Welche Software eignet sich für mein Unternehmen?

Inhalt

• Wer ist betroffen?
• Wo liegt das Problem bei der Software-Auswahl?
• Drei Schritte zur passenden Software
• Mitschnitt Webinar: Die passende Software finden
• (Online-)Anbieter für Software-Suche
• Software-Beratung
• Software-Tests
• Gebrauchte Software
• Lizenzierung
• Software-Auswahl für spezielle Anwendungsbereiche

Wer ist betroffen?

Jeder, der neue oder alternative Software sucht. Jeder, der die Digitalisierung in seinem Unternehmen vorantreiben möchte.

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Wo liegt das Problem bei der Auswahl der Software?

Software soll Probleme lösen, Abläufe leichter handhabbar machen, neue Möglichkeiten eröffnen und sich amortisieren. Damit Software diesem Anspruch gerecht werden kann, ist besondere Sorgfalt bei der Auswahl der Anbieter und deren Produkte wichtig. Die individuellen Anforderungen und die Fülle der Softwareanbieter machen es oft nicht leicht, die passende Software zu finden.

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So geht es: Drei Schritte zur passenden Software

Gehen Sie bei der Suche nach der passenden Software systematisch vor.

Drei Schritte unterstützen Sie dabei:

1. Eigene Situation analysieren: Definieren Sie Ihre Anforderungen, wie ist der Status Quo?

Machen Sie sich klar, welche Funktionen und Eigenschaften die Software erfüllen soll. Wichtige Punkte dabei sind Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integration mit bestehenden Systemen. Siehe hierzu auch ein Webinar-Mitschnitt.
Fragen Sie sich:

• Welche Probleme möchten Sie für welchen Zweck lösen?
• Welchen Bedarf möchten Sie decken?
• Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen.

2. Sondieren Sie den Markt:

• Recherchieren Sie. Am besten beziehen Sie dabei Dienstleister, Fachkollegen und Mitarbeiter mit ein:
  Zapfen Sie alle Informationsquellen Ihres Netzwerkes an: Eventuell haben eigene Mitarbeiter, bereits vorhandene Dientsleister, bekannte Unternehmer Tipps und Erfahrungswerte. Ggf. können Sie auch auf die Softwaresuche spezialisierte Dienstleister engagieren.
  Nutzen Sie Suchmaschinen, Softwareverzeichnisse, Fachforen und andere Informationsquellen, um nach Softwarelösungen zu suchen.
• Beachten Sie die IT-Sicherheit von Software:
  Die IT-Sicherheit sollte bei der Softwareauswahl von Anfang an berücksichtigt werden.
  • Es ist ggf. ratsam, mit IT-Sicherheits- und Datenschutzexperten zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die gewählte Software den erforderlichen Sicherheitsstandards entspricht und angemessene Schutzmechanismen bietet.
  • Eine gute IT-Sicherheit ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen vor potenziellen Bedrohungen zu schützen und Ihre Daten und Systeme sicher zu halten.
  • Hinweise auf eine gute IT-Sicherheit einer Software sind z. B.
    • regelmäßige Updates,
    • abgesicherte Logins mit Zwei-Faktor-Authentifizierung,
    • transparente Informationen des Herstelleres zu IT-Sicherheit und Datenschutz.
• Wie steht es um Support und Updates?
  Überprüfen Sie, welche Art von technischem Support angeboten wird und wie regelmäßig Updates und Sicherheitspatches bereitgestellt werden.
  • Ein zuverlässiger und gut erreichbarer Support sowie regelmäßige Aktualisierungen sind wichtige Faktoren für eine langfristige Zufriedenheit mit der Software.
• Prüfen Sie die Kosten:
  Stellen Sie sicher, dass die Kosten der Software in Ihrem Budgetrahmen liegen. Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch eventuelle laufende Kosten wie Lizenzgebühren, Wartung oder Schulungen.
• Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien:
  Machen Sie sich mit den rechtlichen Aspekten vertraut, wie beispielsweise den Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien. Achten Sie besonders darauf, wie Ihre Daten geschützt und genutzt werden. Speziell zur Lizenzierung siehe hier.
• Prüfen Sie Referenzen:
  Wenn möglich, sprechen Sie mit anderen Unternehmen oder Personen, die bereits Erfahrungen mit der Software haben. Fragen Sie nach deren Meinung, Nutzererfahrungen und eventuellen Herausforderungen, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
• Falls Sie keine passende Software finden:
  Können Sie die Anforderungen verändern? Benötigen Sie wirklich eine individuell hergestellte Software, die alle Wünsche erfüllt - aber oft viel aufwändiger in Herstellung und Betrieb ist?

3. Erstellen Sie eine Shortlist und entscheiden auf dieser Grundlage:

• Vergleichen Sie:
  Vergleichen Sie die gefundenen Softwareangebote und deren
  • Funktionen,
  • Preise,
  • Benutzerfreundlichkeit, Schulungsbedarf,
  • Support-Optionen,
  • Update-Häufigkeit und andere relevante Aspekte.
• Im Ergebnis sollten Sie eine kurze "Shortlist" von ein paar Softwareangeboten haben, deren Vor- und Nachteile Sie z. b. mit einem Punktesystem gegeneinader abwägen können.
• Testen Sie:
  Wenn möglich, nutzen Sie Testversionen oder kostenlose Demos, um die Software selbst auszuprobieren. Überprüfen Sie, ob sie Ihren Anforderungen entspricht und ob Sie sich mit der Benutzeroberfläche und den Funktionen wohl fühlen.
• Entscheiden Sie sich für eine Software, ggf. für einen Pilotbetrieb.

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So gewinnen Sie einen Überblick: (Online-)Anbieter für Software-Suche

Eine Reihe von Anbietern hat sich darauf spezialisiert, bei der Suche nach passender Software zu helfen:

• https://www.softguide.de
  SoftGuide informiert über Softwarelösungen für Freiberufler, Klein- und Mittelbetriebe, Großunternehmen und Behörden. Möglich ist die Suche nach Software, Firmen und IT-Dienstleistern. Hilfreich ist auch die, nach Anwendungsgebieten kategorisierte Marktübersicht.
• https://www.it-matchmaker.com
  Der so genannte 'IT-Matchmaker' ermöglicht kostenfrei die Suche in der Produkt- und Anbieterdatenbank der Firma Trovarit AG. Kostenpflichtig ist die 'Erstellung eines individuellen Anforderungsprofils auf Basis detaillierter Checklisten mit bis zu 2500 Kriterien' und die 'Marktanalyse durch Gegenüberstellung des Anforderungsprofils und der überprüften Systemprofilen'.
• https://www.experte.de
  Suche nach Webhosting, Homepage-Baukästen, Domains u. ä.
• https://solobusinesstribe.de
  Business Tools für das Solo Business

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Software-Beratung

Neben Online-Anbietern bieten zahlreiche Firmen Software-Beratung an. Unter https://firmen-in-bayern.de/ können Sie Dienstleister finden: Z.B. liefert die Suchkombination "software beratung" mehr als 2.000 Unternehmen in München und Oberbayern

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Das sagen andere: Software-Tests

Fach- und Branchenmagazine testen regelmäßig Software.

• Eine Markt-Übersicht von Print-Fachpublikationen gibt z. B. https://www.zeitschriftendatenbank.de
• Eine Übersicht von Tests finden Sie unter https://www.testberichte.de
• Softwareanbieter: Die Websites und Hotlines der Softwareanbieter informieren über ihre Produkte und beantworten evtl. individuelle Fragen

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Ist der Einsatz gebrauchter Software sinnvoll?

Vorteile gebrauchter Software

Der Einsatz gebrauchter Software kann unter bestimmten Umständen sinnvoll sein. Aus diesen Gründen sollten Unternehmen oder Einzelpersonen gebrauchte Software in Betracht ziehen:

• Kosteneinsparungen:
  Gebrauchte Software ist oft günstiger als neue Lizenzen. Dies kann insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget attraktiv sein.

• Zugang zu veralteten Versionen:
  Manchmal benötigen Unternehmen aus Kompatibilitätsgründen oder spezifischen Anforderungen ältere Versionen einer Software. Der Kauf gebrauchter Software kann ihnen den Zugang zu diesen Versionen ermöglichen, wenn der Hersteller sie nicht mehr anbietet.

• Nachhaltigkeit:
  Durch den Kauf gebrauchter Software lassen sich Ressourcen schonen, weil keine neuen Produkte hergestellt werden müssen. Dies kann Teil einer umweltbewussten Unternehmensstrategie sein.

Nachteile gebrauchter Software

Es gibt jedoch auch einige potenzielle Nachteile beim Einsatz gebrauchter Software:

• Eingeschränkter Support:
  Beim Kauf gebrauchter Software erhalten Sie in der Regel keinen direkten Herstellersupport. Das bedeutet, dass man Sie auf sich allein gestellt sind, wenn Probleme auftreten oder Aktualisierungen erforderlich sind.

• Rechtliche Aspekte:
  Es ist wichtig sicherzustellen, dass man gebrauchte Software legal erwirbt und nutzt. Prüfen Sie deshalb die entsprechenden Lizenzbestimmungen und Vorschriften genau, um keine Urheberrechtsverletzungen zu begehen.
  Anbieter von "gebrauchten Softwarelizenzen" und die Softwarehersteller klären die Rechtmäßigkeit regelmäßig vor Gerichten, siehe z.B. Britische Gebrauchtlizenzhändlerin verklagt Microsoft

• Aktualisierungen und Sicherheitspatches:
  Bei gebrauchter Software besteht möglicherweise das Risiko, dass man keine Zugriffsberechtigungen auf zukünftige Updates oder Sicherheitspatches hat. Das kann Sicherheitslücken und Kompatibilitätsprobleme verursachen.

Anbieter von gebrauchter Software erwerben nicht mehr benötigte Lizenzen und verkaufen sie zu einem günstigen Preis weiter. Z. B. ergab eine Umfrage: " Pandemie verstärkt Bedarf an Software-Lizenzen"

Durch die Umstellung auf Cloud-Software befindet sich dieses Modell im Wandel.

Anbieter gebrauchter Softwarelizenzen sind z.B.

• www.2ndsoft.de
• www.lizenzdirekt.com
• www.preo-ag.com
• www.s2-software.de
• www.softandcloud.com
• www.u-s-c.de
• www.usedsoft.com
• www.vendosoft.de

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Lizenzierung von Software: Was steckt dahinter?

Kommerzielle wie OpenSource-Software ist mit einer Nutzungslizenz verbunden. Daraus ergibt sich, wie die Software im Unternehmen eingesetzt werden darf. Beispielsweise ist manche Software für den Privatgebrauch kostenfrei, für den Einsatz im Unternehmen allerdings nicht. Entsprechend der Lizenz sind z. B. folgende Fragen zu beachten:

• Auf welchen und wievielen Laptops, PCs, Smartphones, Servern etc. läuft welche Software?
• Gibt es nicht eingesetzte oder ungenutzte Software-Lizenzen?
• Wie sind die Lizenzen dokumentiert?
• Ist die installierte Software ausreichend lizenziert?
• Kann im Unternehmen unbemerkt lizenzpflichtige Software installiert werden?

Business Software Alliance:

Die Business Software Alliance (BSA, www.bsa.org) bekämpft im Auftrag seiner Mitglieder(u.a. Adobe, Apple, Microsoft) Softwarepiraterie. Dazu werden u. a. Unternehmen angeschrieben. Ggf. werden Schadensansprüche aus unrichtiger Lizenzierung geltend gemacht.

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Software-Auswahl für spezielle Anwendungsbereiche

• Buchhaltung und Steuern
  Für die elektronische Steuererklärung geeignete Software listet elster.de auf. Gleichzeitig ist das auch eine Übersicht kostenloser und kommerzieller Softwarepakete für Buchhaltung, Finanzen, Steuern und Warenwirtschaft: https://www.elster.de
• Warenwirtschaftssoftware
  Übersicht: https://www.softguide.de/software/warenwirtschaft Eine wichtige Entscheidung ist dabei, ob die Software von mehreren Personen (Mandantenfähigkeit) genutzt und auf mehreren Rechnern (Netzwerkfähigkeit) laufen soll. Wer sich auf eine Personen und einen Rechner beschränkt, kann zu preisgünstiger Software greifen. Wenn Mandanten- und Netzwerkfähigkeit hinzukommen wird es teuerer. Einen Blick auf folgende Programme lohnt:
  • "PC-Kaufmann" der Firma Sage: https://www.sage.de Download von Testversionen unter https://www.sage.de/sb/download/downloadcenter.asp
  • "Lexware warenwirtschaft pro" der Firma Lexware: https://www.lexware.de
    Ein kostenloser Test ist möglich.
  • "WISO Kaufmann" der Firma Buhl: https://buhl.de
• Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware, ERP-Lösungen:
  Orientierung geben Websites wie https://www.erpfuehrer.de/ oder https://www.erp-system.online/
• eBusiness
  PROZEUS bietet eine Reihe von Excel-Checklisten, die beim Projektmanagement und der Auswahl von Software-Tools oder elektronischen Marktplätzen helfen. Insbesondere kann man sich am Software-Tools Bewertungsbogen orientieren Downloads unter https://prozeus.de

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