Was bedeutet GoBD?
GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Ansonsten ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Dies kann unter bestimmten Umständen zu einer Hinzuschätzung oder in Fällen wesentlicher Mängel zu einer Vollschätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (siehe § 158 AO). Durch solche Hinzuschätzungen ergeben sich unter Umständen hohe Steuernachzahlungen.
Achtung: die GoBD regelt nicht, welche Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden müssen und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Dies ergibt sich aus anderen Rechtsvorschriften, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch oder den Steuergesetzen.
Informationen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie unter: Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen| IHK
Was sind die wichtigsten Grundprinzipien der GoBD?
Gemäß der GoBD sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten:
Die wichtigsten Grundprinzipien der GoBD
Bei der Führung von Büchern, egal ob elektronisch oder in Papierform, sind folgende Grundprinzipien zu beachten:
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Dokumentationen müssen so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens erhält.
Die progressive und retrograde Prüfung muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.
Alle Buchungen und Aufzeichnungen müssen lückenlos nachvollziehbar sein.
Grundsatz der Wahrheit
Geschäftsvorfälle müssen der tatsächlichen Sachlage entsprechen.
Fehlerhafte oder manipulierte Aufzeichnungen sind unzulässig.
Vollständige Erfassung:
Sämtliche Geschäftsvorfälle – also alle Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen – müssen lückenlos und vollständig aufgezeichnet werden. Auch Barumsätze sind dabei einzubeziehen, selbst wenn keine Kundendaten erfasst werden.
Inhaltliche Richtigkeit:
Die Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß und sachlich korrekt zu dokumentieren – mit passenden Belegen und ggf. Angaben zum Geschäftspartner.
Zeitnahe Erfassung:
Vorgänge sollen zeitnah, also möglichst unmittelbar nach ihrem Eintritt, festgehalten werden. Bargeschäfte sind täglich zu erfassen, andere Vorgänge innerhalb von zehn Tagen. So wird verhindert, dass nachträglich manipuliert werden kann.
Geordnete Buchführung:
Die Aufzeichnungen müssen klar strukturiert und nachvollziehbar sein. Eine systematische Ablage ist erforderlich, um jederzeit einen Überblick über die Geschäftslage zu ermöglichen. Bar- und unbare Vorgänge sowie steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze sind klar zu trennen.
Unveränderbarkeit:
Einträge dürfen nachträglich nicht unbemerkt geändert werden. Änderungen müssen dokumentiert sein, insbesondere bei digitalen Systemen. So bleibt die Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet.
Grundsatz der Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Buchungen müssen übersichtlich, strukturiert und nachvollziehbar erfasst werden.
Eine logische und zeitlich korrekte Reihenfolge ist sicherzustellen.
Grundsatz der Vollständigkeit
Alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst werden.
Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Geschäftsvorfälle.
Einzelaufzeichnungspflicht
Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln und unverfälscht aufzuzeichnen.
Zusammenfassungen oder Verdichtungen sind nur unter bestimmten Bedingungen erlaubt (z.B. bei Barverkäufen in Kassen).
Grundsatz der Richtigkeit
Buchungen müssen fehlerfrei, sachlich richtig und mit dem richtigen Beleg übereinstimmend sein.
Daten dürfen nicht unzulässig verändert oder gelöscht werden.
Grundsatz der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen.
Kassenaufzeichnungen: täglich.
Sonstige Geschäftsvorfälle: spätestens innerhalb von 10 Tagen.
Elektronische Aufzeichnungen müssen unverzüglich gespeichert werden.
Grundsatz der Ordnung
Eine klare Strukturierung der Buchhaltung ist erforderlich.
Belege müssen eindeutig zuordenbar und auffindbar sein.
Grundsatz der Unveränderbarkeit
Nachträgliche Veränderungen an Buchungen oder Aufzeichnungen sind unzulässig.
Korrekturen dürfen nur durch stornieren und neubuchen erfolgen, nicht durch Überschreiben.
Warum ist das wichtig?
Die GoBD sorgt dafür, dass steuerlich relevante Daten für das Finanzamt nachvollziehbar, korrekt und sicher gespeichert werden. Wer sich nicht an diese Regeln hält, riskiert, dass die Buchführung verworfen wird. In diesem Fall kann das Finanzamt Ihren Gewinn schätzen, was zu einer höheren Steuerlast führen kann.
Wer ist betroffen?
Grundsätzlich gelten die GoBD für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind – unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Das betrifft auch kleine Unternehmen und Kleinunternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.
Besonders wichtig sind die GoBD, wenn Sie:
- Buchhaltungsprogramme oder Kassensysteme verwenden,
- Rechnungen elektronisch erstellen oder empfangen,
- Daten digital aufbewahren.
Die wichtigsten Regeln im Überblick
Ordnungsgemäße Buchführung (GoB)
- Ihre Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.
- Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar und prüfbar sein.
- Änderungen an Daten müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
Aufbewahrungspflichten
- Rechnungen, Bücher und Aufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Handels- und Geschäftsbriefe müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.
- Digitale Unterlagen müssen im Originalformat aufbewahrt werden.
- Elektronische Belege dürfen nur dann in Papierform aufbewahrt werden, wenn sie ursprünglich auf Papier erstellt wurden.
Datenzugriff
Das Finanzamt hat das Recht, Ihre elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung einzusehen. Dazu gibt es drei Zugriffsarten:
- Direktzugriff (Z1): Das Finanzamt darf direkt auf Ihr System zugreifen (z. B. auf Ihre Buchhaltungssoftware).
- Indirekter Zugriff (Z2): Sie bereiten die Daten auf und stellen sie dem Prüfer zur Verfügung.
- Datenträgerüberlassung (Z3): Sie übergeben Ihre Daten auf einem Datenträger (z. B. USB-Stick, CD).
Belegpflicht
- Jeder Geschäftsvorfall muss durch Belege nachgewiesen werden (z. B. Rechnungen, Kassenbelege).
- Fehlen Belege, müssen Sie einen Eigenbeleg erstellen.
- Belege müssen so abgelegt werden, dass sie jederzeit schnell auffindbar sind.
- Elektronische Belege (z. B. PDF-Rechnungen) dürfen nicht verändert werden.
Unveränderbarkeit
- Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden, ohne dass dies protokolliert wird.
- Änderungen müssen nachvollziehbar und eindeutig dokumentiert werden.
- Speichern Sie Ihre Daten regelmäßig, um Verlust zu vermeiden.
Verfahrensdokumentation
- Sie müssen beschreiben, wie Ihre Buchführung abläuft (z. B. wie Rechnungen erfasst, gespeichert und aufbewahrt werden).
- Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.
- Änderungen im Verfahren müssen dokumentiert werden.
Für jedes IT-System, das zur Buchführung genutzt wird, muss es eine Verfahrensdokumentation geben. Diese zeigt verständlich und vollständig, wie das System funktioniert – also was genau gemacht wird, wie es gemacht wird und was dabei herauskommt.
Die Dokumentation soll einem sachkundigen Dritten helfen, das Verfahren in angemessener Zeit nachzuvollziehen. Wie umfangreich sie sein muss, hängt von der Komplexität des Unternehmens und der eingesetzten Technik ab.
Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus:
- Allgemeiner Beschreibung
- Anwenderdokumentation (wie das System benutzt wird)
- Technischer Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation (wie das System betrieben wird)
Die Dokumentation beschreibt z. B. bei digitalen Dokumenten den Ablauf von der Erstellung bis zur sicheren Speicherung und Wiederauffindbarkeit.
Wichtig ist: Das dokumentierte Verfahren muss mit dem tatsächlich eingesetzten Verfahren übereinstimmen. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und versioniert werden.
Die Verfahrensdokumentation muss so lange aufbewahrt werden, wie die zugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
Fehlt die Dokumentation oder ist sie lückenhaft, ist das nicht automatisch ein schwerer Mangel, solange die Buchführung trotzdem nachvollziehbar und prüfbar bleibt.
Maschinelle Auswertbarkeit
- Daten, die Sie elektronisch aufbewahren, müssen so gespeichert werden, dass sie maschinell auswertbar sind (z. B. CSV-Dateien).
- Wandeln Sie Ihre Daten nicht in Formate um, die eine Auswertung unmöglich machen (z. B. Scans ohne Texterkennung).
Praktische Tipps für kleine Unternehmer
- Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Aufzeichnungen vollständig und nachvollziehbar sind.
- Sorgen Sie für regelmäßige Datensicherungen und halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation aktuell.
- Speichern Sie elektronische Belege in ihrem ursprünglichen Format und sichern Sie diese regelmäßig.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihr System den Anforderungen entspricht, vor allem bei Software-Updates.