Fachkräfte aus dem Ausland anwerben, einstellen und beschäftigen

Ungehinderten Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt hat in der Regel, wer aus einem Staat der ‎Europäischen Union kommt oder aus den EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen, ‎Schweiz). Bürger aus diesen Ländern sind inländischen Arbeitnehmern gleichgestellt. Sie dürfen in ‎Deutschland gemäß dem sogenannten Freizügigkeitsrecht eine Beschäftigung aufnehmen.‎

Bei Fachkräften aus Drittstaaten sind eine Reihe von rechtlichen Besonderheiten zu beachten – gerade mit Blick auf die verschiedenen Visa und Aufenthaltstitel, die für die Einreise und den Aufenthalt in Deutschland benötigt werden. Worauf es „standardmäßig“ ankommt, zeigt unser Überblick:

1. Voraussetzungen prüfen

Für welchen Aufenthaltszweck in Deutschland gelten welche Voraussetzungen? Gilt ein Mindestgehalt? Liegt eine anerkannte oder eine anerkennungsfähige Qualifikation vor bzw. ist ein Anerkennungsverfahren erforderlich?

2. Unterlagen zusammenstellen, Visum-Termin beantragen

Welche Unterlagen für die Beantragung eingereicht werden müssen, hängt u.a. vom Aufenthaltstitel ab. Darüber informiert in der Regel die Website der deutschen Botschaft beziehungsweise des deutschen Konsulats im Wohnsitzland der internationalen Fachkraft. Diese sollte zu diesem Zeitpunkt dort einen Visumantrag stellen.
Wie lange Ihre Fachkraft auf den Termin für die Visumerteilung warten muss, ist von Land zu Land und von Auslandsvertretung zu Auslandsvertretung sehr unterschiedlich.

Seit 01.01.2025 ist die Antragstellung für viele Visaarten online möglich unter:
Visumantrag im Auslandsportal

Während der Bearbeitung des Visumantrags bei der Auslandsvertretung wird in vielen Fällen die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit als behördeninterner Vorgang eingeholt.

Wichtig: Sie als zukünftiger Arbeitgeber können das Verfahren von Deutschland aus spürbar beschleunigen – durch Nutzung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens, das weiter unten beschrieben wird.

• Achtung: Für Staatsbürger folgender Länder gilt eine Ausnahme von der Visumpflicht: USA, Kanada, Australien, Neuseeland, Israel, Japan, Andorra, Monaco, San Marino, Republik Korea und Großbritannien.
  Diese können auch direkt nach Deutschland einreisen und den Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit nach der Einreise bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragen (siehe Schritt 4 und 5). Soll allerdings schon kurz nach der Einreise eine Beschäftigung aufgenommen werden, empfiehlt sich, trotzdem ein Arbeitsvisum schon vor der Einreise zu beantragen.

3. Visumantrag im Wohnsitzland

Das Visum muss im Wohnsitzland beantragt werden – bei der deutschen Botschaft beziehungsweise beim deutschen Konsulat. Das Visum muss dem tatsächlichen Zweck des Aufenthaltes in Deutschland entsprechen.

Welche deutsche Botschaft beziehungsweise welches Konsulat Sie bzw. Ihre neue Fachkraft kontaktieren müssen – dazu informiert die Weltkarte auf dem Portal „Make it in Germany“.

4. Einreise nach Deutschland

Das erteilte Visum kann in der deutschen Botschaft abgeholt werden. Spätestens jetzt wird von Ihrem Bewerber der Krankenversicherungsnachweis gefordert – dieser ist ab dem ersten Tag in Deutschland nötig. Nach Deutschland sollte Ihr Bewerber auch alle weiteren persönlichen Dokumente mitbringen.

5. Aufenthaltstitel in Deutschland beantragen

Mit dem Einreisevisum kann die Fachkraft die Arbeitsstelle, für die das Visum erteilt wurde, antreten. Ein Visum gilt in der Regel für bis zu sechs Monate. (Wurde es im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahren beantragt, wird es für ein Jahr erteilt.)

Innerhalb dieser Zeit muss der Bewerber eine dem Visum entsprechende Aufenthaltserlaubnis beantragen. Die Beantragung erfolgt bei der zuständigen Ausländerbehörde, wo dazu ein Termin zu beantragen ist. Die Ausländerbehörde informiert auch über die notwendigen Unterlagen für die Antragstellung.

Für Akademiker aus Drittländern, die in Deutschland eine qualifizierte Beschäftigung aufnehmen wollen, ist die Blaue Karte EU der beliebteste Aufenthaltstitel. Die Website der Bunderegierung "Make it in Germany" stellt zur Blauen Karte EU umfangreiche Informationen für Arbeitgeber zur Verfügung.

Voraussetzungen für die Erteilung einer Blauen Karte EU (nach § 18g AufenthG):

• Qualifikation: Von der Fachkraft gefordert ist ein deutscher oder ein mit einem deutschen vergleichbarer ausländischer Hochschulabschluss. Der Nachweis der Vergleichbarkeit erfolgt entweder über ein positives Ergebnis in der Datenbank "anabin", dem Infoportal zu ausländischen Bildungsabschlüssen, oder über eine Zeugnisbewertung der ZAB, der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen:
  Hier finden Sie die Datenbank "anabin" und hier kann die Zeugnisbewertung der ZAB online beantragt werden.
  Ausführliche Informationen zur Bewerbung ausländischer Hochschulabschlüsse erhalten Sie hier.
• Arbeitsstelle: Die Fachkraft muss bereits ein konkretes Jobangebot von einem Arbeitgeber in Deutschland vorweisen. Diese Arbeitsstelle muss der Qualifikation angemessen sein und mindestens sechs Monate betragen.
• Mindestbruttogehalt: Die Gehaltsschwelle liegt bei 50 Prozent der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung (im Jahr 2025: mindestens 48.300 Euro).
  Für Berufseinsteiger kann dieses Gehalt unterschritten werden.
  Für Engpassberufe gilt eine niedrigere Gehaltsschwelle von 45,3 Prozent (im Jahr 2025: 43.759,80 Euro). Folgende Berufe gelten u.a. als Engpassberufe:
  • Berufe in Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften, Ingenieurwesen und Humanmedizin
  • Führungskräfte in der Produktion bei der Herstellung von Waren, im Bergbau und im Bau sowie in der Logistik
  • Führungskräfte in der Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie
  • Führungskräfte in der Erbringung von speziellen Dienstleistungen, wie zum Beispiel in der Kinderbetreuung oder im Gesundheitswesen
  • Akademische und vergleichbare Krankenpflege- und Geburtshilfefachkräfte
  • Lehr- und Erziehungskräfte im schulischen und außerschulischen Bereich
  • Die ausführliche Liste der Engpassberufe finden Sie hier.
• Sonderfall IT-Spezialisten: Auch wenn IT-Fachkräfte keinen Hochschulabschluss besitzen, können sie eine Blaue Karte EU erhalten. Voraussetzung ist der Nachweis von mindestens drei Jahren Berufserfahrung im IT-Bereich während der letzten sieben Jahre. In diesem Fall gilt die niedrigere Gehaltsschwelle (45,3 Prozent; im Jahr 2025: 43.759,80 Euro).

Für Inhaber einer Blauen Karte EU, die ein anderer EU-Mitgliedstaat ausgestellt hat, ist zudem die kurz- und langfristige Mobilität nach Deutschland möglich. Außerdem ist bei Inhabern, die bereits in einem anderen EU-Mitgliedsstaat mit ihrer Familie gelebt haben, die Möglichkeit zum Familiennachzug privilegiert geregelt.

Eine anschauliche Visagrafik zum Ablauf und den benötigten Unterlagen finden Sie hier.

Fachkräfte, die eine qualifizierte Berufsausbildung oder ein Studium außerhalb Deutschlands absolviert haben, können ein Visum zum Arbeiten für Fachkräfte erhalten. Dieses ermöglicht ihnen einen direkten Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt. Für Akademiker kann dieser Titel eine Alternative zur Blauen Karte sein, wenn sie die Bedingungen für diese nicht erfüllen – beispielsweise, weil sie die Gehaltsschwelle für die Blaue Karte nicht erreichen.

Voraussetzungen für die Erteilung des Visums (nach § 18a und 18b AufenthG):

• Qualifikation: Die Berufsausbildung oder das Studium muss in Deutschland anerkannt oder mit einem deutschen Bildungsabschluss vergleichbar sein. Wie das Anerkennungsverfahren abläuft, erfahren Sie in unserer Anerkennungsrubrik .
• Arbeitsstelle: Sie als Arbeitgeber müssen der Fachkraft ein konkretes Jobangebot mit einer qualifizierten Beschäftigung gemacht haben.
• Fachkräfte über 45 Jahren, die zum ersten Mal zum Zweck der Beschäftigung nach Deutschland einreisen, müssen mit der angestrebten Tätigkeit ein Bruttojahresgehalt in Höhe von mindestens 53.130 Euro (im Jahr 2025) erreichen. Alternativ gilt der Nachweis einer angemessenen Altersversorgung.

Eine anschauliche Visagrafik zum Ablauf und den benötigten Unterlagen finden Sie hier.

In nicht-reglementierten Berufen in allen Branchen haben Fachkräfte aus Drittstaaten die Option zur Einreise und Beschäftigung ohne vorherige Anerkennung.
Voraussetzungen sind:

• Qualifikation: Eine im Ausland staatlich anerkannte Berufsqualifikation (mindestens zwei Ausbildungsjahre). Den Nachweis stellt die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) auf Onlineantrag individuell aus.
• Arbeitsstelle: Ein konkretes Arbeitsplatzangebot in einem nicht-reglementierten Beruf in Deutschland
• Mindestbruttogehalt: Gehaltsschwelle von min. 45 Prozent der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze (2025: 43.470 Euro). Für tarifgebundene AGs gilt die Gehaltsschwelle nicht.
• Berufserfahrung: Mindestens zwei Jahre Erfahrung im angestrebten Beruf innerhalb der letzten fünf Jahre.

Der Aufenthaltstitel wird nach § 19c Abs. 2 AufenthG in Verbindung mit § 6 BeschV für die Dauer des Arbeitsvertrags erteilt. Dieser ist verlängerbar, solange das Arbeitsverhältnis besteht.

Eine anschauliche Visagrafik zum Ablauf und den benötigten Unterlagen finden Sie hier.

Inzwischen können Personen aus Drittstaaten mit der Anerkennungspartnerschaft zunächst einreisen und anschließend das gesamte Anerkennungsverfahren in Deutschland durchführen. Dazu verpflichten sich die angehende Fachkraft und ihr Arbeitgeber,

- die Anerkennung nach der Einreise zu beantragen und

- das Verfahren einschließlich Qualifizierung aktiv zu betreiben.

Der Aufenthalt ist dann zunächst für ein Jahr möglich und kann auf bis zu drei Jahre verlängert werden.

Folgende Vorraussetzungen sind (nach § 16d Abs. 3 AufenthG) zum Erlangen dieses Visums zu erfüllen:

• Qualifikation: Die Fachkraft verfügt über einen ausländischen Hochschulabschluss oder eine mindestens zweijährige Berufsausbildung. Der Hochschul- oder Berufsabschluss muss in dem Land, in dem er erworben wurde, staatlich anerkannt sein. Den Nachweis stellt die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) auf Onlineantrag individuell aus.
• Arbeitsstelle: Sie als Arbeitgeber müssen der Fachkraft ein konkretes Arbeitsplatzangebot für eine qualifizierte Beschäftigung zusichern.
• Sprachkenntnisse: Gefordert werden deutsche Sprachkenntnisse mindestens auf dem Niveau A2 (GER).
• Geeigneter Arbeitgeber: Sie als Arbeitgeber müssen bereits Erfahrung mit der beruflichen Ausbildung haben, um mögliche fachliche Nachqualifizierungen gewährleisten zu können.

Eine anschauliche Visagrafik zum Ablauf und den benötigten Unterlagen finden Sie hier.

Die sogenannte Chancenkarte erleichtert den Aufenthalt zur Arbeitsplatzsuche und wird grundsätzlich für maximal ein Jahr erteilt. Wenn eine Fachkraft dann noch keinen Arbeitsplatz hat, kann die Frist um bis zu zwei weitere Jahre verlängert werden. Während der Jobsuche in Deutschland besteht die Möglichkeit zur Probearbeit oder Nebenbeschäftigung im Umfang von 20 Wochenstunden.

Erhältlich ist sie (nach § 20a AufenthG) auf zwei Wegen, abhängig von der Qualifikation:

1) Bei voller Gleichwertigkeit

• Drittstaatsangehörige, die eine volle Gleichwertigkeit der ausländischen Qualifikation nachweisen, erhalten die Chancenkarte ohne weitere besondere Voraussetzungen.

2) Ohne volle Gleichwertigkeit

• Punktesystem: Die Chancenkarte basiert auf einem Punktesystem. Zu den Auswahlkriterien gehören Qualifikation, Deutsch- und Englischkenntnisse, Berufserfahrung, Deutschlandbezug, Alter und mitziehende Lebens- oder Ehepartner. Make-it-in-Germany bietet auf ihrer Website einen kostenlosen Selbsttest an. Für den Erwerb der Chancenkarte müssen mindestens sechs Punkte erreicht werden. Zusätzlich gelten dennoch folgende Mindestanforderungen:

• Qualifikation: Nachgewiesen werden muss ein ausländischen Hochschulabschluss, ein im Ausbildungsstaat anerkannter, mindestens zweijährigen Berufsabschluss oder ein von einer deutschen Auslandshandelskammer erteilter Berufsabschluss. Den Nachweis stellt die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) auf Onlineantrag individuell aus.
• Sprachkenntnisse: Zudem sind entweder einfache deutsche (Niveau A1 GER) oder englische Sprachkenntnisse (Niveau B2 GER) erforderlich.

Für beide Optionen gilt:

• Lebensunterhalt: Die Chancenkarte kann nur erteilt werden, wenn der Lebensunterhalt in Deutschland nachweislich gesichert ist (z.B. durch ein Sperrkonto oder eine Verpflichtungserklärung).

Eine anschauliche Visagrafik zum Ablauf und den benötigten Unterlagen finden Sie hier.

Für Staatsangehörige von Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien gilt die sogenannte „Westbalkanregelung“: Sie können auch ohne anerkannte Qualifikation eine Arbeitserlaubnis und ein Visum erhalten. Das Kontingent beträgt jährlich maximal 50.000 Zustimmungen der Bundesagentur für Arbeit.
Sie als Arbeitgeber können die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit für die Westbalkanregelung digital einholen, bevor Ihre künftige Arbeitskraft das Visum beantragt, und das Verfahren somit beschleunigen. Dies ist die sogenannte Vorabzustimmung.

Folgende Voraussetzungen müssen für den Arbeitsmarktzugang erfüllt sein:

• Arbeitsstelle: Es kann ein Arbeitsvertrag oder ein verbindliches Arbeitsangebot vorgewiesen werden.
• Vorrangprüfung: Die Stelle kann nicht mit einem bevorrechtigten Bewerber aus Deutschland oder der EU besetzt werden (Vorrangprüfung durch die Bundesagentur für Arbeit).
• Reglementierung: Die Arbeitskraft arbeitet nicht in einem reglementierten Beruf, z.B. als Arzt oder Rechtsanwalt.

Bitte beachten Sie:
Die Zustimmungen sind auf Monate und Staatsangehörigkeiten aufgeteilt. Anträge können nur so lange bearbeitet werden, wie das jeweilige Monatskontingent der betreffenden Staatsangehörigkeit noch nicht ausgeschöpft ist. Den aktuellen Stand der Kontingente können Sie hier einsehen.

Die kurzzeitige kontingentierte Beschäftigung ist eine Möglichkeit für die kurzzeitige Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen, unabhängig von ihrer Qualifikation. Sobald die Bundesagentur für Arbeit (BA) ein bedarfsorientiertes Kontingent – möglich ist das auch differenziert für bestimmte Wirtschaftszweige oder Berufsgruppen – festlegt, können interessierte Arbeitgeber eine Arbeitserlaubnis oder eine Zustimmung zu einem Aufenthaltstitel für Arbeitskräfte aus dem Ausland beantragen. Diese wird erteilt, wenn:

• Der Arbeitgeber tarifgebunden ist und die Arbeitskräfte nach den geltenden tariflichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind,
• der Arbeitgeber sich dazu verpflichtet, die erforderlichen Reisekosten vollständig zu übernehmen,
• die geplante Beschäftigung acht Monate innerhalb von 12 Monaten nicht überschreitet und
• die wöchentliche Arbeitszeit mindestens 30 Stunden beträgt.

Hier erhalten Sie weitere Informationen.

In Deutschland fehlen rund 80.000 bis 100.000 Lkw- und Busfahrer/-innen. Ob in der Industrie, dem Handel, der Tourismusbranche oder in der Nutzung des ÖPNVs, wir sind in unserem alltäglichen Leben abhängig von möglichst reibungslos funktionierenden Verkehren.

Erfahren Sie auf unserer Schwerpunktseite Berufskraftfahrer , mit welchen Maßnahmen Sie als Unternehmen Ihre Rekrutierungschancen erhöhen können und was bei der Rekrutierung ausländischer Fahrer zu beachten ist.

Um das Verfahren durchführen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Bevollmächtigung durch die Fachkraft. Im weiteren Verfahren werden zudem eine Kopie des Reisepasses sowie Nachweise zu Berufsqualifikationen benötigt. Eine Auflistung samt Vorlagen der benötigten Dokumente bietet das Portal „Make it in Germany“ an.

Der Arbeitgeber vereinbart mit der zuständigen lokalen Ausländerbehörde bzw. der ZSEF einen Beratungstermin.

Zwischen dem Unternehmen und der Ausländerbehörde wird eine Vereinbarung geschlossen. Diese beinhaltet unter anderem Bevollmächtigungen und Verpflichtungen des Arbeitgebers, der Fachkraft und der beteiligten Behörden sowie eine Beschreibung der Abläufe einschließlich der Beteiligten und Fristen.

Die Ausländerbehörde berät den Arbeitgeber und unterstützt ihn, das Anerkennungsverfahren durchzuführen, falls erforderlich. Im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens kann diese Prüfung auf zwei Monate verkürzt werden. Die Ausländerbehörde holt die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ein und prüft darüber hinaus die ausländerrechtlichen Einreisevoraussetzungen.

In den meisten Fällen ist die Zustimmung zur Beschäftigung durch die Bundesagentur für Arbeit (BA) erforderlich. Dieser Schritt wird von der Ausländerbehörde eingeleitet, wenn das Anerkennungsverfahren positiv ausfällt. Wenn die BA innerhalb einer Woche keine Rückmeldung gibt, gilt die Zustimmung als erteilt

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erteilt die Ausländerbehörde dem Arbeitgeber eine sogenannte Vorabzustimmung zur Weiterleitung an Ihre Fachkraft.

Nach Erhalt der Vorabzustimmung bucht die Fachkraft einen Termin bei der deutschen Auslandsvertretung zur Beantragung des Visums, der innerhalb von drei Wochen stattfindet. Bei diesem Termin muss die Vorabzustimmung (in der Regel das Original) mit weiteren für den Visumantrag nötigen Unterlagen vorgelegt werden. Die Fachkraft / der Arbeitgeber sollten vorab bei der Auslandsvertretung nachfragen, ob ein Original erforderlich ist.

Über den Visumantrag wird in der Regel innerhalb von weiteren drei Wochen nach Vorliegen der vollständigen Unterlagen entschieden.

• Führungskräfte gefordert: Von Ihrer Führungsebene wird eine offene und wertschätzende Kommunikation und Unternehmenskultur vorgelebt.
• Projektteam einrichten: Zum Aufbau und zur Pflege einer Willkommenskultur empfiehlt es sich, dass Sie ein eigenes Projektteam einrichten. Zu ihm gehören Vertreter der Geschäftsführung, der Personalabteilung, der Fachbereiche und ggf. der Arbeitnehmervertretung. Das Projektteam analysiert zunächst Ihre Unternehmenssituation mit Blick auf Interkulturalität und stößt geeignete (Verbesserungs-)Maßnahmen an.
• Belegschaft sensibilisieren: Fördern Sie interkulturelle Kompetenzen im Unternehmen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise dazu, eine Sprache zu lernen oder Fortbildungen im Bereich Diversity zu besuchen. Das kann helfen, kulturell bedingte Missverständnisse und Konfliktsituationen zu vermeiden.
• Mentoren aufbauen: Bauen Sie Spezialisten auf, die Mentoren für Fachkräfte aus dem Ausland sein können. Mentoren begleiten den Neuankömmling bei den ersten Schritten im Job, aber idealerweise auch privat bei Behördengängen oder der Wohnungssuche. Darüber hinaus können Sie z.B. auch die Betreuung internationaler Kunden unterstützen.
• Internationale Mitarbeiter einbinden: Beschäftigen Sie bereits internationale Mitarbeiter, binden Sie diese ein. Bitten Sie diese z.B. um persönliche Erfahrungsberichte (Testimonials) – etwa schriftlich, als Podcast oder Videostatements.
• Webseite prüfen: Das Aushängeschild für Ihr Unternehmen ist Ihre Webseite. Sie gibt einen wichtigen ersten Eindruck von Ihnen als Arbeitgeber. Bieten Sie zumindest zentrale Fakten und Informationen zum Unternehmen auf Englisch an – ggf. sogar in der Landessprache der gesuchten Fachkräfte. Übersetzungsbüros oder Muttersprachler in Ihrer Belegschaft können dabei helfen.

• Vorab-Infos zukommen lassen: Schicken Sie der neuen Fachkraft schon vor dem Einstiegsdatum beispielweise Ihren Newsletter zu oder informieren Sie über anstehende Teamevents.
• Willkommenspaket bereithalten: Halten Sie für Ihre neue Fachkraft ein Willkommenspaket bereit. Inhalt können relevante Basisinformationen (gedruckt/online) zum Arbeitsplatz und Leben am Standort sein sowie nützliche Giveaways. Beispiele dazu:
  • Informationen über das Unternehmen, die Belegschaft, die Arbeits- und Sozialregeln, den neuen Arbeitsstandort
  • Hinweise zu ersten Schritten vor Ort (Einwohnermeldeamt, zuständige Arbeitsagentur und Ausländerbehörde, Banken/Sparkassen für eine Kontoeröffnung, Führerscheinbüro des zuständigen Landesamts, Familienkassen usw.)
  • Informationen zum Leben in der Region (Wohnort und Umgebung, Wohnungssuche, Gesundheitswesen und ärztliche Versorgung, Bildungswesen, Schulen und Kinderbetreuung, Versicherungen, Kultur und Feiertage, örtliche Sportvereine)
  • Eine Handy-Prepaidkarte, eine Zeitkarte für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV), ein Stadtplan bzw. eine Karte des Landkreises und eine ÖPNV-Übersicht
• Eine Vorlage für eine Willkommensmappe steht auf der Seite Make it in Germany zur Verfügung. Sie können die Vorlage herunterladen und anschließend personalisieren:
  Vorbereitungen treffen: Willkommensmappe

• Vorbereitungen treffen: Sind Arbeitsplatz und E-Mail-Adresse eingerichtet, gibt es Visitenkarten, läuft der Rechner, gibt es – sofern erforderlich – passende Arbeits- und Schutzkleidung? Benötigt der neue Kollege Chipkarten für den Zugang zum Gelände? Sind seine Daten in allen relevanten Systemen hinterlegt (Pforte, Personalabteilung, Gehaltsbuchhaltung, Kantine etc.)?
• Einarbeitungsplan anlegen: Stellen Sie einen Plan auf, der zeigt, wann was passiert: ausführliches Einführungsgespräch, Führung durch das Haus, Bekanntmachen mit Ansprechpartnern, erste Aufgabenverteilung, Einarbeitung in Thema X durch Kollege Y, Abteilungsbesprechung, Mittagessen mit Kollegen, Vorstellen des neuen Mitarbeiters bei wichtigen Kunden durch Kollege X etc.
• Praktische Infos bereitstellen: Die neue Fachkraft erhält Informationen zu Arbeitsabläufen, Organisationsstrukturen, Verhaltensregeln etc. Vereinfachen oder übersetzen Sie schriftliche Unterlagen wie Verfahrensanweisungen, Sicherheitsvorschriften und interne Formulare.
• Integration ins Team sicherstellen: Briefen Sie das Team, bevor der neue Kollege eintrifft. Nach dessen Ankunft sollten Sie ein rasches gegenseitiges Kennenlernen sicherstellen. Tipp: Lassen Sie Mitarbeiter den neuen Arbeitsstandort, die Region und das Unternehmen vorstellen.
• Zeitliche Spielräume schaffen: Bieten Sie Freistellungen an für die Erledigung von Verwaltungsformalitäten (Einwohnermeldeamt, Sozialversicherungsbehörde etc.), berücksichtigen sie ggf. religiöse Feiertage, nehmen Sie Rücksicht bei der Urlaubsplanung (z.B. wg. Heimatbesuchen)
• Teambuilding anbieten: Angebote wie Teambuilding oder interkulturelle Trainings sind sinnvoll – für die neue und etablierte Fachkraft ebenso wie für Führungskräfte.
• Feedback geben: Vereinbaren Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen Sie sich austauschen. Das hilft nicht zuletzt, etwaigen Problemen vorzubeugen. Insbesondere in der Anfangszeit ist es für Mitarbeiter enorm wichtig, Ihre genauen Erwartungen zu kennen und zeitnah Rückmeldung zur geleisteten Arbeit zu erhalten. Vergessen Sie dabei nicht, wie motivierend Lob ist.

• Umzug unterstützen: Unterstützen Sie Ihre neue Fachkraft finanziell und/oder bei der Organisation des Umzugs nach Deutschland. Dafür können Sie auch ein spezialisiertes Unternehmen einbinden.
• Wohnungssuche anbieten: Bieten Sie eigene Unterstützung bei der Wohnungssuche an oder beauftragen Sie eine spezialisierte Relocation Agentur. Alternativ mieten Sie auf Ihr Unternehmen eine Wohnung für die Dauer der Probezeit an: So entsteht für die Fachkraft keine Vertragsbindung, falls der Arbeitsvertrag nicht verlängert werden sollte.
• Formalitäten erläutern: Übermitteln Sie dem neuen Mitarbeiter Informationen zu den notwendigen Formalitäten: Sozial- und Krankenversicherung, Steuernummer, Anmeldung etc. Erklären Sie diese Punkte zusätzlich.

Umfangreiche Informationen zum Thema Förderung von Deutschkenntnissen finden Sie hier: Sprachförderung

Wenn Sie Fachkräfte mit unterschiedlicher nationaler Herkunft beschäftigen, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die kulturelle Vielfalt im Unternehmen leben wollen und wie Sie Ihre Belegschaft auf einen kultursensiblen Umgang miteinander vorbereiten wollen. Dies trägt wesentlich zur Integration ausländischen Fachkräfte bei und kann die Unternehmenskultur langfristig bereichern.

Interkulturelle Maßnahmen organisieren: Schon kleine Maßnahmen können spürbar dazu beitragen, dass sich Neuankömmlinge willkommen und wohl fühlen. Beispiele sind die Förderung des interkulturellen Austauschs durch entsprechende Gelegenheiten (z.B. kulturell heterogene Gruppenarbeiten, einen Themenabend, Fußball und andere sportliche Aktivitäten) oder die Berücksichtigung kultureller Unterschiede beim Speiseplan Ihrer Kantine.

Das Förderprogramm Integration durch Qualifizierung (IQ) stellt mit seinem Praxishandbuch "Erfolgreiche Integration von internationalen Fachkräften in KMU" eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche kultursensible Integration zur Verfügung:
IQ: Praxishandbuch

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) bietet Handlungsempfehlungen zum Diversity Management an, inklusive Möglichkeit der Erfolgsmessung und Checkliste:
KOFA: Handlungsempfehlungen Diversity Management

In diesem Kontext soll auch die "Charta der Vielfalt" Erwähnung finden, die Ihnen konkrete Instrumente an die Hand gibt, wie Sie Vielfalt gezielt und erfolgreich steuern.
Diese freiwillige Selbstverpflichtung haben bereits mehr als 3.400 Unternehmen und öffentliche Einrichtungen unterzeichnet. Wenn Sie Ihre Beteiligung auf Ihrer Internetseite oder in Stellenanzeigen kommunizieren, unterstreichen Sie auch Ihre Attraktivität als moderner Arbeitgeber.
Charta der Vielfalt: So steuern Sie Vielfalt

Qualifizierungsbedarf ermitteln: Der berufliche Qualifizierungsbedarf gerade auch der neuen Fachkraft sollte laufend ermittelt, Weiterbildung bzw. Nachqualifizierung ermöglicht werden. Hierbei stehen Ihnen die IHK sowie die Agentur für Arbeit beratend zur Seite.

check.work: Im Rahmen des Integrationspakts hat die IHK für München und Oberbayern im Auftrag der bayerischen Industrie- und Handelskammern eine Online-Anwendung zur Kompetenzfeststellung entwickelt, um eine zielgerichtete Arbeitsmarktintegration zu unterstützen. Damit sollen Berufserfahrungen und Kompetenzen von Personen mit Flucht- oder Migrationshintergrund systematisch, einfach und mit so niedrigen sprachlichen und kulturellen Hürden wie möglich erfasst werden.
Vor allem das Modul 1 kann hilfreich sein, um praktische arbeitsrelevante Erfahrungen zu überprüfen:
check.work

Familiennachzug prüfen: Ob eine Fachkraft aus dem Ausland in Deutschland arbeiten will, hängt oft davon ab, dass auch ihre Familie hier leben und arbeiten kann. Rechtlich beschränken sich die Möglichkeiten des Familiennachzugs auf die sogenannte Kernfamilie, also auf minderjährige Kinder sowie die Ehepartner. Mehr dazu:

• Kinder: Im Alter von bis zu 16 Jahren können Kinder immer mit nach Deutschland ziehen – vorausgesetzt, die Eltern haben gültige Aufenthaltstitel. Für Kinder über 16 Jahren gelten spezielle Anforderungen. Mehr dazu
• Ehepartner: Für Ehepartner gelten bestimmte Regelungen, die sich auch auf gleichgeschlechtliche eingetragene Lebenspartner beziehen. Unter anderem geht es darum, wann ein Visum für die Einreise nötig ist – und wann nicht. Wer einen Aufenthaltstitel aus Gründen des Familiennachzugs hat, kann uneingeschränkt eine Erwerbstätigkeit aufnehmen. Mehr dazu
• Unterstützungsangebote: Falls die Fachkraft ihre Familie mitbringt, stellen Sie Informationen zu Kinderbetreuung, Schulen und sogenannten Dual Career Services bereit, die sich darum kümmern, dass auch der Ehepartner eine passende Stelle findet.
• Interkulturelles Training: Für alle mitausreisenden Familienmitglieder kann ein interkulturelles Training die Integration erleichtern. Bestenfalls findet es schon vor der Einreise nach Deutschland statt.
• Vernetzung: Bemühen Sie sich, Partner und Kinder des neuen Mitarbeiters mit den Familien der Kollegen zu vernetzen (z.B. im Rahmen eines Betriebsausflugs oder Stammtischs).

Weiterführende aktuelle Informationen zum Thema Familiennachzug finden Sie auf dem Portal "Make it in Germany", dem offiziellen Portal der Bundesregierung zum Thema Integration ausländischer Fachkräfte:
Make it in Germany: Familiennachzug