefern können. Beim Ausdrucken müssen Vorkehrungen getroffen werden, um nachträgliche Änderungen zu verhindern oder klar zu dokumentieren.

Kein Fahrtenbuch notwendig für die 1-Prozent-Methode

Das Bundesfinanzministerium bestätigt, dass kein Fahrtenbuch notwendig ist, um die 1-Prozent-Methode anzuwenden, sofern das Auto zum notwendigen Betriebsvermögen gehört.

Sonderregelung für E-Fahrzeuge

Bei Elektro-PKW gibt es spezielle Regelungen: Der private Nutzungsanteil beträgt nur 0,25 % des Bruttolistenpreises, sofern dieser nicht mehr als 70.000 Euro beträgt (ab 1. Januar 2024). Liegt der Bruttolistenpreis über diesem Betrag oder handelt es sich um einen Plug-in-Hybrid mit einer rein elektrischen Reichweite von mindestens 60 Kilometern (ab 2025: 80 km), so werden 0,5 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil berechnet.

Für weitere Details zur steuerlichen Förderung der Elektromobilität für Arbeitgeber finden Sie unter: Elektroautos: Lohnsteuer und E-Mobilität | IHK München (ihk-muenchen.de)

Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann der pauschale Wert des geldwerten Vorteils für jeden Entfernungskilometer um 0,03 % des Bruttolistenpreises erhöht werden, sofern keine Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten erfolgt.

Abweichend von der pauschalen Nutzungswertmethode kann der private Nutzungswert individuell durch die Führung eines Fahrtenbuches ermittelt werden. Dabei müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein, und ein elektronisches Fahrtenbuch wird unter bestimmten Bedingungen anerkannt.

Elektronische Fahrtenbücher

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Dies bedeutet, dass es fortlaufend und ohne nachträgliche Änderungen zu dokumentieren ist. Für elektronisch geführte Fahrtenbücher gelten spezifische Anforderungen: Diese müssen so gestaltet sein, dass Änderungen der Einträge entweder technisch unmöglich sind oder detailliert innerhalb der Datei nachvollziehbar und transparent gemacht werden.

Der Bundesfinanzhof hat in einer aktuellen Entscheidung die strengen Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher bestätigt (Beschluss vom 12. Januar 2024, VI B 37/23). Elektronische Fahrtenbücher müssen dieselben detaillierten Informationen wie traditionell geführte Fahrtenbücher bereitstellen, um steuerlich anerkannt zu werden.

Gleichstellung von elektronischen und manuellen Fahrtenbüchern:

Elektronische Fahrtenbücher sind gültig, sofern sie vergleichbare Informationen wie manuell geführte Fahrtenbücher liefern können. Beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnungen müssen Vorkehrungen getroffen sein, die sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder klar dokumentiert sind.

Pauschale Firmenwagen-Besteuerung: Kein Fahrtenbuch nötig

Kein Fahrtenbuch notwendig: Wer die pauschale 1-Prozent-Methode bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils eines Autos anwenden will, muss kein Fahrtenbuch führen, so ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. November 2009 .

Die pauschale 1-Prozent-Methode bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils ist auf Autos beschränkt, die „zum notwendigen Betriebsvermögen“ zählen. Das sind Autos, die zu mehr als 50 Prozent für den Betrieb genutzt werden. Knackpunkt ist hier der nötige Nachweis.

Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass ein Fahrtenbuch für den Nachweis der betrieblichen Nutzung von über 50 Prozent nicht nötig ist. Vielmehr reichen formlose Aufzeichnungen aus, um die betriebliche Nutzung eines Dienstfahrzeugs nachzuweisen. Zur betrieblichen Nutzung gehören alle Fahrten, die betrieblich veranlasst sind. Dazu gehören auch Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten.

Der Nachweis zur betrieblichen Nutzung eines Firmenwagens "kann in jeder geeigneten Form erfolgen", heißt es in dem BMF-Schreiben. Dazu gehören Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern oder Reisekostenaufstellungen. Wenn solche Unterlagen nicht vorhanden sind, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum, in der Regel drei Monate, glaubhaft gemacht werden. Dabei müssen der Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes angegeben werden.

Einen besonderen Nachweis für die betriebliche Nutzung braucht es nicht, wenn die Tätigkeit des Steuerpflichtigen allein schon für eine betriebliche Nutzung von mehr als 50 Prozent spricht. Dies gilt für typische Reisetätigkeiten oder wenn ein Dienstwagen gebraucht wird, beispielsweise bei Taxiunternehmern oder Handelsvertretern. Wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerleistung eines Kraftfahrzeugs ausmachen, braucht man ebenfalls keinen weiteren Nachweis.

Ist die betriebliche Nutzung von über 50 Prozent einmal nachgewiesen, gilt sie so lange, bis sich wesentliche Änderungen bei der Tätigkeit oder den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ergeben. Wird allerdings die Fahrzeugklasse gewechselt, kann im Einzelfall der Nutzungsumfang nochmals geprüft werden.

Gehören gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zum Betriebsvermögen, so ist der pauschale Nutzungswert, laut BMF Schreiben , grundsätzlich für jedes Kraftfahrzeug, welches privat genutzt wird, anzusetzen. Falls der Unternehmer glaubhaft machen kann, dass bestimmte betriebliche Kraftfahrzeuge ausschließlich betrieblich genutzt werden, ist für diese Kraftfahrzeuge kein pauschaler Nutzungswert zu ermitteln.