Ausbildungsvertrag – alles Wichtige auf einen Blick

Rund um den Ausbildungsvertrag

• Digitaler Ausbildungsvertrag - die neue webbasierte Anwendung ASTA-Infocenter
• Neuer Ausbildungsvertrag seit Oktober 2024
• Gesonderte "Eintragungsbestätigung zur Vorlage bei der Berufsschule" entfällt
• Checkliste zum Ausbildungsvertrag
• So füllen Sie den Ausbildungsvertrag richtig aus
• Eintragung des Urlaubsanspruchs im Ausbildungsvertrag

Digitaler Ausbildungsvertrag - die neue webbasierte Anwendung ASTA-Infocenter

Mit dem Digitalen Ausbildungsvertrag können anerkannte Ausbildungsbetriebe Berufsausbildungsverträge über eine kostenlose Webanwendung benutzerfreundlich, papierlos und schnell online einreichen.

Das ASTA-Infocenter stellt korrekte Inhalte sicher und erlaubt die verschlüsselte elektronische Datenübermittlung an Ihre IHK.

Ihre Zugangsdaten zum ASTA-Infocenter können Sie unter der E-Mail-Adresse bildungsberatung@muenchen.ihk.de anfordern. Bitte geben Sie hierfür den Namen und die Adresse Ihres Betriebes, den Ansprechpartner, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer an.

Vorteile des digitalen Ausbildungsvertrages

• Schnelle Abwicklung der Vertragsregistrierung
  
• Benutzerfreundliche Vertragserfassung mit Plausibilitätsprüfungen
  
• Vorbelegte Firmen- und Ausbilderdaten
  
• Abgeschlossene Verträge als Vorlage für künftige Eintragungen nutzbar
  
• Online-Einreichung von Vertragsänderungen/-lösungen
  
• Online-Meldung neuer Ausbildungsberufe und Ausbilder/-innen

Neue Aufbewahrungspflichten für Ausbildungsbetriebe

Neu hinzugekommen ist eine verpflichtende Regelung zur Aufbewahrung des Ausbildungsvertrages gemäß § 11 Abs. 2 BBiG. Wer die Vertragsabfassung oder den Empfangsnachweis im Rahmen des digitalen Verfahrens nicht mindestens drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis beendet wurde, aufbewahrt, handelt ordnungswidrig; siehe hierzu § 101 Abs. 1 BBiG. Damit kommt der neuen Aufbewahrungspflicht eine wichtige Funktion bei der Sicherung gerichtlich belastbarer Beweise zu. Zu beachten ist außerdem, dass eine elektronische Kündigung des Ausbildungsvertrages weiterhin ausgeschlossen ist; siehe hierzu § 22 Abs. 3 BBiG.

Gesonderte "Eintragungsbestätigung zur Vorlage bei der Berufsschule" entfällt

In der Vergangenheit haben alle Auszubildende eine „Eintragungsbestätigung zur Vorlage der Berufsschule“ von uns erhalten.

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und mit Blick auf Effizienz und Nachhaltigkeit werden wir diese Papierbestätigungen künftig nicht mehr versenden.

Auf Nachfrage der Berufsschule können die Auszubildenden eine Kopie der eigenen Eintragungsbestätigung zur Verfügung stellen.

Checkliste zum Ausbildungsvertrag

Ganz gleich, ob Sie den Antrag per Hand oder als PDF ausfüllen: Bitte reichen Sie uns die kompletten Vertragsunterlagen im Original zusammen mit den benötigten Unterlagen per Post ein.

• Umfang des Berufsausbildungsvertrags: Dieser besteht aus insgesamt zwölf Seiten (Antrag auf Eintragung sowie drei Ausbildungsverträge jeweils mit den dazugehörigen Rückseiten) mit der Unterschrift der Ausbildungsstätte auf Seite 1 sowie den Unterschriften (Ausbildender/Ausbildungsstätte, Auszubildende/-r und bei unter 18-jährigen Auszubildenden auch gesetzliche/-r Vertreter) auf den Seiten 4, 6 und 10. Bitte geben Sie im Antrag auf Eintragung unbedingt Ihre BA-Betriebsnummer an. ( weitere Informationen zur Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit )
  Ausnahme: Beim Digitalen Vertrag gibt es lediglich zwei Vertragsausfertigungen. Der Antrag auf Eintragung und das Exemplar für die IHK entfällt.
• Sachliche und zeitliche Gliederung: Das ist der individuelle Ausbildungsplan in zweifacher Ausfertigung jeweils mit ausgefülltem Deckblatt. Eine Vorlage können Sie als PDF per E-Mail unter info@muenchen.ihk.de anfordern. Hinweis: Die Gliederung muss lediglich auf der ersten Seite von allen Vertragspartnern unterschrieben sein. Sie können das Dokument während der Ausbildungszeit ausfüllen.
• Ausbilderdatenblatt: Wenn Sie eine/-n neue/-n Ausbilder/-in benennen möchten, der bisher bei uns noch nicht registriert ist, senden Sie uns bitte das ausgefüllte Ausbilderdatenblatt zusammen mit Kopien der entsprechenden Nachweise. Informationen zu den notwendigen Qualifikationen eines Ausbilders bzw. einer Ausbilderin finden Sie unter Downloads.
• Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung: Falls der/die Auszubildende zu Ausbildungsbeginn unter 18 Jahre alt ist, reichen Sie bitte die Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) ein. Einen entsprechenden Berechtigungsschein für die Untersuchung erhalten Jugendliche von der zuletzt besuchten Schule. Bei fehlendem Berechtigungsschein, kontaktieren Sie bitte das Gewerbeaufsichtsamt, um einen neuen zu beantragen.
• Verkürzung der Ausbildungszeit: Falls eine Verkürzung im Vertrag vereinbart wurde, reichen Sie bitte einen Nachweis über den Grund ein – beispielsweise die Kopie des Abitur-Zeugnisses. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verkürzung/Verlängerung .
• Bitte melden Sie Ihre/-n Auszubildende/-n bei der zuständigen Berufsschule an und informieren Sie sich bei dieser über die Umsetzung des Masernschutzgesetzes!

Bitte beachten Sie, dass unvollständig bzw. unrichtig ausgefüllte Vertragsunterlagen nicht eingetragen werden können und von uns zurück gesendet werden müssen. Bitte helfen Sie im allseitigen Interesse mit, unnötige Reklamationen und Verzögerungen zu vermeiden.

Sie haben noch Fragen? Sie erreichen unser Informations- und Servicezentrum unter der Telefonnummer 089/5116-1150.

So füllen Sie den Ausbildungsvertrag richtig aus

Hier haben wir für Sie die wichtigsten Hinweise zum richtigen Ausfüllen des Ausbildungsvertrags zusammengestellt.

• Firmen-Ident-Nummer: Wenn Sie schon einmal ausgebildet haben, finden Sie Ihre Firmen-Ident-Nummer auf der Eintragungsbestätigung des jeweiligen Ausbildungsverhältnisses. Falls Sie Ihre Firmen-Ident-Nummer nicht haben, informieren Sie sich bitte bei der IHK.
  Befüllen der Ident-Nummer auf dem Antrag
  Beispiel: Identnummer 123456 - Eingabe in Antrag auf Eintragung: 0000123456 (mit Nullen bis zur 10stelligen Ziffer auffüllen).
• Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit: Mit der Betriebsnummer werden die Beschäftigten eines Betriebes sowohl einer Region als auch einer Wirtschaftsklasse zugeordnet. Was ist die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit?
• Ausbildende/-r (Ausbildungsbetrieb): Geben Sie bitte Ihre Firmenbezeichnung mit der korrekten Rechtsform an – genauso, wie es im Handelsregister steht oder beim Gewerbeamt angemeldet ist. Wenn der Azubi in einer speziellen Filiale ausgebildet wird, muss dennoch der Firmensitz eingetragen werden. Die tatsächliche Ausbildungsstätte tragen Sie unter Punkt C ein.
• Auszubildende/-r: Wenn der Azubi minderjährig ist, nennen Sie bitte zusätzlich die gesetzlichen Vertreter. Das sind entweder beide Eltern, ein Elternteil oder ein Vormund.
• Berufsschule: Welche Berufsschule ist zuständig?
• Ausbildungsberuf: Tragen Sie die genaue Bezeichnung des Ausbildungsberufs ein. Falls es eine Fachrichtung oder einen Schwerpunkt der Ausbildung gibt, muss zudem diese Information angegeben werden. Sie finden diese auch in der jeweiligen Ausbildungsverordnung , die Sie bei der IHK anfordern können. Weitere Informationen erhalten Sie außerdem beim Bundesinstitut für Berufsbildung.
  Hinweis: Sollten wir Ihr Unternehmen für den vorgesehenen Ausbildungsberuf noch nicht als Ausbildungsstätte kennen, kontaktieren Sie uns bitte.
• Ausbildungsbeginn: Dieser erfolgt in Bayern in der Regel am 01.09. des Jahres in Anlehnung an den Beginn des Berufsschulunterrichtes. Sollte der Ausbildungsbeginn früher oder später erfolgen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Bildungsberatung auf unter: Bildungsberatung@muenchen.ihk.de.
• Probezeit: Diese muss immer mindestens einen Monat und höchstens vier Monate betragen.
• Vergütung: Die IHK gibt Empfehlungen für die Ausbildungsvergütung in den jeweiligen Branchen.
• Regelmäßige Ausbildungszeit: Hier geben Sie die Arbeitsstunden pro Tag und Woche an. Diese orientieren sich an den in Ihrem Betrieb üblichen Arbeitszeiten. Bitte beachten Sie das Jugendarbeitsschutzgesetz und ggf. die tarifvertraglichen Regelungen und Betriebsvereinbarungen.
  Hinweis: Eine Teilzeitausbildung muss immer von der IHK genehmigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Teilzeitausbildung .

Eintragung des Urlaubsanspruchs im Ausbildungsvertrag

Der im Ausbildungsvertrag anzugebende Urlaubsanspruch richtet sich nach dem im Vertrag angegebenen Ausbildungsbeginn und Ausbildungsende.

• Bei einem Ausbildungsbeginn vor dem 01.07. besteht ein Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen (5-Tage-Woche) oder 24 Werktage (6-Tage-Woche) laut §§ 3, 5 (1) c) BUrlG bzw. je nach Alter laut Jugendarbeitsschutzgesetz.
  Der Anspruch auf Urlaub besteht nicht, soweit dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist
  ( § 6 (1) BUrlG).
• Bei einem Ausbildungsende bis zum 30.06. besteht ein anteiliger Urlaubsanspruch: pro vollem Ausbildungsmonat 1/12 des Jahresanspruchs siehe § 5 BUrlG
• Bei einem Ausbildungsende ab dem 01.07. besteht ein Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen (5-Tage-Woche) oder 24 Werktage (6-Tage-Woche) laut §§ 3,5 (1) c) BUrlG bzw. je nach Alter laut Jugendarbeitsschutzgesetz.
  
• Sollte das tatsächliche Ausbildungsende früher eintreten, ist nur noch der bis zum Bestehen der Prüfung entstandene Urlaubsanspruch zu gewähren. Hier sind die Stichtage 30.06. oder 01.07. (siehe oben) hinsichtlich des anteiligen oder vollständigen Urlaubsanspruchs zu beachten.