IHK Ratgeber

Vertragskündigung per E-Mail

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Einleitung: Textform statt Schriftform

Einen Handyvertrag abschließen, Büromöbel bestellen, einen Handwerker beauftragen – all das geht heute oftmals schnell, einfach und unbürokratisch sowie rund um die Uhr per E-Mail. Bislang war es so, dass die Hürden für eine Kündigung eines solchen Vertrages deutlich höher lagen als die zur Begründung des gleichen Vertrages. Sprich: Um den Vertrag zu kündigen, war bislang eine schriftliche Mitteilung per Brief notwendig. Doch diese Zeiten sind vorbei, seit im Oktober 2016 die neuen Regeln des § 309 Nr. 13 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in Kraft traten. Hier wird die Möglichkeit einer Vertragskündigung geregelt: Seither können Verträge neben Brief auch per Fax oder per E-Mail, mit einem eingescannten PDF oder per SMS gekündigt werden.

Die Neugestaltung der Kündigungsregelungen ist Ausdruck der veränderten Geschäftskultur und der stetigen Ausweitung des Bereichs E-Commerce. Wie bei fast allen Gesetzesänderungen rund um das Vertragsrecht hat auch diese Neuregelung Auswirkungen auf das Thema Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Unternehmen müssen ihre AGB korrigieren, sofern diese beispielsweise eine Kündigung in Schriftform verlangen. Daher wird auf diesen Themenkomplex in einem Exkurs eingegangen.

Welche Verträge sind von der Neuregelung betroffen?

Von der neuen gesetzlichen Regelung sind so genannte Verbraucherverträge betroffen, die seit dem 1. Oktober 2016 abgeschlossen wurden. Für die Kündigung, den Widerruf oder eine Änderungserklärung reicht künftig jede Textform, also auch:

  • E-Mail
  • Eingescannte PDF-Datei
  • SMS.

Diese Regelung gilt auch für Fernabsatzverträge im Internet. Ist in den AGB für die Kündigung, den Widerruf oder eine Änderungserklärung die Schriftform vorgesehen, dann ist das nicht mehr bindend. Schriftform bedeutet, dass eine Erklärung immer mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen werden muss. Deshalb genügt auch ein Fax für eine Erklärung nicht, wenn Schriftform gefordert ist. Für die Textform, die ohne eigenhändige Unterschrift auskommt, reicht dagegen die Übermittlung per Fax. Es gibt jedoch auch Ausnahmen von dieser Regelung:

  • Arbeitsverträge müssen auch künftig nur schriftlich gekündigt werden.
  • Auch Mietverträge können nur per Brief gekündigt werden.
  • Zudem ist für notariell beglaubigte Verträge weiterhin die Schriftform erforderlich.

Wichtig: Die gesetzliche Änderung bezieht sich nur auf Verträge, die nach dem 1. Oktober 2016 geschlossen wurden. Für Altverträge gilt weiterhin das Schriftformerfordernis.

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Was sind Verbraucherverträge?

§ 310 III BGB regelt, was ein Verbrauchervertrag ist: Dabei handelt es sich um einen Vertrag, der zwischen einem Verbraucher und einem Unternehmen geschlossen wird. Grundsätzlich gibt es kein besonderes Verbrauchervertragsrecht im Sinne eines speziellen Schuldrechts. Allerdings existieren einige besondere Vorschriften, die spezielle Formen von Verbraucherverträgen regeln und einzelne Sondervorschriften, die auf alle Verbraucherverträge anzuwenden sind.

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Was sind Fernabsatzverträge?

Fernabsatzverträge sind eine Sonderform des Verbrauchervertrage. Deshalb können Unternehmer nur mit einem Verbraucher einen Fernabsatzvertrag schließen. Bei Geschäften zwischen Unternehmern hingegen finden die Vorschriften zum Fernabsatz keine Anwendung. Bei Fernabsatzverträgen handelt es sich gemäß § 312 c BGB um solche Verträge über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen,

  • bei denen der Unternehmer und der Verbraucher
  • für die Vertragsverhandlungen und den Vertragsabschluss
  • ausschließlich Fernkommunikationsmittel verwenden,
  • und der Abschluss des Vertrags im Rahmen eines Vertriebs- oder Dienstleistungssystems zustande kommt, das für den Fernabsatz ausgelegt ist.

Wird nur ausnahmsweise oder nur gelegentlich eine Bestellung vom Kunden per Telefon oder E-Mail aufgenommen, liegt kein Fernabsatzvertrag vor. Dem Verbraucher steht dann auch kein Widerrufsrecht zu und den Unternehmer trefffen nicht die strengen Informationspflichten.

Zu den Fernabsatzverträgen zählen alle Verträge die per E-Mail, Fax, am Telefon oder per App geschlossen werden. Das Gegenstück zum Fernabsatzvertrag sind Verträge, die zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher geschlossen werden wenn beide physisch vor Ort sind, wie z.B. im Laden oder auf Messen.

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Was sind die Anforderungen an eine Kündigung in Textform?

Auch wenn Verbraucherverträge nach der neuen Regelung auch per E-Mail und SMS gekündigt werden können, so gelten doch auch hier gewisse Formvorschriften, die für eine rechtskräftige Kündigung eingehalten werden müssen. Insbesondere muss auch eine solche Kündigung folgende Angaben/Informationen enthalten:

  • Die Kündigung muss klar formuliert sein.
  • Der Vertrag, auf den sich die Kündigung bezieht, muss eindeutig benannt werden.
  • Der Vertragsinhaber (Name, Adresse) muss genannt werden.
  • Die Kunden- oder Vertragsnummer muss genannt werden.

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Welche Probleme gibt es rund um die Kündigung per Textform?

Die neue Regelung ist durchaus nicht unproblematisch: Denn auch wenn E-Mails und sogar SMS heutzutage im Geschäftsverkehr gebräuchliche Kommunikationswege sind, so haben diese im Vergleich zum Brief doch einige Nachteile. Hierzu gehört insbesondere der Themenkomplex der Nachweisbarkeit und Eindeutigkeit. Denn während es beim Brief die Möglichkeit der Versendung per Einschreiben gibt, ist es bei SMS und E-Mail oder Fax deutlich komplizierter, die Versendung sowie den Erhalt der Nachricht zu dokumentieren. Selbst der Sendebericht des Fax gibt keinen Hinweis, dass der Inhalt der Nachricht tatsächlich übermittelt wurde. Daraus ergeben sich die folgenden Aspekte, die bei einer Kündigung per E-Mail bedacht werden müssen:

  • Eindeutige Identifizierung

    Bei einem Brief verwendet man sein Briefpapier. Bei E-Mails verzichten viele Menschen auf eine Signatur. Noch unüblicher ist die Nutzung einer Signatur beim Versenden von SMS. Dies ist im Regelfall unschädlich, bei einer Kündigung muss jedoch darauf geachtet werden, dass derjenige, der den Vertrag kündigt, eindeutig zu identifizieren ist. Zudem sollte auf jeden Fall eine E-Mailadresse oder Nummer (SMS) verwendet werden, die beim Empfänger hinterlegt ist. Zusätzlich müssen Kunden- und Vertragsnummer sowie die eigene Anschrift aufgenommen werden.
  • Zugang der E-Mail oder SMS

    Eine Kündigung ist grundsätzlich nur dann rechtskräftig, wenn sie dem Vertragspartner zugegangen ist. Wird eine per Brief geschriebenen Kündigung in den Briefkasten des Empfängers geworfen ist sie zugegangen. Ein Fax ist zugegangen, wenn der ausgedruckte Sendebericht vorliegt. Eine Kündigung, die der Empfänger per E-Mail erhält, geht ihm zu, wenn sie in seiner Mailbox abrufbar gespeichert ist.

    Der Zugang allein, ist bei der Kündigung jedoch nicht entscheidend. Im Streitfall ist es sehr wichtig, den Zugang der Kündigung nachweisen zu können. Denn andernfalls läuft der Vertrag einfach weiter. Eindeutig kann man den Zugang beweisen, wenn ein sogenannter Anscheinsbeweis für den Zugang einer Erklärung vorliegt. Bei einem Brief lässt sich dies über das Instrument des Einschreibens nachweisen. Wird der Brief eigenhändig in den Briefkasten geworfen, sollte man Datum und Uhrzeit notieren und einen Zeugen dabei haben. Bei einer E-Mail oder SMS ist der Beweis des Zugangs nicht ohne weiteres möglich. Bei einer E-Mail gibt es die Möglichkeit, eine elektronische Lesebestätigung anzufordern. Allerdings ist man hier darauf angewiesen, dass der Empfänger der E-Mail die Lesebestätigung auch tatsächlich abschickt. Auch ist unklar, ob eine solche Lesebestätigung vor Gericht anerkannt wird.

    Da zudem nicht alle Mailprogramme über die Funktion der elektronischen Lesebestätigung verfügen, gibt es noch eine weitere Möglichkeit, den Zugang nachzuweisen: Die E-Mail sollte auf jeden Fall im Postfach gespeichert und inklusive Zieladresse und Versendungszeitpunkt ausgedruckt werden. Zudem sollte in das Kündigungsschreiben die Aufforderung aufgenommen werden, dass der Erhalt der Kündigung sowie der Kündigungstermin innerhalb von 14 Tagen bestätigt werden sollen.
  • Sicherer digitaler Kanal

    Je nach E-Mail-Provider ist der Versand einer E-Mail unterschiedlich sicher. Es gibt einige Anbieter, die sich über ihre Datenschutzbestimmungen das Recht vorbehalten, die Inhalte von Nachrichten zu analysieren. Einige Anbieter versenden Mails auch ohne Verschlüsselungen. Diese Mails können ohne großen Aufwand von Dritten gelesen und verändert werden – hier wird oftmals der Vergleich zur Postkarte gezogen. Auch Nachrichten über soziale Netzwerke und Messenger-Apps können nicht als sichere digitale Kanäle bezeichnet werden.

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Was müssen Unternehmen aufgrund der gesetzlichen Neuregelung unternehmen?

Unternehmer müssen ihre AGB überprüfen und ggf. anpassen. Aufgrund der neuen gesetzlichen Regelung ist es nicht mehr zulässig, eine Schriftformklausel für Anzeigen oder Erklärungen zu fordern. Für Kündigungen, Widerruf und Änderungen kann daher im Rahmen der AGB nur noch die Textform verlangt werden. Unternehmer, die Verträge mit Bestandkunden haben, die vor dem 1. Oktober 2016 geschlossen wurden, sollten sich überlegen, ob bei diesen Kunden nicht auch auf das Schriftformerfordernis verzichten und stattdessen die Textform gestatten.

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Was sind die Konsequenzen, wenn die AGB nicht angepasst werden?

Es ist nicht ratsam, keine Änderungen in den AGB vorzunehmen – sei es aus Kostengründen oder in der Hoffnung, der Kunde werde sich dann an die alten Regeln halten. Denn hierdurch werden die entsprechenden Klauseln in Gänze unwirksam. Zudem kann es zu kostenpflichtigen Abmahnungen kommen.

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Selbstständige und Kleinunternehmer – Was gilt für Freelancer und Freiberufler?

Die neuen Formerfordernisse für Kündigungen betreffen nur Verbraucherverträge – ausgeschlossen sind jedoch unter anderem Arbeitsverträge. Ein Arbeitsvertrag muss also nach wie vor dem Schriftformerfordernis genügen und kann daher nur per Brief gekündigt werden.

Anders sieht dies bei Dienst- oder Werkverträgen aus, die ein Freelancer mit einem Unternehmen schließt, denn der Freelancer soll ja gerade nicht Arbeitnehmer, sondern freier Mitarbeiter sein. Hier gilt grundsätzlich (auch bei Altverträgen, die vor dem 1. Oktober 2016) geschlossen wurden, dass die Textform ausreicht. Daher ist hier eine Kündigung per E-Mail möglich, es sei denn in dem Werk- oder Dienstvertrag wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart.

Damit die Kündigung per E-Mail wirksam ist, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

  • Ordentliche Kündigung grundsätzlich nur bei unbefristeten Verträgen.
    Bei befristet abgeschlossenen Werk- oder Dienstverträgen sind ordentliche Kündigungen nicht möglich. Ein solcher Vertrag endet mit Zeitablauf. Alternativ kann ein befristeter Freelancer-Vertrag außerordentlich gekündigt werden. Allerdings muss hierfür ein außerordentlicher Kündigungsgrund vorliegen. Hier hilft oft ein Blick in den Vertrag. Manchmal befinden sich im Freelancer-Vertrag besondere Regelungen darüber, wann ein außerordentlicher Kündigungsgrund vorliegt.
  • Korrekte Formulierung der Kündigung
    Ein rechtskräftiges Kündigungsschreiben sollte die folgenden Informationen/Bestandteile enthalten: Siehe Checkliste Kündigungserklärung
  • Zugang
    Eine Kündigung ist nur dann rechtswirksam, wenn sie dem Empfänger tatsächlich zugegangen ist (bzw. wenn der Absender darauf vertrauen durfte, dass diese zugegangen ist). Der Nachweis, dass eine E-Mail dem Empfänger zugegangen ist, ist durchaus problematisch. Wenn möglich, sollte eine elektronische Lesebestätigung gewählt bzw. die oben genannte Bestätigung des Erhalts der Kündigung eingefordert werden. Alternativ kann eine Kündigung per E-Mail in Kombination mit der Versendung des gleichen Schreibens per Einschreiben ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen ist dieses Vorgehen besonders ratsam.

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Checkliste Kündigungserklärung

  • Name, Anschrift des Kündigenden
  • Name, Anschrift des Empfängers
  • Kündigungsdatum
  • Betreffzeile (unter Nennung des Begriffs „Kündigung“)
  • Anrede (genauer Ansprechpartner)
  • Formulierung der Kündigung
  • Bitte um Kenntnisnahme/Bestätigung des Erhalts der Kündigung
  • Unterschrift/Name des Kündigenden in der Grußformel

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Häufige Fragen zur Vertragskündigung

Exkurs: Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Bei den so genannten Allgemeinen Geschäftsbedingungen handelt es sich grundsätzlich um Klauseln, die für eine Vielzahl von Fällen vorformuliert sind und der anderen Vertragspartei vom Verwender beim Vertragsabschluss einseitig vorgegeben werden. Daher handelt es sich bei den AGB um Vertragsbedingungen, die nicht zwischen den Vertragsparteien ausgehandelt werden.

Ausnahme: Bei Verträgen mit Verbrauchern können AGB auch zur einmaligen Verwendung bestimmt sein.

Welchen Zweck haben AGB?

Im Massengeschäft sind AGB gang und gäbe, denn über diese lassen sich einheitliche, detaillierte Regelungen für die Geschäftsbeziehungen erzielen, was zu einer deutlichen Vereinfachung des Geschäftsverkehrs führt.

  • Soweit es sich nicht um zwingendes Recht handelt, können mit AGB gesetzliche Vorschriften den Bedürfnissen des Wirtschaftslebens angepasst werden.
  • In den AGB können unbestimmte Rechtsbegriffe (z. B. „angemessene Frist“) innerhalb der gesetzlichen Grenzen konkretisiert werden.
  • Aufgrund der Vertragsfreiheit besteht keine Pflicht zu Verwendung von AGB. AGB sind jedoch in der betrieblichen Praxis für alle Unternehmen mit Massengeschäft sinnvoll.
  • Für Onlinehändler sind AGB dazu da, die Verbraucher über ihre gesetzlichen Pflichten zu informieren. Im Webshop sind AGB deshalb Pflicht.

Auf welche Weise werden AGB zum wirksamen Vertragsbestandteil?

Gemäß § 305 Absatz 2 BGB werden AGB nicht automatisch Vertragsbestandteil, sondern sie müssen wirksam in den Vertrag eingebunden werden. Die Voraussetzungen hierfür sind unterschiedlich, je nachdem, ob die AGB in einen Vertrag mit Verbrauchern oder mit Unternehmen eingebunden werden sollen. Da es an dieser Stelle um AGB in Verbraucherverträgen geht, wird hier nur die wirksame Einbindung in Verträge mit Verbrauchern erläutert:

  • Bei Vertragsschluss muss der Kunde ausdrücklich auf die AGB hingewiesen werden. Hierfür ist es erforderlich, dass auf dem Vertragsformular, dem Angebotsschreiben, dem Bestellschein oder der Bestellmaske ein ausdrücklicher Hinweis auf die Geltung der AGB zu finden ist. Der Hinweis muss so gestaltet sein, dass er auch einem „Durchschnittskunden“ bei flüchtiger Betrachtung auffällt. Bei einem mündlich geschlossenen Vertrag muss der AGB-Verwender ausdrücklich darauf hinweisen, dass die AGB Vertragsbestandteil werden. Wichtig ist, dass der Hinweis bei Vertragsschluss erfolgen muss. Es reicht nicht aus, die AGB auf die Rechnung oder den Lieferschein zu drucken. Auf einen ausdrücklichen Hinweis auf die AGB kann verzichtet werden, wenn dies unverhältnismäßig schwierig ist (z. B. in Parkhäusern, Gaststätten etc.). stattdessen müssen die AGB dann deutlich sichtbar ausgehängt werden.
  • Der Verwender muss zusätzlich der anderen Vertragspartei (Verbraucher) die Möglichkeit geben, in zumutbarer Weise vom Inhalt der AGB Kenntnis zu nehmen. Die AGB müssen bei Vertragsabschluss unaufgefordert vom AGB-Verwender an den Vertragspartner ausgehändigt werden bzw. zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen. Es kommt nicht darauf an, dass die andere Vertragspartei die AGB auch tatsächlich liest. Werden die AGB auf der Rückseite des Bestellscheins abgedruckt muss der Kunde vor der Unterschriftzeile eindeutig auf die Geltung der umseitigen AGB hingewiesen werden. Am besten geschieht das im Fettdruck. Wichtig: Wenn Verträge telefonisch abgeschlossen werden, müssen die AGB nicht nur zugesendet, sondern auch tatsächlich vom Kunden erhalten werden.
  • Einverständnis des Kunden mit den AGB: Hierfür ist keine ausdrückliche Erklärung des Kunden erforderlich, sofern die oben genannten Bedingungen erfüllt sind.

Sonderfall: AGB im Internet

Wie bei allen Massengeschäften ist die Verwendung von AGB beim Onlinehandel nicht nur sinnvoll, sondern Pflicht. Hier gilt es, neben den §§ 305 ff BGB weitere Sondervorschriften zu beachten.

  • Die AGB müssen technisch so platziert sein, dass der Kunde diese durchsehen und die Kenntnisnahme bestätigen muss, um den Vertrag abschließen zu können.
  • Der Kunde muss die Möglichkeit haben, die AGB vor Vertragsabschluss zu lesen und in wiedergabefähiger Form (z. B. als PDF) zu speichern.
  • Bei Verträgen, die zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher ausschließlich über Fernkommunikationsmittel (z. B. Internet) geschlossen werden, hat der Kunde ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Diese Belehrung kann auch in den AGB erfolgen. Voraussetzung ist, dass diese inhaltlich und drucktechnisch deutlich gestaltet ist.

Welche inhaltlichen Anforderungen gilt es bei AGB zu beachten?

Für AGB gilt das so genannte Verständlichkeitsgebot. AGB müssen demnach so formuliert sein, dass auch ein Nichtjurist sie verstehen kann. Außerdem muss der Kunde sie in zumutbarer Weise zur Kenntnis nehmen können. Dazu gehört insbesondere, dass er keine Lupe benötigt, um diese lesen zu können.

Der AGB-Verwender darf durch die AGB nicht einseitig seine Interessen auf Kosten des Vertragspartners verfolgen. Insbesondere darf nicht die wirtschaftliche oder intellektuelle Unterlegenheit des Vertragspartners ausgenutzt werden. In den § 305 ff BGB ist ein umfangreicher Katalog von unzulässigen bzw. nur bedingt zulässigen Klauseln normiert:

  • §§ 307 ff BGB; Klausen, die den Vertragspartner entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen, sind unwirksam. Bei dieser Regelung handelt es sich um einen so genannten Auffangtatbestand für all die Fälle, die nicht speziell über die §§ 308, 309 BGB geregelt sind.
  • § 305 c BGB; Alle Klauseln, deren Inhalt so ungewöhnlich ist, dass die andere Vertragspartei nicht damit rechnen muss, werden gar nicht erst Vertragsbestandteil. Solche Fälle liegen insbesondere dann vor, wenn die Klausel dem bisherigen Verlauf der Vertragsverhandlungen, der Werbung des AGB-Verwenders oder dem Leitbild des Vertrages widerspricht. Die Beurteilung, ob eine Klausel „überraschend“ ist, orientiert sich an den Verständnismöglichkeiten eines Durchschnittskunden.

Welche Inhalte sollten in die AGB aufgenommen werden?

  • Vertragsabschluss: Wie lang ist der Käufer/Auftraggeber an seinen Vertrag gebunden? Unter welchen Bedingungen hat der Verkäufer/Auftragnehmer den Auftrag angenommen?
  • Preis: Welche Vertragspartei hat das Risiko einer Preiserhöhung zu tragen, wenn die Lieferung noch nicht erfolgt ist/die Leistung noch nicht erbracht wurde?
  • Grenze der Gestaltungsfreiheit: Eine Preiserhöhung zulasten des Verbrauchers darf frühestens nach vier Monaten zwischen Vertragsabschluss und Leistung verlangt werden. Zudem muss der Verbraucher für diesen Fall ein Rücktrittsrecht vom Vertrag haben.
  • Zahlungsmodalitäten: Hier geht es um die Regelung von Fälligkeiten und Skontogewährung.
  • Lieferung/Verzug: Welche Folgen hat eine Leistungsverzögerung?
  • Mängelhaftung: Was gilt in Bezug auf Nachbesserungen oder Ersatzlieferungen?
  • Haftung: Hier können Haftungsbeschränkungen für leichte Fahrlässigkeit verankert werden, sofern sie gesetzlich zulässig ist.
  • Eigentumsvorbehalt des AGB-Verwenders bis zur vollständigen Bezahlung der Kaufsache.

Gibt es Muster-AGB, die verwendet werden können?

Muster-AGB sind sowohl über einige Branchenverbände als auch in Form von Muster-AGB in Buchform erhältlich. Allerdings ist hier nicht immer sichergestellt, dass diese auf dem neuesten Stand sind.

Es ist dringend davon abzuraten, AGB von anderen Unternehmen zu „übernehmen“, da diese in den seltensten Fällen wirklich auf das eigene Unternehmen angepasst sind. Außerdem läuft man Gefahr, gegen das Urheberrecht zu verstoßen.

Die Rechtsprechung zu den unzulässigen Klausen ist zwar vergleichsweise übersichtlich, für den juristischen Laien jedoch meist nur schwer verständlich. Daher ist dringend davon abzuraten, die AGB selbst zu verfassen.

Fazit: Muster-AGB aus dem Buchhandel oder von Branchenverbänden sollten stets zusätzlich von einem Fachjuristen geprüft werden.

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Zusammenfassung

Die Änderung des Formerfordernisses bei Kündigungen von Verbrauchervorschriften von der Schriftform zur Textform trägt der enormen Bedeutung der modernen Kommunikationsmedien wie E-Mail und SMS Rechnung. Allerdings gibt es in diesem Zusammenhang einige Probleme und Unklarheiten, die zu Unsicherheiten im Rechtsverkehr führen können: Dies betrifft insbesondere den Zugang der Kündigung. Unternehmer müssen zudem beachten, dass sie ihre AGB auf Regelungen bezüglich des Formerfordernisses einer Kündigung überprüfen und diese ggf. anpassen müssen.

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