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Hinweise |
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Prüfpfad
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Verfügt Ihre Buchhaltung über einen Prüfpfad, der es den Zollbehörden ermöglicht, jede Eintragung bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen, um deren Richtigkeit zu überprüfen? Beschreiben Sie, durch welche Referenzmerkmale diese Verbindungen ermöglicht werden.
Der Prüfpfad stellt die vollständige und kurzfristige Nachvollziehbarkeit von zollrelevanten Vorgängen im Buchführungssystem anhand von Verbindungen zwischen Warenbewegungen, Datenerfassung und Buchungsbelegen dar. Diese Verbindungen werden durch Referenzmerkmale ermöglicht. Sie können sowohl elektronisch als auch manuell sein.
Sofern Ihr Unternehmen bisher nicht über einen derartigen Prüfpfad verfügt, beschreiben Sie, wie Sie sicherstellen, dass Zollkontrollen im Buchführungssystem erleichtert werden.
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An dieser Stelle muss die Verknüpfung der MRN (Master Reference Number (vormals Movement Reference Number) = Nr. auf dem Ausfuhrbegleitdokument oben rechts) mit der internen Referenznummer dargestellt werden. Die interne Referenznummer kann z.B. eine Rechnungs- oder Lieferscheinnummer sein. Der Typ der Referenznummer sollte für alle Sendungen der gleiche sein (nicht z.B. für Sammellieferungen die Rechnungsnummer und für Ersatzteillieferungen die Lieferscheinnummer).
Durch die Sicherstellung dieses Prüfpfades bzw. dieser Referenzierung soll sichergestellt werden, dass sich ein potenzieller Zoll- oder Außenwirtschaftsprüfer gezielt und ohne große Recherchen ganz bestimmte Ausfuhrvorgänge anschauen kann.
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Buchführungssystem
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Benennen Sie die in den nachfolgend aufgeführten Bereichen verwendeten Buchführungssysteme. Geben Sie jeweils mit an, ob es sich dabei um eine Standardsoftware, eine speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anwendungssoftware oder um eine manuelle Buchführung handelt:
a) Finanzbuchhaltung
b) Einkauf / Verkauf
c) Material- oder Warenwirtschaft
d) Logistik
e) Zollabwicklung (z. B. Anschreibungen zum Zolllager oder Abrechnung der aktiven Veredelung).
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Empfohlen wird auch die Angabe des jeweiligen Release der verwendeten Software.
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Wie stellen Sie sicher, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bzw. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ( GoB nach § 238 Handelsgesetzbuch, § 140 Abgabenordnung) eingehalten werden?
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Hier bietet sich möglicherweise ein Verweis auf die vorherige an; verschiedene Software-Systeme sind hinsichtlich der Buchführungsgrundsätze zertifiziert (z.B. SAP).
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Gibt es in den EDV-Systemen eine Trennung der Funktionen Entwicklung, Test und Betrieb? Durch die Trennung wird sichergestellt, dass keine Entwicklungs- und Testdaten in die Betriebsdaten einfließen.
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Einige EDV-System erlauben die parallele Benutzung von Produktiv- und Testsystemen. Dabei bildet das Produktivsystem die reale Geschäftsabwicklung ab, während das Testsystem lediglich eine Kopie des Produktivsystems darstellt, in dem u. a. EDV-Anpassungen
getestet werden.
Sollte dies in Ihrem Unternehmen der Fall sein, muss sichergestellt werden, dass keine Verwechslung/Vermischung der Systeme stattfindet. Dies kann beispielsweise durch entsprechende Zugriffsrechte geregelt werden.
Als Antwort auf diese Frage kann unter Umständen ein einfaches „Ja“ oder „Nein“ genügen.
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Wurden Anwendungen an externe Unternehmen ausgelagert? Wenn ja,
a) benennen Sie jeweils die ausgelagerten Anwendungen des Buchführungssystems.
b) wie ist sichergestellt, dass hinsichtlich der ausgelagerten Anwendungen die Ordnungsvorschriften und Aufbewahrungsregelungen eingehalten werden?
c) an welches Unternehmen wurden die Anwendungen übertragen?
d) haben Dritte den Status eines AEO und wenn ja, welche AEO-Bewilligung?
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Punkt a): z.B. bei Auslagerung an Steuerberater.
Punkt b): z.B. vertragliche Festlegung.
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Beschreiben Sie, wie in den Bereichen Material- oder Warenwirtschaft und Logistik Nicht-Unionswaren bzw. Waren, die der zollamtlichen Überwachung unterliegen, von Unionswaren bzw. nicht überwachungspflichtigen Waren unterschieden und lokalisiert werden.
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Diese Frage bezieht sich auf den Einfuhrbereich und zielt auf marktordnungsrechtliche oder verbrauchssteuerpflichtige Waren sowie Waren, die sich im Verfahren der aktiven Veredelung befinden.
Mögliche Antworten: „Kennzeichnung der Waren in der Buchführung, an der Ware und im Lager“. Hilfreich zur Sicherstellung dieses Prozesses sind auch farbige, auffällige Aufkleber (z.B. mit der Aufschrift „AV-Ware“), die an der Ware angebracht werden.
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Interne Kontrollsysteme
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Beschreiben Sie kurz die betriebsinternen Richtlinien zum internen Kontrollsystem (Maßnahmen wie: Arbeitsanweisungen, Mitarbeiterschulungen, Kontrollvorgaben zur Aufdeckung von Arbeitsfehlern, Vier-Augen-Prinzip, Meldewege), die in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Produktion, Material- oder Warenwirtschaft und Logistik beachtet werden müssen. Wie erfolgt jeweils die Aktualisierung?
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Hier hängt der Detaillierungsgrad der Antwort wieder stark von Größe und Komplexität des Unternehmens ab. Bei diesen betriebsinternen Richtlinien ist von besonderer Bedeutung, sie auf einem aktuellen Stand zu halten. Dies kann durch Hinweise innerhalb des Textes geschehen (z.B. aktualisiert am… durch…).
Inhaltlich kann beispielsweise die regelmäßige Durchführung von Stichprobenkontrollen angeführt werden (z.B. einmal pro Monat Durchsicht einer Ausfuhranmeldung durch Qualitätsverantwortlichen oder Zollbeauftragten).
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Ist der Produktionsbereich klar vom Einkaufs-, Verkaufs- und Verwaltungsbereich in den Abläufen und Verantwortlichkeiten getrennt? Wer erstellt Kalkulationen bzw. Neukalkulationen?
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Auf den ersten Teilbereich der Frage kann möglicherweise als Antwort ein „Ja“ oder „Nein“ ausreichend sein.
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Materialfluss
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Zollförmlichkeiten
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Beschreiben Sie das Verfahren zur Erstellung der Zollanmeldungen/Begleitdokumente und der zollrechtlichen Anschreibungen. Welche internen Kontrollmaßnahmen sind hierbei vorgesehen? Welche Kontrollmaßnahmen erfolgen im Falle der Vertretung durch Dritte?
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Im Rahmen des ATLAS-Ausfuhrverfahrens gilt als Anschreibung das Speichern des Vorgangs in der EDV/Buchführung.
Punkt a): Zu beschreiben ist das Tool, über welches die Ausfuhranmeldung erstellt wird (z.B. Internetausfuhranmeldung Plus). Erläutern Sie den genauen Prozess der Erstellung der Ausfuhranmeldung. Benennen Sie die für die Erstellung verantwortlichen Personen. Beschreiben Sie den Prozess der Informationsgewinnung für die Angaben in der Ausfuhranmeldung.
Punkt b): Z.B. Stichproben. Möglich ist auch der Verweis auf die vorangegangene Frage "Beschreiben Sie kurz die betriebsinternen Richtlinien zum internen Kontrollsystem..."
Punkt c): Z.B. Stichproben.
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Handeln Sie mit Waren, die Verboten oder Beschränkungen, einschließlich handelspolitischer Maßnahmen unterliegen (z.B. Dual-Use-Waren)?
...
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Diese Frage ist aus Sicht des Zolls zentral für
die Erteilung / Bestätigung der Bewilligung
„Vereinfachte Zollanmeldung“.
Es empfiehlt sich die Abgabe einer detaillierten Arbeitsanweisung zum Themenkomplex
Exportkontrolle
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Maßnahmen zur Sicherung von Daten
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Wie lange werden die Daten im Produktivsystem vorrätig gehalten, und wie lange werden diese Daten archiviert?
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Die Archivierungsdauer sollte (mindestens) zehn Jahre betragen.
Im Produktivsystem sollten die Daten (mindestens) drei Jahre lang direkt abrufbar sein.
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Schutz der Computersysteme
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Nach welchen Verfahren werden Zugriffsrechte vergeben? Wer ist verantwortlich für den Schutz des Computersystems?
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Zugriffsrechte können z.B. nur über den Systemadministrator vergeben werden.
Empfehlenswert ist auch eine Zuteilung der Zugriffsrechte je nach Arbeitsbereich (Buchhaltung, Vertrieb, Technik etc.)
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Verfügt Ihr Unternehmen über einen Notfallplan/Sicherheitsplan für den Fall von Systemstörungen oder Systemausfall? Beschreiben Sie diesen kurz.
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Z.B. Verweis auf Notfallverfahren in ATLAS.
Wichtig ist das Vermeiden von Lücken; es
muss sichergestellt werden, dass bei
Systemausfällen Anschreibungen im Nachhinein abgespeichert werden.
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Schutz der Unterlagen
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Welche Maßnahmen wurden getroffen, um den unbefugten Zugriff, den Missbrauch, die absichtliche Zerstörung und den Verlust von Informationen/Unterlagen zu erkennen bzw. die Informationen/Unterlagen davor zu schützen (z. B. beschränkte Zugriffsrechte, Erstellung von elektronischen Sicherungskopien)?
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Beispielhafte Maßnahmen:
- Vergabe von Zugriffsrechten
- Arbeit über abgesicherten Zentralrechner
- Wöchentliche Sicherungsdateien
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