Muster der Lohnsteueranmeldungen bzw. -bescheinigungen

Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, bis zum 28. Februar des Folgejahres der Finanzverwaltung eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Unterjährig sind die Lohnsteuerbeträge anzumelden und abzuführen.

Änderungen bei der Lohnsteuer

  • Seit 2017 sind die Lohnsteueranmeldung quartalsweise abzugeben, wenn die Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr zwar mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro betragen hat.
  • Für kurzfristig Beschäftigte dürfen Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent berechnen, vorausgesetzt, der durchschnittliche Tageslohn ist nicht höher als 120 Euro (Anhebung 2020). Bei einer Anhebung des Mindestlohns ist hier mit weiteren Anpassungen zu ‎rechnen.
  • Seit dem 1. Januar 2018 müssen Arbeitgeber die digitale LohnSchnittstelle (DLS) verwenden, bisher wurde das nur empfohlen. Bei der DLS handelt es sich um eine Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto, über die der Finanzverwaltung die lohnsteuerrelevanten Daten nach einem amtlich vorgeschriebenen Standarddatensatz bereitgestellt werden müssen.
  • Ab 2021 ist die Lohnsteuer in der elektronischen Lohnsteuer-Anmeldung getrennt nach den Kalenderjahren, in denen der Arbeitslohn bezogen wird oder als bezogen gilt, anzugeben. So sind beispielsweise alle Lohnsteuern, die Bezüge des Jahres 2021 betreffen, in die Spalte "Laufendes Jahr" einzutragen. Wenn aber in den ersten Januarwochen 2021 noch laufender Arbeitslohn für November oder Dezember 2020 ausgezahlt wird, ist dieser in die Spalte "Vorjahr" einzutragen. Die Summe aus beiden Spalten entspricht der bisher für das Zuflussjahr ermittelten Steuerabzugsbeträge.

Was ist zu beachten?

Das Muster des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wird jährlich von der Finanzverwaltung bekanntgegeben. Die Datenübermittlung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über eine amtlich bestimmte Schnittstelle authentifiziert vorzunehmen. Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig im ElsterOnline-Portal unter www.elster.de beantragt werden.

Aufgrund des Schreibens des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 19. September 2019 ist insbesondere außerdem Folgendes zu beachten:

  • Auch für die Kalenderjahre ab 2020 sind Lohnsteuerbescheinigungen sowohl für unbeschränkt als auch für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer zu erstellen.
  • Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (= elektronische Transfer-Identifikationsnummer) ist weiterhin zulässig, sofern für den Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer vergeben wurde oder der Arbeitnehmer diese dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt hat.
  • Die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkale (ELStAM) oder die auf der entsprechenden Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vollständig zu übermitteln. Dabei ist im elektronischen Datensatz neben den ELStAM auch das Datum „gültig ab“ zu übermitteln.
  • Unter Nummer 2 des Ausdrucks ist in dem Feld Anzahl „U“ die Anzahl der Unterbrechungszeiträume zu bescheinigen, in denen an mindestens 5 aufeinander folgenden Arbeitstagen der Anspruch auf Arbeitslohn im Wesentlichen weggefallen ist (z. B. wegen Krankheit). Nicht zu bescheinigen sind Zeiträume, in denen der Arbeitnehmer bestimmte Lohnersatzleistungen erhalten hat (z. B. Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, aber auch die Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz).
  • Das Kurzarbeitergeld einschließlich des Saison-Kurzarbeitergeldes und die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz sowie weitere Lohnersatzleistungen (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Zuschuss bei Beschäftigungsverbot bei Entbindung, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge) sind in einer Summe unter Nummer 15 des Ausdrucks zu bescheinigen. Die Bescheinigung dient der Sicherstellung des sogenannten Progressionsvorbehalts bei der zwangsweise abzugebenden Steuererklärung.
    Hat der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld zurückgefordert, sind nur die so gekürzten Beträge zu bescheinigen. Ergibt die Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Beträgen einen negativen Betrag, so ist dieser Betrag mit einem Minuszeichen zu bescheinigen. Wurde vom Arbeitgeber Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes gezahlt, ist dieses nicht anzugeben.
  • Wenn dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt worden ist, muss seit dem 1. Januar 2019 zwingend der Großbuchstabe "M" bescheinigt werden (vgl. Rz. 92 f. des neuen BMF-Schreibens zum steuerlichen Reisekostenrecht vom 25. November 2020).
    Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind grundsätzlich die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen. Für die Jahre 2020 und 2021 gilt weiterhin die Kulanzregelung, dass eine Bescheinigung dieser Beträge nicht zwingend erforderlich ist, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfreien Verpflegungsspesen bei Auswärtstätigkeiten eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (Fälle mit getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung).

Seit Anfang 2019 sind Arbeitgeberleistungen (Barzuschüsse und Sachleistungen) für Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Sie mindern die beim Arbeitnehmer als Werbungskosten zu berücksichtigende Entfernungspauschale und sind im Lohnkonto aufzuzeichnen sowie in Zeile 17 bzw. 18 der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen.

Auch die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährten geldwerten Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Nutzungsüberlassung eines betrieblichen Fahrrads (mit oder ohne Elektromotor) vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer sind in den Jahren 2019 bis 2021 steuerfrei. Wird das Fahrrad (auch) zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, sind die steuerfreien Sachbezüge nicht auf die Entfernungspauschale anzurechnen. Eintragungen in der Lohnsteuerbescheinigung sind daher nicht vorzunehmen.

Das Muster zur Lohnsteuerbescheinigung sowie zur Lohnsteuer-Anmeldung ab jeweils ab 2020 stellen wir Ihnen unter Downloads zur Verfügung.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung, die Lohnsteueranmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen auf elektronischem Weg – authentifiziert – zu übermitteln, stellt die Finanzverwaltung hierfür keine ausfüllbaren Vordrucke zur Verfügung.

Im Laufe des Jahres 2008 haben die meisten Personen von der Finanzverwaltung eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) zugeteilt bekommen. Die Arbeitgeber müssen diese seitdem anstelle der eTIN für die Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigung verwenden. Falls dem Arbeitnehmer seine persönliche IdNr. nicht bekannt ist, sendet das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ihm diese erneut zu. Die hierfür erforderlichen Daten kann der Arbeitnehmer entweder über das Eingabeformular auf der Homepage des Bundeszentralamts (www.bzst.de) oder schriftlich (Bundeszentralamt für Steuern, Referat St II 6, 53221 Bonn) an das BZSt übermitteln.

Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte ist die bisherige Papier-Lohnsteuerkarte ab dem Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren (sog. ELStAM-Verfahren) ersetzt worden.