Handelsrechnung (mindestens 2-fach und zweisprachig)
Sowohl die Handelsrechnung als auch die Proforma-Rechnung sollten in russischer Sprache angefertigt werden. Empfehlenswert ist die Anfertigung in russischer und englischer Sprache, um den internationalen Charakter des Geschäfts auch in der Rechnung widerzuspiegeln. Zudem sollten folgende Angaben in der Handelsrechnung oder in der Proforma-Rechnung enthalten sein:
- Name und Anschrift des Ausführers (Verkäufer)
- Name und Anschrift des Empfängers (Käufer)
- Umsatzsteuernummer des Empfängers (Käufer)
- Rechnungsnummer und -datum
- Vertragsnummer und -datum
- Genaue Warenbezeichnung jeder Ware mit
Zolltarifnummer
- Waren- und Handelsmarke
- Anzahl, Art, Nummer und Markierung der Packstücke
- Netto- und Bruttogewichte (ohne Paletten)
- Anzahl und Gewicht der Paletten
- Angabe des Ursprungslandes für jede Ware
- Lieferbedingungen (
Incoterms
)
- Zahlungsmodalitäten
- Einzel- und Gesamtpreise mit Währungsangabe
- Angaben über Skonti
- Gegebenenfalls Hinweise auf erforderliche Zulassungen oder Zertifikate
- Firmenstempel und Unterschrift des Exporteurs
Für kostenlose Lieferungen oder Mustersendungen ist eine Proforma-Rechnung mit dem Vermerk zu Zollzwecken „Only for customs clearance purposes“ anzufertigen und der Sendung beizulegen. Auch diese Lieferungen sind in Russland abgabenpflichtig. Aus der Rechnung sollte der Zweck des Warenimports (z. B. Garantielieferung) ausgewiesen werden. Zudem sollte die Proforma-Rechnung ebenfalls mindestens 2-fach mit den Inhalten und Anforderungen einer Handelsrechnung angefertigt werden. Eine Bescheinigung der Rechnung oder der Proforma-Rechnung durch die zuständige IHK ist grundsätzlich nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch eine Bescheinigung benötigen, finden Sie Informationen zur Beantragung
hier
.
Die Zolltarifnummer auf der Rechnung sollte mit dem russischen Partner beziehungsweise über den Partner mit der avisierten Zollstelle im Vorfeld der Anfertigung der Rechnung abgestimmt werden. Jedoch sollte stets vermieden werden, unrichtige Zolltarifnummern zwecks Minderung von Einfuhrzöllen in Rechnungen auf Kundenwunsch aufzuführen beziehungsweise zu übernehmen. Bei unterschiedlichen Tarifierungsauffassungen zwischen den Partnern ist es empfehlenswert, hinter der jeweiligen Zolltarifnummer ein „EU“ zu platzieren. Dadurch wird gewährleistet, dass es sich hierbei um die Zolltarifnummer aus Sicht des EU-Exporteurs handelt. Denn es kann durchaus sein, dass die russische Zollverwaltung eine andere Zolltarifnummer als die der EU für ein Produkt vorsieht – entgegen dem weltweit gültigen Harmonisierten System. Die unterschiedlichen Auffassungen der Staaten werden in regelmäßigen Abständen über die Weltzollorganisation in Brüssel aufgegriffen und einheitlich beschieden.
Von besonderer Bedeutung ist die Genauigkeit der angegebenen Gewichte – netto wie brutto – in der Rechnung und in den anderen Handelsdokumenten. Abweichungen zwischen den Angaben in den verschiedenen Dokumenten (Rechnungen, Packstücke, Frachtbriefe oder etc.) können zu längeren Zollkontrollen und Abfertigungsproblemen führen.
Die Lieferbedingung in der Rechnung sollte mit einer genauen Ortsangabe (Stadt, Straße, Hausnummer und Terminal oder ähnliches) versehen sein. Diese Informationen sind für zollwertrechtliche Ermittlungen im Rahmen der Verzollungen relevant.
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