Datenschutzerklärung für Mitarbeiter
In Betrieben setzt der Personaldatenschutz dem Sammeln von Mitarbeiterdaten Grenzen. Allerdings müssen Arbeitgeber auf ihren Intranetseiten nur dann eine Datenschutzerklärung bereitstellen, wenn sie über das betriebliche IT-Netz eine Privatnutzung durch Mitarbeiter zulassen. Denn sie sind dann ein Telediensteanbieter gegenüber den Mitarbeitern.
Ist eine Privatnutzung des betrieblichen Internetzugangs hingegen ausgeschlossen, entfällt die Pflicht zur Bereitstellung einer Datenschutzerklärung. Denn in diesem Fall ist der Arbeitgeber kein Telediensteanbieter.
Allerdings sind in beiden Fällen nach der DSGVO gegenüber Mitarbeitern Informationspflichten zu erfüllen. Arbeitgeber können entscheiden, wie sie Informationspflichten umsetzen, entweder Gesamtinformation auf Papier oder im Intranet.
Folgende Punkte müssen in Informationspflichten aufgeführt sein:
Informationen zur Verarbeitung der Daten
Hier gilt grundsätzlich: Personenbezogene Daten eines Mitarbeiters werden vor Eintritt ins Unternehmen nur zum Zweck der Prüfung der Bewerbung und ggf. Begründung eines Vertragsverhältnisses erhoben. Die Verarbeitung der Daten findet während der Beschäftigungszeit zur Durchführung und/oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses statt. Ist der jeweilige Zweck erreicht, werden die Daten des Mitarbeiters unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. In der Regel handelt es sich um sechs (Geschäftsbriefe) oder zehn Jahre (steuerrelevante Unterlagen), rund um die Altersvorsorge hat eine Aufbewahrung so lange zu erfolgen, wie dies im Einzelfall erforderlich ist, um die Altersvorsorge sicher zu stellen.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO basieren:
- Art.6: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a) auf Basis Ihrer Einwilligung. Allerdings ist für den Vertragsabschluss oder die Fortführung eines Vertrags keine Einwilligung nötig.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b) zur Durchführung, Begründung und Beendigung des Vertragsverhältnisses
z. B.
um rechtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen
- Art. 6 Abs. 1 lit. c) um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen
z. B.
um behördliche Auflagen wie beispielsweise das Führen eines Fahrtenbuchs zu vermeiden
- Art. 6 Abs. 1 lit. f) um ein berechtigtes Interesse zu wahren
Die berechtigten Interessen eines Unternehmens können unter anderem auf folgenden Zielen beruhen:
- zur Verbesserung der Personalplanung
- um elektronische Zugangskontrollen durchzuführen
- um die Compliance rund um Auflagen, Sicherheitsvorschriften und vertraglichen Verpflichtungen sicherzustellen
- um unnötige Ausgaben zu vermeiden
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
- für das Auswahl- und Einstellungsverfahren: persönliche Daten des Bewerbers mit Name, Geburtsdatum, Lebenslauf, Staatsangehörigkeit
- für die Kontaktaufnahme: private Kontaktdaten mit Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- dienstliche Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummern
- für die Entgeltabrechnung: Zahlungs- und Identifikationsdaten, dazu gehören Daten aus dem Personalausweis bzw. eine Arbeitserlaubnis, Geburtsort und Familienstand, Krankenkassenmitgliedschaft, Steueridentifikationsnummer, Freibeträge, Lohnsteuerklasse, Konfessionszugehörigkeit für die Kirchensteuer und die Kontonummer
- Daten zur Zeiterfassung, dazu zählen Arbeitszeitkonten, Urlaubszeiten und gegebenenfalls Schichtpläne
- im Rahmen von Personalscreenings erhobene Daten: Je nach Beschäftigung kann ein polizeiliches Führungszeugnis oder eine Zuverlässigkeitsprüfung nötig sein.
- Zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle können Daten unter anderem für die Messung der Zielerreichung erhoben werden. So lässt sich ein variabler Vergütungsanteil berechnen.
- sonstige Daten der Personalverwaltung rund um den Arbeitsschutz, die betriebliche Gesundheitsvorsorge, die Inhaberschaft eines Führerscheins etc.
Empfänger der Daten lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen:
- Steuerberater für die Abrechnungen
- Kranken-, Unfall- und Sozialversicherungsträger und weitere Versicherungsunternehmen
- Behörden wie Arbeitsagenturen, Sozialkassen und Finanzbehörden
- Der betriebsärztliche Dienst
- Weitergabe betrieblicher Kontaktdaten an Kunden und Geschäftspartner
Bestehen der Betroffenenrechte
Auf folgende Betroffenenrechte müssen Sie sowohl in der Datenschutzerklärung wie in den Informationspflichten hinweisen: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Recht auf Vergessenwerden, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit und Recht auf Widerspruch bei erteilten Einwilligungen sowie das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Musterformulierungen finden Sie in dem
IHK-Muster Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO
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