Ratgeber

Befristung von Arbeitsverträgen - was ist zu beachten?

Arbeitnehmer erproben, Saisonspitzen überbrücken, Projekte stemmen, den Betrieb vorsichtig personell aufstocken - in all diesen Fällen kann eine Befristung helfen, sich nicht zu langfristig festlegen zu müssen.

Inhalt

Um was geht es?

In vielen Situationen ist die befristete Einstellung von Arbeitnehmern eine interessante Gestaltung des Arbeitsverhältnisses. Ein wirksam befristetes Arbeitsverhältnis endet automatisch mit Zeitablauf oder Eintritt eines bestimmten Ereignisses oder Erfolges.

Arbeitgeber müssen sich also über Gründe oder Formalien einer Kündigung dann keine Gedanken mehr machen. Aber Achtung: Auch die Befristung eines Arbeitsvertrages muss bestimmte Bedingungen erfüllen, damit sie wirksam ist:

Die Befristung muss in Schriftform vereinbart werden.
Für die Befristung muss ein Sachgrund vorliegen,
die Befristung ohne Sachgrund ist nur unter sehr engen Voraussetzungen zulässig.

Andernfalls gilt der Arbeitsvertrag als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.

Welche Voraussetzungen gelten für eine Befristung?

Die Zulässigkeit von befristeten Arbeitsverträgen richtet sich nach Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

Hintergrund der strengen Voraussetzungen für die Befristung von Arbeitsverträgen ist, dass eine unzulässige Umgehung von Arbeitnehmerschutzrechten, wie zum Beispiel des Kündigungsschutzgesetzes, vermieden werden soll.

Eine Befristung ist zulässig, wenn

ein sachlicher Grund nach § 14 Abs. 1 TzBfG für die Befristung vorliegt oder
die Voraussetzungen für eine Befristung ohne Sachgrund nach § 14 Abs. 2, 2 a oder 3 TzBfG gegeben sind.

Schriftform: Befristung nur schriftlich!

Die Befristung eines Arbeitsvertrages muss nach § 14 Abs. 4 TzBfG in Schriftform erfolgen.

Schriftform bedeutet grundsätzlich: Niederlegung auf Papier mit Unterschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, § 126 BGB.

Die elektronische Form nach § 126a BGB ist möglich. Aber Achtung: Hier handelt es sich ausschließlich um eine spezielle Form, nämlich einen Vertragsabschluss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Diese Technik steht vielen Arbeitnehmern ohnehin nicht zur Verfügung, so dass die elektronische Form in der Praxis eher selten ist.

Eine elektronische Übermittlung ohne qualifizierte elektronische Signatur reicht zur Erfüllung des Formerfordernisses nicht aus. Eine Befristung kann also zum Beispiel nicht per einfacher E-Mail vereinbart werden.

Ist die Befristung nicht in Schriftform abgeschlossen, ist die Befristung unwirksam und der Vertrag gilt als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.
Wird ein „befristeter Arbeitsvertrag“ nur mündlich geschlossen, ist die Befristung unwirksam.

Wichtig ist, dass die Befristungsabrede schriftlich vor Vertragsbeginn getroffen und von beiden Parteien unterzeichnet wird. Bei einer zeitbezogenen Befristung muss die Dauer bzw. das Enddatum angegeben werden, bei einer zweckbezogenen Befristung der Zweck, wie zum Beispiel der Abschluss eines bestimmten Projekts oder die Rückkehr eines während seiner Krankheit vertretenen Arbeitnehmers.

Kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund

Befristung ohne Sachgrund bei Neueinstellung nach § 14 Abs. 2 TzBfG

Das TzBfG erlaubt eine zeitliche Befristung bis zu einer Dauer von maximal zwei Jahren auch ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes.

Zulässig ist die kalendermäßig befristete Einstellung für längstens zwei Jahre ohne Sachgrund aber nur dann, wenn mit demselben Arbeitgeber nicht bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Dabei steht grundsätzlich jede vorherige Beschäftigung, gleich welcher Art oder vor wie langer Zeit, einer sachgrundlosen Befristung entgegen.

Zwar hatte das Bundesarbeitsgericht seit 2011 eine befristungsschädliche „Zuvor-Beschäftigung“ dann nicht angenommen, wenn das Ende eines früheren Arbeitsverhältnisses mehr als drei Jahre zurücklag. Das Bundesverfassungsgericht hat allerdings im Juni 2018 entschieden, dass diese Praxis die zulässigen Grenzen richterlicher Rechtsfortbildung überschreitet. Eine vorherige Beschäftigung ist daher stets zu berücksichtigen, auch wenn sie mehr als drei Jahre zurückliegt.

Einzelne Ausnahmen, wie zum Beispiel für sehr lange zurückliegende Arbeitsverhältnisse, für ganz anders geartete Tätigkeiten oder für sehr kurze Vorbeschäftigungen werden zwar diskutiert und auch vereinzelt von der Rechtsprechung anerkannt, es fehlt aber an klaren Definitionen und Abgrenzungen. Im Zweifel ist davon auszugehen, dass jede Art von Vorbeschäftigung einer wirksamen sachgrundlosen Befristung entgegensteht.

Wichtig: Somit ist eine sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG grundsätzich nur dann möglich, wenn zuvor noch nie ein Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bestanden hat.

Sachgrundlos befristete Arbeitsverhältnisse dürfen bis zu maximal zwei Jahren dauern.

Wurde die maximal zulässige Dauer von zwei Jahren zunächst nicht ausgeschöpft, ist die bis zu dreimalige Verlängerung einer bereits bestehenden kalendermäßigen Befristung möglich, wobei das befristete Arbeitsverhältnis dann insgesamt längstens zwei Jahre dauern darf.

Regeln für eine Verlängerung

Die Verlängerung muss

schriftlich und
vor Ablauf der zunächst vereinbarten Befristung erfolgen.
Das verlängerte Beschäftigungsverhältnis muss zeitlich unmittelbar an das zu verlängernde anschließen und
der sonstige Vertragsinhalt darf nicht abgeändert werden.

Erleichterte Befristung für junge Unternehmen nach § 14 Abs. 2 a TzBfG

In den ersten vier Jahren nach Gründung eines Unternehmens (maßgeblich ist die Aufnahme der Erwerbstätigkeit) ist die kalendermäßig befristete Einstellung von Arbeitnehmern bis zur Dauer von vier Jahren ohne Vorliegen eines Sachgrundes zulässig. Das gilt nicht für Neugründungen im Zusammenhang mit rechtlichen Umstrukturierungen von Unternehmen.

Wird ein befristeter Arbeitsvertrag mit einer Dauer von weniger als vier Jahren abgeschlossen, ist auch die (mehrfache) Verlängerung bis zu einer Gesamtdauer von vier Jahren zulässig.

Ob in einem jungen Unternehmen das Ende der Befristung innerhalb des Vierjahreszeitraumes nach Gründung liegen muss oder auch darüber hinaus reichen darf, sofern die Arbeitsaufnahme noch vor dem „vierten Geburtstag“ des neu gegründeten Unternehmens liegt, ist umstritten.

Erleichterte Befristung bei Beschäftigung Älterer nach § 14 Abs. 3 TzBfG

Gemäß § 14 Abs. 3 TzBfG ist die kalendermäßige Befristung eines Arbeitsvertrages ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes bis zu einer Dauer von fünf Jahren zulässig, wenn der Arbeitnehmer bei Beginn des Arbeitsverhältnisses das 52. Lebensjahr vollendet hat und unmittelbar vorher mindestens vier Monate beschäftigungslos war, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme nach SGB II oder III teilgenommen hat.

Auch bei Nichtausschöpfung des Fünfjahreszeitraumes ist die mehrfache Verlängerung bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren zulässig.

Wichtig: Die Möglichkeit zur befristeten Beschäftigung älterer Arbeitnehmer gemäß § 14 Abs. 3 TzBfG setzt voraus, dass die Einstellung aus der Beschäftigungslosigkeit bzw. nach Bezug von Transferkurzarbeitergeld oder Teilnahme an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme erfolgt.

Abgesehen von dieser Regelung unterliegt auch die befristete Einstellung Älterer den allgemeinen Regeln. Soll also beispielsweise ein Arbeitnehmer, dessen vorheriges Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung endete, befristet als Rentner weiterbeschäftigt werden, ist für die Befristung in der Regel ein Sachgrund erforderlich.

Befristung mit sachlichem Grund

Wenn ein sachlicher Grund für eine Befristung vorliegt, ist eine wirksame Befristung stets möglich.

Mögliche sachliche Gründe für eine Befristung nach § 14 Abs. 1 TzBfG sind insbesondere:

An einer Arbeitsleistung besteht nur ein vorübergehender betrieblicher Bedarf (Es muss mit hinreichender Sicherheit zu erwarten sein, dass nach Ende des befristeten Arbeitsvertrages kein dauerhafter betrieblicher Bedarf für die Beschäftigung des Arbeitnehmers mehr besteht).
Die Befristung erfolgt im Anschluss an ein Studium oder eine Ausbildung, um den Übergang des Arbeitnehmers in eine Anschlussbeschäftigung zu erleichtern.
Der Arbeitnehmer wird zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt (z.B. Krankheit; spezielle Regelungen für Vertretung bei Elternzeit und Mutterschutz und Pflegezeit in § 21 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz bzw. in § 6 Pflegezeitgesetz).
Die Eigenart der Arbeitsleistung rechtfertigt die Befristung (z. B. Saisonschauspieler).
Die Befristung erfolgt zur Erprobung eines neuen Mitarbeiters.
In der Person des Arbeitnehmers bestehen Gründe, die eine Befristung rechtfertigen (z.B. befristete Aufenthaltsgenehmigung, begründeter Wunsch des Arbeitnehmers).
Der Arbeitnehmer wird aus Haushaltsmitteln vergütet, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind, und der Arbeitnehmer wird entsprechend beschäftigt.
Die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich.

Diese gesetzliche Aufzählung von Sachgründen ist nicht abschließend. Es sind auch weitere Gründe denkbar, die eine Befristung rechtfertigen können.

Auch eine Befristung mit sachlichem Grund muss schriftlich und vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vereinbart werden.

Bei kalendermäßigen Befristungen (z. B. "Einstellung für drei Monate" oder "bis zum xx.xx.xxxx") muss zwingend nur die Befristung an sich, nicht aber den Grund, schriftlich niedergelegt werden. Es ist allerdings zu empfehlen, auch den Befristungsgrund selbst mit in den Vertrag aufzunehmen, denn dies macht die Regelung für den Arbeitnehmer nachvollziehbarer und kann unter Umständen den Nachweis des Vorliegens eines sachlichen Grundes am Ende des Arbeitsverhältnisses erleichtern.
Bei sogenannten Zweckbefristungen, das sind Befristungen bis zum Erreichen eines bestimmten Ziels oder Abschluss eines bestimmten Projekts, muss dieses Ziel / dieser Zweck ebenfalls in Schriftform vereinbart sein.

Wann endet ein befristeter Arbeitsvertrag?

Bei Vereinbarung einer bestimmten Dauer oder eines bestimmten Enddatums ist das Ende des Arbeitsverhältnisses ohne weiteres klar.

Ist aber eine Befristung bis zum Erreichen eines bestimmten Zwecks oder Ziels vereinbart (Beispiel: "bis zum Abschluss des Bauprojekts xy"), muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über den Zeitpunkt der Zweckerreichung zunächst schriftlich mit einer Frist von mindestens zwei Wochen informieren.

Ein befristeter Arbeitsvertrag endet daher

mit Ablauf der vereinbarten Zeit oder
bei Erreichung des vereinbarten Zwecks - frühestens jedoch zwei Wochen nachdem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nachweislich schriftlich den Zeitpunkt der Zweckerreichung mitgeteilt hat.

Achtung: Wird nach Ablauf der vereinbarten Zeit oder des erreichten Zwecks mit Wissen des Arbeitgebers weitergearbeitet, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn der Arbeitgeber nicht unverzüglich widerspricht oder die Zweckerreichung mitteilt!

Kann ein befristeter Arbeitsvertrag auch gekündigt werden?

Befristete Verträge enden mit Ablauf der zeitmäßigen Befristung bzw. Erreichen des vereinbarten Zwecks. Eine ordentliche Kündigung eines befristeten Vertrages ist nach dem Gesetz grundsätzlich ausgeschlossen. Es ist aber zulässig, die Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung vertraglich (Arbeits- oder Tarifvertrag) zu vereinbaren (§ 15 Abs. 3 TzBfG).

Für die ordentliche Kündigung müssen aber - wie im unbefristeten Arbeitsverhältnis auch - die allgemeinen Wirksamkeitsvoraussetzungen gegeben sein. Dazu gehört zum Beispiel im Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes das Vorliegen eines anerkannten Kündigungsgrundes (soziale Rechtfertigung).

Achtung: Ohne entsprechende vertragliche Vereinbarung ist die ordentliche Kündigung nicht möglich, so dass der Vertrag erst mit Ablauf der Befristung endet.

Eine außerordentliche (fristlose) Kündigung kommt auch bei befristeten Arbeitsverhältnissen in Betracht. - selbstverständlich nur dann, wenn die allgemeinen Voraussetzungen für eine außerordentliche Kündigung erfüllt sind(siehe Außerordentliche Kündigung ).

Was gilt bei unwirksamen Befristungen?

In diesen Fällen ist eine Befristung unwirksam:

kein sachlich ausreichender und zutreffender Grund und
Nicht-Vorliegen der Voraussetzungen für eine Befristung ohne sachlichen Grund oder
Befristung nicht schriftlich vereinbart.

In diesen Fällen gilt das Arbeitsverhältnis gemäß § 16 TzBfG als auf unbestimmte Zeit geschlossen, es ergibt sich also ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Das Arbeitsverhältnis kann nur durch eine rechtmäßige ordentliche oder außerordentliche Kündigung beendet werden

Achtung: Die ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber kann dabei frühestens zum durch die Befristung vereinbarten Ende ausgesprochen werden, es sei denn die Möglichkeit der ordentlichen Kündigung zu einem früheren Zeitpunkt wurde vereinbart, s.o.

Ausnahme: Ist die Befristung nur wegen des Fehlens der Schriftform unwirksam, kann der Arbeitsvertrag auch vor dem vereinbarten Ende ordentlich gekündigt werden.

Kann von den gesetzlichen Vorgaben abgewichen werden?

Nein! Von den gesetzlichen Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes darf grundsätzlich nicht durch individuelle Vereinbarung zuungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden, vgl. § 22 Abs. 1 TzBfG. Auch im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer ist also zum Beispiel keine Befristung ohne Sachgrund für einen längeren Zeitraum als 2 Jahre möglich.

Zu beachten ist:

Der eigene Wunsch des Arbeitnehmers nach einer Befristung kann ein sachlicher Grund sein und damit eine Befristung rechtfertigen. Wichtig ist allerdings, dass sich dieser Wunsch nicht nur auf die Befristung selbst beschränken sollte, vielmehr braucht es schon bei Vertragsschluss objektive Anhaltspunkte, die diesen Wunsch nachvollziehbar machen. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer selbst dann die Befristung von sich aus gewollt hätte, wenn der Arbeitgeber ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angeboten hätte. Diese Voraussetzungen sind beispielsweise erfüllt, wenn der Arbeitnehmer bereits bei Vertragsabschluss plant, nach Ablauf der Befristung eine anderweitige Ausbildung zu beginnen, mit seiner Familie ins Ausland zu gehen o. ä.
Die Unwirksamkeit einer Befristung muss (soweit sie nicht ohnehin vom Arbeitgeber anerkannt und das Arbeitsverhältnis unbefristet fortgesetzt wird) vom Arbeitnehmer spätestens drei Wochen nach dem vereinbarten Ende beim Arbeitsgericht mit einer Klage geltend gemacht werden. Erhebt der Arbeitnehmer die Klage nicht fristgerecht, gilt die Befristung als von Anfang an wirksam. Der Arbeitnehmer kann also auch eine eigentlich unwirksame Befristung durch Verstreichenlassen der Klagefrist wirksam werden lassen.

Wie kann der Arbeitnehmer die Unwirksamkeit einer Befristung feststellen lassen?

Wenn der Arbeitnehmer der Auffassung ist, dass eine vereinbarte Befristung unwirksam ist, so muss er spätestens innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende des Arbeitsverhältnisses Klage zum Arbeitsgericht erheben.

Die Klage hat das Ziel, festzustellen, dass das Arbeitsverhältnis aufgrund der Befristung nicht beendet ist. In einem solchen Verfahren vor dem Arbeitsgericht muss der Arbeitgeber darlegen und ggf. beweisen, dass die Befristung durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt ist oder die Voraussetzungen für eine Befristung ohne Sachgrund gegeben sind.

Klagt der Arbeitnehmer nicht oder nicht fristgerecht, gilt die vereinbarte Befristung als von Anfang an wirksam. Es kommt dann nicht mehr darauf an, ob etwa ein Sachgrund für die Befristung tatsächlich gegeben ist.

IHK-Praxistipp: Auch wenn der sachliche Grund für eine Befristung im Gegensatz zur Befristung selbst nicht notwendigerweise im Vertrag schriftlich vereinbart werden muss, ist dies doch sinnvoll, da es häufig die Beweisführung für das Vorliegen eines sachlichen Grundes erleichtert. Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Auseinandersetzung in einem Rechtsstreit erst nach dem vereinbarten Vertragsende, und damit häufig erst Jahre nach dem Vertragsabschluss stattfindet.

Was ist besonders zu beachten?

Ein befristet beschäftigter Arbeitnehmer darf wegen der Befristung des Arbeitsvertrages nicht schlechter behandelt werden als ein vergleichbarer unbefristet beschäftigter Arbeitnehmer. Eine unterschiedliche Behandlung von befristet beschäftigten Arbeitnehmern im Vergleich zu unbefristet Beschäftigten ist aber dann möglich, wenn dies durch sachliche Gründe gerechtfertigt ist.
Arbeitgeber müssen befristet beschäftigte Arbeitnehmer über entsprechende unbefristete Arbeitsplätze informieren, die besetzt werden sollen. Die Information kann durch allgemeine Bekanntgabe an geeigneter, den Arbeitnehmern zugänglicher Stelle im Betrieb oder im Unternehmen erfolgen (§ 18 Abs. 1 TzBfG).
Wenn befristet beschäftigte Arbeitnehmer, die länger als sechs Monate beschäftigt sind, in Textform den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis übermitteln, müssen Arbeitgeber hierauf innerhalb eines Monats eine begründete Antwort geben. (§ 18 Abs. 2 TzBfG) Ein Anspruch auf Einstellung auf einem solchen Arbeitsplatz besteht aber nicht, es handelt sich lediglich um einen Informationsanspruch.
Arbeitgeber müssen grundsätzlich dafür Sorge tragen, dass auch befristet beschäftigte Arbeitnehmer an angemessenen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung der beruflichen Entwicklung und Mobilität teilnehmen können (§ 19 TzBfG).

Welche Folgen hat eine Schwangerschaft oder Elternzeit während der Befristung?

Befristet beschäftigte Schwangere bzw. befristet in Teilzeit während der Elternzeit Beschäftigte haben bis zum Ende der Befristung grundsätzlich die gleichen Rechte wie bei einer unbefristeten Anstellung. Es besteht daher ein Anspruch auf Einhaltung der Schutzfristen, Fortzahlung des Arbeitsentgelts bei Beschäftigungsverboten und den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Mit dem Ablauf der Befristung endet ein Arbeitsverhältnis aber auch während Mutterschutz oder Elternzeit. Während eine Kündigung während dieser Zeiträume nur sehr eingeschränkt mit behördlicher Zustimmung möglich ist, beendet die Befristung das Arbeitsverhältnis ohne weitere Anforderungen auch während des Mutterschutzes oder der Elternzeit.

Ein befristetes Arbeitsverhältnis wird durch Mutterschutz oder Elternzeit auch nicht verlängert; es endet mit Ablauf der Befristung.

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