Mobile X AG

Service – digital und mobil

Das Münchner Softwareunternehmen mobileX zeigt, wie sich bei Disposition, Auftragsabwicklung und anderen Services enorme Effizienzpotenziale heben lassen. JOSEF STELZER

Es ist gerade einmal 16 Jahre her. Hannes Heckner, Mitgründer und Vorstandsvorsitzender der mobileX AG in München, erinnert sich noch genau an die Anfänge des Unternehmens.

„Als ich im Jahr 2000 gemeinsam mit einigen ehemaligen Kollegen die AG aus der Taufe hob, waren wir sieben Leute, wir hatten noch nicht mal ein eigenes Büro.“ Bankkredite oder anderes Fremdkapital? Fehlanzeige. „Wir sind ganz aus eigener Kraft gewachsen“, betont der 46 Jahre alte Diplominformatiker.

Im Vorjahr erwirtschaftete das Unternehmen mit 50 Beschäftigten circa 5,5 Millionen Euro. „Unser Umsatz wächst jedes Jahr um 15 bis 20 Prozent“, freut sich Heckner. Das Unternehmen bietet Softwarelösungen, mit denen Firmenkunden die Einsatzplanung ihrer Servicetechniker und die mobile Auftragsbearbeitung deutlich beschleunigen und vereinfachen. Der Außendienst, so die Idee, wickelt das ganze Auftragsprocedere komplett per Notebook, Tablet oder Smartphone ab.

Die Weiterverarbeitung sämtlicher Auftragsdaten erfolgt samt Rechnungserstellung automatisch im ERP-System der Kunden. Rund 50 Firmen mit knapp 10 000 Anwendern in 27 Ländern setzen mittlerweile auf mobileX-Lösungen. Dazu gehören zum Beispiel der Immobiliendienstleister Strabag PFS, ThyssenKrupp Aufzüge, Melitta, der Reinigungsgerätehersteller Kärcher oder Versorger wie MVV Energie in Mannheim. Aufträge kommen aus Branchen wie dem Maschinen- und Anlagenbau, der Medizintechnik oder der IT- und Telekommunikation.

Hecker: „Unsere Software ist über 16 Jahre lang kontinuierlich weiterentwickelt worden, sodass wir eine sehr hohe Produktreife erreicht haben.“ So kann die Software dem Außendiensttechniker zum Beispiel alle wesentlichen Auftragsdaten auf seinem Mobilgerät bereitstellen. Der Mitarbeiter erstellt quasi per Knopfdruck seinen Servicebericht, der Leistungen wie Zeitaufwand, Fahrtkosten sowie Materialverbrauch umfasst. Die Endkunden zeichnen den Bericht digital auf dem Tablet des Technikers ab. Der Münchner Netzbetreiber M-net Telekommunikations GmbH entschied sich Ende 2013, die papierbasierte und ebenso zeitraubende wie fehleranfällige Auftragsabwicklung vollständig zu digitalisieren. Anfang 2015 fiel nach einem Pilotprojekt der Startschuss. Seither steuern und planen zehn Disponenten die Einsätze der eigenen Servicetechniker sowie der externen Auftragnehmer etwa eine Woche im Voraus mit dem mobileX-System.

Viel Raum für Optimierung

Die Außendienstmitarbeiter erhalten Aufträge per Smartphone zugewiesen und können am frühen Morgen von zu Hause aus starten. Das spart viel Zeit. Nach jedem Einsatz erstellen sie den Servicebericht. Der Kunde unterschreibt den Bericht auf dem Tablet, dann wird der Report per Mobilfunk an den M-net-Server übermittelt und digital archiviert. Gut 100 interne wie externe M-net-Servicetechniker nutzen das elektronische System täglich. Sie nehmen Internet- oder Telefonanschlüsse in Privathaushalten oder bei Gewerbekunden in Betrieb, führen Wartungen durch oder beheben Störungen. Insgesamt kommen durchschnittlich 200 Aufträge pro Tag zusammen. M-net-Projektleiter Timo Botzenhardt sieht den Fortschritt: „Die Digitalisierung schafft ein hohes Potenzial für nachgelagerte Prozessoptimierungen in kaufmännischen und logistischen Bereichen.“ Zudem sorge das neue System für weitaus mehr Transparenz in den Serviceprozessen, da nun alle Auftragsdetails wie etwa die Anfahrten, die Arbeitszeiten oder die verwendeten Ersatzteile genau dokumentiert seien.

Großes Potenzial für Einsparungen

„Schnellere Reaktionszeiten, die höhere Termintreue sowie die gesteigerte Auskunftssicherheit verbessern die Servicequalität jetzt spürbar“, sagt Heckner. Der Unternehmer verweist auf den Kostenvorteil: „Bei Firmenkunden mit 50 Außendiensttechnikern, die täglich jeweils zwei bis drei Aufträge durchführen, dürften sich unsere Lösungen schon nach etwa zwölf Monaten amortisieren, in den Serviceprozessen sparen sie mindestens 20 Prozent ein.“ Der Immobiliendienstleister Strabag etwa, der rund 1 800 Außendienstmitarbeiter disponiert, habe den jährlichen Serviceaufwand so um eine Million Euro reduziert. Heckner treibt die Digitalisierung im Service energisch weiter voran. Zu den Neuerungen gehört eine App, die das Unternehmen seit Juli dieses Jahres anbietet. Jeder Techniker kann nun per Smartphone die kompletten Auftragsdaten samt Routenvorschlägen zum Einsatzort einsehen und so rasch sein Feedback an die Zentrale senden. Erhält ein Mitarbeiter zum Beispiel einen neuen Auftrag über die App, drückt er einfach die Taste „In Anfahrt“. Der Disponent in der Zentrale weiß dann sofort, dass der Servicemitarbeiter den Auftrag angenommen und sich bereits auf den Weg gemacht hat. Ein wesentlicher Vorteil des Systems: Die zeitraubenden Telefonate zwischen der Zentrale und dem technischen Außendienst werden überflüssig. Per Bildschirm erkennen die Disponenten auf einen Blick, wann die einzelnen Servicemitarbeiter losfahren und zu welchen Kunden sie gerade unterwegs sind. Sie erhalten Informationen über die Qualifikationen der Techniker, über deren Auslastung oder deren Prioritäten.

Funkloch? Kein Problem

Die Datenübertragung von der Handy-App in die Zentrale klappt auch dann, wenn mal kein Mobilfunknetz verfügbar ist, etwa in einem Keller oder in einer Werkshalle. Empfangen oder gesendet wird, wenn die Mobilfunkverbindung wieder steht. Einsatzmöglichkeiten für seine Software sieht Heckner genügend: Schließlich läuft die Digitalisierung in vielen Unternehmen gerade erst an. www.mobilexag.de