Rekrutierung im Ausland – Schritt für Schritt

• Überblick: Rekrutierung im Ausland
• Schritt 1: Personalbedarfsanalyse und Personalplanung
• Schritt 2: Anforderungsprofil erstellen
• Schritt 3: Zielgruppenanalyse und Festlegung des Ziellandes
• Schritt 4: Stellenausschreibung formulieren
• Schritt 5. Stelle ausschreiben - Ausschreibungskanäle
• Schritt 6: Bewerberauswahl
• Schritt 7: Bewerbungsgespräche führen
• Schritt 8: Internationale Fachkräfte einstellen
• Schritt 9: Die Startphase

Wenn Sie neue Rekrutierungswege gehen, bewegen Sie sich oft auf zunächst unbekanntem Terrain. Rechtliche Besonderheiten sind zu beachten. Auch kulturelle Aspekte sowie die Sprache spielen beim Finden und Binden internationaler Fachkräfte eine wichtige Rolle. Beachten Sie auch:

Konkurrenz um Fachkräfte:

Sie konkurrieren mit Betrieben aus vielen Staaten um fähige Köpfe. Es reicht daher nicht aus, auf die wirtschaftliche und soziale Attraktivität Deutschlands zu vertrauen – zumal die deutsche Sprache international weniger verbreitet ist und als eher schwer erlernbar gilt.

Vorlaufzeit:

Gehen Sie davon aus, dass die Suche gerade in Drittstaaten außerhalb von EU und EFTA schon aus formalen Gründen deutlich länger dauern kann.

Kultursensibler Auswahlprozess:

Achten Sie darauf, Missverständnissen und unbewusste Verzerrungen aufgrund länder- und kulturspezifischer Unterschiede möglichst zu vermeiden. Im IHK-Ratgeber Ausländische Fachkräfte finden Sie zudem weitere hilfreiche Hinweise zur Integration ausländischer Fachkräfte.

Systematischer Rekrutierungsprozess:

Im Rekrutierungsprozess hilft ein systematisches Vorgehen – von der Personalsuche bis zur Einarbeitung der neuen Fachkraft. Sie können auf Unterstützung von vielen Seiten zurückgreifen. Weiterführende Hinweise hierzu erhalten Sie nachfolgend.

Tipp: Stellen Sie der Fachkraft für den gesamten Bewerbungsprozess einen Ansprechpartner aus der Personalabteilung oder aus dem späteren Einsatzbereich zur Seite – am besten mit entsprechenden Sprachkenntnissen.

Welchen Personalbedarf haben Sie derzeit? Und welche Mitarbeiter werden Sie in den kommenden Jahren brauchen? Zu diesen Fragen sollten Sie unbedingt Klarheit haben. Berücksichtigen Sie hierbei auch den demografischen Wandel in Deutschland und die Digitalisierung in Produktion und Verwaltung.

Einen Überblick zu dem Thema Personalbedarfsanalyse finden Sie auf unseren Recruiting-Seiten.

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Ins Anforderungsprofil für eine zu besetzende Stelle gehören Informationen zu den wichtigsten fachlichen und persönlichen Anforderungen. Zumindest die Kernpunkte gehören dann auch in die Stellenausschreibung. Existiert ein Anforderungsprofil bereits, sollten Sie prüfen, ob es noch aktuell und für eine internationale Bewerbersuche geeignet ist.

Mitarbeiter einbeziehen:

Beziehen Sie möglichst auch Mitarbeiter und Führungskräfte mit ein, die die erforderlichen Kompetenzen für die Stelle einschätzen können. So erhalten Sie einen besseren Überblick über das Aufgabenspektrum und die nötigen Fähigkeiten.

Fertigkeiten benennen:

Bei Bewerbern können Unklarheiten über die gewünschten Anforderungen bestehen – beispielsweise, weil internationale Fachkräfte über Qualifikationen verfügen, die nicht unbedingt mit denen deutscher Abschlüsse vergleichbar sind. Daher sollte das Stellenprofil nicht allein erforderliche Abschlüsse benennen – sondern auch Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Sie suchen. Das können etwa Erfahrungen im Umgang mit bestimmten Werkzeugen oder Produktionsverfahren sein.

Muss- und Soll-Anforderungen benennen:

Definieren Sie, welche Kenntnisse für die anfallenden Aufgaben Voraussetzung sind oder noch während der Arbeit erworben werden können. Ganz wichtig ist auch der Hinweis auf die zum Start erforderlichen Sprachkenntnisse.

Stelle ins Unternehmensgefüge einordnen:

Ins Anforderungsprofil gehört die organisatorische Einordnung der Stelle im Unternehmensgefüge – einschließlich Hinweisen zum Standort, zur Abteilung, zu Vorgesetzten, zu Entlohnung und Entwicklungsmöglichkeiten.

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Typische Zielgruppen sind: internationale Fachkräfte im Ausland, internationale Studierende an deutschen Hochschulen sowie Geflüchtete und Asylsuchende in Deutschland.

Zunächst sollten Sie prüfen, welche Länder bzw. Nationalitäten für Ihr Unternehmen besonders gewinnbringend sein können. Hierbei sollten Sie prüfen:

• Mit welchen Ländern hält Ihr Unternehmen bereits Kunden- oder Zulieferbeziehungen?
• Inwieweit bestehen über Ihre Mitarbeiter z.B. durch deren Migrationshintergrund Kontakte zu bestimmten Ländern?
• Wie ist die Situation auf dem dortigen Arbeitsmarkt? Können die gewünschten Qualifikationen gefunden werden?
• Sind deutsche oder zumindest englische Sprachkenntnisse verbreitet?
• Welche rechtlichen Voraussetzungen sind bei der Rekrutierung zu beachten? (Mehr hierzu im Kapitel Rechtliche Rahmenbedingungen - Wer darf in Deutschland arbeiten?)

Internationale Länderprofile sowie vielfältige weitere Länderinformationen finden Sie z.B. auf der Website von Germany Trade & Invest. Ländersteckbriefe und weiterführend Links bietet auch die Website des Auswärtigen Amts. Unterstützung bieten Ihnen zudem die Deutschen Außenhandelskammern.

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Bei der Ableitung der Stellenausschreibung aus dem Anforderungsprofil sollten Sie unter anderem diese wichtigen formalen und inhaltlichen Aspekte beachten:

• Sprache:
  Die Ausschreibung sollte in den Amtssprachen aller Länder verfasst sein, in denen Sie ausschreiben wollen – zumindest aber auf Englisch. Beachten Sie dabei, dass die Prüfung von Bewerbungsunterlagen je nach Landessprache schwierig sein kann. Bitten Sie daher um beglaubigte Übersetzungen von Zeugnissen auf Deutsch oder Englisch.
• Bewerbungsunterlagen:
  Die gewünschten Kompetenzen sollten Sie klar benennen. Gleichzeitig sollten Sie deutlich machen, welche Nachweise Sie dazu erwarten. Selbst in unseren Nachbarländern gibt es teilweise Abweichungen von den in Deutschland üblichen Standards für Bewerbungsunterlagen.
• Landestypische Bewerbungsverfahren:
  Informieren Sie sich im Voraus über landestypische Unterschiede der Bewerbungsverfahren und -unterlagen. So wissen Sie, was in anderen Ländern üblich und erwartbar ist und können die Qualität der Bewerbungen besser einschätzen. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Website „Anerkennung in Deutschland“ oder unter deren Hotline „Arbeiten und Leben in Deutschland“ (Tel. 0049 30 1815 1111).
• Deutsche Besonderheiten:
  Bei Ihrer Stellenausschreibung sollten Sie berücksichtigen, dass es Besonderheiten etwa auf dem deutschen Arbeitsmarkt und beim deutschen Arbeitsrecht gibt – wie die Absicherung durch Beiträge zur Sozialversicherung oder den Unterschied von Brutto- und Nettogehalt.
• Entwicklungsmöglichkeiten:
  Weisen Sie auf finanzielle und berufliche Entwicklungschancen hin, soweit vorgesehen.
• Eigenwerbung:
  Gibt es enge geschäftliche oder persönliche Verbindungen Ihres Unternehmens zu bestimmten Ländern? Bieten Sie neben den „üblichen“ Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeiter beispielsweise die Freistellung zu und die Vermittlung von Sprachkursen? Helfen Sie internationalen Fachkräften anderweitig, damit sie gut in Deutschland und in Ihrem Betrieb ankommen?
• Zusatzinformationen:
  Für Bewerber können auch Informationen interessant sein, die nicht direkt Ihr Unternehmen betreffen – etwa Verkehrsanbindungen, Schulen und Kinderbetreuungsmöglichkeiten oder Freizeitangebote in der Region. Dazu können Sie beispielsweise auf die Internetangebote Ihrer Kommune, lokaler Tourismusorganisationen oder der regionalen Wirtschaftsförderung hinweisen bzw. verlinken.

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Folgende Verbreitungswege sollten Sie im Blick haben:

Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV)

Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten bei der Stellenausschreibung das Serviceangebot der Bundesagentur für Arbeit (BA) nutzen: Deren örtliche Niederlassung arbeitet mit der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der BA zusammen. Vorteile für Unternehmen:

• Europaweite Veröffentlichung von Stellenangeboten über EURES (EUropean Employment Services). Dieses Netzwerk bietet Unternehmen zudem kostenlose Informations-, Beratungs- und Vermittlungsdienstleistungen für die Beschäftigung von internationalen Fachkräften an. Sie können sich auf dem EURES-Portal als Arbeitgeber registrieren, in vielen europäischen Ländern nach Bewerbungsunterlagen suchen und bei Interesse Bewerber kontaktieren
• Kontaktvermittlung zu Hochschulen in Europa
• Teilnahme-Möglichkeit an Jobmessen im Ausland, die von der ZAV gemeinsam mit Partnerorganisationen veranstaltet werden
• Präsentation von Stellenangeboten auf Auslandsmessen

Tipp: Die BA präsentiert Ihnen Bewerber in ihren regelmäßig erscheinenden Internationalen Bewerberanzeigern. Darin finden Sie Kurzprofile qualifizierter Fachkräfte aus dem Ausland, die eine Anstellung in Deutschland suchen. Sie bringen Qualifikationen für Berufe mit, in denen in Deutschland ein Fachkräftemangel besteht.

Downloadmöglichkeit der aktuellen Bewerberanzeiger

Make it in Germany

Wenn Sie bei der Arbeitsagentur (BA) eine Stellenanzeige in einem Engpassberuf (z.B. IT-Berufe, Pflegekräfte) melden, erscheint diese auf der Jobbörse der Bundesregierung im Portal „Make it in Germany“. Geben Sie also beim Kontakt mit Ihrem örtlichen Arbeitgeberservice einen entsprechenden Hinweis oder kreuzen Sie in der Eingabemaske der BA-Onlinestellenbörse die entsprechende Option an. Sie können so Interessenten weltweit kostenfrei auf Ihr Stellenangebot aufmerksam machen.

Online-Jobportale

Im Internet finden Sie zahlreiche internationale oder landesspezifische Jobbörsen. Schalten Sie Ihre Stellenanzeige dort online oder suchen Sie in den Bewerber-Pools der Online-Jobbörsen nach geeigneten Kandidaten. Drei Beispiele von vielen sind monster, stepstone und viadeo.

Eine Jobbörsen-Übersicht nach Ländern bietet beispielsweise online-recruiting.net.

Stellenbörsen sind häufig auf bestimmte Zielgruppen spezialisiert. Beispielsweise gibt es Internetseiten, auf denen Sie gezielt internationale Fachkräfte oder Auszubildende ansprechen können. Weitere Anbieter sind Kammern, Verbände und Fachmedien. Nehmen Sie sich für die Auswahl der passenden Online-Jobbörse Zeit. Wichtige Kriterien bei der Auswahl:

• Zahl der Nutzer/ Bewerber
• Aktualität eingestellter Stellenangebote und -gesuche
• Regionale und fachliche Ausrichtung
• Preis-/Leistungsverhältnis (z.T. sehr unterschiedlich)
• Laufzeit Ihres Angebots
• Benutzerfreundlichkeit (Ladezeiten, Navigationsstruktur etc.)
• Gibt es Empfehlungen eigener Führungskräfte, Mitarbeiter, Kunden etc ?

Unternehmens-Webseite

Die Veröffentlichung einer Stellenausschreibung auf Ihrer Webseite geht schnell. Ein großer Vorteil: Sie können aktuelle Stellenangebote mit vielfältigen anderen Informationen auf der Webseite verknüpfen, vor allem mit Ihrer Präsentation als Arbeitgeber. Wenn Sie dazu sogar internationale Mitarbeiter einbinden, beispielsweise mit Fotos, Videos oder Podcasts aus dem Unternehmensalltag – umso besser.

Womit Sie noch punkten können:

• Karrierebereich: Haben Sie häufiger Stellen zu besetzen, bietet es sich an, einen eigenen Bereich „Karriere“ oder „Jobs“ auf Ihrer Webseite einzurichten. Dort können Sie dann Ihre Angebote einstellen. Verstecken Sie den Karrierebereich nicht, sondern bauen Sie ihn am besten als eigenen Menüpunkt direkt auf Ihre Startseite – so finden Stellensuchende Ihre Angebote am schnellsten.
• Mobile Recruiting: Bei der Jobsuche nutzen viele Kandidaten Smartphones oder Tablets. Achten Sie bei der Gestaltung und Programmierung Ihrer Webseite bzw. von Stellenangeboten deshalb darauf, dass sie sich an die Bildschirmgröße mobiler Endgeräte anpassen („Responsive Design“).

Social Networks

Viele Arbeitnehmer im In- und Ausland sind in sozialen Netzwerken aktiv und knüpfen dort Business-Kontakte. Gut geeignet für die Personalrekrutierung sind Portale wie Xing (überwiegend deutschsprachig) oder LinkedIn (überwiegend englischsprachig); auch Twitter, Facebook und Instagram werden oft für Stellenausschreibungen genutzt. Ein wichtiger Vorteil: Sie können mit Interessenten in persönlichen Kontakt treten. Social Networks und Jobportale sind häufig auch untereinander vernetzt.

Eigenes Firmenprofil
In sozialen Netzwerken sind immer mehr Unternehmen mit eigenen Arbeitgeberprofilen zu finden. Hier können Sie Ihre Stellenangebote kommunizieren, ebenso wie andere Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen.

Blog

In einem Firmenblog können Sie etwa Einblicke in Ihren Unternehmensalltag geben oder wirtschaftliche und technische Entwicklungen aus Ihrer Fachperspektive analysieren. So etablieren Sie Ihr Unternehmen als nahbar und kompetent – und können zielgerichtet bestimmte Bereiche oder Berufe beschreiben, für die Sie neue Fachkräfte suchen.

Persönliche Kontakte und Netzwerke

Besonders in beziehungsorientierten Kulturen (Lateinamerika, arabischer Raum, große Teile Afrikas und Asiens) sollten Sie auf vorhandene Netzwerke zurückgreifen – oder auf in diesem Bereich tätige, spezialisierte Berater. Persönliche Kontakte und Beziehungen spielen in diesen Ländern eine zentrale Rolle und beeinflussen berufliche Entscheidungen maßgeblich.

Wer darauf nicht zurückgreifen kann, sollte bei Stellenausschreibungen auch weitere Multiplikatoren im Ausland nutzen, wie die Außenhandelskammern und deren Personalvermittlung oder die German Centres (hinter ihnen stehen die BayernLB und die Landesbank Baden-Württemberg).

Auslandsmessen für den Erstkontakt

Der Besuch von Fach- oder Personalmessen im Ausland kann einen zusätzlichen Rekrutierungsweg darstellen. Sie empfehlen sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen mit regional begrenztem Bekanntheitsgrad.

Hier können Stellensuchende Ihr Unternehmen und seine Produkte kennenlernen und mit Ihnen persönlich in Kontakt treten. Natürlich ist der organisatorische und finanzielle Aufwand vergleichsweise hoch. Damit er sich lohnt, ist eine gute Vorbereitung umso wichtiger. Das fängt bei der Auswahl der Messe an.

• Messe-Auswahl: Eine kostenlose umfangreiche Datenbank zur Recherche von geeigneten Messen bietet die Internetseite des Ausstellungs- und Messe-Ausschusses der Deutschen Wirtschaft (AUMA). Kostenlose, europaweite Rekrutierungsmessen finden Sie auf der Webseite European Job Days.
• Bundesagentur für Arbeit: Auch die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit ist bei der Organisation und Durchführung von Rekrutierungsveranstaltungen im Aus- und Inland regelmäßig aktiv. Informationen erhalten Sie unter der Rufnummer 0049 228 713 1313.

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Die ersten Bewerbungen liegen vor. Bei der Bewertung sollten Sie neben den Kriterien aus Ihrer Stellenausschreibung, auch folgende Punkte berücksichtigen:

• Beachten Sie, dass in anderen Ländern beispielsweise der Aufbau von Lebenslauf und Anschreiben oft anders ist als in Deutschland. So sind Bewerbungsfotos in englischsprachigen Ländern unüblich. Seien Sie also offen für formale Abweichungen.
• Damit eine berufliche Qualifikation in Deutschland überhaupt anerkennbar ist (das ist i.d.R. Voraussetzung für das Visum!) muss es sich um einen staatlich anerkannten Abschluss im Herkunftsland handeln. Achten Sie darauf schon bei der Bewerberauswahl!
• Versuchen Sie den Bewerber nicht nur anhand seiner formalen Qualifikationen oder Zeugnisse einzuschätzen, sondern beziehen Sie auch belegbare Kompetenzen zum Beispiel aus der Lebens- und Berufserfahrung mit ein.

Weitere Hinweise und Informationen, um ausländische Aus- und Fortbildungsabschlüsse besser bewerten und einschätzen zu können, bietet das BQ-Portal.

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Kontaktaufnahme mit dem Bewerber

Für eine erste Kontaktaufnahme bieten sich das Telefon oder – besser und preiswerter – ein (Video-)Telefonat per Internet an. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob ein Kandidat grundsätzlich überhaupt infrage kommt, sollte man bereits beim Erstkontakt neben fachlichen Themen auch folgende Fragen anzusprechen:

• Welche Motive hat der Bewerber nach Deutschland zu kommen?
• Welche Vorstellungen von Arbeit und Leben hat der Bewerber?
• Welche Unterstützungsangebote können Sie für die Integration der Fachkraft und ggf. ihrer Familie leisten?
• Falls es zum Bewerbungsgespräch kommt: Wird für die Einreise ein Visum benötigt? Wie können Sie bei der Anreise (z.B. in finanzieller Hinsicht) unterstützen?

Besonders wichtig sind solche Themen, wenn Sie die Fachkraft langfristig binden wollen. Beachten Sie bei der Vorstellung außerdem mögliche kulturelle Unterschiede, sowohl in der verbalen als auch der non-verbalen Kommunikation.

Das Bewerbungsgespräch – entscheidend im Auswahlprozess

Gerade mit Blick auf die Auslandsrekrutierung gilt: In der Regel ist das Bewerbungsgespräch wichtigster Teil des Auswahlprozesses. Es bekräftigt oder relativiert Eindrücke, die durch die schriftliche Bewerbung und die erste Kontaktaufnahme entstanden sind.

Ihre Fragen an den Bewerber sollten Sie sorgfältig auswählen. Immer zulässig sind fachliche Fragen zu (Aus-)Bildung, Berufssituation, Erfahrungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, nach Gründen zu Phasen der Arbeitslosigkeit oder zu ausgeübten Nebentätigkeiten.

Generell unzulässig sind in der Regel persönliche Fragen, etwa nach bestehenden Schwangerschaften, Heiratsplänen, Kinderwunsch, Vorstrafen, Religion, Mitgliedschaft in Gewerkschaften oder Vermögensverhältnissen.

Übrigens: Einige Unternehmen führen das persönliche Vorstellungsgespräch im Herkunftsland der Fachkraft durch. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie eine Auslandsniederlassung vor Ort haben oder wenn mehrere Bewerber aus derselben Region infrage kommen und Sie die Gesprächstermine bündeln.

Sprachkenntnisse nicht übergewichten, Missverständnisse vermeiden

Sie sollten nicht zu hohe Anforderungen an die anfänglichen Deutschkenntnisse ausländischer Bewerber stellen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie die fachlichen und sozialen Kompetenzen der Fachkraft ausblenden oder falsch einschätzen, nur weil Sie sie vielleicht schlecht verstehen. Die meisten internationalen Bewerber werden nicht von vornherein Deutsch können. Das Erlernen einer Sprache benötigt Zeit.

Hier erfahren Sie mehr zum Thema: Sprachanforderungen in Beruf und Ausbildung

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Sie haben eine passende ausländische Fachkraft für Ihr Unternehmen gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Bieten Sie Ihr die Stelle offiziell an, vereinbaren Sie den konkreten Arbeitsbeginn und senden Sie ihr den Arbeitsvertrag zu, am besten (auch) in einer qualifizierten englischen Übersetzung. Ziehen Sie dazu wenn nötig spezialisierte Übersetzer heran.

Bieten Sie an, einzelne Punkte auf Nachfrage gemeinsam zu besprechen. Worauf Sie noch achten sollten:

• Rechtliche Fragestellungen: Informieren Sie Ihre neue Fachkraft bei Vertragsabschluss auch über Rechtliches, wie zum Beispiel die gesetzlichen Pflichtversicherungen und die Steuerpflicht in Deutschland. Diese können nämlich im Herkunftsland Ihrer neuen Fachkraft ganz anders geregelt sein. Eine gültige Krankenversicherung wird bereits ab dem ersten Tag der Einreise benötigt. Mehr dazu
• Formalitäten: Übermitteln Sie Informationen zu den notwendigen Formalitäten: Sozial- und Krankenversicherung, Steuernummer, Anmeldung etc.
• Schriftverkehr: Alle schriftlichen – und auch telefonischen – Kontakte erfolgen vorzugsweise durch Ansprechpersonen, die im Bewerbungsprozess eng eingebunden sind (Unternehmensführung, Personalleiter, Mentor).

• Visum: Eine Fachkraft aus einem Nicht-EU-Land kann den Arbeitsvertrag (unter Vorbehalt) unterschreiben, bevor sie ein gültiges Visum hat. Der Arbeitsvertrag ist häufig Voraussetzung für die Erteilung eines Visums zum Zweck der Erwerbstätigkeit. Mehr zum Thema erfahren Sie im Kapitel Rechtliche Rahmenbedingungen – wer darf in Deutschland arbeiten?.

• Fester Ansprechpartner: Sie sollten für Rückfragen einen festen Ansprechpartner benennen. Mehr zu dem Thema „Unterstützung bei Behördengängen und Rechtliches“ finden Sie hier.

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Ein neuer Job in einem neuen Land – für internationale Fachkräfte kann das mit einigen Herausforderungen verbunden sein. In den ersten Arbeitswochen sollte Ihr neuer Mitarbeiter deshalb eine intensive Einführung in seine Aufgabe erhalten.

Geben Sie Ihrer Fachkraft Zeit, sich im Betrieb zurechtzufinden und planen Sie die ersten Arbeitswochen am besten systematisch und aufeinander aufbauend.

Durch einige einfache Maßnahmen können Sie dazu beitragen, dass der Neueinsteiger möglichst schnell ein gutes Teammitglied wird. Ausführliche Informationen hierzu erhalten Sie unter „Integration ausländischer Fachkräfte"

Wichtig: Sollte es zu einer vorzeitigen Auflösung des Arbeitsverhältnisses kommen, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen darüber zu informieren. Es droht sonst ein Bußgeld!

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